Grandes projetos geralmente começam com grandes expectativas e esperanças. No entanto, se a fase de iniciação do projeto não for bem-sucedida, o projeto pode sair do rumo e caminhar para o fracasso. É essencial ancorar o projeto desde o início, fornecendo-lhe estrutura. Ideias são abundantes, mas é o planejamento do projeto e sua execução que permitem transformar essas expectativas e ideias em realidade.

É claro que existem outras fases do gerenciamento de projetos, mas a iniciação do projeto é a primeira e, muitas vezes, a mais importante etapa. Com uma fase de iniciação sólida, você estará no caminho certo para concluir o projeto dentro do prazo e do orçamento.

O que é a iniciação do projeto?

A iniciação do projeto é a primeira fase do ciclo de vida do projeto. É nesse momento que a oportunidade ou a justificativa para o projeto é identificada e que um projeto é desenvolvido para aproveitar essa oportunidade. Também é durante essa fase que os projetos são aprovados ou rejeitados pelas principais partes interessadas, o que exige a realização de estudos de viabilidade e de uma análise de custo-benefício para garantir que o projeto gere valor para o negócio.

A iniciação do projeto é uma fase bastante dinâmica, na qual é necessário realizar muito planejamento e pesquisa para que a ideia do projeto se torne realidade. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que oferece diversas visualizações, como gráficos de Gantt, quadros kanban e painéis de projeto, permitindo acompanhar riscos, tarefas, prazos e recursos.

Qual é a importância da fase de iniciação do projeto?

A fase de iniciação do projeto é importante por vários motivos. O principal deles é que, durante essa etapa, os patrocinadores do projeto formam a equipe do projeto e criam a documentação do projeto para convencer as partes interessadas sobre o valor da proposta.

As partes interessadas do projeto, como o conselho de administração e a liderança da empresa, analisam a proposta do projeto, realizam uma análise de custo-benefício e avaliam como ela se encaixa em outros projetos e programas do portfólio de projetos da organização.

Depois que essas partes interessadas decidem avançar com o projeto, o gerente de projeto ou o escritório de gerenciamento de projetos (PMO) pode dar continuidade às fases de planejamento, execução e monitoramento do projeto até sua conclusão. Projetos simplesmente não podem começar sem uma fase adequada de iniciação do projeto.

Quem participa do processo de iniciação do projeto?

Diversos participantes estão envolvidos na fase de iniciação do gerenciamento de projetos. A seguir, destacamos alguns dos participantes mais comuns.

Patrocinador do projeto

Normalmente, o patrocinador do projeto é um executivo ou líder sênior que supervisiona o projeto e concede sua aprovação. Ele fornece os recursos necessários, incluindo pessoal, orçamento e autoridade para dar início ao projeto. No processo de iniciação do projeto, o patrocinador obtém o comprometimento de outras partes interessadas e atua como elo entre a alta administração e a equipe do projeto para resolver problemas e tomar decisões.

Gerente de projeto

O gerente de projeto é responsável por liderar o projeto desde a iniciação até a conclusão. Durante a iniciação, ele define os objetivos, o escopo e os entregáveis do projeto, trabalhando em conjunto com as partes interessadas para levantar requisitos e coordenar recursos. O gerente de projeto também auxilia no desenvolvimento do termo de abertura do projeto, do cronograma e do orçamento preliminar, além de ajudar a identificar riscos.

Partes interessadas do projeto

As partes interessadas também participam do processo de iniciação do projeto. São indivíduos ou grupos que têm interesse direto no sucesso do projeto. Podem ser internos ou externos e incluem chefes de departamento, clientes, usuários finais ou outras áreas de negócio impactadas pelo projeto. Durante a iniciação do projeto, as partes interessadas contribuem com informações sobre objetivos, restrições e requisitos para ajudar a definir o escopo e as prioridades do projeto.

Comitê diretor

O comitê diretor é um grupo de partes interessadas-chave ou executivos seniores que fornecem supervisão estratégica e direcionamento ao projeto. Durante a iniciação, eles analisam e aprovam o escopo, os objetivos e o orçamento do projeto. O comitê diretor garante que o projeto esteja alinhado à estratégia organizacional e oferece orientação sobre gerenciamento de riscos e alocação de recursos. Também é responsável por resolver questões escalonadas, autorizar mudanças significativas e assegurar o alinhamento das partes interessadas.

Documentação de iniciação do projeto

Como mencionado, a documentação de iniciação do projeto ajuda a transformar a concepção do projeto em realidade. A seguir estão os documentos de iniciação mais utilizados para destacar os benefícios do projeto e construir as bases do plano do projeto.

É durante essa fase que a equipe é formada e que um business case é criado para definir o projeto em detalhes.

Business case

O business case é utilizado para explicar o motivo do início de um projeto. Ele demonstra como o uso de recursos financeiros e outros recursos atende às necessidades do negócio. O business case deve ser adaptável, ajustando-se ao porte e ao risco da proposta de projeto, embora mantenha a mesma estrutura entre diferentes projetos. Ele não trata de questões técnicas, mas das necessidades de negócio do projeto, e deve ser abrangente.

Idealmente, o business case deve ser fácil de entender, lógico e relevante. Os principais aspectos precisam ser acompanhados, medidos e justificados. Também deve haver responsabilidade e comprometimento quanto à entrega e aos custos envolvidos.

A estrutura de um business case deve seguir o formato abaixo:

• Prefácio
• Sumário
• Resumo executivo, que inclui o que é o projeto, quais serão seus resultados e por que ele deve ser realizado
• Introdução explicando os direcionadores de negócio, o escopo do trabalho e os aspectos financeiros
• Análise com premissas e definição dos custos e benefícios, incluindo riscos
• Estimativa preliminar de custos, como uma ordem de grandeza aproximada
• Conclusão indicando quais serão os próximos passos
• Apêndice

Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto descreve o propósito do projeto e como ele será estruturado e executado. Nele, são detalhados a visão, os objetivos, o escopo e os entregáveis do projeto. As responsabilidades da equipe do projeto e das partes interessadas também são descritas. Essa etapa ajuda a identificar claramente a visão e os objetivos do projeto. Ela define o escopo do projeto e lista os entregáveis.

O termo de abertura do projeto também lista os papéis e responsabilidades da equipe do projeto e identifica os clientes e as partes interessadas do projeto. É nesse momento que o projeto é estruturado formalmente, documentando o plano do projeto e registrando todos os riscos, problemas e premissas.

Termo de constituição da equipe

O termo de constituição da equipe é semelhante ao termo de abertura do projeto, porém com foco nos papéis e responsabilidades da equipe do projeto. O principal objetivo desse documento é ajudar as equipes a entender melhor como podem trabalhar juntas para alcançar seus objetivos.

Documento de iniciação do projeto (PID)

O documento de iniciação do projeto é utilizado quando projetos são gerenciados com a estrutura PRINCE2. Ele define os elementos do projeto que precisam da aprovação das partes interessadas, como o business case, o escopo, os riscos, os critérios de sucesso e outros aspectos importantes da iniciação do projeto.

Documento de requisitos de negócio (BRD)

O documento de requisitos de negócio (BRD) também pode fazer parte da fase de iniciação do projeto. Ele descreve as necessidades e os requisitos de negócio que o projeto deve atender e funciona como um acordo formal entre as partes interessadas sobre o que será entregue. Isso inclui requisitos funcionais e não funcionais. Além de definir o escopo e os objetivos do projeto, o BRD ajuda a garantir o alinhamento entre a equipe do projeto, as partes interessadas e o cliente.

Briefing do projeto

O briefing do projeto é um dos principais documentos de iniciação do projeto. Trata-se de uma visão geral concisa que resume o escopo, os objetivos, os entregáveis, o cronograma e as partes interessadas. Ele funciona como uma ferramenta inicial de comunicação que ajuda as partes interessadas e a equipe do projeto a compreender melhor os objetivos e o propósito do projeto. O briefing do projeto geralmente é criado nas fases iniciais da iniciação para garantir alinhamento antes do início do planejamento mais detalhado.

Proposta de projeto

Outro componente da documentação de iniciação do projeto é a proposta de projeto. Esse documento formal descreve os objetivos, o escopo, o cronograma, o orçamento estimado e os resultados esperados do projeto. Ele é normalmente utilizado para obter aprovação ou financiamento de clientes ou tomadores de decisão. A proposta de projeto também aborda a viabilidade do projeto, além de seus riscos e benefícios. Dessa forma, as partes interessadas podem avaliar o grau de alinhamento com os objetivos organizacionais.

Matriz de atribuição de responsabilidades

A matriz de atribuição de responsabilidades, incluindo RACI, DACI, RASIC e outros tipos, ajuda a esclarecer os papéis e responsabilidades do projeto. Ela atribui quatro categorias principais — responsável, responsável final (accountable), consultado e informado — às tarefas e entregáveis do projeto. Embora seja mais utilizada durante o planejamento, pode ser iniciada ainda na fase de iniciação para definir os papéis das partes interessadas e dos membros da equipe, ajudando-os a compreender suas responsabilidades.

Registro RAID

RAID é a sigla para riscos, premissas, problemas e decisões. O registro RAID é utilizado durante a iniciação do gerenciamento de projetos para acompanhar esses elementos e ajudar as equipes a identificar possíveis problemas o mais cedo possível. Isso permite o desenvolvimento de estratégias de mitigação. O registro RAID reúne riscos e premissas de alto nível que podem impactar o sucesso do projeto, além de dependências em relação a outros projetos ou processos.

Principais etapas da fase de iniciação do projeto

Conforme mencionado anteriormente, a fase de iniciação do projeto pode ser dividida em algumas etapas simples. A seguir estão cinco etapas de iniciação que se aplicam à maioria dos projetos. Sinta-se à vontade para ajustar esse processo de iniciação para atender melhor às necessidades da sua equipe.

1. Criar os documentos de iniciação do projeto

Como destacado anteriormente, os documentos de iniciação do projeto são um dos principais resultados dessa fase. Com um termo de abertura do projeto, business case, termo de constituição da equipe e outros documentos de apoio, você prepara o projeto para o sucesso.

2. Conduzir um estudo de viabilidade

Depois que o business case é aprovado, o próximo passo é realizar um estudo de viabilidade, que documenta as possíveis soluções para a oportunidade ou o problema de negócio que o projeto se propõe a resolver. Ele orienta sobre a melhor forma de abordar o projeto.

O estudo de viabilidade analisa a oportunidade e documenta o que é necessário para a conclusão bem-sucedida do projeto. Também identifica outras soluções possíveis, caso existam. Os riscos do projeto e os problemas são mapeados nesse momento, assim como as soluções propostas para cada um deles, caso ocorram.

3. Realizar uma análise de custo-benefício

A análise de custo-benefício ajuda a avaliar os pontos fortes e fracos do projeto. Ela compara os custos e benefícios projetados ou estimados para determinar se o projeto faz sentido do ponto de vista do negócio. Essa análise auxilia na avaliação da viabilidade financeira e na alocação de recursos para uma tomada de decisão informada e alinhada à estratégia. Também pode ajudar a obter o apoio das partes interessadas.

4. Formar a equipe do projeto

Um projeto não pode ser iniciado sem uma equipe: essa é uma parte fundamental do desenvolvimento do projeto. Em seguida, devem ser definidos os cargos das pessoas que irão executar o plano do projeto, incluindo seus objetivos e responsabilidades.

A formação da equipe do projeto exige a definição clara dos papéis de cada membro para garantir que o trabalho flua de forma organizada. Comece listando todas as responsabilidades de cada função e a quem a pessoa nessa função deverá se reportar.

A criação de um organograma detalhado pode ajudar nesse processo. Ao listar as habilidades e experiências necessárias para cada cargo, torna-se mais fácil preenchê-lo. Também é importante indicar se há qualificações obrigatórias. Além disso, critérios de desempenho, remuneração e condições de trabalho devem ser definidos.

5. Identificar, analisar e priorizar as partes interessadas do projeto

Em seguida, identifique, analise e priorize as partes interessadas do projeto. Essas partes interessadas devem ser registradas em um registro de stakeholders. Depois, a análise das partes interessadas utiliza uma matriz de stakeholders para determinar seu nível de envolvimento, impacto potencial e interesse. Com base nessas informações, fica mais fácil identificar as partes interessadas mais influentes no projeto, o que resulta no desenvolvimento de um plano de gerenciamento das partes interessadas.

6. Obter a aprovação da fase de iniciação do projeto

Revise os documentos de iniciação do projeto para garantir que nenhuma etapa tenha sido esquecida antes de solicitar a aprovação das partes interessadas. Também é importante revisar os riscos identificados e verificar se algo ficou de fora. Confirme se as premissas e restrições mudaram antes de avançar para a próxima fase.

Somente ao iniciar um projeto corretamente é possível concluí-lo com sucesso. Ao conduzir uma fase de iniciação completa, você define claramente o escopo e forma uma equipe sólida para levar o projeto a uma conclusão bem-sucedida.

7. Preparar a equipe com uma reunião de kickoff do projeto

Após a aprovação do termo de abertura do projeto, será necessário realizar uma reunião de kickoff com a equipe do projeto e o cliente. Durante essa reunião de kickoff, são definidos objetivos e expectativas comuns relacionados ao escopo, cronograma e entregáveis do projeto, entre outros pontos. Isso garante uma transição tranquila para as fases de planejamento e execução do projeto.

8. Estruturar o escritório de gerenciamento de projetos (PMO)

O escritório de gerenciamento de projetos é um espaço físico no escritório ou no local de trabalho onde o gerente de projeto e a equipe de apoio atuam durante o projeto. Ele abriga a infraestrutura de comunicação e as tecnologias necessárias para a execução do projeto.

O primeiro passo é definir onde o escritório do projeto será instalado e garantir que a infraestrutura esteja devidamente configurada com as ferramentas de PMO e os equipamentos adequados.

Em seguida, é hora de definir os papéis e responsabilidades das pessoas que atuarão no escritório do projeto, além de estabelecer os padrões e processos apropriados. Nesse ponto, o escritório de projetos passa a oferecer serviços aos projetos e programas sob sua responsabilidade.

Usando o ProjectManager além da iniciação do projeto

Agora que você concluiu a fase de iniciação do projeto, é hora de criar o plano do projeto. Experimente o ProjectManager, nosso software premiado de gerenciamento de projetos. Você terá acesso a um conjunto de ferramentas poderosas que ajudam a planejar, acompanhar e gerar relatórios de projetos.

Gráficos de Gantt para planejamento

Use nossos gráficos de Gantt online para fazer a transição do projeto da fase de iniciação para a fase de planejamento. Estruture as tarefas e conecte aquelas que possuem dependências. Defina prazos e atribua tarefas aos membros da equipe para que todos conheçam suas responsabilidades no projeto. Você também pode adicionar comentários e anexos às tarefas, garantindo que a equipe tenha tudo o que precisa para começar.

Ferramentas de gerenciamento de recursos para manter o projeto no caminho certo

Se um membro da equipe estiver ausente ou sobrecarregado, os gerentes podem redistribuir tarefas e realocar a carga de trabalho com apenas um clique usando nossas ferramentas de gerenciamento de recursos. Esses recursos avançados ajudam a garantir que todo o trabalho realizado na fase de iniciação se concretize com sucesso.

Há muito o que planejar e monitorar durante a iniciação de um projeto. Um software online de gerenciamento de projetos como o ProjectManager oferece ferramentas de planejamento e acompanhamento, como gráficos de Gantt, painéis em tempo real e listas de tarefas, para gerenciar um projeto desde a iniciação até o encerramento. Veja como o ProjectManager pode ajudar seus projetos ao experimentar este teste gratuito de 30 dias.