O planejamento do projeto é uma das partes mais importantes para o sucesso de um projeto. Para muitas pessoas, a ideia de criar um plano de projeto parece simples na teoria, mas, na prática, pode ser difícil saber por onde começar. Reunimos tudo o que você precisa saber para criar um plano de projeto eficaz e aumentar suas chances de sucesso.
O que é planejamento do projeto?
O planejamento do projeto é o processo de definir os objetivos, a linha do tempo, as tarefas, os recursos e a estratégia para a execução de um projeto. Ele descreve o que precisa ser feito, quando e por quem, para que os objetivos do projeto sejam alcançados. Qualquer pessoa envolvida no projeto, desde o gerente de projetos até os membros da equipe, pode consultar o plano do projeto em qualquer fase para entender melhor seus papéis e responsabilidades. Os elementos mais comuns de um plano de projeto incluem tarefas, recursos, cronogramas e responsabilidades.
O que é um plano de projeto?
Um plano de projeto é um conjunto de documentos formais que definem as etapas de execução e controle de um projeto. O plano inclui considerações sobre gerenciamento de riscos, gerenciamento de recursos e comunicações, além de abordar as linhas de base de escopo, custo e cronograma. Softwares de planejamento do projeto são utilizados por gerentes de projeto para garantir que seus planos sejam completos e consistentes.
O ProjectManager permite criar planos de projeto detalhados com gráficos de Gantt online que incluem dependências entre tarefas, horas de recursos, custos de mão de obra, marcos, caminho crítico e muito mais. Além disso, sua equipe pode executar o plano em qualquer uma de nossas cinco visualizações de projeto, enquanto você acompanha o progresso por meio de painéis. Comece hoje mesmo gratuitamente.
O plano do projeto, também chamado de plano de gerenciamento do projeto, responde ao quem, o quê, onde, por que, como e quando do projeto — é muito mais do que um gráfico de Gantt com tarefas e datas de entrega. O objetivo de um plano de projeto é orientar as fases de execução e controle do projeto.
Como mencionado anteriormente, um plano de projeto é composto pelos seguintes documentos:
- Termo de abertura do projeto: Fornece uma visão geral do projeto. Descreve os motivos, objetivos, metas, restrições e partes interessadas do projeto, entre outros aspectos.
- Declaração de trabalho: A declaração de trabalho (SOW) define o escopo, o cronograma, os entregáveis, os marcos e as tarefas do projeto.
- Estrutura analítica do projeto: Decompõe o escopo do projeto em fases, subprojetos, entregáveis e pacotes de trabalho que conduzem ao entregável final.
- Plano do projeto: O documento do plano do projeto é dividido em seções que abrangem: gerenciamento do escopo, gerenciamento da qualidade, avaliação de riscos, gerenciamento de recursos, gerenciamento das partes interessadas, gerenciamento do cronograma e o plano de gerenciamento de mudanças.
Este guia tem como objetivo fornecer todas as informações e recursos necessários para criar um plano de projeto e obter sua aprovação junto a clientes e partes interessadas. Vamos começar com um vídeo sobre os fundamentos da elaboração de um plano de projeto.
Por que é necessário criar um plano de projeto?
Um bom plano de projeto define os processos que todos devem seguir, evitando muitos problemas no futuro. Por exemplo, se você especificar que as estimativas serão elaboradas por especialistas no assunto com base em seu julgamento e isso for aprovado, ninguém poderá reclamar posteriormente que preferia o uso de outra técnica de estimativa. As regras ficam claras desde o início.
Os planos de projeto também são extremamente úteis para monitorar o progresso. É possível consultá-los para verificar o que foi planejado, como isso seria feito e comparar com o que está sendo executado de fato. Isso oferece uma verificação realista da situação e permite ajustar o rumo, se necessário, trazendo o projeto de volta ao caminho certo.
Ferramentas como painéis ajudam a garantir que o projeto esteja avançando conforme o planejado. O ProjectManager oferece um painel em tempo real que é atualizado automaticamente sempre que as tarefas são modificadas.
Como criar um plano de projeto
O plano do projeto é essencial para o sucesso de qualquer iniciativa. Sem ele, o projeto pode ficar vulnerável a problemas comuns de gerenciamento de projetos, como prazos não cumpridos, aumento de escopo e estouro de custos. Embora a elaboração de um plano de projeto exija um esforço inicial considerável, esse investimento traz benefícios ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.
A estrutura básica de um plano de projeto pode ser resumida nas seguintes etapas:
- Definir as partes interessadas do projeto, o escopo, a linha de base da qualidade, os entregáveis, os marcos, os critérios de sucesso e os requisitos. Criar o termo de abertura do projeto, a estrutura analítica do projeto (EAP) e a declaração de trabalho (SOW).
- Identificar os riscos e atribuir os entregáveis aos membros da equipe, que executarão as tarefas necessárias e monitorarão os riscos associados.
- Organizar a equipe do projeto (clientes, partes interessadas, equipes, membros ad hoc, entre outros) e definir seus papéis e responsabilidades.
- Listar os recursos do projeto necessários, como pessoal, equipamentos, salários e materiais, e então estimar seus custos.
- Desenvolver procedimentos e formulários de gerenciamento de mudanças.
- Criar um plano de comunicação, além do cronograma, orçamento e outros documentos orientadores do projeto.
Cada uma das etapas para elaborar um plano de projeto explicadas acima corresponde às cinco fases do projeto, que serão apresentadas na próxima seção.
Quais são as 5 fases do ciclo de vida do projeto?
Qualquer projeto, seja grande ou pequeno, pode se tornar bastante complexo. Por isso, é muito mais fácil organizar todos os elementos necessários de um plano de projeto ao analisá-lo por fases. O Project Management Institute, no Project Management Body of Knowledge (PMBOK), identificou as seguintes cinco fases de um projeto:
- Iniciação: É o início do projeto, no qual os objetivos e metas são definidos por meio de um business case, e a viabilidade do projeto é avaliada com base em um estudo de viabilidade.
- Planejamento: Durante a fase de planejamento do projeto, o escopo é definido por meio de uma estrutura analítica do projeto (EAP), e a metodologia a ser utilizada para gerenciar o projeto é escolhida. Custos, qualidade e recursos são estimados, e um cronograma do projeto com marcos e dependências entre tarefas é estabelecido. O principal entregável dessa fase é o plano do projeto.
- Execução: Os entregáveis do projeto são produzidos nesta fase. Normalmente, ela começa com uma reunião de kick-off e segue com reuniões regulares da equipe e relatórios de status enquanto o trabalho do projeto é realizado.
- Monitoramento e controle: Essa fase ocorre simultaneamente à fase de execução. O progresso e as métricas de desempenho são monitorados para garantir que o projeto permaneça alinhado ao plano do projeto.
- Encerramento: O projeto é concluído quando a parte interessada recebe o entregável final. Os recursos são liberados, os contratos são encerrados e, idealmente, é realizada uma avaliação dos sucessos e falhas do projeto.
Etapas do planejamento do projeto
O processo de planejamento do projeto é fundamental para o sucesso da sua iniciativa e, como gerente de projetos, você precisa considerar todos os elementos que compõem o plano de gerenciamento do projeto, como trabalho, tempo, recursos e riscos.
Agora, vamos apresentar as principais etapas do planejamento do projeto:
- Definir o business case
- Reunir-se com as principais partes interessadas
- Definir o escopo do projeto
- Montar a equipe do projeto
- Determinar o orçamento do projeto
- Definir metas e objetivos do projeto
- Definir os entregáveis do projeto
- Criar um cronograma do projeto
- Atribuir tarefas aos membros da equipe
- Realizar uma análise de riscos
- Criar o plano do projeto
- Relatar o progresso do projeto
Ao seguir essas etapas do planejamento do projeto, você esclarece o que precisa ser alcançado, define os processos necessários para chegar lá e desenvolve um plano de ação para colocar esse plano de projeto em prática.
1. Definir o business case
Se existe um projeto, existe um motivo para ele — esse é o business case. O business case descreve por que o projeto está sendo iniciado, quais são seus benefícios e qual é o retorno sobre o investimento. Caso haja um problema a ser resolvido, ele também é detalhado nesse documento. O business case é apresentado aos tomadores de decisão da organização, explicando o que precisa ser feito e como, juntamente com um estudo de viabilidade para avaliar a viabilidade do projeto. Se aprovado, o projeto pode seguir adiante.
7. Definir os entregáveis do projeto
Um projeto pode ter diversos entregáveis. Um entregável pode ser um bem, serviço ou resultado necessário para concluir uma tarefa, processo, fase, subprojeto ou o próprio projeto. Por exemplo, o entregável final é o motivo pelo qual o projeto existe e, uma vez produzido, o projeto é considerado concluído. Conforme definido no escopo do projeto, um projeto é composto por subprojetos, fases, pacotes de trabalho, atividades e tarefas, e cada um desses elementos pode ter um entregável associado. O primeiro passo é identificar qual é o entregável final e como será verificado se a qualidade atende às expectativas das partes interessadas. Quanto aos demais entregáveis do projeto, eles também devem ser identificados e atribuídos a alguém da equipe, que será responsável por sua conclusão bem-sucedida.
8. Criar um cronograma do projeto
O cronograma do projeto é o elemento central de todo o planejamento. Desde as tarefas até o orçamento, tudo é definido em função do tempo. Os cronogramas são elaborados a partir da coleta de todas as tarefas necessárias para alcançar o entregável final e da sua organização em uma linha do tempo que termina no prazo estabelecido.
Esse processo pode se tornar complexo, por isso os cronogramas costumam ser divididos em fases, indicadas por marcos, que sinalizam o fim de uma fase do projeto e o início da seguinte.
9. Atribuir tarefas aos membros da equipe
O plano está definido, mas ainda permanece abstrato até que as tarefas do cronograma sejam atribuídas aos membros da equipe. Seus papéis e responsabilidades precisam estar claramente definidos para que todos saibam exatamente o que deve ser feito. Ao atribuir tarefas com base no plano do projeto, elas devem ser claras, acompanhadas de orientações e de qualquer documentação necessária para que possam ser executadas corretamente.
10. Realizar uma análise de riscos
Todo projeto apresenta algum nível de risco. Existem diferentes tipos de riscos, como riscos de escopo, riscos técnicos e riscos de cronograma, entre outros. Mesmo quando o plano do projeto é bem estruturado, fatores internos e externos podem impactar o prazo, o custo e o escopo do projeto, conhecidos como a restrição tripla. Por isso, o planejamento deve ser tratado como algo flexível. Há várias formas de se preparar para os riscos, como o desenvolvimento de um plano de gerenciamento de mudanças, mas, neste momento, o mais importante é acompanhar o progresso durante a fase de execução, utilizando relatórios de status do projeto e/ou softwares de planejamento de projetos para monitorar riscos.
11. Criar o plano do projeto
Como discutido anteriormente, o plano de gerenciamento do projeto é um documento composto por diversos elementos. Antes de entrar em uma explicação detalhada de cada um deles, é importante entender que todos devem ser incluídos para que o plano do projeto seja sólido. Os componentes necessários podem variar conforme o projeto, mas, de modo geral, estes são os principais documentos que você precisará para criar seu plano de gerenciamento do projeto:
- Termo de abertura do projeto
- Cronograma do projeto
- Orçamento do projeto
- Declaração do escopo do projeto
- Plano de gerenciamento de riscos
- Plano de gerenciamento de mudanças
- Plano de gerenciamento de custos
- Plano de gerenciamento de recursos
- Plano de gerenciamento das partes interessadas
12. Relatar o progresso do projeto
O objetivo final é garantir o sucesso do projeto para as partes interessadas. Elas estão investidas no projeto e não ficarão satisfeitas sem acompanhar relatórios de status para monitorar o progresso. Ao criar uma estrutura analítica do projeto (EAP) durante a fase de planejamento do projeto, é possível decompor o trabalho de forma que as partes interessadas compreendam como o plano será executado. Manter as partes interessadas informadas é essencial para gerenciar expectativas e assegurar sua satisfação. Realizar reuniões de planejamento regulares, nas quais relatórios de progresso são apresentados, é uma excelente forma de demonstrar que tudo está avançando conforme o planejado e de esclarecer dúvidas ou preocupações. O plano de gerenciamento das partes interessadas definirá como elas serão envolvidas ao longo do projeto.
Exemplo de plano de projeto
Este plano de gerenciamento do projeto fornece uma estrutura abrangente para gerenciar a construção de uma ponte para veículos sobre o Rio XYZ. O plano garante que o projeto será concluído dentro do prazo, do orçamento e dos mais altos padrões de qualidade.
Título do projeto: Construção de ponte para veículos sobre o Rio XYZ
1. Resumo executivo
A construção de uma ponte para veículos sobre o Rio XYZ é um projeto estratégico de infraestrutura destinado a melhorar a conectividade entre as regiões norte e sul da cidade.
2. Objetivos do projeto
Concluir a construção de uma ponte para veículos de 500 metros em até 18 meses. Garantir que a ponte atenda a todas as normas de segurança e regulamentações aplicáveis. Entregar o projeto dentro do orçamento de US$ 10 milhões.
3. Escopo do projeto
O escopo inclui a preparação do terreno, a execução das fundações, a construção da ponte, a pavimentação e a instalação de dispositivos de segurança, como guarda-corpos e iluminação. Testes e inspeções também estão incluídos.
Os entregáveis incluem a estrutura da ponte concluída, a documentação do projeto e a entrega da ponte às autoridades locais.
4. Termo de abertura do projeto
O termo de abertura do projeto autoriza formalmente o projeto de construção da ponte, descrevendo os objetivos, o escopo e as principais partes interessadas. As partes interessadas-chave incluem o patrocinador do projeto, o gerente de projetos, a equipe do projeto e as autoridades locais.
5. Linha do tempo e cronograma do projeto
- Iniciação do projeto: Semanas 1–2
- Planejamento do projeto: Semanas 3–6
- Preparação do local: Semanas 7–12
- Construção das fundações: Semanas 13–24
- Construção da superestrutura da ponte: Semanas 25–60
- Pavimentação e acabamentos: Semanas 61–68
- Testes e inspeções: Semanas 69–72
- Entrega: Semana 73
O cronograma do projeto será monitorado de perto por meio de gráficos de Gantt e ferramentas de planejamento de projetos.
6. Estrutura analítica do projeto (EAP)
A estrutura analítica do projeto (EAP) fornece uma decomposição hierárquica detalhada dos entregáveis e pacotes de trabalho do projeto.
- Iniciação do projeto: Desenvolvimento do termo de abertura e identificação das partes interessadas
- Planejamento do projeto: Definição do escopo e planejamento de recursos
- Preparação do local: Aquisição do terreno e limpeza da área
- Construção das fundações: Escavação e testes das fundações
- Construção da superestrutura: Montagem da estrutura metálica e laje de concreto
- Pavimentação e acabamentos: Pavimentação da via e instalação de guarda-corpos
- Testes e inspeções: Inspeções de segurança e verificação de conformidade ambiental
- Entrega: Documentação, relatórios e aprovação final
7. Orçamento do projeto
O orçamento total para a construção da ponte é de US$ 10 milhões.
O acompanhamento do orçamento será realizado por meio de ferramentas de gerenciamento de projetos. Revisões periódicas de custos garantem que o projeto permaneça dentro das restrições financeiras, com eventuais variações tratadas por meio do plano de gerenciamento de mudanças.
8. Plano de gerenciamento de riscos
Este plano identifica riscos potenciais, avalia seus impactos e define estratégias de mitigação. Entre os riscos possíveis estão condições climáticas adversas, interrupções na cadeia de suprimentos e incidentes de segurança.
9. Gerenciamento de recursos
O gerenciamento de recursos envolve o planejamento, a alocação e a gestão dos recursos humanos, materiais e de equipamentos necessários para o projeto. Um calendário de recursos acompanhará a disponibilidade e a utilização para garantir o uso eficiente. A equipe do projeto inclui o gerente de projetos, engenheiros civis, trabalhadores da construção, inspetores de qualidade e um especialista em compras.
10. Gerenciamento das comunicações
O plano de gerenciamento das comunicações define como as informações serão compartilhadas entre as partes interessadas. Os métodos de comunicação incluem reuniões no local, relatórios mensais de status e reuniões semanais de acompanhamento, enquanto as ferramentas de comunicação incluem e-mail e Slack.
11. Plano de gerenciamento de mudanças
O plano de gerenciamento de mudanças descreve o processo para lidar com alterações no escopo, no cronograma ou no orçamento do projeto. As partes interessadas devem enviar solicitações de mudança ao gerente de projetos, enquanto o patrocinador do projeto será responsável por aprová-las ou rejeitá-las. As mudanças aprovadas são incorporadas ao plano do projeto, e um registro de mudanças acompanha todas as solicitações e seus resultados.
12. Execução do projeto
A execução do projeto envolve a implementação do plano do projeto por meio da realização do trabalho definido na declaração de escopo. Essa fase será monitorada de perto para garantir o alinhamento com os objetivos do projeto. A estratégia pode incluir supervisão diária no local e avaliações regulares de progresso.
13. Encerramento do projeto
A fase de encerramento do projeto envolve a finalização de todas as atividades e o encerramento formal do projeto. As atividades podem incluir inspeções finais, conclusão da documentação do projeto e a entrega da ponte às autoridades competentes.
A ponte concluída, a documentação do projeto e um relatório formal de entrega serão apresentados às partes interessadas.
Os elementos de um plano de projeto
O processo de planejamento do projeto discutido anteriormente apenas arranha a superfície de um conjunto profundo de práticas criadas para controlar o projeto. Esse processo começa com o diálogo — conversas com partes interessadas, equipes e outros envolvidos.
O principal entregável da fase de planejamento é um documento chamado plano do projeto. O A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia PMBOK) — Quinta Edição afirma que o plano do projeto é composto por diversos planos subsidiários. Entre eles estão:
- Uma declaração do escopo do projeto para definir todas as tarefas e entregáveis necessários para a conclusão do projeto
- Um plano de gerenciamento de riscos para lidar com os riscos do projeto, incluindo os processos de registro e acompanhamento dos riscos
- Um plano de gerenciamento de mudanças para controlar quaisquer alterações feitas no plano do projeto
- Um plano de gerenciamento de custos para controlar os custos e os elementos de orçamento do projeto, incluindo aquisições e contratações de fornecedores
- Um plano de gerenciamento de recursos para administrar os recursos materiais, como equipamentos, e os recursos humanos da equipe, considerando disponibilidade e competências
- Um plano de gerenciamento das partes interessadas que define quem receberá comunicações sobre o projeto, quando e em qual formato
- Um plano de qualidade que especifica os padrões e metas de qualidade do projeto
Isso representa uma quantidade significativa de documentação.
Na prática, é raro que todos esses itens sejam produzidos como documentos separados. O mais importante é ter um plano do projeto que aborde os elementos essenciais de cada um deles. Não faz sentido criar um documento extenso que apenas replique processos já existentes na organização. Se você já possui um processo estruturado de gerenciamento de riscos, não há necessidade de documentá-lo novamente no plano do projeto.
O plano de gerenciamento do projeto deve conter informações suficientes para garantir que todos saibam exatamente quais processos e procedimentos devem ser seguidos e quem precisa estar envolvido. Obtenha a aprovação do plano junto às partes interessadas, ao patrocinador do projeto e à equipe para evitar surpresas mais adiante. Como explicado anteriormente, gráficos de planejamento do projeto e técnicas como gráficos de Gantt, CPM, EAP ou PERT podem ajudar na elaboração do plano do projeto.
Fase de planejamento do projeto
Agora que aprendemos como criar um plano de projeto e identificamos as etapas do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, é importante reforçar a relevância da fase de planejamento do projeto.
O processo de planejamento do projeto é essencial para qualquer tipo de projeto, pois é nessa fase que são criados todos os documentos que orientarão como você irá executar o plano do projeto e controlar riscos e eventuais problemas que possam surgir. Esses documentos, que fazem parte do plano de gerenciamento do projeto, abrangem todos os detalhes do projeto, sem exceção.
Existem modelos de plano de projeto que podem ajudar a organizar tarefas e dar início ao processo de planejamento. No entanto, aqui no ProjectManager recomendamos o uso de softwares de planejamento de projetos. O conjunto de recursos é muito mais robusto e integrado a todas as fases do projeto quando comparado a um modelo de plano de projeto em Excel, além de ser uma excelente forma de garantir que o progresso real permaneça alinhado ao progresso planejado.
Quanto tempo dura a fase de planejamento do projeto?
Essa é uma pergunta difícil de responder. Planejar o pouso na Lua certamente leva mais tempo do que planejar um novo aplicativo de relacionamentos.
A melhor maneira de estimar quanto tempo a fase de planejamento do seu projeto levará é analisar projetos semelhantes realizados anteriormente e verificar quanto tempo foi necessário para planejá-los. Sempre que possível, converse também com o gerente de projetos responsável, pois ele poderá indicar se aquele período foi suficiente ou não.
É mais fácil identificar a duração de projetos anteriores quando você utiliza uma ferramenta de gerenciamento de projetos que armazena cronogramas antigos e disponibiliza esses dados para quem precisa acessá-los. Assim, é possível pesquisar projetos semelhantes e analisar seus cronogramas em detalhes.
O que é um software de planejamento de projetos?
Depois de elaborar o plano do projeto, é hora da implementação. Assista ao vídeo abaixo para entender como um software de planejamento de projetos ajuda a organizar tarefas, recursos e custos.
As ferramentas de planejamento de projetos tornaram-se indispensáveis para os gerentes de projetos nos últimos anos, pois permitem manter e automatizar os componentes discutidos anteriormente. Um software de planejamento de projetos facilita processos como desenvolvimento de cronogramas, gerenciamento de equipes, estimativa de custos, alocação de recursos e monitoramento de riscos.
Além disso, essas ferramentas permitem acompanhar e monitorar o plano à medida que ele avança para a fase de execução do projeto. Entre os recursos disponíveis estão painéis de controle, que oferecem uma visão geral do progresso e desempenho do projeto, e relatórios detalhados, que podem ser utilizados para comunicação com as partes interessadas.
Os softwares de planejamento de projetos existem em diversos formatos. Alguns se concentram em um único aspecto, enquanto outros oferecem um conjunto completo de funcionalidades que podem ser utilizadas em todas as etapas do planejamento do projeto. A melhor opção para o seu projeto dependerá das suas necessidades específicas, mas, de modo geral, o software de planejamento de projetos é uma ferramenta muito mais poderosa do que modelos de planejamento de projetos.
Benefícios do software online de planejamento de projetos
O software online de planejamento de projetos é altamente flexível e se adapta ao estilo de trabalho da sua equipe. Ele oferece recursos projetados para apoiar todo o processo de planejamento do projeto.
Antes da popularização dos softwares de planejamento, os gerentes de projetos geralmente precisavam lidar com uma coleção fragmentada de documentos, planilhas do Excel e outros arquivos. Gestores experientes, no entanto, utilizam ferramentas de gerenciamento de projetos para automatizar o que for possível e simplificar o que não pode ser automatizado.
Alguns dos benefícios de economia de tempo proporcionados pelos softwares de planejamento de projetos incluem:
- Organizar, priorizar e atribuir tarefas
- Planejar e programar marcos e dependências entre tarefas
- Monitorar progresso, custos e recursos
- Colaborar com a equipe
- Compartilhar planos de projeto com a equipe e as partes interessadas
- Gerar relatórios sobre os planos
Termos de planejamento do projeto
Antes de nos aprofundarmos em como criar um plano de projeto, é útil conhecer alguns dos termos que você encontrará ao longo deste guia. A seguir está uma lista de termos gerais comuns no planejamento do projeto.
- Entregável: Os resultados de um projeto, como um produto, serviço, relatório, entre outros.
- Parte interessada: Qualquer pessoa ou grupo com interesse direto no projeto — gerente de projetos, patrocinador do projeto, membros da equipe, clientes, entre outros.
- Tarefas: Atividades menores que conduzem ao entregável final.
- Marco: O encerramento de uma fase do projeto e o início da fase seguinte.
- Recursos: Tudo o que é necessário para concluir o projeto, como pessoal, suprimentos, materiais, ferramentas, equipamentos e outros.
- Orçamento: Estimativa do custo total associado à conclusão de um projeto.
- Acompanhamento e monitoramento: Coleta de dados do projeto e verificação de que os resultados estão alinhados ao que foi planejado.
Como criar um plano de projeto com o ProjectManager
O software de planejamento de projetos é uma ferramenta que ajuda a planejar, organizar e gerenciar o cronograma e os recursos necessários para concluir um projeto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que organiza projetos desde o planejamento até a conclusão. Cadastre-se para um teste gratuito de 30 dias e acompanhe como criar um plano de projeto completo que abrange todos os detalhes.
1. Liste as tarefas do plano
As tarefas são os blocos fundamentais de qualquer projeto, e o ponto de partida de qualquer plano é identificar todas as tarefas que conduzem ao entregável final.
Abra a ferramenta para adicionar suas tarefas no gráfico de Gantt ou em qualquer uma das outras visualizações de projeto disponíveis. Você pode importar uma lista de tarefas a partir de qualquer planilha ou utilizar um de nossos modelos para começar.
O gerente de projetos é responsável por elaborar o plano do projeto e, embora você não possa criar todo o conteúdo sozinho, será você quem irá colocá-lo no papel. Use modelos sempre que possível para economizar tempo. Baixe nosso modelo gratuito de plano de projeto e escreva seu plano em tempo recorde!
Técnicas para o processo de planejamento do projeto
Um plano de projeto consiste em definir o que deve ser feito e como isso será realizado, o que exige a participação de várias pessoas. Existem diversas ferramentas e técnicas de planejamento de projetos eficazes para coletar informações de outras pessoas, incluindo:
- Workshops
- Reuniões individuais ou entrevistas
- Pesquisas ou grupos focais com clientes para coletar e validar requisitos
Também é recomendável utilizar uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, como uma lista ou um quadro kanban. Elas são extremamente úteis para registrar informações importantes que devem constar no plano do projeto. Um software de quadro kanban pode ajudar a estruturar o plano ao permitir registrar os principais tópicos e reorganizá-los até que a sequência faça sentido.
Por fim, você precisará de um sistema online de gerenciamento de projetos para armazenar o plano de gerenciamento do projeto. Certifique-se de que todos os membros da equipe tenham acesso à versão mais recente do plano.
Como gerenciar seu plano de projeto
O plano do projeto não é um documento imutável. Você deve consultá-lo regularmente e fazer alterações sempre que necessário. Algumas partes, como o cronograma do projeto, podem mudar quase diariamente. Outras, como os planos de compras e os processos de gerenciamento de custos, provavelmente não mudarão ao longo do ciclo de vida do projeto.
O mais importante é lembrar que, se o plano de gerenciamento do projeto não estiver funcionando para você, é preciso pensar em como ajustá-lo. Ele existe para orientar o gerenciamento do projeto, não para impedir que decisões corretas sejam tomadas. Se for necessário revisar a forma como você gerencia o trabalho e os recursos do projeto, volte ao plano, faça as alterações necessárias, obtenha novamente as aprovações e compartilhe a versão atualizada com a equipe.
Como criar um plano de projeto quando você não tem todas as respostas
Sim, isso acontece — na maioria das vezes! É raro ter todas as informações logo no início de um projeto. Muitos gestores esperam que você comece imediatamente, mesmo sem conhecer todos os detalhes.
Isso não é um problema. Existem técnicas para lidar com a incerteza.
A primeira delas é o uso de premissas do projeto. Elas servem para registrar suposições e incluir ressalvas no plano. Por exemplo:
- Assumimos que os recursos estarão disponíveis.
- Assumimos que o financiamento necessário estará disponível.
- Assumimos que as cores solicitadas estarão alinhadas à identidade visual da empresa e que não será necessária aprovação do departamento de Marketing.
Você entendeu a ideia. Se, posteriormente, a equipe de design informar que deseja utilizar uma paleta de cores totalmente nova e que será necessária aprovação do Marketing, você estará justificado em afirmar que será preciso ajustar os prazos do cronograma para tornar isso possível.
O planejamento foi feito com base em uma premissa (aceita por todos, pois o documento foi aprovado), e essa premissa acabou não se confirmando.
Próximos passos para o planejamento do projeto
O mais importante a lembrar é que você não deve apressar o processo de planejamento do projeto. Quando feito corretamente, o planejamento leva tempo — e vale a pena investir nesse tempo. Caso contrário, é praticamente garantido que problemas surgirão mais adiante, pois as pessoas não compreenderão claramente o que precisam fazer e por quê.
Um bom planejamento prepara o caminho para o sucesso. Ele traz a confiança de saber que todos os processos, ferramentas e sistemas estão em vigor para entregar o melhor resultado possível.