Ao longo da execução de um projeto, há momentos em que as aquisições exigem maior clareza. Para obter respostas às perguntas e registrar a comunicação com o fornecedor em um histórico documentado, utiliza-se uma solicitação de informação (RFI).
Ter um procedimento que traga clareza ao processo de compras ajuda o projeto a avançar sem problemas. Usar nosso modelo de solicitação de informação (RFI) gratuito economiza tempo e esforço. Há espaço para todas as informações que você precisa fornecer e para as perguntas que o fornecedor deve responder.
Para baixar este modelo de solicitação de informação gratuito, clique na imagem abaixo.
O que é uma solicitação de informação?
Um RFI é uma solicitação de informação — um documento que formaliza a coleta de informações sobre produtos, bens e serviços de fornecedores existentes ou potenciais. O RFI parte do cliente e é enviado ao fornecedor. Pode conter perguntas gerais relacionadas ao bem ou serviço oferecido pelo fornecedor, mas também pode ser usado para fazer perguntas sobre um produto, bem ou serviço que já foi adquirido.
Na maioria dos casos, o RFI ajuda a identificar as características do fornecedor com o qual você está considerando trabalhar. Isso cria um processo de pré-seleção para reduzir um grande grupo a um número menor de empresas potenciais. O uso de RFI é uma prática comum nos negócios ao decidir os próximos passos. Ele funciona em conjunto com um pedido de proposta (RFP), um pedido de licitação (RFT) e um pedido de cotação (RFQ). Frequentemente, o RFI é a primeira etapa da gestão de relacionamento com fornecedores.
Depois de iniciar um relacionamento comercial com um fornecedor, será necessário gerenciar o processo de aquisições. A gestão de projetos ajuda a acompanhar os suprimentos ao longo do ciclo de vida do projeto. ProjectManager permite organizar seus fornecedores em uma visualização em lista que reúne todas as informações relevantes, que podem ser compartilhadas facilmente com configurações de segurança para exibir o cronograma apenas como visualização. Para gerenciar seu processo de aquisições, configure-o em nossos quadros kanban personalizáveis e obtenha transparência no processo, além de visualizar o percentual concluído em tempo real.
Por que você precisa de um modelo de solicitação de informação
O RFI é usado para solicitar informações de forma formal e estruturada, mantendo todos informados. Ele atende a diversos setores, principalmente a construção civil, como um meio de identificar os requisitos do cliente e, ao mesmo tempo, obter respostas a perguntas específicas do fornecedor. O uso de um RFI ajuda os clientes a entender o mercado do fornecimento ou serviço de que precisam. Ele reúne essas informações de forma clara e fácil de comunicar, o que apoia a tomada de decisões.
Dito isso, as informações coletadas por um RFI são simples. Em geral, incluem o porte da empresa, um pouco de sua história e suas especialidades. Também podem incluir solicitações de estudos de caso de clientes, referências, perfis da equipe executiva, entre outros.
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Também é útil como parte da documentação mais ampla de solicitação, que inclui o RFP e o RFQ. Todos trabalham juntos para ajudar a selecionar o produto, bem ou serviço adequado. No entanto, o RFI não é o processo pelo qual um fornecedor é selecionado, ele apenas responde a perguntas sobre o que o fornecedor oferece.
Enquanto a pesquisa de mercado é mais adequada para um RFP, o RFI pode reduzir uma longa lista de fornecedores a um grupo menor que atenda às suas necessidades. O esforço necessário para elaborar um RFI vale a pena. Se você não dedicar tempo para elaborar um RFI, não terá critérios comuns para comparar diferentes propostas. O RFI mantém suas decisões baseadas nas mesmas especificações. Se você não elaborar um RFI, é provável que precise fazê-lo mais tarde no processo de aquisições, o que gera perda de tempo.
Depois de selecionar um fornecedor, o RFI ajudará a esclarecer detalhes e responder a dúvidas sobre o produto, bem ou serviço. Sem um RFI, você aumenta as chances de enfrentar conflitos no futuro. O RFI oferece a oportunidade de conhecer melhor seus fornecedores e entender o que eles oferecem antes de precisar explicar os detalhes do projeto. Isso permite obter respostas mais objetivas e avaliar se são os fornecedores adequados para o trabalho.
Quando usar um modelo de solicitação de informação
Você usa um modelo de solicitação de informação (RFI) ao realizar aquisições para um projeto, sendo a primeira etapa do processo de aquisições. O RFI é utilizado para lidar com um desafio, mesmo quando ainda não se conhece a solução. Ele ajuda a identificar quais são as opções disponíveis.
Um modelo de solicitação de informação pode ser usado em projetos de compras pontuais ou recorrentes. É especialmente útil no segundo caso, pois ajuda a criar um projeto de fornecedores. Ele permite formar uma lista reduzida de fornecedores viáveis que pode ser utilizada quando você precisar de produtos, bens ou serviços semelhantes.
Após receber as respostas ao RFI e reduzir a lista de fornecedores a um grupo mais gerenciável, você utilizará essas informações para enviar um RFP. Isso permitirá solicitar informações mais detalhadas das empresas interessadas em executar o trabalho.
Quem deve usar o modelo de solicitação de informação?
O modelo de solicitação de informação (RFI) é utilizado pelo gerente de projeto ou pelo gerente de compras, dependendo da estrutura da organização, para iniciar o processo de solicitação de propostas para produtos, bens e serviços. Em seguida, o RFI é enviado aos fornecedores.
Esses fornecedores preencherão as informações necessárias e devolverão o RFI ao responsável pelo processo de aquisições. Quem estiver encarregado de elaborar o RFI deve garantir que ele inclua o seguinte.
- A solicitação de informação deve ser simples e fácil de comparar
- Deve ser clara para que fornecedores possam responder
- Evite ser muito específico — mantenha um nível geral
- Não tome muito tempo do fornecedor
Como usar o modelo de solicitação de informação do ProjectManager
O modelo de solicitação de informação (RFI) gratuito em Word do ProjectManager é tudo o que você precisa para iniciar o processo de aquisições do seu projeto. Ele é uma ferramenta essencial na criação de contratos entre o projeto e seus fornecedores. O modelo de solicitação de informação possui espaço para todas as informações que você precisa coletar.
Solicitação de informação (parte superior)
A primeira seção do modelo de solicitação de informação coleta dados importantes de controle. Aqui você poderá numerar o RFI para uso interno. Há um espaço para a data de emissão do RFI e para a data limite de resposta. Também há campos para registrar o nome do projeto, para quem o RFI é enviado e por quem foi emitido.
Descrição do RFI
Há um espaço amplo para descrever as informações que você está buscando. Aqui você pode apresentar suas perguntas. Lembre-se de não entrar em muitos detalhes. Seja direto e objetivo. Abaixo, há um campo para indicar os anexos incluídos e quem os enviou.
Resposta do RFI
Há outro espaço amplo para que o fornecedor responda ao RFI. Abaixo, há um campo para que a pessoa responsável registre a data e assine.
Como usar um modelo de solicitação de informação no ProjectManager
ProjectManager é uma ferramenta premiada que organiza equipes e projetos para torná-los mais eficientes. Durante o processo de aquisições, você pode usar um software de gestão de projetos baseado em nuvem para tornar esse processo mais produtivo.
Use a ferramenta para gerenciar o processo de aquisições, listando todos os fornecedores em uma lista de tarefas, onde é possível registrar informações importantes, como nome, endereço e contato. Essas listas são online e podem ser compartilhadas ou ter o acesso restrito, dependendo da sua política.
Depois de escolher um fornecedor, você pode gerenciar todo o processo de fornecimento em um quadro kanban, uma das várias visualizações do projeto. O quadro é composto por colunas que representam as etapas do seu ciclo de produção. Em cada coluna, há cartões que representam os itens fornecidos pelo seu fornecedor.
O quadro kanban visualiza o fluxo de trabalho à medida que os suprimentos se movem do armazém para o local da obra. Você tem uma visão completa e pode realocar recursos para evitar gargalos. O kanban também é uma ótima ferramenta para as equipes gerenciarem seu trabalho. Elas podem organizar tarefas do backlog e gerenciar sprints no kanban.
Todos os dados são compartilhados no software. Se você estiver gerenciando o cronograma do projeto em um gráfico de Gantt, as tarefas atribuídas à equipe podem ser gerenciadas no quadro kanban, na lista de tarefas ou na visualização de calendário. O gráfico de Gantt permite planejar suas aquisições, definir marcos e vincular dependências para evitar gargalos.
Obtenha uma visão geral do projeto com nosso dashboard em tempo real. Ele é atualizado com dados ao vivo, que são calculados automaticamente e exibidos em gráficos fáceis de entender. Você acompanha métricas do projeto, como prazo, custos e mais. Para informações mais detalhadas, gere relatórios com um clique, filtre conforme necessário e compartilhe com as partes interessadas.
Desenvolver um relacionamento de trabalho com fornecedores é uma parte importante da gestão de projetos. Mas isso é apenas uma parte do todo. Se você está procurando um software em nuvem que ajude a organizar seu projeto do planejamento ao relatório, experimente o ProjectManager. Aproveite o teste gratuito de 30 dias hoje mesmo.