Los proyectos requieren muchos recursos. Todo, desde las personas con las que trabajas y el equipo que utilizan, hasta los materiales, suministros y el lugar donde se ejecuta el proyecto, entra dentro del ámbito de la asignación de recursos del proyecto. Analicemos qué es la asignación de recursos, por qué es tan importante en la gestión de proyectos y qué herramientas puedes usar para asignar mejor tus recursos.
¿Qué es la asignación de recursos?
La asignación de recursos es el proceso de programar y distribuir recursos como mano de obra, materiales o equipos para completar tareas. Las organizaciones necesitan recursos para llevar a cabo sus operaciones diarias y ejecutar proyectos operativos y estratégicos que les permitan alcanzar objetivos específicos.
Esto significa que el proceso de asignación de recursos es fundamental en la gestión de proyectos y la planificación estratégica. A continuación, se presenta una descripción general de la importancia de la asignación de recursos en ambos ámbitos.
La asignación de recursos en la gestión de proyectos
La asignación de recursos es una etapa dentro del proceso más amplio de gestión de recursos del proyecto, que incluye la estimación, adquisición, asignación y seguimiento del uso de recursos hasta que el proyecto finaliza. El objetivo principal de la asignación de recursos en un proyecto es garantizar que los recursos se utilicen de la manera más eficiente posible para minimizar costos y evitar retrasos.
Si un equipo de proyecto gasta más recursos de los previstos en una tarea, el cronograma y el presupuesto del proyecto pueden verse afectados, ya que será necesario adquirir nuevamente dichos recursos, generando costos adicionales y posiblemente extendiendo la duración del proyecto.
Una vez que hayas adquirido los recursos de tu proyecto, deberías utilizar un software de gestión de proyectos para planificar cómo se asignarán. De este modo podrás coordinarlos con tu cronograma y distribuirlos entre los miembros del equipo. En ProjectManager, por ejemplo, puedes gestionar el cronograma del proyecto, tu equipo y los recursos no humanos en un solo lugar. Crea tu cronograma en un diagrama de Gantt y realiza un seguimiento de la distribución de recursos, el progreso y los costos laborales en un mismo software. ¡Pruébalo gratis hoy mismo!
Ejemplo de asignación de recursos
Para entender mejor la asignación de recursos, veamos un ejemplo real. En este caso, revisaremos la construcción de un edificio de oficinas de 10 pisos ubicado en un distrito empresarial urbano. El cronograma del proyecto es de 12 meses. Como en la mayoría de los proyectos de construcción, la primera fase de ejecución incluye la preparación del terreno, los trabajos de cimentación y luego la construcción estructural.
Este trabajo se llevará a cabo por varios equipos, incluidos ingenieros, arquitectos, obreros de construcción, electricistas y diseñadores de interiores. Estos recursos organizacionales deben ser utilizados de manera eficiente para garantizar que el personal calificado, los materiales y el equipo se desplieguen en el momento adecuado, evitando retrasos y sobrecostos. El proyecto se ha dividido en fases, se han asignado equipos desde la preparación del sitio hasta la entrega final y se han elaborado planes de contingencia para responder rápidamente a problemas imprevistos que puedan afectar el alcance del proyecto.
En cuanto a la asignación de recursos, la mano de obra será la primera en enumerarse y se definirán los roles y responsabilidades de los miembros del equipo. Luego se determinará la cantidad de personas necesarias, como un gerente de proyecto, 20 obreros de construcción, etc. A continuación, se establece el calendario de utilización y se detallan las tareas.
Lo mismo se hace con los materiales. Se enumeran, se determina la cantidad necesaria y la duración de su uso en el proyecto. También se definen las tareas en las que se emplearán estos materiales y se identifican las restricciones de recursos que pueden afectar su asignación.
El siguiente recurso organizacional que se asigna es el equipo. Nuevamente, se enumeran los equipos necesarios, se especifica la cantidad de cada uno y el periodo en el que se utilizarán en el proyecto, así como las tareas en las que se emplearán.
Las finanzas también son un recurso y requieren el mismo nivel de desglose. Se enumeran los recursos financieros, se calcula el presupuesto asignado, se estima el periodo de uso y se define el propósito de los fondos.
Plantilla de asignación de recursos
Aunque el software de gestión de proyectos es la mejor herramienta para la asignación de recursos, quienes aún no estén listos para dar ese paso pueden usar esta plantilla gratuita de asignación de recursos para Excel o cualquiera de nuestras plantillas gratuitas de gestión de proyectos. Esta plantilla enumera todos los recursos necesarios para ejecutar el proyecto, su función, cantidad, duración, tareas y más.
Proceso de asignación de recursos: cómo asignar los recursos de un proyecto
La asignación de recursos es un plan que se desarrolla para aprovechar al máximo los recursos disponibles en un proyecto, lo que la convierte en una actividad esencial de planificación de recursos. Normalmente, se trata de un plan a corto plazo diseñado para alcanzar objetivos futuros.
Parece complicado, pero no te preocupes, estamos aquí para ayudarte. A continuación, encontrarás algunos consejos generales que te ayudarán con la asignación de recursos al gestionar un proyecto.
1. Define el alcance de tu proyecto
Antes de poder asignar o gestionar los recursos, debes determinar el alcance del proyecto en el que estás trabajando. Para ello, debes desglosar el proyecto en cada tarea y entregable que deba completarse. Una vez hecho esto, podrás decidir qué recursos necesitas y en qué cantidad para completar el proyecto.
Cuanto más claro sea el alcance del proyecto, mejor podrás determinar cómo asignar tus recursos. Dedica tiempo a tener una visión completa del proyecto utilizando una estructura de desglose del trabajo u otras herramientas de planificación para visualizar todas las tareas del proyecto antes de estimar los recursos.
2. Estima qué recursos del proyecto serán necesarios
Una vez definido el alcance del proyecto, puedes pasar a la fase de planificación de recursos, en la que deberás estimar qué recursos se necesitarán, incluidos el personal, los equipos, los materiales y cualquier otro elemento necesario para completar las tareas del proyecto. Tu organización dispondrá de algunos de estos recursos, mientras que otros deberán adquirirse o alquilarse.
Antes de poder asignar recursos, primero debes asegurarte de tenerlos disponibles. Así que elabora una lista siguiendo los criterios anteriores y verifica que se ajusten al presupuesto del proyecto.
3. Evalúa la utilización y disponibilidad actual de recursos
Ahora que has determinado qué recursos se requieren para tu proyecto, también debes identificar cuáles de esos recursos están disponibles dentro de tu organización. Sin embargo, algunos recursos existentes pueden estar siendo utilizados en otros proyectos, por lo que es importante no solo identificar cuáles posee tu organización, sino también cuáles están actualmente en uso.
4. Crea un plan de asignación de recursos
Usa la información obtenida en los pasos anteriores para elaborar un plan de asignación de recursos. Detalla la lista de recursos que necesitarás para tu proyecto, así como el costo y la cantidad de cada uno. Una vez finalizado, vuelve a revisar el alcance del proyecto para asegurarte de que tu plan esté alineado con él.
5. Haz un seguimiento de los recursos del proyecto
Es un problema cuando te concentras tanto en el proceso que te olvidas de mirar más allá del plan de asignación de recursos para observar lo que realmente está ocurriendo. No se trata solo de seguir tus estimaciones frente al progreso real del proyecto (aunque eso también es importante).
Siempre debes estar al tanto del estado de tus recursos. Por ejemplo, ¿cuál es el cronograma de tu equipo?, ¿alguien está de vacaciones o enfermo? Además, ¿cuál es la duración del contrato de arrendamiento del sitio o del equipo? Estas son preguntas importantes que debes hacerte al programar los recursos.
No dejes que estos detalles se te escapen por falta de visión global. Observa el proyecto completo, no solo las partes individuales.
6. Utiliza informes de asignación de recursos
No puedes reasignar recursos si no sabes dónde están asignados. Puede que hayas hecho una buena planificación, pero los proyectos cambian constantemente. ¿Cómo saber qué está ocurriendo realmente en comparación con tus planes? Con los informes del proyecto.
Puedes generar distintos tipos de informes para obtener una visión completa del proyecto y su progreso, lo que te ayudará a equilibrar los recursos. Por ejemplo, los informes de recursos ofrecen una visión general de la carga de trabajo del equipo y muestran si están sobrecargados o inactivos.
Los informes de tareas te mantienen actualizado, y los informes de variación te ayudan a determinar si el proyecto avanza según lo planificado. Estos últimos te proporcionan información crucial, como si estás retrasado y necesitas redistribuir el trabajo para volver a encaminarte.
¿Por qué es importante la asignación de recursos?
Aunque puede resultar difícil asignar los recursos correctamente a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, es una parte esencial de cualquier plan de gestión de proyectos completo y debe realizarse en la etapa de planificación. Esto ayuda a reducir costos, maximizar la productividad y mejorar la moral del equipo. También contribuye a la satisfacción del cliente al lograr los mejores resultados y entregar el proyecto con éxito.
¿Qué es un plan de asignación de recursos?
Un plan de asignación de recursos describe en detalle qué recursos se utilizarán para cada tarea del proyecto, indicando las cantidades, especificaciones y fechas límite de uso. No existe un formato estándar para crear un plan de asignación de recursos; puede incluir diferentes tipos de gráficos o diagramas, como un gráfico de asignación de recursos, un calendario de proyecto, un diagrama de Gantt o cualquier otra herramienta visual que permita mostrar cómo se distribuyen los recursos a lo largo del cronograma o la lista de tareas del proyecto.
Sin embargo, hay algunos elementos básicos que deben incluirse en cualquier plan de asignación de recursos.
1. Identificación de los requisitos de recursos
Enumera todos los recursos por tipo, como recursos humanos, financieros, físicos y tecnológicos. Este inventario de recursos es un primer paso fundamental para planificar qué recursos se necesitan y en qué momento.
2. Descripción general de la disponibilidad actual de recursos
Para garantizar que los recursos se entreguen cuando se necesiten, deben estar disponibles. Por ello, es importante conocer la disponibilidad de los recursos. Por ejemplo, los responsables de recursos humanos deben conocer los horarios laborales, los días festivos, las ausencias por vacaciones y el tiempo libre remunerado (PTO).
3. Cronograma de recursos
Crea una línea de tiempo o cronograma detallado que indique cuándo se necesitará cada recurso y durante cuánto tiempo. Agrega hitos para señalar fechas importantes, como el final de una fase y el inicio de otra. Esto ayudará a realizar un seguimiento de la asignación de recursos y del progreso general.
4. Costo de los recursos
El siguiente paso consiste en presupuestar estos recursos, lo que implica estimar la financiación necesaria para cada uno, incluidos salarios, materiales, gastos generales, etc. Ten en cuenta que cualquier limitación presupuestaria puede influir en las decisiones de asignación de recursos.
5. Herramientas y técnicas para el seguimiento de recursos
Una vez que el proyecto está en marcha, el seguimiento de recursos es esencial para evitar retrasos y sobrecostos. Deben determinarse los métodos para hacer seguimiento al uso y disponibilidad de los recursos. También es importante definir métricas de desempeño que permitan evaluar la eficacia de la asignación de recursos.
En la mayoría de los casos, el plan de asignación de recursos forma parte del plan de gestión de recursos, un documento que guía todos los esfuerzos de gestión de recursos del equipo de proyecto.
¿Qué hace un asignador de recursos?
Un asignador de recursos puede recibir distintos nombres, pero en esencia se trata de un rol que actúa como enlace entre la oficina de gestión de proyectos (PMO) y los departamentos de recursos humanos, finanzas, contabilidad u otras áreas de la organización, con el fin de garantizar que los recursos del proyecto se adquieran y asignen de manera efectiva.
Software de asignación de recursos
El software de asignación de recursos está equipado con herramientas de gestión de recursos que ayudan a las organizaciones a asignar recursos para completar proyectos o actividades operativas. Por ejemplo, ProjectManager es un software de gestión de proyectos robusto con funciones avanzadas de asignación de recursos, como diagramas de Gantt, gráficos de carga de trabajo, hojas de tiempo, paneles en tiempo real y mucho más. Estas herramientas permiten crear un cronograma de recursos, reasignar recursos, hacer seguimiento de su disponibilidad y tasa de utilización, entre muchas otras funciones.
Métodos de asignación de recursos
El método específico de asignación de recursos que implemente una organización depende de su industria y de la naturaleza de cómo se gestionan los recursos. Por ejemplo, las empresas manufactureras suelen centrarse en las materias primas y el equipo, mientras que una empresa de servicios profesionales puede enfocarse en la utilización del equipo de trabajo y los recursos financieros.
Independientemente del sector, es importante equilibrar la asignación de recursos con los interesados involucrados. Esto puede incluir equipos, departamentos, clientes, accionistas y otras partes interesadas. A continuación, se describen algunos de los métodos de asignación de recursos más utilizados que puedes considerar.
- Método de la ruta crítica: En la gestión de proyectos, la cadena más larga de tareas dependientes se conoce como la ruta crítica. Al definir una prioridad clara para la finalización de tareas antes de comenzar el proyecto, este método ayuda a utilizar los recursos de la manera más eficiente posible. Sin embargo, una crítica común es que no permite la multitarea.
- Nivelación de recursos: Para aplicar la nivelación de recursos, comienza analizando la capacidad de tu equipo para determinar cuánta carga de trabajo puede asumir. Luego compárala con la demanda. Si los recursos no están alineados con la demanda, reprograma las tareas según sea necesario.
- Suavizado de recursos: El suavizado de recursos busca reducir la demanda mientras se ejecuta el proyecto dentro del plazo ideal. En este método, el director del proyecto realiza ajustes en la programación y asignación de recursos. Por ejemplo, si el tiempo es limitado, se puede incorporar a una persona más experimentada que complete el trabajo más rápidamente.
Herramientas para la asignación de recursos
Ahora que hemos explicado algunos métodos populares de asignación de recursos, analicemos las herramientas que los directores de proyecto pueden utilizar durante este proceso.
Diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt ofrecen una forma sencilla de mapear las tareas requeridas en un proyecto y registrar las dependencias. Permiten visualizar y asignar los recursos a lo largo del cronograma del proyecto, sabiendo exactamente cuándo será necesario cada recurso. Una vez identificadas las tareas, se pueden asignar en el diagrama de Gantt y ver cuánto tiempo ha trabajado cada miembro del equipo en cada una.
Gráficos de carga de trabajo
Estos gráficos de gestión de proyectos representan visualmente la asignación de recursos de tu equipo, departamento o empresa. Permiten ver cuántas horas se han asignado a cada persona y hacer ajustes para asegurar que el equipo trabaje a su máxima capacidad. También sirven para determinar rápidamente cómo la gestión de recursos humanos se alinea con tu plan de asignación de recursos.
Matriz de asignación de recursos
Una matriz de asignación de recursos es una vista general de los recursos necesarios para un proyecto. Ayuda a identificar posibles cuellos de botella o desequilibrios con anticipación. Normalmente, la matriz incluye los nombres y roles de cada miembro del equipo, su disponibilidad, sus habilidades y las tareas que desempeñarán en el proyecto. Actúa como una representación visual de los recursos asignados a las tareas del proyecto.
Estructura de desglose de recursos
Esta herramienta de asignación de recursos es un diagrama jerárquico de los recursos necesarios para ejecutar el proyecto e incluye desde el personal requerido hasta los elementos en los que se invertirá el presupuesto. Una EDR (estructura de desglose de recursos) puede incluir materiales, equipos, personas, herramientas de gestión de proyectos y más.
Histograma de recursos
Un histograma de recursos es un gráfico de barras que permite a los directores de proyecto monitorear la utilización de recursos a lo largo del proyecto. Generalmente muestra el porcentaje de recursos humanos o no humanos asignados en diferentes períodos de tiempo para ayudar a identificar sobreasignaciones o subasignaciones.
Consejos para la asignación de recursos
Aunque pueden existir puntos ciegos al gestionar recursos, hay algunos consejos que debes tener en cuenta para asignarlos de la manera más eficaz posible.
Conoce tus dependencias de recursos
Al planificar con antelación, puedes evitar cuellos de botella que bloqueen tus recursos cuando más los necesitas durante la ejecución del proyecto. La planificación también ayuda a prevenir la escasez de recursos. Esto no significa que no ocurrirán cuellos de botella o faltantes, pero es menos probable si conoces las dependencias de tus recursos.
Parte de planificar las dependencias consiste en tener un plan de contingencia en caso de que los miembros del equipo se vean bloqueados o haya escasez de recursos. Evita que tus planes dependan en exceso de un solo recurso para prevenir problemas en el futuro.
Registra el tiempo
Siempre debes prestar atención al tiempo, al rendimiento de tu equipo y a su eficiencia. Es tu responsabilidad asegurarte de que una tarea que podría completarse en un día no se prolongue durante una semana. Existen formas de mejorar el seguimiento del tiempo.
Para ello, debes llevar un control de la carga de trabajo de tu equipo. Esto requiere contar con las herramientas adecuadas que te proporcionen datos en tiempo real en un solo lugar, donde puedas visualizar y planificar con anticipación cuando sea necesario.
Usa herramientas de asignación de recursos
El software de gestión de proyectos como ProjectManager es un gran aliado para gestionar los recursos de manera más productiva. Con una herramienta en línea, obtienes datos del proyecto actualizados al instante.
Puedes ver dónde están asignados tus recursos en un calendario codificado por colores que muestra si están trabajando, de vacaciones o enfermos. Reprogramar tareas para ayudar a un miembro del equipo con sobrecarga es tan simple como hacer clic en el teclado.
Cómo asignar recursos con ProjectManager
ProjectManager es un software de gestión de proyectos robusto con múltiples herramientas que permiten a los gestores de proyectos asignar recursos, hacer seguimiento de su uso y disponibilidad, controlar costos y garantizar el éxito del proyecto. Sin importar cómo prefieras gestionar y programar tus recursos, ProjectManager tiene las herramientas para ayudarte en cada paso. A continuación, se presentan algunas de nuestras funciones más populares de gestión de recursos.
Programa recursos con múltiples herramientas de planificación
Herramientas como los diagramas de Gantt, los tableros kanban, las listas de tareas y los calendarios de proyectos te permiten asignar recursos de distintas maneras. Usa los diagramas de Gantt en línea para crear cronogramas interactivos que te permitan asignar fácilmente los recursos necesarios para cada tarea del proyecto o crea listas de tareas para mantenerte en el camino correcto. Además, los gráficos de carga de trabajo de ProjectManager te ayudan a planificar y supervisar la carga de trabajo de cada miembro del equipo de un vistazo, asegurando que todos trabajen a plena capacidad.
Controla los costos con paneles e informes de tiempo
Una vez que hayas asignado tus recursos, deberás hacer un seguimiento de sus costos para asegurarte de que te mantienes dentro del presupuesto. Los paneles en tiempo real de ProjectManager facilitan la supervisión de costos, cronogramas y avances, evitando que se pasen por alto los problemas. Usa el panel para realizar actualizaciones a tiempo y detectar posibles desviaciones antes de que se conviertan en problemas mayores. Además, puedes usar las hojas de tiempo del proyecto para llevar un control detallado de los costos laborales.
Si buscas una herramienta de gestión de proyectos que te ayude a aplicar estos consejos y administrar tus recursos correctamente, no busques más. ProjectManager cuenta con todas las funciones mencionadas anteriormente para ayudarte a gestionar tus recursos, y al ser un software en línea, la información con la que trabajas se actualiza en tiempo real. Descubre cómo puede ayudarte con esta prueba gratuita de 30 días.