Los proyectos, sin importar su tamaño o alcance, son complejos. Si no lo fueran, serían simplemente tareas en una lista de pendientes. Afortunadamente, la dirección de proyectos es un esfuerzo de equipo: para cada proyecto, hay un equipo de proyecto trabajando en conjunto para convertir los entregables en una realidad. Pero ¿cómo se forma un equipo de proyecto? ¡No sucede por sí solo! Existen muchas maneras de formar un equipo de proyecto y muchos factores que se deben tener en cuenta.
¿Qué es un equipo de proyecto?
Un equipo de proyecto es un grupo multifuncional de personas que trabajan juntas hacia un objetivo común. Esto puede incluir ejecutivos, un director de proyecto, líderes de equipo de distintos departamentos y miembros del equipo. La forma en que opera este equipo de proyecto depende de cómo esté organizado, lo que puede adoptar distintas estructuras organizacionales de proyecto. Aunque el director de proyecto es un rol indispensable, hay otros miembros importantes que deben considerarse para el equipo de proyecto.
¿Cuándo se debe formar un equipo de proyecto?
Un equipo de proyecto debe formarse durante la fase de inicio del proyecto. Es decir, tan pronto como el proyecto haya sido aprobado. En esta etapa se determinan el objetivo, el alcance y los requisitos del proyecto. También se identifican los roles clave del proyecto.
Una vez que el equipo de proyecto se ha formado y el proyecto avanza a la etapa de planificación, la composición del equipo se finalizará según las habilidades y la experiencia necesarias para cumplir los objetivos del proyecto. Luego, durante la ejecución del proyecto, podrían incorporarse recursos o especialistas adicionales si el proyecto lo requiere. Sin embargo, el inicio del proyecto es el punto principal en el que se forma el equipo. Estos documentos ayudarán a definir y gestionar el equipo.
- Matriz RACI: RACI significa responsable, aprobador, consultado e informado. La matriz RACI aclara los roles y responsabilidades del equipo de proyecto.
- Acta de constitución del equipo: Este documento de inicio del proyecto describe el propósito, los objetivos, los roles y las directrices para el equipo de proyecto. Este documento funciona como una hoja de ruta, aclara expectativas y alinea al equipo con objetivos comunes durante el siguiente paso del ciclo de vida del proyecto, la fase de planificación del proyecto.
- Mapa de partes interesadas: Identifica, evalúa y gestiona la participación de las partes interesadas. Esto ayuda a los equipos de proyecto a comprender sus intereses, influencia y posible impacto en el proyecto.
Roles del equipo de proyecto
Toda organización ejecuta algún tipo de proyecto. Por esa razón, debes desarrollar tus habilidades de gestión de equipos, ya seas director de proyecto, propietario de una empresa, gerente de programa o cualquier persona que lidere proyectos.
Existen varios tipos de estructuras de equipo de proyecto, pero normalmente los proyectos están dirigidos por un director de proyecto, aunque también pueden ser liderados por un ejecutivo. Los directores de proyecto son responsables de la planificación, programación, presupuestación y seguimiento del proyecto. Para ello, utilizan software de dirección de proyectos. Idealmente, el software de dirección de proyectos debe permitir la colaboración del equipo además de la planificación para que los equipos puedan rendir al máximo, como ocurre con ProjectManager.
A continuación se presentan algunos de los roles más comunes dentro de un equipo de proyecto para ayudarte a comenzar a formar tu equipo de dirección de proyectos.
1. Patrocinador del proyecto
Un patrocinador del proyecto es una persona que asume la responsabilidad del proyecto y actúa como representante de la organización. Se encarga de la visión y la gobernanza del proyecto. Los patrocinadores del proyecto suelen ser gerentes senior con mayor autoridad que los directores de proyecto. De hecho, los patrocinadores del proyecto seleccionan a los directores de proyecto durante la fase de inicio del proyecto.
2. Director de proyecto
Sin duda, el director de proyecto es el rol más fundamental de la dirección de proyectos, ya que guía al equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto mediante una toma de decisiones estratégica. Como se mencionó anteriormente, los directores de proyecto son responsables de crear un plan de proyecto, liderar a los miembros del equipo de proyecto, monitorear el estado del proyecto y supervisar la creación de la documentación de dirección de proyectos. Además, los directores de proyecto actúan como enlace entre el equipo de proyecto y las partes interesadas del proyecto.
3. Director de proyecto adjunto
Un director de proyecto adjunto apoya al director de proyecto en la planificación, ejecución y cierre del proyecto. Ayuda a garantizar que el proyecto se desarrolle sin problemas al colaborar en distintas tareas y responsabilidades, como monitorear el progreso, mantener la documentación del proyecto y apoyar al equipo de proyecto.
4. Miembro del equipo de proyecto
Los miembros del equipo de proyecto son personas con habilidades específicas necesarias para completar las tareas del proyecto. Los miembros del equipo de proyecto pueden adoptar muchas formas según la industria, pero en la mayoría de los casos son responsables de producir los entregables del proyecto, cumplir los hitos del proyecto e informar al director de proyecto.
5. Expertos en la materia (SME)
Se trata de una persona con amplios conocimientos y experiencia en un área específica relevante para el proyecto. Un experto en la materia es fundamental para proporcionar información, orientación y habilidades especializadas que mejoren el éxito del proyecto, como habilidades para resolver problemas, colaboración con el equipo de proyecto y participación de las partes interesadas.
6. Líder de proyecto
Un líder de proyecto es un experto en dirección de proyectos que lidera equipos de proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto de manera similar a un director de proyecto, aunque ambos roles se diferencian principalmente en que el líder de proyecto está orientado a las personas mientras que el director de proyecto está orientado a los resultados. Esto significa que, aunque muchas de sus responsabilidades se superponen, el líder de proyecto se enfoca más en motivar a los equipos mediante técnicas de liderazgo como el liderazgo servicial.
7. Partes interesadas del proyecto
Las partes interesadas del proyecto también pueden adoptar muchas formas, ya que son todas aquellas personas o grupos afectados directa o indirectamente por el proyecto. Las partes interesadas del proyecto pueden ser internas, como miembros del equipo de proyecto, empleados y la junta de control de cambios, o externas, como comunidades, clientes o gobiernos.
8. Analista de negocios
Un analista de negocios se especializa en mejorar la eficiencia y productividad general de una empresa. Puede ayudar a los equipos de proyecto a determinar mejor el mejor curso de acción al ejecutar proyectos, ya que tiene un conocimiento profundo de cómo operan las empresas, lo que puede ayudar en gran medida al equipo de proyecto a alcanzar sus objetivos.
9. Comité directivo
Un comité directivo es un grupo de ejecutivos y líderes empresariales que supervisan los proyectos desde una perspectiva de gestión empresarial y protegen los intereses de las partes interesadas del proyecto, como los propietarios de la empresa. Por lo tanto, el comité directivo define la dirección estratégica general de los proyectos para garantizar que estén alineados con los objetivos empresariales más amplios de la organización.
10. Junta de control de cambios
La junta de control de cambios es un grupo de miembros del equipo de proyecto que son expertos en áreas clave del proyecto. Su principal responsabilidad es aprobar o rechazar cualquier posible cambio en el plan del proyecto, lo cual es de gran importancia en la dirección de proyectos, ya que los cambios inesperados pueden provocar el fracaso del proyecto.
11. Oficina de dirección de proyectos
Una oficina de dirección de proyectos (PMO) es una entidad centralizada dentro o fuera de una organización que establece y mantiene estándares, procesos y metodologías de dirección de proyectos. Las PMO supervisan las prácticas de dirección de proyectos en toda la organización y en múltiples proyectos para garantizar consistencia, eficiencia y alineación con los objetivos estratégicos.
12. Gerentes funcionales
Un gerente funcional supervisa un departamento específico dentro de una organización, como marketing, finanzas, recursos humanos u operaciones. En la dirección de proyectos, se asegura de que los objetivos del proyecto estén alineados con las metas y capacidades de sus respectivas áreas funcionales.
¿Qué es la estructura de un equipo de proyecto?
Gestionar a todos los miembros del equipo puede ser un poco abrumador, pero no tiene por qué ser así si utilizas la estructura organizacional adecuada para tu equipo de dirección de proyectos. Una vez que hayas formado un equipo, puedes usar software de planificación de proyectos como ProjectManager para gestionar la carga de trabajo de los miembros del equipo, automatizar flujos de trabajo y colaborar con los miembros del equipo en tiempo real.
Tipos de estructura de equipo de proyecto
Existen tres tipos principales de estructuras de equipo de proyecto, que se diferencian principalmente por el grado de autoridad que se le otorga al director de proyecto y por la forma en que se configuran los equipos. A continuación se presenta una breve descripción de cada uno de estos tipos de estructura de equipo de proyecto.
Estructura de equipo basada en proyectos
Esta es la estructura de equipo de proyecto más tradicional y se utiliza en la mayoría de los proyectos. En este tipo de equipo de proyecto, el director de proyecto tiene la mayor autoridad sobre los miembros del equipo y todos le reportan directamente. Esta persona también es responsable de crear un plan de proyecto y un cronograma, formar un equipo, asignar tareas y responsabilidades y supervisar el proyecto en cada etapa. Por esta razón, caracterizamos este tipo de estructura como “orientada a proyectos”, ya que la estructura del equipo está impulsada por las demandas del proyecto individual.
Estructura funcional de equipo de proyecto
En una estructura funcional de equipo de proyecto, varios gerentes funcionales supervisan a sus equipos en lugar de un solo director de proyecto. Como su nombre lo indica, esos equipos cumplen funciones específicas dentro de una organización, como marketing, ventas o desarrollo de productos.
Debajo de cada líder, el siguiente nivel está compuesto por un grupo de miembros del equipo. Por ejemplo, el nivel debajo de un líder de marketing podría estar formado por un redactor de contenido, un editor, un gerente de email marketing, etc. Estos miembros del equipo reportan a sus respectivos líderes y los líderes reportan al director de proyecto que se encuentra en la parte superior. Tener una estructura como esta es importante para la gestión de equipos.
Estructura matricial de equipo de proyecto
Una estructura organizacional matricial de equipo es un híbrido entre las estructuras de equipo basadas en proyectos y funcionales. Generalmente es utilizada por organizaciones más grandes que ejecutan programas y portafolios de proyectos que requieren liderazgo de otros responsables además de los directores de proyecto, como ejecutivos, gerentes funcionales, gerentes de programa y gerentes de portafolio. En esta estructura de equipo de proyecto, el director de proyecto tiene menos autoridad y lidera un equipo que reporta a otros líderes.
Cómo formar un equipo de proyecto
Formar un equipo de proyecto implica tanto seleccionar a los miembros del equipo como desarrollar la estructura organizacional del proyecto. Independientemente de la estructura organizacional que elijas, esto implica establecer reglas y procedimientos, definir expectativas y establecer canales de comunicación. Si estos aspectos no se definen claramente antes de que comience el proyecto, inevitablemente generarán problemas más adelante.
Como mencionamos, formar un equipo de proyecto luce diferente según el proyecto y la estructura organizacional. Teniendo eso en cuenta, aquí hay algunos aspectos universalmente útiles en los que debes enfocarte al formar tu equipo.
1. Establecer metas y objetivos del proyecto
La mejor manera de establecer la comunicación y mantener el proyecto funcionando sin problemas es definiendo expectativas. Los proyectos más exitosos están dirigidos por directores de proyecto que establecen reglas básicas y definen expectativas desde el principio.
2. Definir el alcance del proyecto
Definir el alcance del proyecto ayuda a determinar el equipo de proyecto que se formará para ejecutar dicho proyecto. Esto aclara los objetivos y entregables del proyecto. Los equipos comprenderán los requisitos del proyecto, así como su rol dentro de este. Conocer el alcance del proyecto también permitirá determinar las habilidades y experiencia necesarias del equipo de proyecto. Además, el alcance del proyecto definirá los recursos requeridos y ayudará a que los recursos seleccionados estén alineados con las expectativas de las partes interesadas.
3. Pronosticar las necesidades de recursos humanos
Pronosticar las necesidades de recursos humanos ayuda en la selección de un equipo de proyecto y en la creación de un cronograma de proyecto con recursos asignados al identificar las habilidades y roles requeridos, estimar el tamaño del equipo e integrarlo con una línea de tiempo del proyecto, incluido el análisis de la ruta crítica para obtener un cronograma más realista. Este proceso mejora la eficiencia y la productividad, además de facilitar el reclutamiento y la capacitación.
4. Seleccionar un grupo multifuncional de miembros del equipo
Muchos proyectos requieren que varios departamentos trabajen juntos para lograr los entregables. Dentro de la estructura del equipo de proyecto, cada departamento debe estar liderado por una persona responsable que gestione a un equipo de individuos. Antes de entrar en los detalles de la formación del equipo, decide qué departamentos participarán y quién los liderará.
5. Definir roles y responsabilidades
Los directores de proyecto deben ser capaces de definir claramente los roles y responsabilidades de los miembros de su equipo. Normalmente, esta información se documenta en un acta de constitución del equipo, pero existen otras herramientas de planificación de proyectos que puedes utilizar, como una matriz de asignación de responsabilidades o una matriz RACI. Esta herramienta permite determinar quién es responsable, quién rinde cuentas, quién debe ser consultado y quién debe ser informado para cada tarea del proyecto, lo que mejora la eficiencia del equipo de proyecto.
6. Definir claramente las expectativas
La mejor manera de establecer la comunicación y mantener el proyecto funcionando sin problemas es definiendo expectativas. Los proyectos más exitosos están liderados por directores de proyecto que establecen reglas básicas y definen expectativas desde el principio. Estas reglas pueden incluir límites claros, pasos a seguir si algo sale mal y más. Recomendamos poner estos aspectos por escrito y mantener el documento en un lugar al que todo el equipo pueda acceder.
7. Crear un plan de comunicación
Debido a que la estructura del equipo de proyecto involucra tantos niveles de personas, es extremadamente importante mantener una comunicación fluida mediante la creación de un plan de comunicación del proyecto. De lo contrario, el equipo comenzará a sentirse como múltiples departamentos independientes que trabajan hacia distintos objetivos del proyecto. La mejor manera de evitar que esto suceda es establecer una frecuencia para las reuniones del proyecto, solicitar informes de estado, programar tiempo de colaboración entre departamentos y aplicar cualquier otra práctica de elaboración de informes del proyecto.
Cómo mejorar la colaboración del equipo
Mejorar la colaboración del equipo es más fácil decirlo que hacerlo, y asumir que una colaboración perfecta ocurre por sí sola es un gran error. Una colaboración exitosa es el resultado de estrategias bien pensadas y de la capacidad de adaptarse a los desafíos. Si te preguntas por dónde empezar, considera estos tres consejos.
- Elegir el tipo correcto de estructura organizacional de proyecto: Hemos hablado sobre el funcionamiento interno y los beneficios de una estructura de equipo de proyecto, pero eso no significa que sea la opción adecuada para todos los equipos o proyectos. Si la colaboración se convierte en un problema, podría ser el momento de considerar una reestructuración. No existe una estructura organizacional “perfecta” que funcione al cien por ciento del tiempo.
- Crear un plan de comunicación: Uno de los primeros pasos para mejorar la colaboración es lograr que todos estén alineados. Dentro de una estructura de equipo de proyecto, esto significa asegurarse de que los distintos equipos tengan la misma información y sepan exactamente cómo comunicarse entre sí para hacer preguntas, expresar ideas, etc. Cuando este es el caso y el proyecto está compuesto por varios equipos y líderes de equipo, un plan de comunicación permite que todos sepan exactamente cómo trabajar juntos.
- Elegir soluciones inteligentes de gestión de equipos: Los equipos siempre están creciendo, pero eso no significa que todos trabajemos en la misma oficina. Las herramientas de gestión de equipos impulsan al equipo moderno, formado por personas de distintos departamentos o incluso diferentes zonas horarias. Debido a esta evolución, necesitamos tecnología que haga que la colaboración y la comunicación sean más fáciles que nunca. Las herramientas de gestión de equipos crean un espacio digital para que todos colaboren y vean en qué están trabajando los demás.
ProjectManager mejora tu equipo de proyecto
ProjectManager ofrece las soluciones de gestión de equipos más inteligentes del mercado, conectando a todos los miembros del equipo, mejorando la colaboración y reduciendo la confusión. Cada aspecto de nuestro software de dirección de proyectos fue diseñado pensando en los equipos de proyecto, y hemos facilitado la colaboración en cualquier elemento que necesites, como tareas, diagramas de Gantt y mucho más.
Usa múltiples herramientas de dirección de proyectos
No todos los miembros del equipo trabajan de la misma manera. A los gerentes les encanta usar diagramas de Gantt para planificar, gestionar y supervisar el trabajo, pero, dependiendo del equipo, los diagramas de Gantt pueden contener demasiada información que no es útil para un miembro del equipo. Por eso ofrecemos múltiples vistas de proyecto, que se actualizan en tiempo real para que todos trabajen siempre con la misma información. Los equipos ágiles prefieren los tableros kanban para gestionar su backlog y colaborar en sprints, mientras que los desarrolladores suelen utilizar nuestras sólidas listas de tareas. Las partes interesadas generalmente quieren asegurarse de que se cumplan los hitos, por lo que prefieren nuestra vista de calendario.
Supervisa costos con gráficos de carga de trabajo y hojas de tiempo
Los gerentes quieren mantener a los equipos productivos y trabajando a plena capacidad. No quieren interferir, pero también necesitan visibilidad sobre lo que está haciendo el equipo para asegurarse de que se mantengan dentro del cronograma. Nuestras funciones de gestión de recursos ayudan a los gerentes a mantenerse conectados sin obstaculizar el trabajo. Pueden visualizar gráficos de carga de trabajo codificados por colores para equilibrar la carga de trabajo del equipo. De no ser así, pueden reasignar recursos directamente desde esa página. Nuestras hojas de tiempo seguras no solo agilizan la nómina, sino que también ofrecen a los gerentes una vista del porcentaje de tareas completadas por cada miembro del equipo. También se pueden generar informes sobre carga de trabajo y hojas de tiempo.
Usa sólidas funciones de gestión de equipos
¿Necesitas saber a quién hacerle una pregunta? Usa la página del equipo para ver en qué está trabajando cada persona de tu equipo y quién podría tener la respuesta. Cuando estás formando un nuevo equipo para un proyecto, puedes ver una lista de personas organizada por departamentos o filtrar individuos según habilidades específicas.
Cuando hayas formado tu “equipo ideal”, comunícate mediante comentarios y etiquetas en lugar de largas y desordenadas cadenas de correos electrónicos. Cuando seas mencionado en un comentario, recibirás una notificación y un correo electrónico para que nunca pierdas una pregunta o actualización.
ProjectManager es la herramienta perfecta para equipos presenciales o distribuidos. Cuenta con funciones que pueden ayudarte a llevar tu proyecto desde la planificación y la formación de un equipo de proyecto hasta la ejecución, el monitoreo y la elaboración de informes. Comprueba por ti mismo cómo nuestro software puede ayudarte a gestionar y respaldar a tus equipos virtuales hoy mismo probando ProjectManager gratis.