Microsoft Project ha sido el software de gestión de proyectos más popular durante años. Esto se debe principalmente a que los gestores de proyectos y los miembros del equipo ya estaban acostumbrados a otros productos de Microsoft, no necesariamente porque Microsoft Project sea la mejor opción.

Aunque ha tenido competidores que lo han desafiado e incluso superado, Microsoft sigue siendo un gigante en esta industria. Ninguna discusión sobre software de gestión de proyectos estaría completa sin incluir Microsoft Project.

Pero ¿qué es Microsoft Project y cuáles son sus principales características? Exploremos Microsoft Project para que determines si es el software de gestión de proyectos adecuado para ti. Si no cumple con todas tus necesidades, puede que te convenga más una alternativa a Microsoft Project.

¿Qué es Microsoft Project?

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos que se utiliza para crear cronogramas, planes de proyecto, gestionar recursos y hacer seguimiento del tiempo. Tiene funciones como diagramas de Gantt, tableros kanban y calendarios de proyectos para profesionales de la gestión de proyectos.

El software se ofrece en dos ediciones de escritorio, cada una con distintos niveles de funcionalidad. Aunque proporciona potentes herramientas de planificación, a menudo se considera complejo, costoso y menos colaborativo en comparación con soluciones modernas basadas en la nube, lo que puede limitar su accesibilidad para equipos más amplios.

Microsoft Project también se conoce como MS Project, Project Standard o Project Professional, que son los dos nombres oficiales de las versiones actuales del software. Esta distinción es importante, ya que Microsoft ofrece otros productos con nombres similares, como Microsoft Planner, Project Server y Dynamics 365 Project Operations.

Planes y precios de Microsoft Project

Microsoft Project estuvo disponible anteriormente a través de servicios de suscripción como Project Online y Project for the Web. Estos productos ya se han descontinuado, y Microsoft Project ahora solo está disponible como aplicación de escritorio en dos ediciones: Project Standard 2024 y Project Professional 2024.

• Project Standard 2024: $679.99 compra de licencia única
• Project Professional 2024: $1,129.99 compra de licencia única

Muchos sostienen que esta estructura de precios no es conveniente para muchos equipos porque los costos pueden aumentar exponencialmente al añadir miembros. Existen muchas alternativas a Microsoft Project en el mercado como ProjectManager, que ofrecen las mismas funciones de gestión de portafolio de proyectos por menos.

Si buscas un software de gestión de proyectos más económico y flexible, está ProjectManager, un software de trabajo y gestión de proyectos colaborativo que te permite trabajar como prefieras. A diferencia de Microsoft Project, ofrecemos una plataforma colaborativa e intuitiva con múltiples vistas de proyecto—los gestores pueden planificar en diagramas de Gantt o en la vista de hoja, mientras los equipos pueden usar tableros kanban, calendarios o listas de tareas detalladas para gestionar su trabajo. Empieza gratis hoy.

Vistas de Microsoft Project

Al igual que ProjectManager, Microsoft Project ofrece múltiples vistas para gestores de proyectos y equipos, aunque su plataforma no es tan colaborativa. Aquí tienes una descripción sencilla de las vistas disponibles en MS Project.

• Vista de cuadrícula: Una vista tipo hoja de cálculo para planificar y gestionar proyectos con listas de tareas, fechas de inicio y fin, duraciones y dependencias. Permite filtrar, agrupar y ordenar para una organización flexible.
• Vista de tablero: Un tablero visual estilo kanban para gestionar flujos de trabajo y estado de tareas. Nota: esta vista era más destacada en Project for the Web, y en las ediciones actuales de escritorio de Microsoft Project, su funcionalidad equivalente puede requerir personalización o integración de terceros.
• Vista de cronograma: El tradicional diagrama de Gantt para programar tareas en una línea de tiempo de proyecto. En Microsoft Project Standard 2024 y Project Professional 2024 puedes crear múltiples barras de cronograma, resaltar rutas de tareas y visualizar la ruta crítica.
• Vista de diagrama de red: Muestra las tareas y dependencias en un diagrama de flujo, útil para comprender relaciones de un vistazo.
• Vista de calendario: Muestra las tareas distribuidas en un calendario mensual o semanal, útil para proyectos impulsados por plazos.

Funciones de Microsoft Project

Hay muchas funciones que los gestores de proyectos y sus equipos necesitan para gestionar mejor su trabajo, y MSP ofrece varias de ellas. Para tener una visión completa, aquí tienes una lista de las principales funciones disponibles para los clientes que estén dispuestos a pagar el precio.

• Planificación de proyectos: Usa diagramas de Gantt, dependencias de tareas, hitos y múltiples cronogramas para planificar el trabajo. El motor de planificación de Microsoft Project ajusta automáticamente las fechas cuando ocurren cambios, ofreciendo más control que Microsoft Planner.
• Comunicación y colaboración: Microsoft Project Standard 2024 no admite coautoría en tiempo real, pero los archivos aún pueden compartirse, exportarse a Excel o imprimirse. Para la comunicación en tiempo real, Microsoft Teams sigue siendo la solución complementaria.
• Coautoría: Disponible en Microsoft Project Professional 2024, que permite compartir y actualizar archivos a través de SharePoint o OneDrive. En Project Standard 2024 solo se admite edición de un solo usuario.
• Reportes: Reportes preconfigurados para dar seguimiento al progreso, costos, recursos, programas y portafolios. También se pueden generar reportes visuales personalizados en Excel o Power BI.
• Hoja de ruta: La función Roadmap en Microsoft Project Professional 2024 te permite hacer seguimiento de objetivos, fases e hitos a alto nivel en múltiples proyectos, ofreciendo visibilidad del portafolio.
• Hojas de tiempo: La recopilación de hojas de tiempo no está incluida en Microsoft Project Standard 2024. Esta funcionalidad sí está en Project Professional 2024, que admite registrar trabajo de proyecto y no de proyecto para reportes y nómina.
• Gestión de recursos: Microsoft Project Standard 2024 permite asignar y hacer seguimiento de recursos en tareas, monitorear cargas de trabajo y costos. Project Professional 2024 amplía esto con funciones avanzadas como agrupación de recursos, compromisos y gestión a nivel empresarial.
• Líneas base y seguimiento: Configura líneas base de proyecto y mide el progreso real frente al planificado, ayudando a los gestores a identificar retrasos o sobrecostos.

Aquí tienes una tabla que resume las vistas y funciones ofrecidas por Microsoft Project, distinguiendo entre Project Standard 2024 y Project Professional 2024.

Ventajas y desventajas de Microsoft Project

Nada es perfecto. Incluso Microsoft Project tiene sus inconvenientes. Si estás pensando en probarlo, tómate un momento para considerar sus pros y contras.

Ventajas

• Una de las mayores ventajas es que es un producto de Microsoft, por lo que se integra con otros productos de la compañía, incluyendo Microsoft 365, Skype y SharePoint.
• Tiene una interfaz similar a otros productos de MS.
• Ha existido durante mucho tiempo y sus funciones se han desarrollado con los años.
• Forma parte de Microsoft y cuenta con la fiabilidad y el soporte asociados a una empresa consolidada.
• Tiene herramientas de gestión financiera que ayudan a los gestores de proyectos con la estimación de presupuestos.
• Puede licenciarse como aplicación de escritorio. Aunque esto pueda parecer anticuado, aún hay organizaciones que lo prefieren frente a una solución puramente en la nube.
• Tiene plantillas para ayudar a los usuarios a empezar, lo que ahorra tiempo.

Desventajas

• Microsoft Project tiene funcionalidad en la nube limitada en comparación con herramientas SaaS modernas. Incluso con la integración con SharePoint, carece de la flexibilidad y facilidad de uso que ofrecen las soluciones totalmente nativas en la nube.
• Es difícil de aprender y usar. Requiere mucho tiempo y esfuerzo, e incluso formación intensiva, antes de que los gestores de proyectos y sus equipos se sientan cómodos usándolo. Esto añade tiempo al proyecto durante la etapa de implementación.
• Es caro. Los costos de la licencia única son altos y, en el caso de Professional 2024, el precio es aún mayor si deseas funciones de colaboración. Esto se acumula rápidamente al comprar licencias para los miembros del equipo que necesitan acceso al software para aprovechar estas funciones. De lo contrario, es más una herramienta costosa solo para el gestor de proyectos.
• No es fácil de compartir. Como se mencionó, los archivos se guardan en MPP, un formato propietario, por lo que si no usas MS Project, no puedes leerlos. Esto sería menos problemático si el software no fuera tan caro, pero si necesitas una licencia de MS Project para ver un archivo MPP, entonces se complica. Esto genera muchos obstáculos innecesarios al compartir archivos de proyectos.

Preguntas frecuentes sobre Microsoft Project

¿Microsoft Project es gratis?

No, Microsoft Project no es gratuito. Solo está disponible como compra única: Microsoft Project Standard 2024 cuesta $679.99 y Microsoft Project Professional 2024 cuesta $1,129.99. De hecho, el precio es más alto que la mayoría de los software de gestión de proyectos comparables.

¿Microsoft Project está incluido en Microsoft 365?

Microsoft Project forma parte de la suite más amplia de productos de Microsoft Office, pero no viene incluido con otro software de Office como Word, Excel y Outlook. Hay dos ediciones disponibles, Microsoft Project Standard 2024 y Microsoft Project Professional 2024. Ambas comparten un formato de archivo único llamado MPP.

¿MS Project funciona en Mac?

Actualmente, la versión de escritorio de Microsoft Project no es compatible con computadoras Mac, pero hay una solución si necesitas ejecutarlo en Mac. Puedes usar una máquina virtual o simplemente buscar una alternativa a Microsoft Project.

ProjectManager es la mejor alternativa a MS Project para Mac, porque ofrece aún más funciones que Microsoft Project en un entorno de colaboración completamente en línea y más fácil de usar.

ProjectManager es la mejor alternativa a MS Project

Si sientes que MS Project no es la opción perfecta para ti, no te preocupes. ProjectManager te permite planificar proyectos en línea en un formato fácil de usar que es ideal para la colaboración. Puedes importar y editar archivos MPP mediante nuestra integración con Microsoft Project.

Comparte planes con tu equipo y stakeholders

A diferencia de MS Project, nuestro software es colaborativo en esencia. No necesitas registrarte en SharePoint ni gastar una fortuna comprando licencias para todos tus miembros de equipo. Los gestores pueden crear planes en nuestro diagrama de Gantt interactivo, incluso filtrando por la ruta crítica. Una vez que se establece una línea base, puedes dar seguimiento al progreso en tiempo real. Luego solo comparte el plan con tu equipo y stakeholders. Así de sencillo.

Automatiza tareas repetitivas y mantén a los equipos productivos

Nuestro software es fácil de usar y no requiere formación. Es plug-and-play. De hecho, hemos añadido flujos de trabajo personalizados y aprobaciones de tareas para optimizar tus procesos empresariales y mantener a los equipos enfocados en lo más importante. Los gestores pueden crear tantos disparadores como deseen para activar acciones y luego autorizar quién puede cambiar el estado de una tarea para controlar la calidad del trabajo realizado.

Colabora y trabaja mejor en equipo

Aunque ProjectManager no tiene una aplicación de escritorio, su software basado en la nube puede usarse en cualquier momento y lugar. Los equipos híbridos adoran nuestro software porque tanto los equipos tradicionales como los ágiles pueden usarlo para trabajar juntos. Los equipos pueden comentar a nivel de tarea, compartir archivos y mantenerse actualizados con notificaciones por correo electrónico y alertas dentro de la aplicación. Hay una única fuente de información, por lo que todos están siempre en la misma página.

ProjectManager incluso ofrece soporte práctico de un equipo de expertos. Todo está incluido cuando usas nuestra herramienta, además de onboarding y formación para planes empresariales. Quizás sea hora de derribar al gigante de la industria y trabajar con una herramienta que te ayude en lugar de entorpecer tu trabajo.

Más alternativas a Microsoft Project

Aunque no existen otros productos de Microsoft con las mismas funciones que Project Standard 2024 o Project Professional 2024, Microsoft sí ofrece algunas herramientas de gestión de tareas de proyectos que pueden ser útiles.

Microsoft Planner Basic

Microsoft Planner Basic puede servir como un reemplazo viable de Microsoft Project cuando los equipos necesitan una organización sencilla de tareas en lugar de una programación avanzada de proyectos. Sus tableros estilo kanban permiten a los usuarios crear tareas, asignar responsables, establecer fechas de vencimiento y dar seguimiento al progreso de forma visual.

Microsoft Planner Premium

Microsoft Planner Premium amplía la funcionalidad de Planner Basic con funciones impulsadas por IA, seguimiento avanzado de tareas y una visualización de proyectos más sofisticada, lo que lo convierte en una alternativa más sólida a Microsoft Project. Los usuarios Premium se benefician de plantillas, priorización de tareas y automatización de flujos de trabajo.

Microsoft Project Server

Microsoft Project Server es una solución empresarial integral que puede funcionar como un reemplazo completo de Microsoft Project, especialmente para organizaciones que necesitan una gestión centralizada de proyectos y portafolios. Aunque requiere infraestructura y configuración de servidor, su capacidad de proporcionar visibilidad y control a nivel empresarial lo convierte en una alternativa sólida a Microsoft Project.

Microsoft Lists

Microsoft Lists ofrece una forma colaborativa de gestionar proyectos, lo que lo convierte en una alternativa viable a Microsoft Project para equipos que necesitan un seguimiento de tareas personalizable. Aunque carece de funciones avanzadas de programación como diagramas de Gantt, su adaptabilidad y baja curva de aprendizaje lo hacen efectivo para equipos que buscan un reemplazo más ligero a Microsoft Project.

Microsoft To Do

Microsoft To Do puede servir como una alternativa ligera a Microsoft Project cuando individuos o equipos pequeños necesitan una gestión simple de tareas en lugar de una programación avanzada de proyectos. Permite a los usuarios crear listas de tareas, establecer recordatorios, dar seguimiento a plazos y sincronizar entre dispositivos dentro de Microsoft 365.

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Microsoft Project es un software de gestión de proyectos conocido mundialmente, pero puede ser un software complejo y difícil de entender. Por esta razón, hemos escrito blogs para ayudar a los gerentes de proyecto a familiarizarse con esta herramienta.

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ProjectManager es un software de gestión de proyectos en la nube que refleja automáticamente las actualizaciones de estado cuando se publican. Los gestores de proyectos tienen las herramientas para controlar la planificación, el monitoreo y los reportes del progreso, y los miembros del equipo pueden colaborar con funciones fáciles de entender. Prueba ProjectManager hoy con esta prueba gratuita de 30 días.