¿Qué es la metodología kanban?
Kanban es una metodología de gestión de proyectos que permite a los gerentes de proyecto visualizar el trabajo de su equipo mediante tableros fáciles de usar que facilitan el proceso de planificación, programación y seguimiento del trabajo.
Al utilizar el método kanban, los gerentes de proyecto tienen total visibilidad del proceso de gestión de tareas. La metodología kanban se compone de tableros kanban, tarjetas kanban, principios y prácticas. Generalmente se utiliza para gestionar proyectos de manufactura y desarrollo de software.
Sin embargo, el marco de trabajo kanban puede utilizarse en casi cualquier industria. La flexibilidad de los tableros kanban hace que sean fáciles de personalizar. Se utilizan para dar seguimiento a las etapas del flujo de trabajo en distintos sectores, como manufactura, construcción, desarrollo de productos, marketing y más. Estos son algunos de los principales usos del modelo kanban en empresas y organizaciones sin fines de lucro.
- Gestión de tareas y automatización del flujo de trabajo
- Gestión de procesos de negocio
- Gestión de inventario
- Gestión de operaciones
- Planificación de la producción
En esta guía explicaremos los principios, las prácticas y los beneficios de implementar la metodología kanban en tu organización. Entre otros temas, encontrarás ejemplos de tableros kanban y una plantilla de tablero kanban que puedes descargar gratis.
ProjectManager es una herramienta kanban que hace todo esto y mucho más. Crea flujos de trabajo automatizados para tus procesos kanban e incluso trabaja en diferentes vistas. Crea planes con diagramas de Gantt, ejecútalos con tableros kanban y haz seguimiento con paneles. Es un software integral y potente de gestión de proyectos y trabajo. Comienza gratis hoy mismo.
Mientras que la mayoría de las personas solo piensa en los tableros kanban cuando escucha la palabra “kanban”, estos son solo uno de los componentes que necesitarás para crear un sistema kanban en tu organización. Existen otros principios, prácticas y herramientas que deberás utilizar para implementar con éxito la metodología kanban en tu organización.
¿Para qué se utiliza comúnmente la metodología kanban?
Ahora que hemos aprendido cómo funciona kanban, revisemos sus aplicaciones más comunes: gestión de proyectos, desarrollo de software y manufactura.
Kanban en la gestión de proyectos
Kanban es una excelente metodología de gestión de proyectos principalmente porque permite a los gerentes de proyecto descomponer el alcance del proyecto y ayuda a los equipos a comprender fácilmente en qué están trabajando con solo observar lo que aparece en los tableros kanban.
Además, los principios y prácticas de kanban garantizan que el equipo mejore continuamente sus procesos para trabajar de manera colaborativa y eficiente con el objetivo de lograr una entrega exitosa del proyecto.
La mayoría de los equipos de gestión de proyectos utilizan software kanban que incluye herramientas como automatización del flujo de trabajo, funciones de colaboración y otras herramientas de gestión de proyectos para ayudar a los equipos a implementar mejor la metodología kanban.
Kanban en el desarrollo de software
Kanban es un enfoque popular de gestión de proyectos para el desarrollo de software ágil porque kanban y ágil tienen principios y prácticas compatibles. Mientras que ágil funciona mejor cuando el objetivo final no está completamente definido y se adapta a medida que avanza el proyecto, kanban busca reducir desperdicios y eliminar actividades que no aportan valor.
Los equipos de desarrollo de software ágil trabajan en sprints cortos, normalmente de no más de dos semanas. Kanban también busca tiempos de ciclo cortos para entregar funcionalidades más rápido. Ambos enfoques dependen de una comunicación constante para mejorar la colaboración.
Una de las principales razones por las que los equipos ágiles prefieren kanban es que los tableros kanban son una excelente herramienta visual para gestionar las historias de usuario de proyectos de desarrollo de software mientras proporcionan una visión general del proyecto.
Kanban en manufactura
Un sistema kanban puede gestionar toda la cadena de valor de cualquier proceso de producción de manufactura esbelta, es decir, desde el proveedor hasta el cliente final y todos los puntos intermedios.
Lo logra ayudando a los fabricantes con la planificación de la producción, el control del inventario y la gestión de tareas durante todo el ciclo de producción, desde el pedido de piezas y componentes hasta la creación del cronograma de producción.
Kanban en manufactura esbelta
Para utilizar kanban en manufactura esbelta, no debe implementarse como una herramienta aislada, sino que debe utilizarse en toda la cadena de valor. Esto es necesario porque el principio de mejora continua de la gestión de proyectos lean requiere eliminar constantemente desperdicios de los procesos mientras se mantienen los recursos equilibrados con las necesidades de la planificación de la producción.
Por ejemplo, los cuellos de botella ralentizan la producción porque existe una oferta insuficiente o excesiva para los recursos asignados al proceso. Kanban ayuda a gestionar el inventario de producción mediante un sistema pull para controlar el flujo de trabajo. Este sistema pull consiste en agregar más elementos de trabajo al tablero kanban solo cuando otras tareas ya han sido completadas.
¿Qué es un sistema kanban?
Un sistema kanban se define como el marco que las organizaciones utilizan para aplicar la metodología kanban en la práctica. Un sistema kanban puede usar herramientas físicas o software para ayudar a los gerentes de proyecto a crear tableros kanban.
Un sistema kanban puede adoptar muchas formas dependiendo de la industria o la organización, pero en términos generales, debería incorporar al menos algunos de los siguientes elementos.
- Tableros y tarjetas kanban
- Principios kanban
- Prácticas kanban
- Métricas kanban
- Software kanban
El software kanban es el componente más importante de cualquier sistema kanban. Es una herramienta que los gerentes y sus equipos utilizan para gestionar proyectos.
El software kanban toma el enfoque visual básico de un tablero y las tarjetas kanban y lo digitaliza para que todo el equipo pueda visualizar el flujo de trabajo. Facilita la organización y ayuda a los gerentes de proyecto y a los equipos a gestionar mejor el flujo de trabajo.
Pero antes de profundizar en los beneficios de utilizar software kanban, definamos qué es un tablero kanban, cómo funciona y cuáles son sus diferentes componentes.
¿Qué es un tablero kanban?
Un tablero kanban es una herramienta de gestión de proyectos que puede utilizarse para administrar tareas y flujos de trabajo mediante un tablero físico o digital con dos componentes principales conocidos como columnas kanban y tarjetas kanban. Las tarjetas kanban representan las tareas, mientras que las columnas organizan esas tareas según su progreso o etapa actual de desarrollo.
Los tableros kanban ayudan a establecer un sistema kanban para implementar la metodología kanban en una organización, lo que permite gestionar flujos de trabajo, asignar recursos, monitorear el progreso del proyecto y, como resultado, mejorar la productividad del equipo.
Columnas kanban
Como se mencionó anteriormente, las columnas se encuentran en el tablero y sirven para dividir las distintas etapas de un proceso o flujo de trabajo. Las tarjetas kanban se organizan bajo los encabezados de las columnas y se arrastran hacia la siguiente columna a la derecha para indicar en qué etapa del ciclo de producción o flujo de trabajo se encuentran.
Tarjetas kanban
Las tarjetas kanban se encuentran dentro del tablero kanban. Cada una representa una tarea individual, también denominada elemento de trabajo. Cada tarjeta kanban incluye información relacionada con esa tarea, como su nombre y una breve descripción. También se asignan a uno o varios miembros del equipo, quienes serán responsables de completar la tarea antes de la fecha límite.
No todas las tarjetas kanban son iguales. Sus funciones varían entre un software kanban y otro. A continuación se muestra un ejemplo de una tarjeta kanban creada con ProjectManager.
Las tarjetas kanban de ProjectManager muestran información detallada sobre las tareas del proyecto, entre ellas:
- Descripción
- Etiquetas
- Fechas de vencimiento
- Nivel de prioridad
- Porcentaje de avance
- Costos estimados frente a costos reales
- Duración estimada frente a duración real de la tarea
- Responsables asignados
- Recurrencia de tareas
- Subtareas
- Comentarios y archivos adjuntos
El tablero kanban representa el plan del proyecto general y normalmente se divide en tres columnas: pendientes, en progreso y completado. Las tarjetas kanban representan cada tarea del proyecto y se colocan en una de esas columnas para monitorear su progreso y finalización.
La principal ventaja del tablero kanban es su simplicidad y su capacidad para representar el proyecto de forma práctica. Cada columna corresponde a una etapa del proceso de finalización de las tareas del proyecto, por lo que el tablero proporciona una visión general rápida tanto para los equipos como para los gerentes de proyecto. Los equipos pueden ver las tareas que tienen asignadas y los gerentes pueden monitorear el progreso.
Plantilla de tablero kanban
Esta plantilla de tablero kanban para Excel gratuita es una buena herramienta para equipos que están comenzando a utilizar la metodología kanban. Aunque carece de muchas de las funciones disponibles en el software kanban, aún permite crear columnas para representar las etapas del flujo de trabajo del equipo, asignar tareas a los miembros del equipo y monitorear el progreso de los proyectos moviendo las tarjetas kanban de una columna a otra.
Principios de la metodología kanban
Antes de aprender sobre los tableros kanban, las tarjetas kanban y los límites del trabajo en curso, conozcamos los principios de la metodología kanban.
- Comienza con lo que haces actualmente: El primer paso al implementar kanban es enfocarse en lo que la organización ya está haciendo. No cambies tu proceso de inmediato, utiliza kanban para visualizar tu flujo de trabajo actual y comenzar a realizar mejoras.
- Los cambios ocurren de manera orgánica con el tiempo y no deben apresurarse: Uno de los aspectos clave de kanban es el concepto de mejora continua, que consiste en realizar pequeños cambios graduales basados en una observación cuidadosa de los flujos de trabajo en lugar de implementar cambios drásticos.
- Respeta los roles y responsabilidades actuales: Implementar la metodología kanban no requiere cambios en la estructura organizacional de los equipos. Los cambios en roles y responsabilidades pueden surgir a medida que avanza el proceso de mejora continua, pero no forman parte de la metodología kanban.
- Fomenta el liderazgo de todos: Kanban promueve un entorno colaborativo en el que los miembros del equipo pueden sugerir oportunidades de mejora para mantener el enfoque de mejora continua y maximizar la eficiencia.
Prácticas de la metodología kanban
Las siguientes prácticas kanban ayudan a los equipos a garantizar que se sigan los principios anteriores al implementar la metodología kanban.
- Visualizar el flujo de trabajo, ya sea mediante un tablero físico o un software kanban
- Limitar el trabajo en curso para ayudar a los equipos a ejecutar tareas con mayor rapidez
- Gestionar y mejorar el flujo de trabajo observando el trabajo y resolviendo cuellos de botella
- Definir políticas de proceso claras y compartirlas con el equipo
- Crear ciclos de retroalimentación, como etapas de revisión, para entregar el producto final al cliente lo más rápido posible
- Promover la colaboración y la experimentación para impulsar mejoras continuas
Una vez que conozcas cuáles son estas prácticas y cómo utilizarlas, podrás aplicarlas en la gestión de proyectos.
Métricas de la metodología kanban
El término métricas kanban se refiere a los indicadores clave de desempeño (KPIs) utilizados en la metodología kanban para medir la productividad de los flujos de trabajo y procesos. Existen cuatro métricas kanban principales: lead time, cycle time, throughput y trabajo en progreso o WIP.
Lead time en kanban
El lead time es una métrica kanban que mide cuánto tiempo tarda una tarea en completarse dentro de un flujo de trabajo kanban. Para calcular el lead time de un flujo de trabajo kanban, mida el tiempo transcurrido desde el momento en que se crea una tarjeta kanban hasta que se completa. Esto ocurre cuando ha pasado por cada una de las etapas del flujo de trabajo representadas por las columnas del tablero kanban.
Repita el mismo proceso para todas las tareas para determinar el lead time promedio del sistema kanban. Supervisar el lead time puede ayudar a dar seguimiento a la productividad de un equipo e identificar cuellos de botella u oportunidades para mejorar el flujo de trabajo. Los flujos de trabajo son más eficientes cuando se eliminan pasos innecesarios o los recursos se asignan mejor.
Cycle time en kanban
El cycle time de un sistema kanban es similar a su lead time. Esta métrica kanban se diferencia porque ignora el tiempo desde que se crea una tarjeta kanban y se enfoca en medir el tiempo que un miembro del equipo dedica activamente a trabajar en una tarea desde el inicio hasta su finalización. Un cycle time alto significa que los miembros del equipo no están completando su trabajo dentro de la línea de tiempo esperada, por cualquier motivo.
Es importante medir tanto el lead time como el cycle time de su sistema kanban. Una diferencia entre ambos puede ayudar a identificar ineficiencias. Por ejemplo, un lead time alto y un cycle time bajo pueden indicar que un equipo no tiene suficiente personal. Las tareas pasan demasiado tiempo en el tablero kanban, pero generalmente se completan rápidamente una vez que se asignan a un miembro del equipo.
Throughput en kanban
El throughput de un sistema kanban mide la cantidad de elementos de trabajo completados durante un período específico, como un día, una semana o un mes. Esto permite supervisar la productividad de un equipo y comprender su capacidad de recursos.
Al supervisar continuamente el throughput de un sistema kanban, queda claro lo que un equipo puede lograr dentro de un período determinado. Esto ayuda a asignar recursos de manera más eficiente, estimar con mayor precisión la duración de las tareas y crear cronogramas de proyecto realistas.
Trabajo en curso (WIP) en kanban
El trabajo en curso es una métrica kanban simple pero importante. Mide el número total de tareas que están en progreso en un momento determinado o todas las tareas que no forman parte del backlog del producto, pero que aún no han sido completadas.
La métrica de trabajo en curso ayuda a medir el progreso de un proyecto y también puede utilizarse para la gestión de la carga de trabajo de tu equipo, ya que permite identificar miembros sobreasignados y determinar si el equipo está priorizando correctamente su trabajo.
Tener demasiado trabajo en curso es una de las situaciones que los gerentes de proyecto deben evitar al implementar un sistema kanban. Esto se debe a que cuando un equipo trabaja en menos tareas al mismo tiempo, se pueden asignar más recursos, como personas y herramientas, para completar las tareas con mayor rapidez. Por esta razón, algunos tableros kanban incluyen una función conocida como límites WIP de kanban.
Límites WIP de kanban
Los límites WIP de kanban permiten establecer la cantidad máxima de elementos de trabajo que pueden ubicarse simultáneamente en las diferentes etapas o columnas del flujo de trabajo del tablero kanban.
Al utilizar límites WIP de kanban, los equipos de manufactura, desarrollo de productos, construcción y desarrollo de software ágil pueden concentrarse únicamente en las tareas más importantes y completar su trabajo con mayor rapidez.
¿Qué es un software kanban?
Naturalmente, para ejecutar un sistema kanban necesitas algún tipo de tablero kanban, pero no necesariamente debe estar en una plataforma digital. La estructura es simple y puede implementarse utilizando una pared y notas adhesivas organizadas en columnas. Sin embargo, el software kanban adecuado puede ayudar a los gerentes de proyecto y a sus equipos a visualizar el flujo de trabajo y colaborar aún mejor.
El software kanban facilita la mejora continua del proceso de producción. Esto se debe a que incorpora funciones adicionales de gestión de tareas, como seguimiento, límites WIP, funciones de informes, pronósticos y más.
El software kanban basado en la web añade aún más eficiencia a los equipos kanban al ser accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es ideal para equipos remotos o distribuidos, ya que mantiene la comunicación y fomenta la colaboración. Además, con el software de gestión de proyectos en línea, las actualizaciones son instantáneas y los cambios se reflejan de inmediato. Esto aumenta la eficiencia porque los gerentes de proyecto y los equipos pueden visualizar el progreso real del flujo de trabajo.
Cómo usar ProjectManager para implementar la metodología kanban
ProjectManager, un software de gestión de proyectos en línea, es una solución ideal de software kanban para gerentes de proyecto y equipos. Permite visualizar el flujo de trabajo e incluye funciones de gestión de tareas que hacen que asignar y ejecutar tareas sea tan fácil como presionar una tecla.
Para utilizar la vista kanban en ProjectManager, comienza una prueba gratuita de 30 días. Después, carga tu lista de tareas o crea un nuevo proyecto. Sigue la guía paso a paso a continuación para comenzar a usar el tablero kanban gratuito de ProjectManager.
1. Agrega columnas a tu tablero kanban
El proceso kanban tradicional tiene tres columnas: pendientes, en progreso y completado. Sin embargo, puedes asignar a las columnas los nombres que mejor se adapten a tu flujo de trabajo. Puedes crear tantas columnas como sea necesario para visualizar las distintas etapas de la gestión de tareas. En esencia, se trata de un flujo que va desde asignado hasta ejecución y finalización.
2. Agrega tarjetas kanban
Ahora, debajo de la columna de pendientes, agrega las tareas individuales o elementos de trabajo al tablero kanban. Tus tarjetas kanban deben tener un título descriptivo para que puedan entenderse fácilmente.
3. Agrega una descripción y asigna la tarea
Escribe una descripción en las tarjetas kanban para proporcionar instrucciones sobre la tarea. Después, la tarjeta kanban puede asignarse a uno o varios miembros del equipo y se pueden adjuntar documentos o imágenes de apoyo. Estas tarjetas kanban pasarán a la columna de trabajo en curso mientras se ejecutan y a la columna de completado cuando finalicen.
4. Colabora en las tareas
Puedes abrir tus tareas directamente desde la vista kanban. Durante el proceso, se pueden agregar comentarios a nivel de tarea y los miembros del equipo recibirán notificaciones por correo electrónico cuando se agregue un @ antes de su nombre. Esto mantiene a todos alineados y permite la colaboración del equipo en tiempo real.
Beneficios de kanban
Los beneficios de la metodología kanban son numerosos. Estas son algunas de las principales ventajas de utilizar kanban para manufactura, desarrollo de software y gestión de proyectos.
- Kanban ayuda a los equipos a controlar el flujo de trabajo y priorizar tareas: El método kanban ayuda a los equipos a controlar la cantidad de trabajo que se está ejecutando mediante límites de trabajo en curso. Esta es una de las principales ventajas del método kanban. Al enfocarse en las tareas más importantes, los equipos pueden completar proyectos más rápido.
- Kanban promueve la colaboración del equipo: Como se mencionó anteriormente, la metodología kanban ofrece una forma visual de gestionar el flujo de trabajo. El tablero kanban reúne todo el proceso en una sola página o pantalla, lo que facilita ver quién está trabajando en qué y en qué etapa del ciclo del proyecto se encuentra. Esto ayuda a los miembros del equipo a colaborar mejor.
- Kanban es compatible con proyectos ágiles, scrum y en cascada: Como se explicó anteriormente, kanban es un método versátil que puede utilizarse junto con metodologías de gestión de proyectos como ágil, scrum y cascada. Esto lo convierte en una herramienta valiosa para el desarrollo de software, la manufactura y los equipos de proyecto.
- Kanban facilita la entrega continua de productos: Un sistema kanban mantiene el trabajo en movimiento sin interrupciones, lo que ayuda a los equipos a lograr una entrega continua de productos. Kanban facilita un flujo de trabajo fluido al evitar cuellos de botella y equipos sobrecargados con demasiadas asignaciones al mismo tiempo.
Historia de la metodología kanban
Taiichi Ohno, un ingeniero industrial de Toyota durante la década de 1940, desarrolló kanban. Originalmente fue creado como un sistema de gestión de tareas para implementar la manufactura esbelta.
Fue diseñado para mejorar la eficiencia del sistema de producción justo a tiempo (JIT) de Toyota al limitar los suministros y recursos únicamente a los necesarios para los elementos de trabajo inmediatos. Actualmente, los tableros kanban se utilizan en casi todas las industrias, especialmente en el desarrollo de software ágil.
El método kanban fue creado como una herramienta de manufactura esbelta para maximizar la eficiencia de la producción. Desde entonces, se ha convertido en una excelente herramienta de gestión de tareas para equipos DevOps y ágiles, y se utiliza en diferentes sectores, como el desarrollo de software.
Este es solo un resumen rápido de algunos de los principales acontecimientos en la historia de kanban. Si deseas obtener más información, puedes visitar nuestro blog para explorar este tema con mayor profundidad.
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