¿Qué es un programa en la gestión de proyectos?

Un programa es un conjunto de proyectos relacionados que se gestionan de manera coordinada, para poder ejecutarse simultáneamente y compartir recursos, actividades e interesados.

¿Qué es la gestión de programas?

La gestión de programas es un enfoque estratégico para ejecutar y controlar múltiples proyectos relacionados. El objetivo de la gestión de programas es generar beneficios para todo el programa mediante el uso compartido de recursos, costos y actividades entre proyectos.

Gestionar proyectos relacionados al mismo tiempo crea oportunidades de sinergias que serían difíciles de lograr si se gestionaran por separado. Esto requiere una gestión más compleja que la de un proyecto individual, ya que el enfoque de la gestión de programas es más amplio.

Al asumir la tarea de gestionar un programa, los gestores de programas confían en potentes herramientas de software que les permiten planificar, monitorear e informar sobre el rendimiento. Con la suite en línea de herramientas de gestión de programas de ProjectManager, puedes tomar las decisiones correctas para ti y tu organización.

Con la ayuda de estas herramientas de software, los gestores de programas agrupan proyectos similares en un solo programa. Luego, aplican diversas técnicas, conocimientos y habilidades para gestionarlos en conjunto y obtener el mayor retorno de inversión.

Además del software de gestión de programas, también deberías crear un plan de gestión de programas y una hoja de ruta del programa para gestionarlos adecuadamente.

Programa vs. proyecto

Ya hemos establecido que un programa es un conjunto de proyectos, pero hay otras similitudes y diferencias clave entre un programa y un proyecto que debes tener en cuenta. Aquí te mostramos algunas de ellas.

Diferencias entre un programa y un proyecto

• Los programas se ejecutan para cumplir objetivos estratégicos a largo plazo, mientras que los proyectos tienen metas a corto plazo
• Los programas requieren un equipo de gestión más grande, que puede incluir un gestor de programas, un gestor de portafolio de proyectos o una oficina de gestión de programas
• Existen certificaciones, cursos y formaciones diferentes para la gestión de programas y la gestión de proyectos

Similitudes entre un programa y un proyecto

• Los programas y proyectos deben estar alineados con el plan estratégico de la organización
• Ambos implican colaboración entre funciones y gestión de recursos organizacionales
• El software de gestión de portafolios de proyectos puede usarse tanto para proyectos como para programas

¿Qué es un plan de gestión de programas?

Un plan de gestión de programas es un documento que describe los aspectos más importantes de un programa y establece las directrices, procedimientos y documentación que se utilizarán para gestionarlo.

No existe una plantilla única para un plan de gestión de programas, ya que puedes decidir cuán detallado debe ser. Recomendamos incluir estos elementos básicos.

• Objetivos del programa
• Cronograma del programa
• Presupuesto del programa
• Plan de gestión de recursos
• Plan de gestión de cambios
• Equipo de gestión del programa
• Plan de gestión de riesgos

Ahora veamos qué es una hoja de ruta del programa y cómo ayuda en la gestión de programas y portafolios de proyectos.

¿Qué es una hoja de ruta del programa?

Una hoja de ruta del programa es una herramienta visual que muestra el cronograma de múltiples proyectos. Estas hojas de ruta suelen crearse con diagramas de Gantt, que muestran las tareas de todos los proyectos, su duración, porcentaje de avance, dependencias y fechas de entrega.

Además de hacer seguimiento a los cronogramas de los proyectos, una hoja de ruta del programa también debe permitirte monitorear costos, presupuestos, uso de recursos y otros aspectos del programa.

Por ejemplo, ProjectManager ofrece múltiples herramientas para la gestión de programas como diagramas de Gantt, paneles en tiempo real, hojas de tiempo, diagramas de carga de trabajo y más, para que puedas crear una hoja de ruta del programa completa para planificar, programar y monitorear programas.

Gestión de programas vs. gestión de proyectos

Los programas se crean desde una perspectiva empresarial de alto nivel, mientras que los proyectos son mucho más específicos. Un plan de programa está diseñado para alcanzar los objetivos estratégicos y metas comerciales de las organizaciones. Tienen plazos flexibles y buscan beneficios a largo plazo. Por el contrario, los proyectos tienen plazos estrictos y buscan control de calidad, puntualidad y eficiencia en costos para generar entregables.

La principal diferencia entre la gestión de programas y la gestión de proyectos es que el alcance de un programa es mucho más amplio y ajustable, mientras que un proyecto está definido por sus entregables. Los programas son un ejercicio continuo, mientras que los proyectos tienen fechas de inicio y fin definidas, que se especifican en el plan del proyecto.

Alcanzar el plan estratégico y la visión estratégica de una organización generalmente requiere programas a largo plazo que consisten en varios proyectos individuales. La gobernanza del programa y el plan de gestión del programa definen cómo se ejecutarán esos proyectos. Las organizaciones grandes suelen ejecutar varios programas al mismo tiempo, como parte de su portafolio de proyectos.

Gestión de programas vs. gestión de portafolios

La gestión de programas no es lo mismo que la gestión de portafolios de proyectos. El Project Management Institute (PMI) define un portafolio como “proyectos, programas, portafolios subsidiarios y operaciones gestionadas como un grupo”, en su guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge). En términos simples, un portafolio es el grupo más amplio de proyectos y programas que una organización ejecuta en determinado momento.

¿Qué es un gestor de programas?

El gestor de programas es un rol que generalmente requiere una certificación en gestión de programas. Esta persona se encarga de supervisar el ciclo de vida de un programa trabajando con diferentes equipos, gestores de proyectos, gestores de portafolios y partes interesadas.

¿Qué hace un gestor de programas?

Un gestor de programas es un Profesional en Gestión de Programas (PgMP) que se especializa en la gestión estratégica de un grupo de proyectos relacionados y busca generar eficiencias y alcanzar los objetivos estratégicos de la organización para la que trabaja.

Los gestores de programas participan en el proceso de admisión de proyectos, trabajan en múltiples proyectos para aprovechar interdependencias, dirigen a los gestores de proyectos que supervisan los proyectos individuales del programa y facilitan la comunicación entre equipos interfuncionales.

Responsabilidades del gestor de programas

Entre otras tareas, las principales responsabilidades de un gestor de programas son la gestión de riesgos, el control de calidad, la gestión de cambios, la comunicación con las partes interesadas y la elaboración de informes.

Además, los gestores de programas deben colaborar con directores de programa y gestores de portafolios para asegurarse de que su plan de programa esté alineado con el plan de gestión del portafolio de programas de la organización.

Estas son las responsabilidades que un gestor de programas típicamente debe asumir en sus tareas diarias:

Inicio del programa

Antes de poder gestionar un programa, debe construirse mediante un proceso de recopilación de ideas de proyectos, selección y priorización.

Para ello, el gestor de programas debe evaluar cuidadosamente diversas propuestas de proyectos para determinar qué ideas pueden gestionarse juntas como un programa que aporte los mayores beneficios a la organización.

Para lograrlo, los gestores de programas colaboran con gestores de proyectos, oficinas de gestión de proyectos (PMO) y gestores de portafolios para establecer criterios de selección que les permitan priorizar la ejecución de proyectos según factores financieros, estratégicos y operativos.

Planificación del programa

La planificación del programa es donde comienza la gestión del programa, y asegurar que el plan esté bien elaborado es de suma importancia. Contar con un plan de gestión del programa bien pensado ahorra tiempo y dinero, y permite a los gestores anticiparse a los riesgos y prever métodos para resolverlos. Como todo plan, un plan de programa divide el trabajo en partes más pequeñas y manejables. Una estructura de desglose del trabajo del programa permite a los gestores hacer precisamente eso.

Control de costos

Los programas requieren recursos financieros, y es necesario estimar desde el inicio cuánta inversión financiera requerirá el programa. Por ello, una vez que existe un plan básico del programa, corresponde al gestor de programas determinar cuánto costará su ejecución. Cuanto más precisa sea esta estimación, mejor será para la planificación presupuestaria de la organización a largo plazo.

Gestión del programa

Con el plan definido y los fondos asegurados, el gestor de programas debe supervisar la ejecución de los distintos proyectos que componen el programa. Normalmente, los gestores de programas utilizan herramientas como los diagramas de Gantt, esenciales para hacer seguimiento al éxito del programa.

Con un Gantt, el gestor de programas puede dividir el programa en fases y desglosar sus proyectos hasta el nivel de tareas. Estas herramientas permiten tomar decisiones basadas en datos en tiempo real, lo cual es una buena práctica en la gestión de programas.

Gestión del cambio

Los proyectos siempre cambian, por lo tanto, los programas que los agrupan también deben adaptarse. Los gestores de programas deben contar con procesos de gestión del cambio para manejar estas modificaciones. Los cambios pueden venir de las partes interesadas, del equipo interno o de factores externos como la cadena de suministro, el clima u otras circunstancias. Sea cual sea su origen, estos cambios deben identificarse, aprobarse o rechazarse y luego gestionarse adecuadamente.

Habilidades y cualificaciones del gestor de programas

La gestión de programas es una disciplina exigente que requiere que los gestores cuenten con habilidades tanto técnicas como interpersonales. Estas son algunas de ellas.

• Sólido conocimiento en gestión de proyectos, administración de empresas, planificación estratégica y otras disciplinas relacionadas
• Habilidades de comunicación y liderazgo
• Capacidad para trabajar en equipo, resolver conflictos y empatizar con los interesados del programa
• Dominio de software de gestión de portafolios de proyectos (PPM)
• Conocimiento de metodologías de gestión de proyectos como ágil o en cascada
• Conocimiento de áreas de gestión como riesgos, recursos, costos y cronogramas
• Capacidad para prever, planificar, programar y monitorear recursos con herramientas y técnicas especializadas
• Capacidad para desarrollar la madurez en gestión de proyectos de la organización mediante la formación de empleados y la implementación de herramientas y técnicas

¿Qué es un software de gestión de programas?

El software de gestión de programas es el recurso más valioso de una oficina de gestión de programas. Permite a los gestores planificar, organizar y administrar los recursos en múltiples proyectos y establecer una gobernanza adecuada del programa.

Está diseñado para controlar la programación de múltiples proyectos y sus respectivos costos, presupuestos, asignación de recursos y más.

Cada software de gestión de programas es ligeramente distinto. Algunos ofrecen funciones más completas, mientras que otros se enfocan en aspectos específicos como identificar y aprovechar sinergias entre proyectos.

Como mínimo, deberías contar con una herramienta que gestione tareas, tenga una plataforma de comunicación para mantener al equipo alineado y permita monitorear y hacer seguimiento del progreso. Microsoft Project es uno de los software más utilizados, pero tiene limitaciones importantes que hacen de ProjectManager una mejor opción para la gestión de programas.

Beneficios del software de gestión de programas en línea

Contar con un software de gestión de programas en línea que te ayude a coordinar múltiples proyectos dentro de un programa es esencial. Aquí te mostramos cómo puede ayudarte:

• Facilita el proceso de planificación de proyectos
• Reúne los proyectos bajo estructuras de gobernanza del programa
• Optimiza el uso de recursos a lo largo del programa
• Recopila información del programa en reportes con un solo clic
• Proporciona datos en tiempo real para tomar mejores decisiones
• Muestra métricas en vivo en el panel de control del programa
• Permite visualizar y equilibrar la carga de trabajo del equipo desde una sola página

ProjectManager facilita la gestión de programas

El software de gestión de programas es una herramienta que impulsa la eficiencia de forma conjunta en todos tus proyectos. Ayuda a los gestores de programas a planificar, administrar, hacer seguimiento e informar sobre el progreso y el rendimiento de sus programas, y proporciona total transparencia en el proceso.

ProjectManager es una herramienta galardonada de gestión de proyectos que organiza proyectos y programas mediante funciones en la nube que permiten tomar decisiones basadas en datos. Así es como funciona.

1. Crea tu programa

Un programa está compuesto por múltiples proyectos. El primer paso para gestionar un programa es reunir todos los proyectos relacionados que trabajen en conjunto como un solo programa.

Importa los proyectos en tu programa desde listas de tareas o utiliza una de nuestras plantillas específicas por industria para crear el proyecto desde cero.

2. Establece una vista general

No todos los programas son iguales. Necesitas una herramienta que se adapte a tu forma de trabajar y no que tú te adaptes a su estructura rígida.

Personaliza tu programa para mostrar solo los datos que necesitas para tomar decisiones. Las barras de estado junto a cada proyecto muestran el progreso, el costo/presupuesto y más. Las fotos de perfil o avatares de los responsables y equipos permiten identificar rápidamente quién está asignado a cada proyecto.

3. Agrupa y filtra proyectos

Los programas son grupos de proyectos similares que se potencian entre sí para aumentar el valor de cada uno. Pero eso no significa que cada programa sea único. De hecho, las organizaciones suelen tener varios programas dentro de su portafolio de proyectos.

Agrega proyectos a carpetas para crear grupos de programas. Asígnales un título y aplíqueles filtros, luego monitorea su rendimiento con nuestros paneles de control del programa que recopilan datos en tiempo real.

4. Configura notificaciones

Mantenerte al tanto del progreso y los cambios es clave para alcanzar los objetivos del programa. Recibir notificaciones de forma oportuna garantiza que nada se pierda en el proceso y permite al gestor de programas mantenerse informado y en control.

Recibe actualizaciones mediante alertas por correo electrónico y notificaciones en la aplicación. Administra los correos para recibir avisos de comentarios, actualizaciones y más. El ícono de campana en nuestra herramienta reúne todas tus notificaciones en un solo lugar.

5. Equilibra los recursos

Mantener los recursos alineados con la capacidad de tu programa es una forma de maximizar el rendimiento. ¡Esto incluye a los miembros de tu equipo!

Administra los recursos de tus programas desde nuestra página de carga de trabajo con código de colores. Visualiza rápidamente quién en tu equipo está sobrecargado y equilibra su carga de trabajo directamente desde la página para aumentar la productividad.

6. Haz seguimiento al programa

Los programas están diseñados para ayudar a que los proyectos individuales trabajen juntos y logren mayor eficiencia. Por lo tanto, necesitas ver cómo interactúan todos los proyectos de tu programa.

Usa la función Roadmap para ver todos los proyectos de tu programa en una sola línea de tiempo. Consulta las fechas de inicio y fin de cada uno para asegurarte de que no haya cuellos de botella, e incluso profundiza hasta el nivel de tareas de cada proyecto.

7. Informa a los interesados

La transparencia es fundamental cuando se trata de los interesados. Si sienten que no están informados, interferirán en la gestión del programa. ProjectManager te ayuda a ejecutar tu plan de comunicación.

Mantén informados a los interesados con reportes de un solo clic. Puedes filtrar los datos para mostrar únicamente lo que les interesa sobre el estado, variaciones y más, y luego compartirlo en formato PDF o impreso.

¿Cuál es la diferencia entre un gestor de programas y un gestor de proyectos?

Aunque ambos son roles de gestión de proyectos, no son intercambiables. Como mencionamos anteriormente, un programa y un proyecto son cosas completamente diferentes, y por eso las responsabilidades de un gestor de programas difieren de las de un gestor de proyectos.

Una certificación en gestión de programas distingue a los gestores de programas de los gestores de proyectos, coordinadores de proyectos y profesionales en gestión de portafolios de proyectos. Por ejemplo, el Project Management Institute (PMI) emite la certificación Program Management Professional (PgMP), exclusiva para gestores de programas.

Gestor de programas vs. gestor de proyectos: responsabilidades clave

Las cualidades de un buen gestor de programas incluyen ser más diplomático y estratégico que los gestores de proyectos para gestionar a los interesados, a los gestores de proyectos y a los equipos con objetivos diversos. Para lograr los objetivos del programa, deben interactuar con muchos equipos multifuncionales y alinear todos sus proyectos con el plan del programa.

Esto difiere del rol de un gestor de proyectos, que debe ser detallista y tener afinidad con los números para mantener los proyectos individuales en marcha, pero no necesariamente se espera que sea diplomático ni que se comunique con tantas personas como lo hace un gestor de programas.

Además, los gestores de programas son pensadores estratégicos que deben comprender la visión y los planes estratégicos de su organización. Para ello, deben crear el plan del programa y su modelo de gobernanza.

Una vez completada la planificación, supervisan la ejecución, controlan el programa y colaboran con los gestores de proyectos y los interesados. En cambio, los gestores de proyectos no se enfocan necesariamente en los objetivos estratégicos, sino en planificar, programar y ejecutar sus proyectos.

Desafíos únicos que enfrentan los gestores de programas:

• Crear un plan de programa y un modelo de gobernanza para gestionar múltiples proyectos
• Mantener alineados a todos los gestores de proyectos con los objetivos estratégicos
• Gestionar las expectativas de los interesados y asegurar el compromiso del equipo
• Verificar la disponibilidad del presupuesto y recursos a lo largo del programa

Desafíos únicos que enfrentan los gestores de proyectos:

• Gestionar los elementos detallados de un solo proyecto
• Monitorear y reportar el estado del proyecto con precisión
• Asignar recursos, presupuesto, dependencias, tiempo y tareas dentro del alcance del proyecto
• Planificar, presupuestar, supervisar y reportar el progreso del proyecto

También existen los gestores de portafolios, que se diferencian tanto de los gestores de proyectos como de los gestores de programas porque se encargan de seleccionar, priorizar y asegurar que todos los proyectos y programas estén alineados con los objetivos de la empresa. Además, se enfocan en obtener el máximo valor posible para cada inversión, basándose en un análisis riguroso del mejor momento y lugar para ejecutar los proyectos.

Los gestores de proyectos, gestores de programas y gestores de portafolios suelen trabajar juntos en una oficina de gestión de programas (PMO).

Oficina de gestión de programas (PMO)

La oficina de gestión de programas funciona como cualquier otro departamento empresarial de una empresa, como contabilidad, producción, marketing o ventas, pero su único propósito es gestionar proyectos, programas y portafolios.

La misión principal de una oficina de gestión de programas es hacer el uso más eficiente de los recursos organizacionales de la empresa, asegurando que los programas se ejecuten a tiempo y dentro del presupuesto, y priorizando los proyectos y programas que más contribuyan al cumplimiento de los objetivos del plan estratégico.

Las oficinas de gestión de programas pueden variar en tamaño dependiendo de la organización, desde unos pocos miembros hasta docenas de gestores de proyectos y gestores de programas.

Cómo ayuda ProjectManager con la gestión de programas

ProjectManager tiene todo lo que necesitas para gestionar proyectos, programas, interesados y miembros del equipo. Nuestra herramienta en la nube te da acceso a diagramas de Gantt que te permiten crear dependencias entre tareas de diferentes proyectos de tu programa.

También puedes generar informes automáticos para seguir el estado del portafolio, el estado de los proyectos, la carga de trabajo y más. Nuestras funciones de carga de trabajo incluso te permiten rastrear cómo se está utilizando tu equipo en los distintos proyectos del programa.

La gestión de programas es una práctica de alto nivel que implica a una persona o a un equipo de gestores de programas supervisando múltiples proyectos. Sin herramientas adecuadas para gestionar todos los proyectos y portafolios a la vez, pueden pasarse por alto tareas importantes. Empieza una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager hoy mismo y obtén herramientas de gestión de programas galardonadas que te facilitarán la vida.

Términos clave de la gestión de programas

Muchos términos utilizados en la gestión de programas también se usan en la gestión de proyectos. Aun así, es útil repasar los más importantes para comunicar mejor qué es la gestión de programas y cómo se diferencia de la gestión de proyectos.

• Programa: En gestión de proyectos, un programa es un conjunto de varios proyectos que deben ejecutarse simultáneamente para obtener beneficios y alcanzar objetivos que no se lograrían si se gestionaran de forma individual.
• Gestión de programas: Aplicación de habilidades, técnicas y herramientas para planificar, ejecutar y controlar programas. También se conoce como “programme management”.
• Oficina de gestión de programas: Similar a una oficina de gestión de proyectos, ayuda a los miembros de la organización a involucrarse en la ejecución de programas.
• Hito: Marca el inicio o fin de una fase dentro de un proyecto, generalmente relacionada con entregables. Ayuda a hacer seguimiento del progreso.
• Interesado: Cualquier persona con un interés en el proyecto o programa.
• Línea base: Se usa para medir el rendimiento capturando el cronograma, el costo y el alcance de un plan del proyecto, y comparando el progreso real contra esta referencia.
• Triple restricción: Tiempo, alcance y costo son los tres elementos clave que deben equilibrarse en cualquier proyecto o programa. La calidad a menudo se incluye como un cuarto punto.
• Gobernanza del programa: Conjunto de acciones para supervisar y controlar el éxito de un programa durante su ciclo de vida, como reuniones, informes, gestión de riesgos y gestión de cambios.
• Plan del programa: Conjunto de documentos que guían la ejecución y monitoreo del programa. También se conoce como plan de gestión del programa.
• Marco de gestión del programa: Abarca todos los componentes, participantes, procesos, herramientas y metodologías necesarios para un programa.
• Portafolio de programas: Grupo de programas y actividades relacionadas que se pueden ejecutar colectivamente para alcanzar objetivos estratégicos. La gestión del portafolio de programas implica las acciones para administrarlos con éxito.
• Ciclo de vida del programa: Consta de cinco etapas: formación, organización, implementación, evaluación y disolución.
• Etapa de formación: Proceso iterativo que define los beneficios esperados del programa analizando las expectativas de los interesados.
• Etapa de organización: Creación del caso de negocio, el plan del programa, la gobernanza y procedimientos operativos.
• Etapa de implementación: Entrega de capacidades de los proyectos del programa de forma cíclica.
• Etapa de evaluación: Evaluación de los beneficios del programa y verificación de si cumplen con las expectativas, repetida a lo largo del ciclo de vida.
• Etapa de disolución: Acuerdo entre los interesados de que es momento de cerrar el programa.
• Hoja de ruta: Línea de tiempo en diagrama de Gantt que reúne todos los proyectos del programa y los organiza hasta el nivel de tareas.
• Gestión de riesgos: Proceso para identificar posibles problemas que puedan surgir y definir planes de mitigación para reducir su impacto.
• Plan de negocios: Documento que describe los objetivos del proyecto o programa y las estrategias para alcanzarlos.
• Estructura de desglose del trabajo del programa (EDT): Define el trabajo y los resultados necesarios para completar el programa. A diferencia de una EDT de proyecto, se elabora desde una perspectiva más amplia.
• Gestión del cambio: Método formal para gestionar cambios internos o externos, que incluye identificación, planificación, seguimiento, etc.