La programación de la producción es el proceso que consiste en crear un cronograma para la ejecución de órdenes de producción. ¿Es la parte más importante? ¡Cada parte es importante! Si no tienes los materiales, no puedes fabricar un producto. Si no tienes un plan, nunca llevarás tus productos al mercado a tiempo.
Pero por ahora, enfoquémonos en la programación de la producción. Definiremos tanto la programación de la producción como el cronograma de producción y también lo que no es. Luego explicaremos qué factores considerar en la programación de la producción y cómo este proceso puede beneficiar a tus proyectos.
¿Qué es la programación de producción?
Un cronograma de producción es un plan que facilita el proceso de entregar productos a los clientes y al mercado. Es parte de una cadena de suministro más amplia en la fabricación e incluye desde la adquisición de materias primas, mano de obra y logística hasta los costos involucrados y un plazo de producción.
Los fabricantes deben abordar la programación de la producción antes de comenzar el proceso de fabricación. Esto puede parecer obvio, pero la programación de la producción determina los costos involucrados en producir un producto, como la producción misma y la mano de obra. Por lo tanto, deben asignarse recursos financieros para cada etapa del ciclo de producción.
Es esencial considerar cuándo introducir tu producto en el mercado. Quieres hacerlo rápidamente sin afectar la calidad, por lo que muchas veces se parte desde una fecha límite y se trabaja hacia atrás. Eso significa entender cuánto tiempo tomará la producción y el plazo necesario para transportar los productos terminados a los distribuidores. Esto requiere equilibrar los recursos para contar con lo necesario en el momento justo.
Eso implica coordinar muchas piezas diferentes. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con potentes diagramas de Gantt para planificar tu cronograma de producción. Nuestros diagramas de Gantt te permiten gestionar recursos y costos en tiempo real. Todas las dependencias de tareas pueden vincularse en el cronograma de producción para evitar cuellos de botella costosos. Una vez planificada la programación de la producción, establece una línea base para capturar ese plan. Así podrás comparar el cronograma planificado con el cronograma real durante la producción y mantenerte en camino. Comienza hoy con ProjectManager de forma gratuita.
Proceso de programación de producción
Para equilibrar las órdenes de producción con la disponibilidad de recursos de manera rentable, los fabricantes aplican el proceso de programación de la producción en sus instalaciones. Este proceso permite asignar mejor los recursos, operaciones y procedimientos al crear bienes y servicios.
Al seguir los pasos a continuación, los fabricantes pueden ajustar su programación de la producción según la disponibilidad de recursos y los pedidos de los clientes. Sin embargo, el cronograma de producción debe ser preciso en cuanto a los recursos disponibles para obtener sus beneficios.
1. Planificación de la producción
Todo depende de este paso. Aquí se define el rumbo de toda la producción. Los gerentes revisan presupuestos de producción, un plan de demanda y la cantidad de materias primas necesarias. Existen dos tipos de planes: estáticos y dinámicos. El primero supone que todo seguirá el cronograma previsto; el segundo reconoce que todo puede cambiar. Se recomienda el plan dinámico, ya que el cambio es parte de cualquier ejecución.
2. Ruteo de la producción
Con el plan definido, se determina el camino que seguirá la producción. Esto es el ruteo: cómo se adquieren las materias primas y cómo se convierten en productos terminados. El objetivo del ruteo es establecer la secuencia más económica de operaciones dentro del proceso productivo.
3. Programación de la producción
Aquí se determina la fecha y hora en que debe completarse cada operación. Hay tres tipos de programación: programación maestra (define todo el proceso de inicio a fin), programación de fabricación u operativa (para rutar materias primas) y programación de operaciones minoristas (para llevar el producto terminado a las tiendas). Es clave incluir un plan de contingencia para responder ante problemas que afecten el cronograma.
4. Despacho y ejecución
Una vez programada la producción, es momento de comunicar el plan a todos los involucrados. Se asignan órdenes de trabajo, instrucciones e información clave para la ejecución. En esta etapa, el personal colabora para seguir la secuencia del cronograma y cumplir con los entregables a tiempo. Esto implica monitorear y eliminar cuellos de botella que puedan retrasar las órdenes de producción.
¿Qué es un cronograma de producción?
Un cronograma de producción es una parte fundamental de la programación de la producción. Es una lista de todos los productos que se deben fabricar, indicando cuándo y dónde se producirá cada uno.
El cronograma es muy detallado e incluye desde materias primas hasta logística y los procesos que se usarán para mantener una línea de producción fluida. Los gerentes también evalúan posibles cuellos de botella para anticiparse a problemas. El cronograma se revisa a lo largo del proceso de fabricación y se ajusta según sea necesario para que la producción se mantenga a tiempo.
No solo los gerentes, también los equipos de ventas se benefician del cronograma de producción. Ventas puede usarlo para mantener al equipo de fabricación informado sobre la demanda, y los gerentes pueden mantener a ventas al tanto de qué productos están disponibles.
¿Qué debe incluir un cronograma de producción?
Al crear un cronograma de producción, deben incluirse ciertos elementos para asegurar que el proyecto se entregue a tiempo: volumen de producción estimado, cronograma de producción, tiempos de entrega, requisitos de recursos, tareas y procesos de producción, y costos estimados del proyecto. Veamos cada uno.
Volumen de producción estimado
Se refiere a la cantidad anticipada de productos o servicios que se producirán dentro de un período determinado. Esta métrica es esencial para la planificación y asignación de recursos, garantizando que la producción satisfaga la demanda. Incluye estimaciones cuantitativas, análisis de demanda, capacidad de producción, alineación con el cronograma y ajustes necesarios durante el control y revisión.
Cronograma de producción
Es un cronograma detallado que define la secuencia de tareas y hitos necesarios para completar un proyecto dentro de un plazo específico. Esta hoja de ruta ayuda a los equipos a entender qué se debe hacer y cuándo. Para lograrlo, se asignan fechas de inicio y fin a las tareas, y se agregan hitos clave para monitorear el progreso.
Tiempos de entrega
El tiempo de entrega en un cronograma de producción puede tener varios significados. Por ejemplo, el tiempo de entrega de compras se refiere al tiempo necesario para adquirir materiales o equipos. El tiempo de producción es el requerido para cada etapa del proceso. Finalmente, el tiempo de entrega al cliente es el que se necesita para enviar el producto terminado o prestar el servicio.
Requisitos de recursos
Cuando se habla de requisitos de recursos en un cronograma de producción, se hace referencia a todo lo necesario para ejecutar las tareas. Esto abarca materiales (como materias primas), personal, equipos y maquinaria, así como el presupuesto disponible.
Tareas y procesos de producción
Incluye todas las actividades y pasos necesarios para completar el proyecto. Cada etapa del proceso productivo debe desglosarse en tareas, definiendo su secuencia. También puede abarcar la adquisición de materiales, coordinación con proveedores, configuración de equipos, planificación del flujo de trabajo y más.
Costos estimados de producción
Asegúrate de incluir todos los costos de producción, como los costos directos de materiales (materias primas), costos directos de mano de obra (salarios) y los costos generales de fabricación, que abarcan servicios públicos, mantenimiento y otros gastos relacionados con la planta. También hay costos variables, que cambian con el volumen de producción, y costos fijos, que se mantienen constantes.
¿Quién debe participar en el proceso de programación de la producción?
Muchos profesionales están involucrados en el proceso de programación de la producción. Entre ellos se encuentran el gerente de producción, el programador de producción, el equipo de compras, el responsable de inventario, el equipo de ingeniería de producción, el equipo de marketing y ventas y el equipo de mantenimiento. A continuación, describimos brevemente a cada uno.
Gerente de producción
El gerente de producción supervisa todo el proceso de producción, estableciendo cronogramas realistas y coordinando los recursos. Define los objetivos, crea el cronograma, lo monitorea y ajusta según sea necesario, asegura entregables de calidad y realiza informes con análisis útiles.
Programador de producción
El programador de producción lidera el proceso de programación, gestionando los cronogramas y asignando recursos estratégicamente para garantizar que la organización pueda responder a los pedidos en cualquier momento. Para ello, colabora constantemente con gerentes de producción, planificadores de producción y equipos multidisciplinarios para optimizar la eficiencia del proceso.
El programador de producción debe tener conocimientos en áreas clave como planificación, optimización y control de la producción, así como habilidades gerenciales como planificación de recursos, gestión del flujo de trabajo, liderazgo de equipos y programación de proyectos.
Equipo de compras
Este equipo se encarga de adquirir materiales, identificar proveedores y gestionar relaciones con ellos para asegurar que los insumos lleguen a tiempo y a un costo razonable. Trabajan de la mano con los planificadores de producción y analizan las previsiones de demanda. También crean y gestionan órdenes de compra.
Responsable de inventario
El responsable de inventario asegura la disponibilidad de materiales y componentes cuando se necesiten. Esto se logra mediante la planificación de materiales, que implica pronósticos de demanda y monitoreo de niveles de stock para evitar faltantes. También supervisa productos en proceso y productos terminados.
Equipo de ingeniería de producción
Este equipo técnico garantiza que los procesos estén diseñados, optimizados y mantenidos para una producción eficiente. Desarrollan los procesos, analizan flujos de trabajo para minimizar cuellos de botella y mejoran la eficiencia. Evalúan la capacidad de producción de los equipos y recursos para identificar posibles limitaciones.
Equipo de marketing y ventas
Este equipo aporta información sobre la demanda del cliente, tendencias del mercado y estrategias promocionales. Realizan pronósticos de demanda, programan lanzamientos de productos y recogen comentarios de los clientes para generar información útil y gestionar expectativas.
Equipo de mantenimiento
Se encargan de que los equipos y materiales funcionen correctamente. Planifican el mantenimiento preventivo y programan las actividades de mantenimiento. También monitorean el rendimiento de los equipos, hacen reparaciones urgentes y colaboran con los gerentes de producción para conocer los cronogramas y saber cuándo el equipo debe estar operativo.
Cronograma de producción vs. plan de producción
La programación de la producción y la planificación de la producción trabajan en conjunto, pero son procesos distintos. De hecho, a veces los fabricantes usan uno u otro según el tipo de producción.
Existen diferencias claras entre ambos y es importante conocerlas. Una forma de diferenciarlos es que la planificación de la producción ofrece una visión general de cuándo se fabricará un producto, mientras que el cronograma de producción proporciona una vista mucho más detallada de ese proceso.
¿Cómo hacer un cronograma de producción?
Los cronogramas de producción varían entre organizaciones según las herramientas utilizadas, el nivel de detalle deseado y las características específicas del proceso de fabricación. Dicho esto, hay cinco pasos generales que cualquier organización debe seguir al crear un cronograma de producción.
1. Estimar la demanda del cliente
Antes de crear un cronograma realista, debes prever la demanda futura de tu producto para tener una mejor idea del volumen ideal que debe producir tu organización y así garantizar suficiente oferta para cumplir con los pedidos.
Existen varias técnicas de planificación de la demanda y herramientas de análisis empresarial que permiten hacer previsiones de ventas precisas. Estas pueden elaborarse trimestral, mensual o anualmente.
2. Medir la capacidad de producción
Una vez hecho el pronóstico de ventas, se debe medir la capacidad de producción, es decir, los recursos organizacionales como materias primas, mano de obra y activos que se usan para fabricar productos, y evaluar si son suficientes para satisfacer la demanda y producir a tiempo.
Si no es el caso, deberías invertir en tus instalaciones para aumentar la capacidad. Si no es posible, aplica técnicas de optimización como reorganizar el área de producción o equilibrar la carga de trabajo de las estaciones de línea de ensamblaje.
3. Crear un presupuesto de producción
Con el pronóstico de ventas y la capacidad de producción, puedes crear un presupuesto de producción, un documento que estima el número ideal de unidades a fabricar para cubrir la demanda y mantener niveles óptimos de inventario.
4. Optimizar el ruteo de la producción
El ruteo consiste en definir la ruta que seguirán los materiales y componentes a lo largo del área de producción hasta convertirse en productos finales. Su objetivo principal es identificar la ruta más eficiente en términos de tiempo, esfuerzo y costo. Al definir esta ruta, también se puede calcular con precisión cuánto tiempo tomará fabricar los productos.
5. Programar las actividades de producción
En este punto, ya sabes cuántos productos debes fabricar, cuánto costará y cuánto tiempo tomará. Ahora puedes programar las órdenes de producción para cumplir con el presupuesto definido.
Ejemplo de cronograma de producción
Existen varias herramientas para crear un cronograma de producción, desde una hoja de cálculo con tareas y fechas hasta herramientas avanzadas como los diagramas de Gantt.
Aquí tienes un ejemplo de cómo se ve un cronograma en Gantt. A la izquierda se listan las principales etapas del proceso de producción, como “diseño”, “prototipado” y “preproducción”. Para completar cada etapa, se deben ejecutar tareas más pequeñas como renderizado 3D, mecanizado CNC y pruebas de durabilidad.
Como se muestra en el ejemplo, un diagrama de Gantt permite ingresar detalles como fechas de entrega, duración, costos y más. A la derecha, la línea de tiempo visual muestra barras que representan la duración de las tareas en el calendario, el progreso y las dependencias entre ellas.
Si lo prefieres, usa las barras visuales para representar cada orden de producción y así obtener una vista general del cronograma en Gantt. O bien, si aún no estás listo para usar Gantt, puedes optar por una plantilla de fabricación en Excel para hacer el seguimiento.
Plantilla de cronograma de producción
Esta plantilla gratuita de cronograma de producción en Excel te ayuda a programar órdenes de producción y hacer seguimiento de su estado y fechas de entrega para fabricación y envío. También te permite registrar el inventario inicial y final de productos terminados después de cada orden de producción para mantener niveles óptimos de inventario.
Técnicas de programación de la producción
Existen varias técnicas de programación de la producción que pueden ayudarte a optimizar el proceso de fabricación y usar eficientemente los recursos organizacionales. A continuación, un resumen de los métodos más comunes para crear un cronograma de producción.
Programación hacia adelante
Esta técnica consiste en fabricar las órdenes de producción tan pronto como se reciben o cuando los recursos están disponibles. Esto asegura un alto nivel de utilización de recursos, aunque puede dificultar la recepción de nuevos pedidos, ya que la capacidad de producción es limitada.
Programación hacia atrás
Este método funciona de forma opuesta a la programación hacia adelante. Aquí, los fabricantes esperan hasta el último día del tiempo de entrega para producir las órdenes. Aunque suene contraintuitivo, permite usar la capacidad de producción de manera estratégica para aceptar la mayor cantidad de pedidos posible.
Producción bajo pedido
En este enfoque, los fabricantes no mantienen inventario de productos. Solo se fabrican las unidades necesarias para cumplir con los pedidos de los clientes.
Producción para inventario
Usado por fabricantes que venden sus productos a través de canales físicos, como tiendas minoristas, que mantienen inventario disponible. En este enfoque, se hace seguimiento constante a los niveles de stock y se programan órdenes de producción para reabastecer.
Programación con capacidad finita (FCS)
En este modelo, los fabricantes programan las órdenes según su capacidad disponible. Este enfoque conservador evita aceptar pedidos que no pueden cumplirse a tiempo, siendo ideal para empresas pequeñas y medianas con recursos limitados.
Planificación con capacidad infinita
Es lo opuesto a la programación con capacidad finita. Ignora las limitaciones de capacidad y programa órdenes basándose únicamente en su tiempo de entrega. Es un método preferido por organizaciones grandes, donde los recursos pueden reasignarse entre órdenes según su urgencia.
Factores clave a considerar en la programación de producción
La programación de la producción puede parecer una tarea enorme, pero es útil verla como una serie de factores más pequeños que contribuyen al proceso de producción. A continuación, algunos de los aspectos que debes considerar:
- Capacidad de producción: Máxima cantidad de unidades producidas por período.
- Pronóstico de producción: Proyección de productos terminados o subconjuntos que se producirán en un período para cumplir con las ventas previstas.
- Inventario de producción: Todo lo que se utiliza en el proceso de fabricación.
- Materias primas y componentes necesarios: Elementos específicos del inventario de producción.
- Cadena de suministro: Conjunto de procesos de producción y distribución del producto.
- Equipos disponibles: Porcentaje de tiempo que un equipo puede operar.
Software para programación de producción
El software de programación de la producción ayuda a los fabricantes a programar mejor sus líneas de producción, incluyendo equipos y recursos. Puede automatizar ciertas actividades para agilizar el trabajo y definir la disponibilidad de los empleados, facilitando la asignación de tareas.
Monitorea y hace seguimiento del cronograma para que los gerentes detecten problemas y respondan rápidamente, evitando demoras o retrasos en las entregas. También puede adaptarse a la demanda del cliente y reducir el tiempo de entrega al llevar productos a tiendas físicas o de comercio electrónico. Este tipo de software también ayuda con flujos de trabajo, hojas de tiempo, reportes y más.
Elegir el software adecuado para gestionar tu programación de la producción puede ser difícil, por eso hemos analizado las mejores opciones gratuitas y de pago en nuestro blog para ayudarte a tomar una decisión informada.
ProjectManager facilita la programación de producción
ProjectManager es un software de programación galardonado que ayuda a los gerentes a planificar, gestionar y hacer seguimiento de sus tareas en tiempo real. Sus paneles en vivo y herramientas de informes personalizables ofrecen visibilidad de la línea de producción, ya sea con una vista general de costos, tiempos y más, o con informes detallados sobre el estado, desviaciones y otros datos que pueden compartirse con los interesados para mantenerlos actualizados.
Crea cronogramas detallados con diagramas de Gantt
Con el diagrama de Gantt de ProjectManager puedes mapear todas tus órdenes de producción en un solo lugar y visualizar su duración y fechas de entrega de un vistazo. Además, puedes ver en detalle las actividades necesarias para transformar materias primas, partes y componentes en productos terminados. Es posible hacer seguimiento del porcentaje de avance, costos, dependencias, prioridades y mucho más.
Crea flujos de trabajo con tableros kanban
Crear flujos de trabajo personalizados permite que la producción avance de una actividad a otra. Incluso puedes automatizarlos con activadores que cambian el estado, el responsable y más. Para garantizar la calidad, establece aprobaciones de tareas y asigna a alguien con autoridad para revisar. Nuestro software incluye múltiples vistas, así que el cronograma en diagrama de Gantt es el mismo que en el tablero kanban, facilitando la visualización del flujo de trabajo.
Haz seguimiento del uso de recursos con hojas de tiempo y gráficos de carga
Llevar el control de los recursos es esencial para mantener el cronograma. Nuestro software incluye herramientas de gestión de recursos que mejoran la eficiencia. Las hojas de tiempo seguras no solo agilizan la nómina, también muestran el progreso de cada miembro del equipo en tiempo real. Puedes configurar la disponibilidad del personal, incluyendo vacaciones, permisos y festivos, lo que facilita la asignación de tareas. Además, nuestro gráfico de carga codificado por colores permite ver quién está sobrecargado y balancear su carga de trabajo directamente desde ahí.
Como mencionamos, la programación debe ser flexible y ajustarse a los cambios. Nuestras funciones de gestión de riesgos facilitan la identificación y seguimiento de problemas en tiempo real para minimizar interrupciones. Nuestra plataforma colaborativa permite compartir archivos, hacer comentarios y mucho más, ya sea en la línea de producción o en la oficina. Los fabricantes pueden aprovechar todas estas funciones.
ProjectManager es un software de programación online que crea cronogramas y te ayuda a ejecutarlos con mayor eficiencia. Usa herramientas para planificar, asignar, seguir y reportar todos los aspectos de tu producción. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.