As organizações precisam coordenar os esforços de equipes internas e externas para realizar suas operações, executar projetos e alcançar suas metas. Mas como acompanhar o trabalho realizado por cada equipe? É aqui que entra este modelo de ordem de serviço. Ele pode ser usado como um contrato básico entre a empresa e o departamento interno ou prestador de serviços externo que irá executar a ordem de serviço.
Este formato de ordem de serviço agiliza o processo e é útil em qualquer setor. Baixe nosso modelo gratuito de ordem de serviço para Excel para organizar as tarefas solicitadas, criar uma ordem de serviço e manter seu projeto funcionando sem problemas.
O gerenciamento de ordens de serviço é simplificado com o auxílio de um software de gerenciamento de projetos. Por exemplo, o ProjectManager permite definir custos de mão de obra e acompanhar o tempo dos prestadores de serviços nas tarefas com planilhas de horas seguras, que também facilitam o processo de pagamento. Os quadros kanban oferecem transparência sobre o fluxo de trabalho, e os gráficos de carga de trabalho permitem equilibrar as tarefas para maior produtividade. Há também um premiado gráfico de Gantt para cronogramas detalhados com dependências e acompanhamento de linha de base. Comece gratuitamente.
O que é uma Ordem de Serviço?
Uma ordem de serviço é um documento que descreve a mão de obra, as ferramentas e os materiais necessários para concluir uma tarefa. Em geral, a ordem de serviço também inclui instruções sobre o que é o trabalho, uma estimativa de custo, o prazo de conclusão, quem está designado e qualquer outra informação pertinente.
As ordens de serviço são usadas para estabelecer um acordo entre uma empresa e um prestador de serviços externo, ou também podem ser usadas internamente pelas organizações para colaboração entre departamentos. Os formatos de ordem de serviço são frequentemente utilizados na manufatura, mas também são comuns nos setores de serviços e construção civil. Podem ser atribuídas a técnicos de campo na instalação de equipamentos, bem como em trabalhos de manutenção ou reparo.
Por que você precisa de um modelo de ordem de serviço
Qualquer organização que precise de uma ferramenta para criar e acompanhar ordens de serviço pode usar este modelo. Ele serve como um formato padronizado que fornece informações do projeto, os detalhes solicitados do trabalho, as atualizações necessárias, os prazos e muito mais.
Os modelos de ordem de serviço comunicam as tarefas e os detalhes de sua execução. É um documento operacional que garante que o trabalho seja feito corretamente e dentro do prazo. Prestadores de serviços e qualquer pessoa que trabalhe com contratados independentes ou que receba tarefas de clientes se beneficiarão do nosso modelo gratuito de ordem de serviço para Excel.
Quando Usar este Modelo de Ordem de Serviço
Use um modelo de ordem de serviço ao contratar um trabalhador externo ou para processar reparos e trabalhos de serviço.
A ordem de serviço deve ser criada no momento de atribuir a tarefa. Em certo sentido, é um repositório para coletar todas as informações necessárias para executar a tarefa. Ao preencher nosso modelo gratuito, você está fazendo uma atribuição e fornecendo orientações detalhadas sobre o trabalho, incluindo quando deve ser concluído.
Depois que o modelo de ordem de serviço for preenchido e assinado, ele funciona como um contrato vinculante. A organização, o contratado e o cliente podem consultá-lo como um roteiro de quando o trabalho será feito e quanto custará. Portanto, embora o formato da ordem de serviço seja enviado antes de qualquer trabalho ser executado, ele é consultado durante toda a conclusão da tarefa.
Vejamos agora alguns exemplos de ordens de serviço para entender melhor como usar o modelo de ordem de serviço do ProjectManager.
Exemplos de Ordens de Serviço
As ordens de serviço podem ser usadas para muitos fins diferentes, mas são mais usadas para planejamento de manutenção e gerenciamento de construção.
Modelo de Ordem de Serviço para Construção
As ordens de serviço para construção são usadas por proprietários de projetos ou empreiteiros gerais que precisam terceirizar parte do trabalho para um subcontratado especializado em uma área específica da construção, como instalações elétricas, encanamento ou alvenaria. Ao usar ordens de serviço para construção, você pode controlar melhor os custos e o progresso.
Modelo de Ordem de Serviço para Manutenção
As ordens de serviço de manutenção são usadas para documentar todos os trabalhos de manutenção realizados em uma linha de produção. Normalmente, elas começam com uma solicitação de trabalho, enviada pelas equipes internas ao departamento de manutenção sempre que detectam problemas que exigem atenção, seja para manutenção preventiva ou corretiva.
Quem deve usar o modelo de ordem de serviço?
O responsável pela criação das ordens de serviço é tradicionalmente alguém da organização encarregado de supervisionar a conclusão do trabalho descrito na ordem — normalmente o gerente de projeto. Ele criará o documento com as instruções e o prazo, entre outros detalhes.
O contratado geralmente é responsável por detalhar seus custos, como mão de obra e materiais. O contratado e o gerente da organização chegam a um acordo e a ordem de serviço é assinada. Embora o cliente geralmente não esteja envolvido no processo, normalmente recebe a ordem de serviço final para aprovação.
Como Usar o Modelo de Ordem de Serviço do ProjectManager
Com o modelo gratuito de ordem de serviço do ProjectManager para Excel, você pode otimizar seu processo de gerenciamento, seja trabalhando com contratados ou gerenciando suas próprias equipes. Siga estas etapas para usar nosso modelo gratuito. Você pode personalizá-lo facilmente com o logotipo da sua empresa e quaisquer outros detalhes necessários.
1. Comece com as Informações de Rastreamento da Ordem de Serviço
O formato da ordem de serviço mostra o nome da empresa, endereço e informações de contato, bem como a quem o trabalho está atribuído. Tudo isso está localizado na parte superior esquerda do modelo.
Na parte superior direita estão mais dados internos, como quem criou a solicitação de trabalho, o nível de prioridade da ordem e um número para facilitar o rastreamento e a pesquisa. Há também espaço para outras informações básicas de rastreamento, como a data de emissão.
2. Defina os Prazos para seu Formato de Ordem de Serviço
Esta seção exibe 3 datas-chave para sua ordem de serviço. Primeiro, defina quando o trabalho deve começar e quando deve ser concluído. Em seguida, há um campo para registrar a data real de conclusão, para que você possa acompanhar o encerramento das ordens de serviço.
3. Descrição da Ordem de Serviço
No topo desta seção há um espaço para descrever as tarefas a serem realizadas para cumprir a ordem de serviço. Descreva com o máximo de detalhes possível o que será feito, para que o contratado ou a equipe interna tenha orientações claras para executar o trabalho. Em seguida, especifique para quem cobrar e quando enviar, se necessário.
4. Estime os Custos de Mão de Obra da Ordem de Serviço
Na seção de mão de obra, há várias linhas para descrever o que o trabalho envolverá, quantas horas levará e a taxa por hora. Basta inserir as horas e a taxa, e nosso modelo calculará automaticamente o custo total de mão de obra.
5. Estime os Custos de Materiais da Ordem de Serviço
Abaixo da mão de obra está a seção de materiais, que também possui linhas para registrar a quantidade, o preço por unidade e o imposto para cada matéria-prima necessária. Após inserir preço, quantidade e imposto, nosso modelo calculará automaticamente os custos de materiais.
6. Inclua os Impostos Aplicáveis à Ordem de Serviço
As alíquotas de impostos podem variar conforme a localização, portanto, verifique a legislação local para determinar como sua ordem de serviço deve ser tributada. Na parte inferior do modelo, há um campo para adicionar o valor a ser cobrado do cliente como impostos.
7. Adicione Detalhes Extras ao Formulário de Ordem de Serviço
A última seção inclui um espaço para adicionar qualquer informação adicional não abordada anteriormente. Há também um espaço para assinatura e data no documento.
Embora nosso modelo de ordem de serviço seja uma boa ferramenta para começar, é aconselhável usar um sistema de gerenciamento que automatize o processo e permita colaborar com sua equipe em tempo real, ao contrário do Microsoft Excel. Veja como usar o ProjectManager para um gerenciamento de ordens de serviço mais dinâmico.
Como Gerenciar Ordens de Serviço no ProjectManager
O ProjectManager é um software premiado que organiza o trabalho para maior eficiência. Nossa ferramenta possui recursos de gerenciamento de tarefas e rastreamento de recursos que abordam cada fase de um projeto e podem ajudá-lo a coletar e monitorar ordens de serviço para manter sua organização no caminho certo.
Acompanhe o Progresso das Ordens de Serviço em Tempo Real com Quadros Kanban
Use nosso quadro kanban para acompanhar suas ordens de serviço à medida que avançam pelas diferentes etapas da produção. Os quadros kanban visualizam o fluxo de trabalho criando colunas personalizadas, como a fazer, em andamento e concluído, sob as quais são empilhados cartões que representam tarefas ou ordens de serviço.
Armazene todos os Modelos de Ordem de Serviço com Armazenamento Ilimitado
Como nosso software tem armazenamento ilimitado de arquivos, imagens ou documentos podem ser anexados ao cartão kanban. Na verdade, todas as suas ordens de serviço podem ficar no software, proporcionando um hub centralizado para encontrar o que você precisa quando precisar.
Controle Custos com Planilhas de Horas, Painéis e Gráficos de Carga de Trabalho
Para facilitar os pagamentos e acompanhar as horas que seus contratados gastam nas tarefas, use nosso recurso de planilha de horas. As planilhas de horas são fáceis de usar, permitindo que os usuários preencham automaticamente as tarefas à medida que são atribuídas e até mesmo adicionem tarefas recorrentes da semana anterior. À medida que os contratados atualizam suas planilhas de horas, os gerentes podem acompanhar o progresso.
Se você ainda não está pronto para experimentar o ProjectManager gratuitamente, talvez queira testar outros modelos gratuitos.
Quais outros modelos gratuitos podem ajudá-lo a gerenciar ordens de serviço?
O ProjectManager tem uma biblioteca de modelos de gerenciamento de projetos gratuitos que abrangem todos os aspectos do setor. Veja alguns modelos gratuitos relacionados a ordens de serviço.
Modelo de Declaração de Escopo de Trabalho
Uma declaração de escopo de trabalho é uma descrição detalhada das tarefas e pacotes de trabalho que serão executados em um projeto. Nosso modelo é uma ótima ferramenta para fornecer mais detalhes ao seu cliente, contratado ou partes interessadas.
Modelo de Ordem de Compra
Uma ordem de compra é um documento enviado por compradores a fornecedores de bens ou materiais para estabelecer um acordo de compra entre as partes. É provável que você precise de um para adquirir os materiais necessários para a execução das ordens de serviço.
Modelo de Ordem de Mudança
Uma ordem de mudança é um documento que pode ser usado para alterar as condições existentes de um contrato. No entanto, deve ser aprovada pelo conselho de controle de mudanças, ou por quem for responsável por aprovar tais mudanças na sua organização.
Modelo de Solicitação de Cotação (RFQ)
O modelo de RFQ facilita o processo de aquisição, ajudando a identificar quais fornecedores podem atender ao seu orçamento e cronograma. Este modelo é frequentemente usado em conjunto com a solicitação de proposta (RFP) e a solicitação de informações (RFI).
Modelo de Solicitação de Informações (RFI)
Ao negociar um contrato ou após firmá-lo, mas ainda ter dúvidas sobre o trabalho, a RFI é o mecanismo que registra perguntas e retorna com respostas. Nossa RFI gratuita é uma ferramenta essencial para manter as linhas de comunicação abertas.
Modelo de Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma ferramenta fundamental no gerenciamento de trabalho. Antes de criar ou aprovar ordens de serviço, verifique a EAP do seu projeto. Este modelo gratuito é um ótimo ponto de partida para avaliar o escopo do projeto.
Conteúdo relacionado sobre gerenciamento de trabalho
- 9 Modelos de Trabalho para Excel e Word
- Modelo de Fluxo de Trabalho
- Modelo de Declaração de Escopo de Trabalho
- Modelo de Proposta de Trabalho
- O que é uma Ordem de Serviço de Manufatura? (Exemplo e Modelo)
- Plantilla de orden de trabajo para Excel (descarga gratis)
O ProjectManager é um software online que pode gerenciar suas ordens de serviço e muito mais. Recursos para ajudá-lo a planejar, monitorar e reportar seus projetos do início ao fim aumentam a produtividade. Equilibre cargas de trabalho, veja disponibilidade e vincule dependências de tarefas para adicionar eficiência e evitar gargalos. Experimente o ProjectManager hoje com este teste gratuito de 30 dias.