¿Qué es una línea de tiempo de proyecto?

Una línea de tiempo de proyecto es una lista visual de tareas o actividades organizadas en orden cronológico, que permite a los gerentes de proyecto ver todo el plan del proyecto en un solo lugar. Una línea de tiempo de proyecto generalmente toma la forma de un diagrama de barras horizontal, donde a cada tarea se le asigna un nombre y una fecha de inicio y fin correspondiente.

Una línea de tiempo de proyecto ofrece una visión detallada de todo el proyecto desde el inicio hasta el final. Puedes ver cuándo comienza una tarea, cuándo debe entregarse y, lo más importante, si depende de otra tarea.

Una línea de tiempo de proyecto puede ser de gran valor para el equipo de proyecto, pero puede ser difícil de crear manualmente o incluso en Excel. Por suerte, el software de planificación de proyectos puede crear una línea de tiempo interactiva en solo unos clics.

Con ProjectManager, solo tienes que agregar tus tareas y fechas límite. ¿Quieres más detalle? Agrega subtareas, hitos, dependencias, estimaciones de costos y más. A medida que tu equipo ejecuta las tareas, la línea de tiempo se actualiza al instante, convirtiéndose en una potente herramienta de seguimiento. Pruébalo tú mismo con una prueba gratuita de 30 días.

¿Por qué es importante crear una línea de tiempo de proyecto?

Las líneas de tiempo de proyecto ofrecen una visión general simple y de alto nivel de las fechas clave y los hitos relevantes de un proyecto. Como su nombre indica, una línea de tiempo de proyecto normalmente se enfoca en puntos específicos del tiempo del proyecto, como las fechas de inicio y fin, además de hitos o eventos importantes del proyecto. Una línea de tiempo describe las fechas de inicio y finalización de las tareas para informar mejor la asignación de recursos y la distribución de la carga de trabajo del equipo.

Como parte fundamental de la gestión de proyectos, las líneas de tiempo de proyecto actúan como una herramienta de comunicación con los interesados. Pueden ayudar a garantizar que el proyecto se complete a tiempo, dentro del presupuesto acordado y cumpliendo con los objetivos clave.

Cuándo crear una línea de tiempo de proyecto

Si bien en algunos casos la línea de tiempo del proyecto se crea durante la fase de iniciación, lo habitual es que se cree durante la fase de planificación. A diferencia de la fase de iniciación, la fase de planificación suele contar con más información, como el cronograma, entregables clave, hitos, asignación de recursos y una programación detallada.

Como en esta etapa ya se han definido el alcance, los objetivos y los recursos del proyecto, la fase de planificación es el momento ideal para crear la línea de tiempo del proyecto.

Usos de la línea de tiempo de proyecto

Las líneas de tiempo de proyecto les permiten a los gerentes de proyecto:

• Organizar sus tareas
• Mostrar en qué momento del proyecto comienza cada tarea
• Ver las fechas límite de las tareas
• Vincular tareas dependientes
• Dividir el proyecto en fases
• Identificar a los miembros del equipo asignados a cada tarea

Cómo crear una línea de tiempo de proyecto

Las líneas de tiempo de proyecto pueden adoptar muchas formas, con distintos niveles de eficacia. Pueden dibujarse a mano o en una pizarra, pero este método es inflexible, y los grandes cambios en el proyecto pueden requerir rehacer toda la línea de tiempo.

Usar una hoja de cálculo con macros puede ofrecer una herramienta muy útil, aunque lleva mucho tiempo crearla. Una plantilla de línea de tiempo de proyecto en Excel puede ahorrarte el esfuerzo y el tiempo que implica crear una hoja desde cero. Sin embargo, estas hojas con muchas macros pueden volverse difíciles de mantener en proyectos grandes.

Para gestionar proyectos de forma eficaz, los gerentes de proyecto prefieren usar software de línea de tiempo de proyectos que integre sus tareas en un diagrama de Gantt interactivo y completo que permita programar, asignar tareas, monitorear el progreso y generar informes. Este tipo de software es más versátil que las plantillas porque permite actualizar la línea de tiempo fácilmente y hacer seguimiento con paneles e informes.

Para crear una línea de tiempo de proyecto completa con un diagrama de Gantt, sigue estos pasos:

• Redacta un enunciado del alcance del proyecto: El enunciado del alcance detalla las tareas, hitos y entregables del proyecto. Es una parte esencial del plan de proyecto y contiene toda la información necesaria para crear la línea de tiempo
• Crea una estructura de desglose del trabajo (EDT): Usa esta herramienta visual para dividir el alcance en paquetes de trabajo más pequeños. La estructura de desglose de trabajo te permite organizar tareas, hitos y entregables por jerarquía para establecer un orden cronológico
• Identifica las dependencias entre tareas: Una vez que has identificado todas las tareas del proyecto, determina cuáles dependen de otras para empezar o terminar
• Estima la duración de las tareas: Haz una estimación de tiempo razonable para cada tarea. Este paso es crucial para crear la línea de tiempo del proyecto y calcular la duración total del mismo
• Define las fechas límite: Determina cuánto tiempo puede dedicar el equipo a cada tarea
• Establece hitos: Los hitos son fechas clave que marcan el final de una fase y el comienzo de la siguiente, por lo que son un componente importante de la línea de tiempo. Se alcanzan al completar una secuencia de tareas y entregables

¿Qué es un software de línea de tiempo de proyecto?

Como se mencionó antes, los gerentes de proyecto suelen usar software para crear sus líneas de tiempo del plan del proyecto. El software de línea de tiempo de proyecto es una parte fundamental del proceso de planificación y a menudo incluye funciones adicionales para monitorear el progreso durante la ejecución del proyecto.

Usar software de línea de tiempo de proyecto se considera generalmente una necesidad para mantener un proyecto moderno dentro del cronograma. Permite a los gerentes y equipos ver el estado de sus tareas; es decir, si están en curso, vencidas o finalizadas.

En su forma más básica, el software de línea de tiempo de proyecto crea una representación gráfica del proyecto en una línea de tiempo con tareas e hitos distribuidos a lo largo de ella. Las tareas pueden tener fechas de inicio y fin, y mostrar una barra de duración que indica el tiempo planificado para completarlas. Las opciones más avanzadas también incluyen herramientas para gestionar las tareas. Microsoft Project es uno de los softwares de gestión de proyectos más utilizados, pero tiene grandes desventajas que hacen de ProjectManager una excelente alternativa.

Beneficios del software de línea de tiempo de proyecto en línea

Antiguamente, las líneas de tiempo de proyecto se trazaban en papel—o en una pizarra, si el gerente de proyecto tenía suerte. Aunque cumplía su función, estas soluciones tempranas eran extremadamente limitadas. Hacer cambios requería crear toda la línea de tiempo desde cero, lo cual tomaba tiempo.

A medida que la gestión de proyectos adoptó la tecnología digital, la modesta línea de tiempo de proyecto ganó mucho poder. El software de línea de tiempo de proyecto en línea ofrece un repositorio de datos centralizado al que todos los involucrados pueden acceder, junto con otros documentos y datos críticos del proyecto. Esto significa que los gerentes y equipos pueden consultar la línea de tiempo del proyecto cuando lo necesiten, incluso si trabajan en diferentes turnos o zonas horarias.

Cómo usar una línea de tiempo de proyecto en línea

Todo proyecto está afectado por la triple restricción de tiempo, costo y alcance. Para empezar a controlar el tiempo y el alcance de ese triángulo clave, necesitas crear una línea de tiempo de proyecto durante la fase de planificación.

La línea de tiempo del proyecto ayuda a todos los miembros del equipo al ofrecerles una hoja de ruta que indica dónde están y dónde deberían estar en cada etapa del proyecto. Las líneas de tiempo y los cronogramas son esenciales para ejecutar el plan de proyecto.

Las tareas tienen fechas de inicio y fin, y se muestran en la línea de tiempo como una barra que conecta puntos en el tiempo. Si algunas tareas dependen de otras para comenzar o terminar, estas dependencias entre tareas también se pueden indicar en la línea de tiempo.

Esto ayuda al gerente a mantener visibles esas dependencias y evitar cuellos de botella que podrían retrasar la ejecución de las tareas.

Cómo crear una línea de tiempo de proyecto en ProjectManager

ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que te ayuda a crear mejores líneas de tiempo de proyecto y cumplir con los plazos. Nuestro diagrama de Gantt interactivo es más que una simple línea de tiempo: es una parte integral de nuestro conjunto de funciones. Para crear tu línea de tiempo, prueba nuestro software gratis por 30 días e importa tu lista de tareas.

Establecer la duración de las tareas

Las tareas necesitan una fecha de inicio y fin estimada para poder ubicarse en la línea de tiempo. Una vez identificada la tarea y su prioridad, debes determinar su duración y sus dependencias.

Como se muestra en el ejemplo de línea de tiempo de proyecto a continuación, agrega las fechas de inicio y fin en la columna izquierda y la línea de tiempo mostrará automáticamente esas tareas con una barra de duración que conecta ambas fechas.

Vincular dependencias

Las tareas dependientes pueden causar cuellos de botella si no se controlan. Contar con una herramienta que permita identificar dependencias en la línea de tiempo ayuda a mantener al equipo trabajando sin interrupciones. Mira las dependencias en el ejemplo de línea de tiempo de proyecto siguiente.

Vincular tareas dependientes es fácil: solo arrastra una tarea hasta la otra. También puedes usar el botón de enlace para hacerlo.

Crear hitos

Un hito es una forma de dividir el proyecto en fases o señalar fechas importantes. Es un punto en el tiempo que marca el fin de una fase y el inicio de otra. En nuestra muestra de línea de tiempo de proyecto, los hitos están representados como diamantes.

Selecciona la tarea que deseas convertir en hito. Solo haz clic en el botón de hito y aparecerá en la línea de tiempo con el símbolo de un diamante.

Establecer una línea base

Una línea base del cronograma captura tu línea de tiempo de proyecto según lo planeado. Cuando ejecutes el proyecto y comiences a registrar el progreso real, podrás comparar lo planificado con lo real y verificar si estás cumpliendo los plazos.

Establece automáticamente una línea base del proyecto (una vez completada tu línea de tiempo) usando la barra de configuración. Luego, nuestra herramienta comparará automáticamente el progreso planificado con el real.

Asignar al equipo

Convierte tu línea de tiempo de gestión de proyectos en una herramienta de planificación activa al utilizarla como base para asignar tareas al equipo.

Puedes asignar tareas directamente desde nuestro diagrama de Gantt. A partir de ahí, los equipos pueden colaborar fácilmente comentando a nivel de tarea, lo cual facilita el trabajo con compañeros en diferentes turnos.

Supervisar tu línea de tiempo de proyecto

A medida que el proyecto avance, deberás asegurarte de que se mantenga dentro del plazo. ProjectManager te ofrece varias herramientas de seguimiento como diagramas de Gantt, paneles, calendarios y listas de tareas. Además, puedes usar hojas de tiempo para llevar el control del tiempo y la carga laboral del equipo.

Buenas prácticas para crear una línea de tiempo de gestión de proyectos

Al crear una línea de tiempo de gestión de proyectos, hay algunas herramientas y prácticas que te ayudarán a garantizar que sea lo más precisa posible.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son la herramienta ideal para crear una línea de tiempo de gestión de proyectos. Permiten representar visualmente tareas, dependencias, hitos y fechas límite.

Estimar la duración de las tareas

Un gerente de proyecto eficaz debe poder determinar cuánto tiempo tomará cada tarea. Una estimación precisa de la duración de cada tarea es esencial para la planificación, la programación y la creación de líneas de tiempo de gestión de proyectos. La técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) es un método útil para estimar la duración de las tareas.

Identificar los recursos

Los recursos son necesarios para ejecutar las tareas y producir los entregables. Pueden ser personas, materiales, herramientas u otros insumos. Una línea de tiempo del plan de proyecto es clave para saber cuándo se necesitarán esos recursos y quién los usará.

Revisar tu línea de tiempo de gestión de proyectos con regularidad

Los proyectos cambian, y tu línea de tiempo debe reflejar siempre esos cambios. Usar software de gestión de proyectos es la mejor manera de crear líneas de tiempo que puedan actualizarse a medida que el proyecto avanza.

Comunicarte con tu equipo y los interesados

Reúnete con frecuencia con los miembros del equipo y los interesados para comunicar cualquier cambio realizado en la línea de tiempo de gestión de proyectos. El software de línea de tiempo de proyecto facilita este proceso porque permite hacer esos cambios fácilmente y compartir la línea de tiempo con el equipo y los interesados.

Ruta crítica

Identificar la ruta crítica es importante porque te permite saber cuáles son las actividades clave que determinan la duración del proyecto. Conocer qué tareas deben completarse a tiempo para cumplir con el cronograma es esencial para crear líneas de tiempo de gestión de proyectos.

Cómo actualizar tu línea de tiempo de proyecto

La comunicación es el hilo conductor que une todos los aspectos de la gestión de proyectos, y es un pilar fundamental para mantener la línea de tiempo de proyecto. Una línea de tiempo solo es útil si refleja fielmente el cronograma. A medida que ese cronograma cambia—y cambiará—la línea de tiempo debe actualizarse también.

Los cambios en el proyecto pueden venir de distintas fuentes. Puedes tener problemas externos, como el clima o una interrupción en la cadena de suministro, que generen retrasos. Cuando esto ocurra, es fundamental mantener actualizada la línea de tiempo.

La comunicación puede ayudarte a estar al tanto de estos cambios—por ejemplo, manteniéndote en contacto con tus proveedores. Tu equipo también es una fuente invaluable de información. Habla con ellos regularmente. Están en la primera línea del proyecto y detectarán los problemas antes que nadie.

Otros cambios pueden venir de los interesados si sus expectativas cambian. Para gestionar mejor tu línea de tiempo de proyecto, agenda presentaciones con los interesados para mantenerlos informados sobre el progreso y responder a sus preguntas o solicitudes.

Cómo compartir tu línea de tiempo de proyecto

Para facilitar la comunicación, tu línea de tiempo de proyecto debe ser fácil de compartir. Tu equipo necesita una copia para saber cuándo deben completarse las tareas asignadas dentro del plazo del proyecto.

Los interesados también deben tener acceso a la línea de tiempo del proyecto. Están involucrados en el éxito del proyecto y quieren conocer el panorama general a medida que avanza de una etapa a otra. Para mantenerlos informados, debes asegurarte de compartir siempre una copia actualizada de la línea de tiempo.

La forma de compartir la línea de tiempo depende de la herramienta que utilices. Si usas una plantilla de línea de tiempo de proyecto, puedes imprimirla y distribuirla. Obviamente, esto no es lo ideal. Como mencionamos antes, los proyectos cambian y lo último que quieres es tener múltiples copias de versiones diferentes circulando.

Compartir con un software de línea de tiempo de proyecto

Si usas una herramienta digital, puedes exportar la línea de tiempo de gestión de proyectos y guardarla como PDF. Luego puedes imprimirla o enviarla por correo electrónico a quien la necesite. Aunque sigue siendo un documento estático, puedes nombrarlo con la fecha para evitar confusiones con versiones anteriores.

La mejor opción es usar una herramienta basada en la nube que te permita tener una línea de tiempo compartida que todos puedan consultar, pero solo ciertos miembros del equipo puedan editar. De esta forma, la línea de tiempo siempre está disponible dentro del software de gestión de proyectos y se actualiza en tiempo real, asegurando que todos trabajen con los datos más recientes y el cronograma correcto.

ProjectManager es un software en la nube que ofrece datos en tiempo real para ayudarte a tomar mejores decisiones al gestionar tu proyecto. Sus diagramas de Gantt online te permiten organizar tareas en una línea de tiempo, los paneles en tiempo real monitorean el progreso y los informes con un clic mantienen informados a los interesados. Prueba nuestra herramienta de línea de tiempo hoy mismo con esta prueba gratuita de 30 días.