Die Definition des Projektumfangs ist ein entscheidender Teil des Projektplanungsprozesses. Der Projektumfang legt nämlich die Grenzen fest, was Teil der Projektarbeit sein wird und was nicht, was für die Erstellung des Projektbudgets und des Zeitplans unerlässlich ist.

Natürlich ist das Umfangsmanagement ein wichtiger Bereich des Projektmanagements, über den es viel zu lernen gibt. Doch bevor wir darauf eingehen, beginnen wir mit der Definition des Projektumfangs.

Was ist der Projektumfang?

Der Projektumfang ist die Gesamtheit der Arbeiten, die erledigt werden müssen, um ein Projekt abzuschließen. Um ihn zu definieren, müssen Projektmanager das Projekt in Aufgaben und Ergebnisse aufschlüsseln, die ausgeführt werden, um die Ziele und Anforderungen der Stakeholder zu erfüllen und das Projekt erfolgreich zu liefern.

Die Definition des Projektumfangs ist ein integraler Bestandteil der Projektplanung, da die Projektmanager auf Grundlage des Umfangs ihre Teams zusammenstellen, den Ressourcenbedarf schätzen und den Projektplan, Zeitplan und das Budget festlegen.

Wer ist für den Projektumfang verantwortlich?

Der Projektmanager trägt die Hauptverantwortung für die Definition, Verwaltung und Kontrolle des Projektumfangs. Bei der Definition des Umfangs arbeitet er häufig mit wichtigen Stakeholdern und dem Projektteam zusammen, die Input dazu geben, was im Projekt enthalten sein wird und was nicht. Der Projektmanager verwaltet den Umfang während des gesamten Projektlebenszyklus und informiert die Stakeholder über alle Aktualisierungen.

Der Projektsponsor initiiert das Projekt und liefert die übergeordneten Anforderungen und geschäftlichen Bedürfnisse, die den Projektumfang bestimmen. Er genehmigt auch formell die Projektumfangserklärung oder größere Änderungen. Ebenfalls auf einer höheren, strategischen Ebene als der Projektmanager können Portfoliomanager oder PMOs beteiligt sein, da sie sicherstellen, dass alle Projekte und Programme im Portfolio mit den strategischen Zielen und Vorgaben der Organisation übereinstimmen.

Das Projektteam oder Fachexperten können bei der Definition des Umfangs mitwirken, indem sie Einblicke in die Aufgaben, Ressourcen und Ergebnisse ihrer Arbeitsbereiche geben.

Was ist Projektumfangsmanagement?

Projektumfangsmanagement ist der Prozess der Überwachung des Projektumfangs nach Projektstart, um sicherzustellen, dass er nicht außer Kontrolle gerät. Es ist wichtig, dass keine zusätzlichen Arbeiten oder Kosten ohne die Aufsicht des Projektmanagers zum Projektumfang hinzugefügt werden. Wenn sich der Projektumfang während der Ausführungsphase ändert, stimmen der ursprünglich definierte Projektplan, Zeitplan und das Budget nicht mehr mit dem Umfang überein, was zu Projektverzögerungen und Kostenüberschreitungen führt. Dies wird als schleichende Ausweitung des Projektumfangs bezeichnet und kann dazu führen, dass Projekte scheitern.

Der Umfang eines Projekts kann jedoch sicher erweitert werden, wenn Stakeholder oder Projektteammitglieder einen formellen Änderungsantrag stellen, der von beiden Parteien vereinbart wird. Dies ermöglicht es dem Projektmanager, mehr Zeit und Ressourcen anzufordern und den Projektzeitplan und das Budget entsprechend anzupassen.

Um den Projektumfang zu kontrollieren, erstellen Projektmanager zwei zentrale Dokumente für das Projektumfangsmanagement: eine Umfangserklärung und einen Umfangsmanagementplan. Diese Dokumente definieren den Umfang in der Planungsphase und legen die Regeln und Richtlinien für die Überwachung fest. Wir werden diese Dokumente im nächsten Abschnitt näher betrachten.

Schritte des Projektumfangsmanagements

Umfang zu managen bedeutet von Anfang an, dass Sie und die Stakeholder eine klare Kommunikationslinie haben. Sie müssen ihre Vision kennen, um zu wissen, was sie von einem Projekt erwarten. Auf diese Weise können Sie bei Änderungen dafür sorgen, dass sie die Projektziele unterstützen und das Projekt auf Kurs bleibt. Aber das ist erst der Anfang.

Um den Projektumfang zu managen, müssen Sie fünf Dinge tun:

1. Definieren Sie den Projektumfang

Den Projektumfang zu definieren bedeutet, die Arbeiten zu identifizieren, die durchgeführt werden sollen. Dazu müssen Sie zunächst die Hauptziele und -objektive des Projekts skizzieren und überlegen, welche Aktivitäten erforderlich sind, um diese zu erreichen. Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, was Ihr Projekt erreichen soll, können Sie mit einem Projektstrukturplan das Projekt in eine Reihe von Aufgaben aufschlüsseln. Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Planungswerkzeug, das Projektmanagern hilft, die für den Abschluss eines Projekts erforderlichen Aufgaben zu visualisieren, sie zu priorisieren und Ergebnisse sowie Abhängigkeiten zu identifizieren.

Sobald der Umfang eines Projekts bestimmt wurde, muss er durch einen Prozess namens Projektumfangsmanagement gesteuert werden. Projektmanagementsoftware hilft Ihnen dabei, den Umfang zu verwalten. ProjectManager, preisgekrönte Projektmanagementsoftware mit leistungsstarken Gantt-Diagrammen, hilft Ihnen, einen Projektplan zu erstellen, in dem alle definierten Aufgaben mit Zuständigkeiten und Fälligkeiten geplant werden. Unsere Gantt-Diagramme verfügen außerdem über Fortschrittsbalken, die in Echtzeit aktualisiert werden, sobald Teammitglieder ihre Aufgaben erledigen, sodass Sie maximale Transparenz haben. Sie können auch eine Baseline festlegen, um Ihren geplanten Aufwand in Echtzeit mit dem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen und schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Sobald Sie die Projekttasks definiert haben, die ausgeführt werden sollen, sollten Sie auch überlegen, was nicht in den Projektumfang aufgenommen wird, was als Projektausschlüsse bezeichnet wird. Dies zu bestimmen ist genauso wichtig wie die Definition des Umfangs. Das hilft Ihnen, Missverständnisse mit den Stakeholdern zu vermeiden, wenn Sie einen Projektvorschlag einreichen. Es ist auch wichtig, etwaige Einschränkungen wie Kosten zu notieren, die den Projektumfang beeinflussen könnten.

2. Schreiben Sie eine Projektumfangserklärung

Sobald Sie Ihren Projektumfang definiert haben, können Sie eine Projektumfangserklärung, auch als Projektumfanganalyse bezeichnet, schreiben, die die folgenden Elemente beschreibt:

• Projektziele und -objektive: Die Projektanforderungen oder Abnahmekriterien.
• Projektergebnisse: Die Ergebnisse der Projektaufgaben.
• Projektausschlüsse und Einschränkungen: Als Projektmanager müssen Sie erklären, was nicht möglich ist und warum.
• Projektannahmen: Einige anfängliche Annahmen, die das Projektteam vor der Ausführung der Arbeiten trifft.
• Projektmeilensteine: Diese markieren wichtige Momente im Projektlebenszyklus, z. B. das Ende einer Phase.
• Umfangs-Baseline: Ihr ursprünglicher geplanter Umfang. Die Umfangs-Baseline ermöglicht es Ihnen, die tatsächlichen Ergebnisse mit dem geplanten Umfang zu vergleichen.

Die Umfangserklärung dient auch als Leitfaden für den Projektmanager. Sie hilft ihm, während des gesamten Projektlebenszyklus Entscheidungen über Änderungsanträge zu treffen. Änderungen sind ein unvermeidlicher Teil jedes Projekts, egal wie gründlich Ihr Projektplan ist. Deshalb sollten Sie die Wahrscheinlichkeit von Änderungen in Ihre Umfangserklärung aufnehmen, um sie später besser zu steuern.

3. Erstellen Sie einen Umfangsmanagementplan

Der Umfangsmanagementplan ist ein Dokument, das die Richtlinien und Verfahren beschreibt, wie der Umfang definiert, überwacht und angepasst wird. Der Umfangsmanagementplan ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Projektplans. Es gibt keine Einheitsmethode zur Erstellung eines solchen Plans, aber er sollte:

• die Umfangserklärung enthalten
• den Projektstrukturplan zeigen, der zur Definition des Umfangs verwendet wurde
• die Umfangs-Baseline beschreiben
• erläutern, wer die Teammitglieder sind und welche Rollen und Verantwortlichkeiten sie haben
• Abnahmekriterien für Projektergebnisse festlegen
• die wichtigsten Meilensteine und Projektphasen beschreiben
• erklären, welche Verfahren zur Änderung des Projektumfangs angewendet werden

4. Definieren Sie eine Umfangs-Baseline zur Steuerung des Umfangs

Eine Umfangs-Baseline beschreibt den von den Stakeholdern und dem Projektteam genehmigten Projektumfang. Sie wird während der Ausführungsphase verwendet, um sicherzustellen, dass der Projektumfang wie geplant umgesetzt wird.

5. Überwachen und steuern Sie Ihren Projektumfang während des Projektlebenszyklus

Neben der Erstellung von Projektdokumenten nutzen die meisten Projektmanager Projektmanagementsoftware wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Dashboards, um den Projektumfang im Blick zu behalten. Zum Beispiel ermöglichen die Gantt-Diagramme von ProjectManager, einen visuellen Projektzeitplan zu erstellen, in dem Sie Aufgaben hinzufügen, Abhängigkeiten verknüpfen und Fälligkeitstermine festlegen können.

Anschließend können Sie mit dem Echtzeit-Dashboard von ProjectManager den Status Ihres Projekts überwachen und prüfen, ob Aufgaben termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen wurden. Es gibt sogar Portfoliodashboards, mit denen Sie Daten über all Ihre Projekte hinweg verfolgen können.

Warum ist der Projektumfang wichtig?

Das Umfangsmanagement ist einer der kritischsten Bereiche des Projektmanagements, da das Managen des Projektumfangs auch hilft, den Zeitplan und das Budget zu steuern. Der Grund dafür ist, dass das Umfangsmanagement darin besteht, die Projektziele innerhalb des von den Stakeholdern genehmigten Zeitrahmens und Budgets zu erreichen. Ein effektiver Umfangsmanagementprozess kann Projektmanagern helfen, die folgenden Ziele zu erreichen.

• realistische Projektpläne erstellen
• Probleme wie Budgetüberschreitungen und schleichende Ausweitung des Projektumfangs vermeiden
• klare Erwartungen für die Stakeholder festlegen
• Teammitglieder mit den richtigen Fähigkeiten und Qualifikationen einstellen
• Projekttermine einhalten
• hochwertige Ergebnisse liefern
• Verfahren zum Änderungsmanagement etablieren

Wie lässt sich die schleichende Ausweitung des Projektumfangs im Projektmanagement verhindern?

Die schleichende Ausweitung des Projektumfangs kann in jedem Projekt auftreten und zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und sogar zu sinkender Team-Moral führen. Hier sind fünf Möglichkeiten, es zu vermeiden.

Definieren und dokumentieren Sie den Projektumfang von Anfang an

Die Festlegung von Projektgrenzen von Anfang an trägt wesentlich dazu bei, Erwartungen frühzeitig zu managen. Definieren Sie, was im Rahmen enthalten und was ausgeschlossen ist, und dokumentieren Sie Annahmen während der Planung. Visuelle Darstellungen des Projektumfangs, wie ein Projektstrukturplan, sorgen für ein gemeinsames Verständnis.

Richten Sie einen formellen Änderungsprozess ein

Skizzieren Sie die Schritte für die Anforderung, Bewertung und Genehmigung von Änderungen am Projektumfang. Alle formellen Anfragen sollten schriftlich eingereicht werden und es sollte eine Auswirkungsanalyse der vorgeschlagenen Änderung auf Budget, Ressourcen, Zeitplan und Gesamtziele erfolgen. Halten Sie sich konsequent an diesen Prozess und machen Sie keine Ausnahmen.

Führen Sie eine konsistente, proaktive Kommunikation mit Stakeholdern

Stakeholder sollten über den Projektfortschritt und alle umfangsbezogenen Diskussionen informiert werden. Kommunizieren Sie proaktiv und klären Sie Missverständnisse so schnell wie möglich. Nehmen Sie Feedback und Bedenken ernst, aber verweisen Sie immer auf den dokumentierten Umfang.

Implementieren Sie Scope-Überprüfung und -Validierung

Führen Sie regelmäßige Überprüfungen der Projektergebnisse mit Stakeholdern durch, um sicherzustellen, dass sie dem definierten Umfang und den Abnahmekriterien entsprechen. Holen Sie bei Bedarf eine formelle Abnahme für wichtige Ergebnisse und Projektphasen ein, um sicherzustellen, dass die Arbeit den vereinbarten Anforderungen entspricht. So können Stakeholder später keine zusätzlichen Funktionen oder Änderungen verlangen.

Fördern Sie ein Bewusstsein für den Umfang im Projektteam

Das Team sollte den Projektumfang und seinen Beitrag dazu kennen. Verstehen sie, wie wichtig es ist, sich an den Umfang zu halten? Ermutigen Sie sie, auf Anfragen oder Aufgaben hinzuweisen, die außerhalb des Umfangs zu liegen scheinen. Wenn es wahrgenommene Umfangsänderungen gibt, sollte das Team den etablierten Änderungsprozess befolgen.

Tipps für das Projektumfangsmanagement

Hier sind einige der besten Tipps für Projektmanager zum Management des Projektumfangs.

Beginnen Sie mit der Definition von Projektzielen und -objektiven

Projektziele und Projektobjektive sind nicht dasselbe. Ziele sind übergeordneter, während Objektive spezifischer sind. Sie müssen festgelegt werden, bevor Sie den Umfang definieren können.

Erfassen Sie die Projektanforderungen

Stakeholder haben qualitative, finanzielle und andere Projektanforderungen. Diese Anforderungen helfen Ihnen zu definieren, was in den Umfang aufgenommen werden kann und was nicht.

Erstellen Sie einen Ressourcenmanagementplan

Basierend auf Ihrem Projektumfang sollten Sie einen Ressourcenmanagementplan erstellen, der beschreibt, wie Ressourcen beschafft, zugewiesen und über das Projekt hinweg nivelliert werden. Dazu gehören Teammitglieder, Geräte und Materialien. Schätzen Sie die damit verbundenen Kosten und fügen Sie sie Ihrem Projektbudget hinzu. Das ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Umsetzung des Projektumfangs wie geplant verläuft.

Richten Sie einen Änderungsprozess ein

Der Projektumfang kann negativ beeinflusst werden, wenn Änderungen wie neue Projektanforderungen unbemerkt bleiben. Sie führen zu zusätzlicher Arbeit, die nicht berücksichtigt wurde. Um das zu vermeiden, brauchen Sie Änderungskontrollverfahren wie Änderungsanträge, damit das Projektteam den Umfangsmanagementplan anpassen kann.

Wie man den Projektumfang mit ProjectManager verwaltet

ProjectManager bietet zahlreiche Tools, die Managern helfen, ihren Projektumfang zu überwachen. Unsere Online-Software liefert Ihnen Echtzeitdaten, um fundiertere Entscheidungen zu treffen, und fördert die Zusammenarbeit, indem Teams Dateien teilen, kommentieren und vieles mehr können.

Aufgabenmanagementfunktionen für die Umsetzung der Arbeit

ProjectManager bietet verschiedene Ansichten zur Bearbeitung von Aufgaben: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Aufgabenlisten. Alle drei Ansichten können für dasselbe Projekt genutzt werden, was bedeutet, dass Teammitglieder die Projekttasks auf ihre eigene Weise bearbeiten können. Diese Flexibilität steigert die Produktivität im Team und hilft, schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden.

Projekt-Dashboards für besseres Tracking

Dashboards sind Ihre besten Freunde, wenn Sie eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs erkennen möchten. Unser Echtzeit-Projekt-Dashboard gibt Ihnen einen aktuellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen Ihres Projekts. Diese Live-Daten helfen Ihnen, Engpässe und Probleme schneller zu erkennen, als Sie es für möglich gehalten hätten. Außerdem werden sie in einfachen Diagrammen dargestellt, die leicht mit Stakeholdern oder Teammitgliedern geteilt werden können.

Der beste Weg, den Umfang eines Projekts zu managen, ist die Nutzung eines Online-Projektmanagement-Tools, das Ihnen Echtzeitdaten liefert, damit Sie handeln können, sobald Probleme auftreten – und bevor sie zu echten Schwierigkeiten werden. ProjectManager ist online, sodass Statusaktualisierungen Ihres Teams – egal wann und von wo – sofort übernommen werden und Sie den Projektfortschritt genauer überwachen können. Überzeugen Sie sich selbst mit einer kostenlosen 30-tägigen Testversion.