Was müssen Sie wissen, um im Projektmanagement erfolgreich zu sein? Alles! Auch wenn in diesem Scherz ein Funken Wahrheit steckt, lässt sich die Antwort eingrenzen, wenn man sich die Wissensgebiete des Projektmanagements ansieht, wie sie im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) definiert sind. Dieses Buch des Project Management Institute (PMI) fasst die grundlegenden Konzepte des Projektmanagements zusammen.
Was sind die Wissensgebiete des Projektmanagements?
Die Wissensgebiete des Projektmanagements lassen sich einfach als die zentralen Aspekte des Projektmanagements definieren, die von Projektmanagern überwacht werden müssen. Auf diese Weise können sie mit Hilfe des Projektteams und der Projektbeteiligten Projekte erfolgreich planen, terminieren, verfolgen und liefern.
Jedes dieser Wissensgebiete des Projektmanagements muss über die fünf Phasen des Projektlebenszyklus hinweg gemanagt werden: Projektinitiierung, Projektplanung, Projektausführung, Überwachung & Steuerung sowie Projektabschluss. Dies sind die chronologischen Phasen, die jedes Projekt durchläuft, die im PMBOK des PMI auch als Prozessgruppen im Projektmanagement bezeichnet werden.
Die PMBOK-Wissensgebiete finden in jeder dieser Prozessgruppen statt. Sie können sich die Prozessgruppen als horizontal vorstellen, während die Wissensgebiete vertikal verlaufen. Die Wissensgebiete sind die zentralen fachlichen Themen, die für ein effektives Projekt-, Programm- und Projektportfoliomanagement notwendig sind.
Die 10 Wissensgebiete des Projektmanagements
Hier ist ein Überblick über die 10 Wissensgebiete des Projektmanagements, einschließlich einer kurzen Beschreibung der wichtigen Projektdokumente, die erforderlich sind, um jedes davon zu steuern. Alle diese Projektdokumente sind Teil des Projektmanagementplans, der Informationen zu allen Wissensgebieten des Projektmanagements enthält.
1. Projektintegrationsmanagement
Das Projektintegrationsmanagement lässt sich einfach als das Rahmenwerk definieren, das es Projektmanagern ermöglicht, Aufgaben, Ressourcen, Stakeholder, Änderungen und Projektvariablen zu koordinieren. Projektmanager können verschiedene Tools nutzen, um sicherzustellen, dass solide Projektintegrationsmanagement-Praktiken vorhanden sind. Zum Beispiel ist der Projektmanagementplan für die Integration entscheidend, da er als Fahrplan dient, um das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Sobald er erstellt ist, wird der Projektplan von Stakeholdern und/oder Sponsoren genehmigt, bevor er von der Projektmanagementabteilung der Organisation überwacht und verfolgt wird.
Projektmanagement-Software wie ProjectManager ist ideal für das Projektintegrationsmanagement, da sie eine Online-Plattform bietet, auf der Projektmanager einen Projektplan erstellen, die Wissensgebiete des Projektmanagements überwachen und online mit ihrem Team zusammenarbeiten können. Wählen Sie zwischen Online-Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Projektkalendern und anderen Projektmanagement-Ansichten, um Ihre Projekte zu planen, zu terminieren und zu verfolgen. ProjectManager verfügt außerdem über Berichtsfunktionen, mit denen Projektmanager Projektberichte erstellen können, die sie mit Stakeholdern teilen, um diese auf dem Laufenden zu halten.
Der Bereich der Projektintegration umfasst auch die Leitung und Steuerung der Projektarbeit, also die Erstellung der Projektergebnisse. Dieser Prozess wird überwacht, analysiert und berichtet, um Änderungen oder Probleme zu identifizieren und zu steuern.
Darüber hinaus wird ein Änderungsmanagement durchgeführt. Dies kann Antragsformulare, die Zustimmung von Stakeholdern und/oder Sponsoren oder eine andere administrative Freigabe erfordern. Dieses Wissensgebiet ist auch Teil des Projektabschlusses am Ende des Projekts.
2. Projektumfangsmanagement
Das Projektumfangsmanagement ist eines der wichtigsten Wissensgebiete des Projektmanagements. Es besteht darin, den Projektumfang zu steuern, also die Arbeit, die in einem Projekt ausgeführt werden muss. Um den Projektumfang zu managen, müssen Sie einen Projektumfangsmanagementplan erstellen, ein Dokument, in dem Sie festlegen, was in Ihrem Projekt erledigt werden soll.
Um mit dem Aufbau Ihres Umfangsmanagementplans zu beginnen, erstellen Sie zunächst eine Projektumfangsbeschreibung (Scope Statement). Diese kann von einem Satz bis zu einer ausführlichen Liste reichen und dient dazu, große Projektrisiken zu reduzieren. Ein weiterer Bestandteil dieses Wissensgebiets ist der Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS), der die Projektarbeit grafisch aufschlüsselt.
Während des Projekts muss der Umfang validiert werden, was bedeutet, dass die Projektergebnisse regelmäßig von Sponsoren oder Stakeholdern genehmigt werden. Dies geschieht in den Prozessgruppen Überwachung & Steuerung und bezieht sich auf die Abnahme der Ergebnisse, nicht auf die während der Planung festgelegten Spezifikationen.
Die Projektumfangsbeschreibung wird sich im Laufe des Projekts wahrscheinlich ändern, um den Umfang zu kontrollieren, etwa wenn ein Projekt hinter dem Zeitplan zurückbleibt.
3. Projektzeitmanagement
Das Projektzeitmanagement umfasst die Schätzung der Projektdauer, die Erstellung eines Projektzeitplans und die Verfolgung des Fortschritts des Projektteams, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird. Dazu muss zunächst der Projektumfang definiert werden, um die Aufgaben zu identifizieren, die in den Projektzeitplan aufgenommen werden sollen.
Diese Projektaufgaben werden dann in eine logische Reihenfolge gebracht, und alle Abhängigkeiten zwischen ihnen werden vermerkt. Diese Abhängigkeiten werden dann als Ende-Anfang (FS), Ende-Ende (FF), Anfang-Anfang (SS) oder Anfang-Ende (SF) klassifiziert. Dies betrifft vor allem größere Projekte.
Sind die Aufgaben sequenziert, müssen die dafür benötigten Ressourcen geschätzt und zugewiesen werden. Auch die Dauer jeder Aufgabe wird an diesem Punkt bestimmt. All dies führt zu einem Zeitplan, indem zunächst der kritische Pfad und die Pufferzeit (Float) für jede Aufgabe ermittelt werden. Sie sollten Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder Projektkalender verwenden, um die Aufgaben auf einer Zeitachse darzustellen und anschließend ein Ressourcenabgleich (Resource Leveling) durchzuführen, um die Ressourcennutzung zu optimieren. Sobald der Projektzeitplan erstellt ist, sind Pläne zur Steuerung des Zeitplans erforderlich. Das Earned Value Management wird regelmäßig durchgeführt, um sicherzustellen, dass der tatsächliche Fortschritt mit dem Plan übereinstimmt.
4. Projektkostenmanagement
Dieses Wissensgebiet des Projektmanagements umfasst die Schätzung der Projektkosten, um ein Projektbudget zu erstellen. Dazu müssen Kostenschätzungs-Tools und -Techniken eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass die Mittel die Projektausgaben abdecken und regelmäßig überwacht werden, damit Stakeholder oder Sponsoren informiert bleiben.
Wie in anderen Wissensgebieten des Projektmanagements ist der Kostenmanagementplan das Dokument, in dem die Methode zur Erstellung des Budgets erklärt wird, einschließlich wie und ob es geändert wird und welche Verfahren zu seiner Kontrolle verwendet werden. Jede Projektaufgabe muss kostenseitig geschätzt werden, was alle Ressourcen einschließt: Arbeitskräfte, Materialien, Ausrüstung und alles Weitere, das für die Fertigstellung der Aufgabe benötigt wird.
5. Projektqualitätsmanagement
Ein Projekt kann zwar rechtzeitig und im Budget abgeschlossen werden, aber wenn die Qualität nicht den Standards entspricht, gilt das Projekt als gescheitert. Das bedeutet, dass das Qualitätsmanagement eines der kritischsten Wissensgebiete des Projektmanagements ist. Ihr Projektmanagementplan sollte daher einen Abschnitt zum Qualitätsmanagement enthalten, in dem die Richtlinien zur Qualitätssicherung und Qualitätskontrolle für Ihr Projekt festgelegt werden.
Um die Qualität zu kontrollieren, müssen die Projektergebnisse geprüft werden, um sicherzustellen, dass die im Qualitätsmanagementplan definierten Standards erfüllt werden.
6. Projektmanagement im Bereich Personalwesen
Das Projektteam ist Ihre wichtigste Ressource. Deshalb ist es entscheidend, das bestmögliche Team zusammenzustellen und sicherzustellen, dass es zufrieden ist. Gleichzeitig muss die Leistung des Teams überwacht werden, um sicherzustellen, dass das Projekt wie geplant voranschreitet. Ein Personalmanagementplan identifiziert die Rollen und Anforderungen für diese Positionen sowie deren Einbindung in die Gesamtstruktur des Projekts.
Nachdem Sie die Projektrollen definiert haben, gilt es, diese Positionen zu besetzen und ein Projektteam zusammenzustellen. Dies kann intern erfolgen, indem Mitarbeiter aus anderen Abteilungen hinzugezogen werden, durch Neueinstellungen oder eine Kombination aus beidem. Das Team benötigt Entwicklung, möglicherweise Schulungen und andere Maßnahmen, die es für das Projekt einsatzfähig machen.
Das Management des Projektteams ist eine kontinuierliche Aufgabe des Projektmanagers. Das Team wird überwacht, um sicherzustellen, dass es produktiv arbeitet und keine internen Konflikte entstehen, sodass alle Beteiligten zufrieden sind.
7. Projektmanagement im Bereich Kommunikation
Alle Wissensgebiete des Projektmanagements sind wichtig, doch das Kommunikationsmanagement ist möglicherweise das bedeutendste, da es jeden Aspekt des Projekts beeinflusst. Kommunikation informiert das Team und die Stakeholder, weshalb die Planung des Kommunikationsmanagements ein entscheidender Schritt in jedem Projekt ist.
An diesem Punkt wird festgelegt, wie die Kommunikation erfolgt und in welcher Frequenz. Bestimmen Sie, wer welche Informationen wann benötigt. Außerdem wird definiert, wie im Falle von Änderungen oder Problemen kommuniziert wird.
Die Kommunikation wird während der Projektausführung gesteuert, um sicherzustellen, dass alles wie geplant abläuft. Dazu gehört auch die regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit der Kommunikation und deren Anpassung bei Bedarf.
Eine besonders wichtige Rolle spielt die Kommunikationsplanung, wenn mehrere Projekte innerhalb eines Programms gleichzeitig verwaltet werden. Deshalb ist sie eine der Hauptprioritäten jeder Project Management Office (PMO).
8. Projektmanagement im Bereich Risikomanagement
Risikomanagementpläne definieren, wie Risiken erfasst, kategorisiert und priorisiert werden. Dazu gehört die Identifizierung potenzieller Risiken, die während der Projektausführung auftreten könnten, mithilfe eines Risikoregisters.
Nachdem die größten Risiken identifiziert und nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen klassifiziert wurden, erfolgt eine qualitative Risikoanalyse. Danach werden sie priorisiert. Anschließend erfolgt eine quantitative Analyse, die ihren Einfluss auf das Projekt – etwa auf Budget oder Zeitplan – berücksichtigt.
Jetzt müssen Sie Risikoreaktionen planen. Wenn diese Risiken tatsächlich eintreten, sollte eine vorab festgelegte Reaktion mit einem Verantwortlichen existieren, der sicherstellt, dass das Risiko korrekt identifiziert und behandelt wird. Das Risikomanagement umfasst zudem die regelmäßige Überprüfung des Risikoregisters und das Streichen von Risiken, die keine Auswirkungen mehr auf das Projekt haben.
9. Projektmanagement im Bereich Beschaffung
Dieses Wissensgebiet des Projektmanagements befasst sich mit der externen Beschaffung, die in den meisten Projekten vorkommt, zum Beispiel bei der Beauftragung von Subunternehmern. Dies wirkt sich direkt auf Budget und Zeitplan aus. Die Planung des Beschaffungsmanagements beginnt mit der Identifizierung der externen Anforderungen des Projekts und der Einbindung der Auftragnehmer.
Im nächsten Schritt erfolgt die tatsächliche Beschaffung durch die Beauftragung von Auftragnehmern. Dazu gehören ein Leistungsbeschreibungsdokument, Terms of Reference, Angebotsanfragen und die Auswahl eines Anbieters. Die Beschaffung muss gesteuert werden, indem sie aktiv überwacht und die Verträge nach erfolgreicher Erfüllung abgeschlossen werden.
10. Projekt-Stakeholder-Management
Die Stakeholder müssen zufrieden sein, da das Projekt für ihre Bedürfnisse erstellt wurde. Daher müssen sie wie jeder andere Teil des Projekts aktiv gemanagt werden. Beginnen Sie mit der Identifizierung der Stakeholder durch eine Stakeholder-Analyse und finden Sie heraus, welche Anliegen sie haben. Das ist nicht immer einfach, aber ein entscheidender Teil beim Start jedes Projekts.
Planen Sie nun das Stakeholder-Management, was bedeutet, dass jeder Stakeholder aufgelistet und seine Anliegen priorisiert werden, sowie wie sie das Projekt beeinflussen könnten. Dies führt dazu, die Erwartungen der Stakeholder zu managen, um sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden und dass Sie mit ihnen in Kommunikation bleiben.
Während des gesamten Projekts sollten Sie das Stakeholder-Engagement kontrollieren, indem Sie feststellen, ob die Bedürfnisse der Stakeholder berücksichtigt werden. Wenn nicht, ermitteln Sie, welche Änderungen vorgenommen werden müssen, um entweder diese Bedürfnisse zu erfüllen oder die Erwartungen anzupassen.
Projektmanagement-Wissensgebiete vs. Projektmanagement-Prozessgruppen
Nachdem wir nun ein besseres Verständnis davon haben, was die Projektmanagement-Wissensgebiete sind, wollen wir die Unterschiede zwischen ihnen und anderen ähnlichen Projektmanagement-Konzepten untersuchen.
Wir haben die Projektmanagement-Wissensgebiete besprochen und wie sie sich auf die Projektmanagement-Prozessgruppen beziehen, aber sie sind nicht dasselbe. Die Projektmanagement-Wissensgebiete sind Richtlinien für die technische Seite der Projektabwicklung.
Die Projektmanagement-Prozessgruppen hingegen arbeiten mit den Projektmanagement-Wissensgebieten zusammen, um das Projekt durchzuführen. Die Projektmanagement-Prozessgruppen sind die fünf Hauptphasen eines Projekts: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss.
Projektmanagement-Wissensgebiete vs. Projektmanagement-Fähigkeiten
Die Projektmanagement-Wissensgebiete beschreiben, wie das Projekt gemanagt wird. Sie bieten verschiedene Methoden, um Arbeit zu planen, zu steuern, nachzuverfolgen usw. Projektmanagement-Fähigkeiten hingegen, ähnlich wie die Prozessgruppen, arbeiten zusammen mit den Wissensgebieten. Viele Projektmanagement-Fähigkeiten sind technische oder Hard Skills. Diese umfassen jene Kern-Disziplinen der Wissensgebiete von Planung bis Risiko und alles dazwischen.
Aber Projektmanagement-Fähigkeiten gehen über technische Fertigkeiten hinaus. Diese werden als Soft Skills bezeichnet und beinhalten Dinge wie gute Führungsqualitäten, starke Kommunikationsfähigkeiten und die Förderung von Zusammenarbeit. Auch wenn diese Fähigkeiten oft schwerer zu vermitteln sind, sind sie nicht weniger wichtig für den Projekterfolg. Projektmanager müssen Problemlöser sein, ihre Zeit klug einteilen, organisiert arbeiten und über kritisches Denken verfügen – sonst liefern auch die besten Hard Skills kein erfolgreiches Projekt.
ProjectManager hilft Ihnen, die Projektmanagement-Wissensgebiete anzuwenden
Projektmanagement-Wissensgebiete erfordern leistungsstarke Tools, um während des gesamten Projektlebenszyklus umgesetzt zu werden. ProjectManager ist preisgekrönte Projektmanagement-Software mit den Funktionen, die Sie benötigen, um Ihr Projekt in Echtzeit zu planen, zu steuern und nachzuverfolgen. Unsere Funktionen für Aufgabenmanagement, Risikomanagement und Ressourcenmanagement geben Projektmanagern und ihren Teams die Werkzeuge, die sie brauchen, um ihre Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets zu liefern.
Nutzen Sie mehrere Projektmanagement-Ansichten
Jedes Projekt hat ein diverses Team, das gemeinsam an denselben Zielen arbeitet, jedoch nicht unbedingt dieselben Werkzeuge verwendet. Wenn Sie alle Projektmanagement-Wissensgebiete anwenden, brauchen Sie Vielfalt. Deshalb bietet unsere Software Projektmanagern robuste Online-Gantt-Diagramme, um ihre Projekte zu planen und zu terminieren, während Teams zwischen Aufgabenlisten und Kanban-Boards wählen können. Stakeholder, die nicht ins Detail gehen müssen, können den Fortschritt in Kalendern einsehen. Alle Projektansichten aktualisieren sich gleichzeitig in Echtzeit, sodass alle auf demselben Stand sind.
Überwachen mit Echtzeit-Projekttracking
Die Projektmanagement-Wissensgebiete erfordern Überwachung und Steuerung, um zu funktionieren. Sie können nicht erwarten, dass das ausgeführte Projekt vollständig dem Projektplan entspricht – Sie müssen regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen. Deshalb verfügt unsere Software über eine Vielzahl an Tracking-Tools. Sie erhalten einen Überblick über das Projekt mit unserem Echtzeit-Dashboard, das automatisch Zeit, Kosten und mehr mit leicht verständlichen Grafiken und Diagrammen nachverfolgt. Anders als bei anderer Software ist keine zeitaufwendige Einrichtung erforderlich. Zudem bieten wir sichere Stundenzettel zur Überwachung des Teamfortschritts sowie ein farbcodiertes Auslastungsdiagramm, das es einfach macht, die Arbeitslast zu balancieren und Teams produktiv zu halten.
Erstellen Sie Projektberichte in Minuten
Ein weiteres Tool zur Fortschritts- und Leistungsüberwachung sind unsere anpassbaren Berichte. Sie erhalten mehr Daten als im Dashboard, indem Sie mit nur wenigen Tastenanschlägen einen Bericht generieren. Erstellen Sie Berichte zum Projekt- oder Portfoliostatus, zur Arbeitslast, zu Stundenzetteln, Abweichungen und vielem mehr. Alle Berichte können gefiltert werden, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Anschließend lassen sie sich in verschiedenen Formaten teilen, um Stakeholder informiert zu halten.
Die Projektmanagement-Wissensgebiete erwecken ein Projekt zum Leben, aber das Leben kann chaotisch und komplex sein, weshalb Projektmanager ein Tool brauchen, um all diese beweglichen Teile eines Projekts zu steuern. ProjectManager ist Online-Projektmanagement-Software mit Echtzeit-Dashboards und Gantt-Diagrammen, um das Projekt während seiner vielen Phasen genau zu überwachen. Sehen Sie, wie es Ihnen helfen kann, Ihre Projekte zu managen, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion ausprobieren.