Si vous n’êtes pas du secteur de la construction, vous pourriez penser que les projets commencent lorsque des bulldozers, des chargeuses et des grues arrivent sur le chantier. Bien que ces équipements puissent être utilisés, la préconstruction doit avoir lieu avant le début des travaux.

Comme son nom l’indique, la préconstruction est la phase qui se déroule avant la réalisation des travaux, et elle est déterminante pour la réussite du projet de construction. Comme pour tout ce qui concerne la gestion de projets de construction, elle repose sur un processus structuré, des réunions, des listes de contrôle et d’autres éléments. Mais commençons d’abord par une définition.

Qu’est-ce que la préconstruction ?

La phase de préconstruction, dans le cadre de la gestion de projets de construction, désigne l’ensemble des services de planification et d’ingénierie préliminaires mis en œuvre par l’entreprise de construction avant le démarrage des travaux. L’entreprise commence par définir le projet et identifier les risques. Cette phase comprend également la planification et l’ordonnancement de la portée du projet ainsi que l’estimation des coûts, à partir de l’analyse des besoins du chantier.

La préconstruction est essentielle, mais il est tout aussi important de disposer des bons outils pour créer un calendrier, constituer une équipe et élaborer un budget. ProjectManager est un logiciel de gestion de projets de construction qui permet de planifier les travaux afin d’évaluer la pertinence du projet avant son lancement. Le diagramme de Gantt interactif aide à estimer les coûts, planifier les ressources et organiser les tâches sur une ligne de temps. Il est possible de filtrer le chemin critique et de définir une référence afin de suivre les écarts du projet en temps réel et rester aligné sur les objectifs.

Pourquoi la préconstruction est-elle importante ?

La principale raison d’être de la préconstruction est de s’assurer que toutes les vérifications nécessaires sont effectuées avant le début des travaux. Sans phase de préconstruction, des pertes financières peuvent survenir et des personnes peuvent être exposées à des risques. Cette phase de construction permet également de démontrer au client la faisabilité du projet, mais elle peut aussi produire l’effet inverse si le projet s’avère trop coûteux ou non viable pour d’autres raisons.

Si le client et l’entrepreneur s’accordent sur le projet, le processus peut alors commencer. L’entreprise de construction débute en fournissant au client un coût et un calendrier du projet de construction. La phase de préconstruction offre à l’équipe de construction une vision claire de ses rôles et responsabilités, ainsi qu’un cadre précis des travaux à réaliser. Le client comprend ainsi ce qui est attendu de lui et quel sera le coût du projet.

Le coût de cette phase dépend du type de travaux, de l’emplacement du chantier et de la portée du projet. Toutefois, comme indiqué précédemment, le client peut décider d’interrompre le projet avant le lancement effectif des travaux s’il n’est pas satisfait. Bien qu’il puisse être frustrant de mener une analyse approfondie sans poursuivre le projet, cela reste bien moins coûteux que d’abandonner un projet en cours d’exécution.

Étapes clés du processus de préconstruction

Bien que la phase de préconstruction soit en partie conceptuelle, elle demeure très concrète. Elle nécessite la collaboration de personnes réelles en temps réel afin d’élaborer des estimations, des conceptions, des calendriers et des budgets fiables. Les activités qui composent la phase de préconstruction ne se déroulent pas nécessairement sur le chantier, mais elles exigent le même niveau de coordination et de collaboration qu’une équipe qualifiée sur site. Disposer du bon logiciel permet de connecter les différents services impliqués et de fluidifier le processus. Celui-ci peut être décomposé en plusieurs activités, présentées ci-dessous.

1. Étude de faisabilité du projet

La première étape consiste à réaliser une étude de faisabilité, qui constitue une évaluation complète du projet de construction proposé. L’objectif principal d’une étude de faisabilité est de déterminer si le projet mérite d’être poursuivi sur les plans financier, technique et du point de vue du marché. Elle permet d’identifier les problèmes potentiels susceptibles de survenir et d’orienter les décideurs quant à la poursuite du projet en l’état, à sa modification ou à son abandon.

2. Inspection du chantier

Si le projet est jugé faisable, l’étape suivante du processus de planification de la préconstruction consiste à procéder à l’inspection du chantier. Cette phase offre une vue d’ensemble des contraintes et des opportunités du site. Par exemple, les caractéristiques physiques du terrain sont prises en compte, telles que la topographie et les structures existantes. Les facteurs environnementaux et réglementaires sont également analysés, ainsi que les infrastructures et les accès.

3. Développement de la conception

Vient ensuite la phase de développement de la conception, une étape essentielle qui permet de faire le lien entre la conception conceptuelle et les documents de construction définitifs. À ce stade, les équipes d’ingénierie et d’architecture travaillent conjointement pour enrichir les idées initiales afin de les rendre réalisables. Cela peut inclure l’ajout de plans architecturaux détaillés, tels que le choix des matériaux et des finitions, ou la coordination avec des consultants pour garantir l’intégration complète de la conception. Cette démarche contribue à réduire les risques de retards, de dépassements de coûts et d’ordres de modification.

4. Permis de construire et autorisations réglementaires

Il s’agit d’un élément fondamental de la préconstruction, car les permis et autorisations réglementaires garantissent que les projets de construction respectent les réglementations en matière de santé, de sécurité et d’environnement. Ces normes visent à protéger les occupants du bâtiment et à assurer la conformité du projet aux règles locales d’urbanisme et aux codes du bâtiment. Il convient de noter que les types précis de permis et d’autorisations requis varient en fonction de la nature du projet.

5. Définition de la portée du projet

La portée du projet définit les objectifs à atteindre ainsi que les exigences liées à l’espace, au calendrier et au niveau de finitions nécessaires pour réaliser les objectifs du projet.

6. Ordonnancement de la construction

À ce stade, il convient de planifier et d’organiser la séquence des activités du projet de construction. Toutes les tâches doivent être décomposées en éléments plus petits et plus faciles à gérer, tels que la préparation du site, le gros œuvre, la plomberie, etc. Les durées des tâches doivent également être estimées en tenant compte de la disponibilité de la main-d’œuvre, des délais de livraison des matériaux et des contraintes potentielles. L’ordonnancement de la construction est considérablement facilité par les logiciels de préconstruction, notamment grâce à des outils tels que le diagramme de Gantt, qui permettent de représenter l’ensemble des activités sur une ligne de temps facilement accessible.

7. Estimation des coûts et budgétisation de la construction

Parallèlement aux activités précédentes, s’effectue le processus d’estimation des coûts et des prix associés au projet. Les résultats du quantitatif des matériaux contribueront aux prévisions financières, mais il est également nécessaire de prendre en compte la main-d’œuvre, l’approvisionnement en équipements et les locations. Cette estimation servira de base à l’élaboration du budget final du projet de construction.

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8. Quantitatif des matériaux

Pendant que le plan de construction est ajusté afin d’en garantir la faisabilité, les estimateurs du projet travaillent à la prévision des types et des quantités de matériaux nécessaires. Dans ce cadre, un quantitatif des matériaux doit être réalisé afin de s’assurer que chaque matériau à utiliser est correctement quantifié, approvisionné, livré et intégré au calendrier du projet.

En ce qui concerne les matériaux du projet, il est important de tenir compte des délais d’approvisionnement afin de garantir leur disponibilité au moment opportun. Cela implique de connaître précisément les matériaux et les équipements requis, ainsi que les modalités permettant de les obtenir dans les délais impartis.

9. Processus d’appel d’offres et sélection des entrepreneurs

Une fois les estimations du projet établies, il convient de déterminer avec quels partenaires collaborer pour la phase de construction à venir, notamment l’entrepreneur général et les sous-traitants. Cette activité peut parfois être réalisée avant la finalisation des estimations, mais dans tous les cas, le processus d’appel d’offres est déterminant pour définir le budget et le calendrier finaux du projet. Les entreprises candidates soumettent leurs offres ou leurs propositions en estimant leurs coûts, et l’entrepreneur général évalue celles qui correspondent le mieux aux exigences du projet et aux engagements financiers.

10. Constitution de l’équipe projet

L’équipe projet est composée de sous-traitants et d’autres intervenants chargés d’exécuter le plan de projet. L’entrepreneur général sélectionne des sous-traitants qui comprennent le projet et disposent de disponibilités compatibles avec le calendrier de construction.

11. Réunion de préconstruction

Chaque projet de construction prévoit une réunion de préconstruction afin de définir précisément la portée du projet, avec des spécifications claires et des exigences de qualité. Les réunions de préconstruction permettent de s’assurer que les sous-traitants disposent d’une compréhension complète des plans de construction, afin d’éviter des reprises coûteuses pendant l’exécution des travaux. Cela contribue à limiter les dépassements de coûts et les retards.

Afin d’organiser une réunion de préconstruction efficace, qui communique les besoins du projet sans perte de temps, un ordre du jour doit être préparé. Celui-ci présente les points clés de la réunion et sert de fil conducteur pour en assurer le bon déroulement.

La réunion de préconstruction, à l’instar d’une réunion de lancement de projet, permet de clarifier les derniers points en suspens et doit rester ouverte aux questions. Il peut manquer un document ou certains participants peuvent souhaiter confirmer leur compréhension d’un sujet particulier.

Disposer de la documentation nécessaire est essentiel lors d’une réunion de préconstruction. Il est important d’avoir à disposition le contrat de projet, qui précise les responsabilités de chacun et les méthodes de gestion du projet. Les documents de conception, tels que les rendus et les plans, sont également indispensables. Le calendrier doit être consultable, tout comme le plan de sécurité, le plan de site, le plan qualité et le plan de communication.

Le processus de préconstruction est supervisé par le responsable de la préconstruction. Découvrons plus en détail ce rôle essentiel.

Quel est le rôle d’un responsable de la préconstruction ?

Le responsable de la préconstruction joue un rôle clé dans la réussite d’un projet de construction, avant même le début des travaux. Il contribue à planifier et à coordonner l’ensemble des activités qui ont lieu avant le démarrage du chantier, telles que l’élaboration de budgets de projet détaillés, la création d’un calendrier réaliste, la sélection des sous-traitants, l’identification et la réduction des risques, ainsi que le contrôle des coûts. Il constitue le point central de la communication et permet de poser les bases de la réussite du projet avant son lancement officiel.

Liste de contrôle de la préconstruction

La phase de préconstruction d’un projet est complexe : elle consiste à définir tout ce qui est nécessaire pour assurer le bon déroulement d’un projet de construction, qui repose déjà sur une coordination précise entre les personnes, les équipements et les matériaux.

Nous avons rassemblé les principaux documents et livrables de la phase de préconstruction, planifiée par le client, l’équipe de conception et le partenaire de construction.

• Description du projet : La description du projet comprend les plans de conception relatifs à la taille, à l’agencement, au caractère, à la qualité, aux matériaux et aux systèmes de construction, ainsi que tout autre détail essentiel. Elle permet ensuite d’élaborer le plan de construction, structuré en phases et assorti d’un calendrier.
• Portée des travaux : Le document de portée des travaux décrit les tâches, les livrables et les responsabilités du projet. Il précise ce qui sera réalisé, comment cela sera exécuté et par qui.
• Calendrier de construction : Le calendrier de construction sert de feuille de route en indiquant la séquence et le calendrier de l’ensemble des tâches du projet de construction.
• Budget de construction : Le budget du projet de construction est élaboré par les équipes de conception et de construction, qui déterminent l’ensemble des coûts associés au projet, y compris les solutions alternatives éventuelles.
• Plan de construction : Ce document décrit la portée du projet de construction depuis la planification initiale jusqu’à l’achèvement. Les plans de construction précisent l’objectif du projet, ses objectifs opérationnels et ses principaux livrables.
• Documents de conception : Pendant la phase de préconstruction, les documents de conception prennent la forme de dessins détaillés, de spécifications et d’autres informations servant de référence pour l’ensemble du projet. Ils fournissent des éléments essentiels aux parties prenantes, aux entrepreneurs, aux ingénieurs, aux architectes et aux constructeurs.
• Rapport d’étude de site : Ce document de construction fournit une évaluation détaillée et précise de l’emplacement retenu pour le projet. Il contribue à l’élaboration d’un calendrier et d’un plan de construction réalistes.
• Bordereau des quantités : Le bordereau des quantités est un document de projet essentiel élaboré durant la phase de préconstruction. Il décrit en détail les matériaux et la main-d’œuvre requis pour la phase de construction. Il doit notamment lister les matériaux et indiquer les quantités nécessaires selon leurs unités de mesure.
• Calendrier d’approvisionnement : Dans la gestion de la préconstruction, le calendrier d’approvisionnement définit la planification et la séquence des activités nécessaires à l’obtention des matériaux, équipements et services requis pour le projet.
• Plan de communication du projet : La communication de projet est un facteur clé de réussite, depuis la préconstruction jusqu’à l’achèvement du projet. Elle repose sur l’élaboration d’un plan de communication accessible et fiable pour l’ensemble des acteurs du projet de construction. Plus la communication est efficace durant la préconstruction, plus le projet a de chances de réussir.
• Permis et inspections : Les entrepreneurs agréés réalisent les projets dans le respect des règles, ce qui implique la conformité aux codes en vigueur, l’obtention des permis et la réalisation des inspections nécessaires. La préconstruction permet d’évaluer en profondeur les risques et les mesures d’atténuation possibles, notamment en analysant le site et en identifiant les exigences en matière de permis et d’inspections avant le démarrage des travaux.

Modèle de budget de construction

Ce modèle de budget de construction permet d’estimer les coûts des tâches du projet pendant la phase de préconstruction et de les comparer aux coûts réels une fois la phase de construction entamée, afin de déterminer si le projet est en dépassement ou en dessous du budget.

Nous proposons également une sélection de modèles gratuits de gestion de projets de construction pour Excel afin de gérer tous les aspects du projet.

ProjectManager facilite la préconstruction

Pour atteindre l’ensemble des objectifs de préconstruction, il est possible de s’appuyer sur un logiciel de gestion de projets de construction tel que ProjectManager. Ce logiciel aide à estimer les coûts, à intégrer les sous-traitants et à collaborer efficacement afin de maintenir toutes les parties prenantes connectées, quel que soit le lieu ou le moment de leur intervention.

Utiliser plusieurs vues de projet

La préconstruction nécessite la coordination de différents intervenants pour définir les éléments nécessaires à l’exécution du projet de construction, mais chacun n’utilise pas forcément les mêmes outils. Le logiciel permet de choisir la vue la plus adaptée, notamment les diagrammes de Gantt dynamiques ou les vues de type feuille de calcul. Des tableaux kanban, des vues en liste et des vues calendrier sont également disponibles pour les sous-traitants qui doivent se concentrer sur leurs tâches. Quelle que soit la vue utilisée, les données sont mises à jour en temps réel et constituent une source unique d’information, garantissant que tous les intervenants consultent les mêmes données actualisées.

Rester connecté grâce aux outils collaboratifs

La collaboration est essentielle. Si les différents groupes qui doivent travailler ensemble pour livrer un projet réussi ne sont pas connectés, l’échec intervient avant même le début du projet. Le logiciel en ligne permet à tous les intervenants de collaborer en continu, même lorsqu’ils travaillent depuis des sites différents. Des commentaires peuvent être ajoutés aux tâches et déclencher des notifications par e-mail et dans l’application. Chaque membre du projet peut identifier d’autres intervenants afin de les intégrer aux échanges. Les plans et les fichiers sont facilement partagés, et l’outil propose un stockage de fichiers illimité servant de point central pour l’ensemble de la documentation et des plans du projet.

Lorsque le projet passe de la préconstruction à la phase de construction, ProjectManager est déjà configuré et prêt à aider à respecter le calendrier et le budget. Le tableau de bord en temps réel offre une vision globale de six indicateurs de projet, sans configuration préalable. Les rapports personnalisés en un clic permettent d’analyser plus en détail les données du projet et de les partager pour informer le client. Des fonctionnalités d’automatisation des flux de travail sont également disponibles afin de rationaliser les processus, notamment grâce aux paramètres d’approbation des tâches, permettant de limiter les changements de statut aux personnes autorisées. L’outil constitue une solution centralisée pour l’ensemble des besoins liés aux projets de construction.

ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projets de construction qui permet de rester connecté aux équipes tout en facilitant la planification, le suivi et le reporting de l’avancement et de la performance du chantier. Les données en temps réel favorisent une prise de décision plus éclairée. Les outils de gestion des ressources garantissent une utilisation optimale des équipes. Les feuilles de temps sont sécurisées et assurent le suivi du temps consacré aux tâches. Commencez dès aujourd’hui avec ProjectManager gratuitement.