Projetos de construção estão sujeitos a mudanças. Pode haver condições climáticas adversas que causam atrasos, partes interessadas com expectativas em mudança ou problemas na cadeia de suprimentos que pressionam seu cronograma e orçamento. Mudanças quase certamente vão ocorrer, então como gerenciá-las e evitar que o projeto saia do controle?
A resposta é usar um modelo de solicitação de mudança. Registrar a mudança, defini-la e então autorizá-la ou rejeitá-la ajuda a manter o escopo do projeto sob controle. Garanta que seu projeto permaneça no caminho certo usando nosso modelo de solicitação de mudança de obra gratuito para Excel.
Para baixar este modelo de solicitação de mudança gratuito para Excel, clique na imagem abaixo.
O que é um modelo de solicitação de mudança em obras?
Uma solicitação de mudança em obras registra qualquer modificação no escopo do trabalho de um projeto. Ela detalha qual trabalho está sendo proposto, quanto essa mudança custará e se causará atrasos no cronograma de construção estabelecido.
A solicitação de mudança revisa não apenas o cronograma, mas também o orçamento. A mudança afetará quando os empreiteiros receberão pagamento pelo trabalho realizado, e um modelo de solicitação de mudança em obras é um mecanismo usado para economizar tempo ao implementar essas alterações e pagamentos.
Em resumo, um modelo de solicitação de mudança é uma alteração no plano de construção ou no contrato. Ele modifica o escopo do trabalho e, portanto, precisa de aprovação antes de ser iniciado, pois provavelmente resultará em um aumento no orçamento. Por isso, o modelo de solicitação de mudança em obras deve ser aprovado tanto pelo proprietário quanto pelo empreiteiro.
Claro, documentos em papel podem se perder ou ser arquivados incorretamente. Um software de gerenciamento de projetos mantém os formulários do modelo de solicitação de mudança fáceis de acessar e acompanhar, e o ProjectManager leva o gerenciamento de mudanças ainda mais longe ao fazer tudo em tempo real. Anexe formulários de modelo de solicitação de mudança aos cartões do seu quadro kanban e tenha transparência conforme eles são implementados. Defina a prioridade para que sua equipe saiba no que trabalhar primeiro. Etiquetas personalizadas simplificam as buscas. Veja a porcentagem concluída e até compartilhe um quadro kanban em modo somente visualização para manter todos alinhados. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.
Por que usar um modelo de solicitação de mudança?
Os formulários de solicitação de mudança oferecem aos proprietários e empreiteiros a flexibilidade de responder às mudanças conforme elas ocorrem ao longo do ciclo de vida do projeto. Usar um modelo de solicitação de mudança é útil porque ajuda a padronizar o processo de gerenciamento de mudanças e a minimizar quaisquer custos ou atrasos causados pela mudança.
Depois que a mudança é aprovada ou rejeitada, o modelo de solicitação de mudança em obras cria um registro documentado que detalha por que a mudança foi aprovada ou não. Isso é essencial para o controle de mudanças, pois ajuda a reduzir a probabilidade de que qualquer uma das partes culpe a outra pela alteração no escopo (ou pior, entre em litígio), já que todos os detalhes foram registrados usando um modelo de solicitação de mudança padrão que ambas as partes podem utilizar.
Benefícios de usar este modelo de solicitação de mudança em obras
Já estabelecemos a importância de usar um modelo de solicitação de mudança em obras em termos gerais, agora vamos analisar alguns dos principais benefícios de utilizá-lo.
Ajuda a evitar a expansão do escopo
A expansão do escopo ocorre quando o escopo de trabalho de um projeto é alterado ao adicionar, remover ou modificar tarefas do plano de construção depois que o projeto já começou, o que faz com que o escopo do projeto aumente sem a supervisão da equipe de gerenciamento de projetos.
Como essas mudanças no escopo do projeto não são controladas pelo gerente de projeto, elas afetarão o cronograma e o orçamento do projeto, pois essas tarefas adicionais exigem recursos e tempo que não estavam previstos no plano do projeto original.
Felizmente, um modelo de solicitação de mudança em obras pode ajudar você a acompanhar qualquer alteração feita no escopo de trabalho, o que ajuda a evitar a expansão do escopo.
Permite criar um processo de gerenciamento de mudanças
Este modelo de solicitação de mudança em obras pode ajudar você a estabelecer um processo de gerenciamento de mudanças para sua equipe ou organização. Ao usar um único formulário padrão, é possível compreender melhor as solicitações de mudança em diferentes projetos.
Um dos principais benefícios de usar este modelo de solicitação de mudança em obras é que ele possui um formato muito versátil que pode ser utilizado por proprietários de projetos de construção, empresas de construção, empreiteiros gerais e subcontratados.
Quem deve usar este modelo de solicitação de mudança em obras?
Tanto o proprietário do projeto quanto o empreiteiro podem usar este modelo de solicitação de mudança. Isso inclui empreiteiros gerais, subcontratados e sub-subcontratados. Todos precisam estar envolvidos no processo de aprovação se estiverem participando da mudança.
Depois que o modelo de solicitação de mudança em obras é aprovado, ele passa a fazer parte do corpo do contrato original do trabalho que está sendo realizado. Trata-se de uma questão legal, pois, se o pagamento for atrasado, o empreiteiro tem o direito de registrar um penhor de mecânico.
Quando usar este modelo de solicitação de mudança em obras
Este modelo de solicitação de mudança pode ser utilizado sempre que houver uma solicitação para alterar o contrato entre o proprietário do projeto e um dos empreiteiros contratados para cumprir esse contrato.
Quando uma mudança é solicitada, um modelo de solicitação de mudança é usado para gerenciar essa alteração e manter o projeto dentro do cronograma e do orçamento. Um formulário de solicitação de mudança provavelmente será utilizado apenas durante as fases de execução, controle e monitoramento de um projeto. É durante a entrega dos seus entregáveis que essas mudanças tendem a surgir.
Como usar este modelo gratuito de solicitação de mudança em obras
O modelo gratuito de solicitação de mudança do ProjectManager é essencial para gerenciar mudanças no seu projeto, manter o cronograma e permanecer dentro do orçamento. Ele foi projetado para ser utilizado em qualquer setor, incluindo a indústria da construção, onde formulários de solicitação de mudança são frequentemente usados para alterar o contrato do projeto.
Projeto
O modelo começa com informações internas, como o nome do projeto, o número da ordem, além de indicar se a solicitação de mudança é externa ou interna e a data do pedido do modelo de solicitação de mudança.
Motivo da mudança
A seção seguinte define a mudança, bem como o motivo para ela. A oportunidade é descrita, explicando por que a mudança é necessária ou como ela pode melhorar o resultado final do projeto.
Descrição da mudança
Aqui é onde a mudança é descrita. Essa mudança é detalhada para deixar claro qual trabalho precisa ser realizado. Isso pode incluir os materiais e a mão de obra envolvidos. A duração é estimada, oferecendo uma ideia clara de quanto tempo todo o trabalho levará. O custo também é estimado.
Assinatura e data
Por fim, o modelo de solicitação de mudança em obras conclui com quem solicitou a mudança, sua empresa e informações de contato. Logo abaixo há uma linha para assinatura de aprovação e a data para indicar quando a solicitação de mudança foi aprovada.
O ProjectManager é uma ferramenta de gerenciamento de mudanças melhor que um modelo de solicitação de mudança em obras
ProjectManager é um software premiado que organiza o trabalho e mantém seu projeto funcionando com eficiência. Seus recursos ajudam a planejar, monitorar e relatar o progresso para aumentar a produtividade ao gerenciar um projeto. Essas mesmas ferramentas podem otimizar seu processo de modelo de solicitação de mudança.
Em vez de usar um modelo estático, você pode criar formulários de modelo de solicitação de mudança diretamente em nosso software. Use o quadro kanban, que é uma ferramenta visual para acompanhar o fluxo de trabalho. Suas mudanças podem ser representadas como cartões organizados em colunas que mostram o ciclo de produção, do a fazer, fazendo até concluído.
Os cartões podem conter descrições e você pode anexar quaisquer arquivos relacionados. Etiquetas podem ser adicionadas para indicar departamento, prioridade e muito mais. As horas, o custo e o prazo também podem ser definidos. Depois, basta atribuir o cartão à pessoa responsável por executar o trabalho.
O progresso é atualizado à medida que o status da solicitação de mudança é alterado e esses dados são refletidos instantaneamente em todo o software, para que você possa garantir que o trabalho está ocorrendo conforme o esperado. Adicione a tarefa a uma planilha de horas e você poderá monitorar as horas registradas no trabalho e otimizar o processo de pagamento.
Como nosso software é baseado na nuvem, todas as informações são recebidas em tempo real. Também há armazenamento ilimitado de arquivos, para que você possa salvar todos os seus formulários de modelo de solicitação de mudança em um hub centralizado. Claro, este é apenas um dos aspectos do software, que pode ajudar você a gerenciar o projeto em todas as suas fases, sem precisar alternar entre diferentes aplicativos.
Usar o ProjectManager para gerenciar seu projeto e as mudanças que surgem ao longo do ciclo de vida é uma maneira de controlar os custos e manter o projeto no caminho certo. Atribua, acompanhe e arquive mudanças do projeto enquanto planeja, monitora e relata o progresso e o desempenho do projeto. Tenha todos os recursos necessários para entregar seus projetos no prazo e dentro do orçamento. Experimente o ProjectManager gratuitamente com este teste de 30 dias.