As organizações estão constantemente buscando melhorias, alcançar metas de longo prazo e permanecer inovadoras. Uma das ferramentas para analisar estrategicamente onde você está, onde quer chegar e como fazer isso é chamada de modelo de análise de lacunas.
Use nosso modelo gratuito de análise de lacunas para Excel para desenvolver uma visão ampla de como sua organização pode preencher a lacuna entre o estado atual e o destino desejado. Baixe nosso modelo gratuito de análise de lacunas hoje mesmo.
O que é um modelo de análise de lacunas?
Um modelo de análise de lacunas é um gráfico de gerenciamento de projetos que ajuda a reunir as informações necessárias para construir um plano de ação que levará sua organização do estado atual ao estado futuro desejado.
Essas informações incluem as áreas de melhoria prioritárias, um percentual de lacuna, um cronograma, requisitos de recursos e muito mais. Este modelo gratuito de análise de lacunas para Excel é um ótimo ponto de partida.
Quando usar um modelo de análise de lacunas?
O modelo de análise de lacunas deve ser usado sempre que houver um objetivo estratégico ou meta de negócios a ser atingida. Ele determina as ações necessárias para alcançar essa meta. A análise de lacunas é um método muito versátil que pode ser usado para gerenciamento de projetos, melhoria de processos de negócios e gerenciamento de produtos. O uso deste modelo também pode ajudá-lo a entender por que não está cumprindo prazos em qualquer um desses contextos.
A análise de lacunas funciona melhor quando você tem a imagem mais precisa de seus projetos atuais. Um software de gerenciamento de projetos pode ajudar a fornecer mais detalhes. O ProjectManager é online, fornecendo dados em tempo real sobre seus projetos para melhores insights. Identifique exatamente onde deseja melhorar com relatórios filtrados sobre carga de trabalho, custos e muito mais. É fácil comparar o progresso do projeto e entender as lacunas ao usar nossa visualização de roadmap de portfólio. Ela mapeia projetos, marcos e entregáveis em uma linha do tempo visual, permitindo que você entenda melhor as lacunas que precisam ser identificadas para alcançar o sucesso. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje.
Como usar o modelo de análise de lacunas do ProjectManager
Baixe nosso modelo gratuito de análise de lacunas para Excel e comece a atingir suas metas de negócios e melhorar processos. Formatamos o modelo para uso em um projeto, com espaço para nomear o projeto, o gerente de projeto e a data, mas o modelo totalmente personalizável pode ser aplicado a qualquer trabalho que exija uma análise de lacunas.
1. Liste suas áreas de foco
O primeiro passo para usar este modelo é listar suas áreas de foco. Podem ser, por exemplo, os processos de negócios que você busca melhorar em sua organização ou até mesmo uma lacuna de habilidades de RH.
2. Determine o estado atual e futuro de suas áreas de foco
A próxima coluna é o estado atual da área de foco em que você está trabalhando. Em seguida vem o estado futuro ou desejado, ou onde você quer estar no curto prazo. Em nosso exemplo, a equipe de desenvolvimento gostaria de expandir de 10 para 20 funcionários. Agora você tem um foco, seu estado atual e o estado desejado a alcançar.
3. Estime o percentual de lacuna
Em seguida, há a lacuna a ser preenchida, geralmente representada por uma porcentagem. Seguindo nosso exemplo, se a equipe de desenvolvimento quer crescer de 10 para 20 funcionários, isso é uma lacuna de 50% a ser preenchida. Simplesmente adicione a porcentagem na coluna “Lacuna”.
4. Liste os itens de ação para fechar a lacuna
A próxima seção trata de como você vai fechar essa lacuna. Para começar, você precisará de recursos. Podem ser pessoas, equipamentos, materiais, etc. Em nosso exemplo, é contratar um gerente de recrutamento para atrair novos desenvolvedores para a equipe existente.
5. Identifique o responsável
Em seguida, identifique a pessoa em sua organização que será responsável por liderar a iniciativa. Ela é encarregada de gerenciar qualquer ação destinada a fechar a lacuna entre o estado atual e o estado futuro.
6. Adicione notas
Por fim, há uma coluna no modelo Excel para anotar o status da ação: não iniciado, em andamento, atrasado, parado ou concluído. Esses status podem ser editados para corresponder ao seu uso. Há também uma coluna para capturar quaisquer notas relevantes que não se encaixem nas outras colunas.
Quem deve usar um modelo de análise de lacunas?
A análise de lacunas é usada em muitos contextos de negócios e quem a utiliza varia dependendo do contexto. Por exemplo, gerentes de projeto em ambientes de TI frequentemente geram uma análise de lacunas para melhorar os processos da equipe.
Ao lidar com uma empresa que busca avançar para o próximo nível, geralmente é o proprietário quem lidera qualquer iniciativa estratégica. Ele envolverá funcionários relevantes que possam ajudar a desenvolver uma imagem mais precisa do estado atual dos negócios, que também provavelmente estarão envolvidos no plano de ação.
Os desenvolvedores de software também usam o modelo de análise de lacunas para identificar serviços ou funções negligenciados ou que precisam de desenvolvimento. É frequentemente usado em conformidade para ajudar os responsáveis a comparar requisitos com o que está sendo feito atualmente.
Por que usar um modelo de análise de lacunas?
A análise de lacunas é uma forma de examinar estrategicamente um estado atual e compará-lo ao estado desejado. As organizações podem usar este modelo para qualquer cenário em que precisem ir do ponto A ao ponto B e precisem desenvolver um plano de ação.
Vantagens do modelo Excel de análise de lacunas
Este modelo Excel é uma alternativa básica para quem está começando com análise de lacunas. Primeiro, é fácil de usar: basta listar as áreas de foco, os estados atual e futuro, os itens de ação, os níveis de prioridade e as datas de vencimento. Isso é tudo que você precisa para criar um plano de ação.
Outra vantagem é que a maioria das pessoas está familiarizada com o Excel, mesmo que não seja um software de gerenciamento de projetos. E por último, é gratuito para download!
Desvantagens do modelo Excel de análise de lacunas
Um modelo de análise de lacunas para Excel é apenas um documento estático. Embora ajude no planejamento, não é a ferramenta certa para acompanhar um plano de ação. Os modelos Excel consomem tempo pois precisam ser atualizados manualmente. Outro problema é que sua equipe pode acabar com várias cópias do modelo, o que pode causar confusão.
Em vez disso, você deve usar um software de gerenciamento de projetos como o ProjectManager, com gráficos de Gantt e outras ferramentas para criar planos de ação visuais e colaborar com sua equipe em tempo real.
ProjectManager e análise de lacunas
Uma vez que você tem uma ideia clara de onde está e para onde quer ir, precisa colocar esse plano em ação. O ProjectManager organiza suas tarefas para ajudá-lo a chegar lá mais rápido e com menos custos, otimizando as eficiências.
Os gráficos de Gantt online traçam seu plano de ação do início ao fim. É fácil adicionar marcos, esforços planejados e muito mais. Assim, quando você começar a executar seu plano, poderá comparar o esforço real ao seu plano e saber se está ficando para trás no cronograma ou ultrapassando o orçamento.
Compartilhe relatórios com as partes interessadas para mantê-las atualizadas sobre o progresso. Na verdade, você pode compartilhar o projeto inteiro com elas. Os gerentes definem as regras de administração, para que as partes interessadas possam acessar arquivos somente leitura sem risco de exclusão ou alteração acidental.
Quais outros modelos de gerenciamento de projetos podem ajudar na análise de lacunas?
Esta análise de lacunas é apenas um dos dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos que oferecemos para sua empresa. Aqui estão alguns outros modelos que você pode querer usar:
Modelo de itens de ação
Ao se reunir com sua equipe para discutir como passar do estado atual para o desejado, use nosso modelo gratuito de itens de ação para capturar todas as ideias em um só lugar. Ele ajudará a definir quem é responsável, o que precisa fazer e qual é o prazo.
Modelo de linha do tempo do projeto
Depois de definir seus itens de ação com prazos, use nosso modelo gratuito de linha do tempo do projeto para mapear essas tarefas em uma linha do tempo visual do início ao fim.
Modelo de cronograma de trabalho
Você tem suas tarefas e elas estão em uma linha do tempo; agora precisa atribuir a equipe. Nosso modelo gratuito de cronograma de trabalho ajudará a organizar seus recursos e conectar os membros da equipe às tarefas.
Nosso modelo de análise de lacunas é uma ótima ferramenta para impulsionar seu negócio ou melhorar processos. Mas para permanecer competitivo, você precisa de um software capaz de lidar com tudo, desde planejamento, monitoramento e relatórios sobre seu desempenho e progresso. O ProjectManager é uma ferramenta premiada usada por dezenas de milhares de equipes. Por que não experimentá-lo gratuitamente hoje?