Rapide, bon marché ou bon — choisissez-en deux. Vous en avez assez d’entendre cela ? L’un des plus grands défis auxquels chaque chef de projet est confronté concerne les contraintes de projet. Non seulement elles limitent un projet, mais elles peuvent rapidement compromettre son succès. C’est pourquoi il est essentiel de connaître toutes les contraintes possibles, leurs influences mutuelles et les outils de gestion de projet qui permettent de les gérer.

Quelles Sont Les Contraintes D’un Projet ?

Une contrainte de projet en gestion de projet est tout élément qui limite le périmètre du projet. Elle menace sa rapidité et sa qualité, et peut entraîner un dépassement de budget. Bien qu’il existe de nombreuses contraintes possibles, la plus courante est appelée triple contrainte.

Au fil des années, plusieurs modèles de contraintes de projet ont été développés pour aider les professionnels à mieux les définir et les gérer. Cependant, le modèle le plus largement utilisé reste celui des trois contraintes en gestion de projet.

Le Modèle De La Triple Contrainte Ou Du Triangle De Fer

Chaque chef de projet connaît (et redoute souvent) les trois contraintes classiques de la gestion de projet.

Ce modèle de contraintes a été proposé à l’origine par le Dr Martin Barnes, consultant en gestion de projet et président de l’Association for Project Management (APM), qui l’a présenté pour la première fois en 1969. Il sera ensuite largement diffusé par le Project Management Institute (PMI), l’un des principaux organismes de certification en gestion de projet.

Il repose sur trois axes principaux pour les chefs de projet : le temps, le périmètre et le coût. Si ces trois variables sont correctement gérées, le projet, programme ou portefeuille de projets a de fortes chances de réussir.

• Temps : Quelle est la date limite pour livrer le livrable ?
• Périmètre : Quel est précisément le résultat attendu ?
• Coût : Quel budget est disponible pour atteindre ce résultat ?

Si vous modifiez un côté de ce triangle de gestion de projet, cela aura un impact sur les deux autres. Si vous parvenez à maîtriser la triple contrainte, vous augmentez considérablement vos chances de livrer un projet réussi. Nous explorerons ci-dessous ces contraintes ainsi que d’autres exemples concrets.

Couvrir la triple contrainte n’est pas simple, mais le bon logiciel de gestion de projet peut vous y aider. ProjectManager est un outil de gestion du travail et des projets qui capture des données en temps réel pour prendre des décisions plus éclairées sur les contraintes projet. Les chefs de projet peuvent utiliser nos outils de reporting pour approfondir l’analyse des données et filtrer les rapports selon le statut, le portefeuille, les tâches, les coûts et plus encore afin de comprendre ce qui est en bonne voie et ce qui ne l’est pas. Ces rapports sont faciles à partager avec les parties prenantes pour les tenir rapidement informées. Commencez gratuitement dès aujourd’hui avec ProjectManager.

10 Exemples De Contraintes De Projet

Un projet est souvent considéré comme réussi si ses objectifs sont atteints dans les délais et qu’il est mené à bien dans les limites du budget. En plus du temps, du périmètre et du coût, 10 autres contraintes peuvent limiter le bon déroulement du projet et l’atteinte de ses objectifs.

1. Coût

Votre projet nécessite des ressources telles que la main-d’œuvre, les matériaux et les équipements, qui ont tous un coût. En tant que chef de projet, vous êtes responsable d’estimer avec précision les coûts de votre projet pendant la phase de planification et avant son exécution. C’est à ce moment-là que vous établirez un budget couvrant toutes vos dépenses. Si vous ne définissez pas un budget suffisant, votre projet pourrait échouer.

2. Temps

Pour bien gérer le temps disponible pour exécuter un projet, vous devez créer un calendrier qui définit une chronologie pour la réalisation des tâches. Un calendrier de projet précise également les ressources nécessaires pour chaque activité. Le temps est l’une des contraintes les plus critiques, car s’il est mal géré, il peut affecter d’autres contraintes comme le périmètre et la qualité. Ne pas suivre le temps pourrait entraîner des délais manqués, une réduction du périmètre du projet ou pire encore, nuire à la qualité des livrables.

3. Périmètre

Le périmètre du projet désigne l’ensemble des travaux à réaliser. Il est essentiel de définir les activités, les livrables et les jalons ainsi que ce qui ne sera pas fait afin de fixer des attentes claires avec les parties prenantes.

Les chefs de projet utilisent une structure de découpage du projet pour diviser le périmètre en éléments plus petits et gérables. C’est l’une des contraintes les plus importantes, car tout projet, quel que soit son type, sa complexité ou son secteur, aura un périmètre de travail.

4. Ressources

La gestion des ressources est essentielle à la réussite des projets. Le montant du budget disponible pour atteindre les objectifs peut limiter l’utilisation et l’acquisition des ressources, ce qui constitue une contrainte distincte.

Parfois, même un budget illimité ne suffit pas à obtenir les ressources spécifiques nécessaires au projet ou au programme. Par exemple, il pourrait falloir plus de temps que prévu pour recevoir une ressource physique (comme une puce), ce qui entraînerait un retard. Si cette ressource est indispensable, vous devrez sacrifier le respect des délais, car aucun montant raisonnable ne pourra accélérer la livraison.

5. Risque

La gestion des risques projet est une tâche importante pour les chefs de projet, mais que signifie réellement ce terme en tant que contrainte ? Vous pouvez estimer la probabilité qu’un risque ait un impact sur votre projet. Par exemple, vous réalisez une maquette de site web et vous décidez de ne pas la faire valider par le client parce que vous êtes en retard. Dans ce cas, il y a un risque que le client rejette les pages finales.

Bien sûr, il est possible de contrôler les risques dans une certaine mesure. Vous pouvez, par exemple, décider d’éviter le risque en imposant l’étape de validation. Mais cela impacte alors votre calendrier et vos coûts associés, car le client devra examiner chaque version et un chef de projet devra superviser le processus.

6. Qualité

Bien que cette contrainte soit assez similaire au périmètre, elle s’en distingue légèrement. Le périmètre définit le résultat attendu, tandis que la qualité se concentre sur les attributs de chaque livrable. Par exemple, le périmètre de votre projet peut impliquer la création de 10 pages web. La qualité, elle, s’interroge sur la question suivante : « Dans quelle mesure le résultat final correspond-il aux attentes ? »

Dans cet exemple, la qualité ne définit pas le nombre de pages web, mais il pourrait y avoir une tolérance de qualité concernant le nombre de mots. Vous pourriez avoir demandé 1 000 mots avec une tolérance de +/- 100 mots. Si une page contient 900 mots, vous l’approuveriez, mais si une autre n’en contient que 850, vous la rejetteriez.

L’assurance qualité est interconnectée avec les autres contraintes. Imaginons que vous manquiez de temps pour respecter une échéance. Vous pourriez alors respecter la date limite en élargissant la tolérance de qualité et en réduisant le nombre de mots à 800.

7. Durabilité

L’une des contraintes souvent oubliées est la durabilité. Elle peut influencer la façon dont les projets sont planifiés, exécutés et livrés. L’adoption de pratiques durables, notamment dans le choix des matériaux, peut limiter les options de conception et d’exécution. Cela peut entraîner des coûts plus élevés, allonger les délais et poser des difficultés d’approvisionnement ou de compétences spécifiques aux exigences de durabilité.

8. Alignement stratégique

Une autre contrainte de projet est l’alignement stratégique, qui influence la sélection, l’exécution et la réussite globale du projet. Les projets doivent s’aligner sur les objectifs de l’organisation ; si un projet s’en écarte, il peut être interrompu ou relégué au second plan. Les ressources sont généralement allouées aux projets les plus étroitement liés aux objectifs stratégiques.

De plus, des échéances strictes peuvent exister pour atteindre ces objectifs ou profiter d’opportunités de marché, ce qui peut compromettre la qualité. Les chefs de projet n’évaluent pas seuls l’alignement stratégique : cette tâche est généralement menée avec l’aide du bureau de gestion de projet (BGP) de l’organisation.

9. Conformité et exigences réglementaires

Comprendre les exigences en matière de conformité et de réglementation est également essentiel à la réussite du projet. Il existe des lois et des réglementations locales, nationales et fédérales qui peuvent s’appliquer au projet. Des réglementations spécifiques à l’industrie peuvent également avoir un impact, tout comme les exigences en matière d’environnement, de santé et de sécurité. Selon le projet, des normes d’assurance qualité peuvent devoir être respectées, ainsi que des tests réguliers pour garantir la conformité à ces critères.

10. Considérations de sécurité

Les questions de sécurité sont souvent incluses dans les exigences de conformité et de réglementation, mais elles méritent leur propre place dans cette liste de contraintes de projet. Elles influencent non seulement la réussite du projet, mais aussi le bien-être de l’équipe. Par conséquent, des évaluations des risques doivent être réalisées pour identifier les dangers potentiels liés au projet, par exemple en évaluant régulièrement le site du projet pour détecter les risques physiques, chimiques et biologiques. Il existe également des normes locales, nationales et sectorielles qui doivent être respectées. Certains travailleurs peuvent être amenés à porter des équipements de protection individuelle. Une formation sur les compétences, les pratiques de travail sécuritaires et la préparation aux situations d’urgence doit être dispensée afin de prévenir les incidents potentiels.

Comment gérer les contraintes d’un projet

La gestion des contraintes d’un projet fait fondamentalement partie de la manière dont vous gérez un projet. Vous devez surveiller et suivre les contraintes tout au long du cycle de vie du projet et détecter rapidement les anomalies pour les résoudre. La gestion des contraintes permet de maintenir le projet sur la bonne voie et dans le respect du budget. Voici six façons de gérer les contraintes d’un projet.

• Coût : Un plan de gestion des coûts est une stratégie pour le budget de votre projet. Il repose sur quatre volets : planification des ressources, estimation des coûts, budgétisation et contrôle des coûts. Bien qu’il s’agisse d’un plan, il est appliqué tout au long du projet pour documenter les dépenses et maintenir les contraintes budgétaires sous contrôle.
• Temps : Un plan de gestion du temps permet de suivre le temps passé sur chaque tâche et la progression du projet. Il consiste à planifier un calendrier précis, puis à surveiller et contrôler ce calendrier pour s’assurer que le temps réel correspond à ce qui a été prévu. Le temps est l’une des principales contraintes d’un projet et la clé de sa réussite.
• Périmètre : Un plan de gestion du périmètre comprend tous les processus liés à l’exécution du projet. Le périmètre agit comme une feuille de route et en définit les limites. La gestion de cette contrainte est essentielle car le périmètre est constamment soumis à des changements. Sans plan, un projet peut vite dérailler.
• Qualité : Un plan de gestion de la qualité aide le chef de projet et son équipe à répondre aux attentes des parties prenantes. Un projet peut être livré à temps et même en dessous du budget, mais s’il ne répond pas aux standards de qualité, il sera considéré comme un échec. Les parties prenantes ou le client examineront ce plan pour s’assurer que la contrainte qualité est bien maîtrisée.
• Risques : Un plan de gestion des risques permet d’identifier et de répondre aux problèmes potentiels du projet. Ces risques peuvent affecter les autres contraintes, il est donc essentiel de prévoir ce qui pourrait arriver, d’en évaluer l’impact, de concevoir des stratégies de mitigation ou des plans de secours, et de surveiller en permanence ces risques pour réagir efficacement.
• Ressources : Un plan de gestion des ressources permet de catégoriser, attribuer, gérer et libérer les ressources du projet (équipe, équipements, matériaux). Sans une bonne gestion de l’équipe et des ressources nécessaires, le projet en pâtira.

Équilibrer les contraintes d’un projet

En plus de définir des procédures, des lignes directrices et des activités pour gérer les contraintes d’un projet, les chefs de projet peuvent également les équilibrer. Compte tenu de l’importance des contraintes pour la réussite du projet, le chef de projet doit comprendre les étapes nécessaires pour les gérer.

Tout d’abord, il faut planifier. Les plans mentionnés ci-dessus sont élaborés pendant la phase de planification d’un projet, mais il est également nécessaire de planifier chaque phase du cycle de vie du projet. Cela commence généralement par une structure de découpage du travail (WBS) pour identifier chaque tâche et livrable du projet.

Ensuite, vous devez examiner chacune des contraintes et déterminer comment elles pourraient impacter votre projet. C’est ici que la gestion des risques et le lissage des ressources entrent en jeu. Le lissage des ressources consiste à ajuster les dates de début et de fin en fonction des contraintes de ressources afin d’équilibrer la demande. Vous devez également mettre en place votre plan de gestion de la qualité, comme indiqué précédemment.

Il est aussi essentiel de maintenir la charge de travail de votre équipe équilibrée. Si vous la surchargez de tâches, elle risque l’épuisement. Cela signifie une perte de productivité, un facteur critique pour la réussite globale du projet. La gestion efficace des ressources est donc l’un des aspects les plus importants dans la gestion des contraintes.

Au-delà des plans de gestion nécessaires pour gérer les contraintes du projet, la communication est également à prendre en compte. Une communication claire, transparente et régulière au sein de l’équipe projet contribue fortement à la fluidité de l’exécution. Il est crucial de bien connaître les différentes contraintes d’un projet, car on ne peut les maîtriser qu’en les comprenant. Lors de prises de décisions importantes, ne vous limitez pas à considérer le temps, le périmètre et le budget ; intégrez aussi la qualité, les risques, les ressources, la durabilité, l’organisation, la méthode et la satisfaction client.

ProjectManager vous aide à gérer les contraintes

Les contraintes doivent être gérées dans tout projet. Pour cela, vous avez besoin d’un logiciel de gestion de projet qui vous permet de planifier, suivre et vous adapter aux contraintes au fur et à mesure de l’avancement du projet. ProjectManager est un logiciel primé qui vous aide à gérer tous les aspects d’un projet, y compris ses contraintes.

Élaborez des plans plus précis

Si vous ne surveillez pas attentivement votre budget, les dépenses peuvent vite compromettre le projet. ProjectManager vous aide à planifier votre projet grâce à des diagrammes de Gantt en ligne qui planifient les tâches sur une chronologie et suivent le coût associé à chacune d’elles. Ainsi, vous ne serez jamais pris au dépourvu. Vous pouvez également lier des dépendances pour éviter les goulets d’étranglement qui peuvent vous faire dévier du planning.

Outils de gestion des ressources

Une autre cause fréquente de dérapage budgétaire ou de retard dans le calendrier est la mauvaise gestion des ressources. ProjectManager vous fournit des tableaux de bord en temps réel pour suivre vos ressources. Qu’il s’agisse des coûts liés aux fournisseurs et prestataires ou de la répartition des tâches au sein de votre équipe projet, vous visualisez toutes les données en temps réel.

Parlons de votre équipe : leur temps doit aussi être géré efficacement. ProjectManager propose des feuilles de temps simples à soumettre et à approuver. De plus, des rapports de projet détaillés vous permettent de garder le contrôle sur les contraintes. Il existe de nombreuses façons de visualiser et contrôler les contraintes sur ProjectManager.com.

Équilibrer toutes les contraintes en gestion de projet nécessite des outils robustes pour le suivi et la production de rapports. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne doté de tableaux de bord en temps réel et d’outils de reporting pour surveiller l’avancement, le budget et bien plus, afin de garantir la réussite de vos projets. Essayez-le vous-même grâce à un essai gratuit de 30 jours.