Verwenden Sie diese Projektvorschlagsvorlage, um ein neues Projekt zu starten—um Projektziele, Lieferobjekte, Zeitpläne, Ressourcen und Budget zu umreißen. Erklären Sie anschließend allen Beteiligten, welches Problem Ihr Projekt löst, und kommen Sie der Genehmigung und dem Projektstart einen großen Schritt näher! Laden Sie jetzt Ihre kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word herunter und starten Sie Ihr Projekt richtig.

Um diese kostenlose Projektvorschlagsvorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.

Unsere Projektvorschlagsvorlage für Word ist so gestaltet, dass sie für Projekte in verschiedensten Branchen funktioniert. Passen Sie sie nach Bedarf an und verwandeln Sie sie in eine der folgenden Optionen:

• Bauprojektvorschlag-Vorlage
• IT-Projektvorschlag-Vorlage
• Marketing-Projektvorschlag-Vorlage
• Ingenieurwesen-Projektvorschlag-Vorlage
• Geschäftsvorschlag-Vorlage

Bevor wir uns jedoch ansehen, wie man einen Projektvorschlag erstellt und wie Sie unsere kostenlose Vorlage verwenden, beginnen wir damit zu verstehen, was ein Projektvorschlag überhaupt ist.

Was ist ein Projektvorschlag?

Sie können diese Projektvorschlagsvorlage als das Mittel betrachten, mit dem Sie die Begründung für Ihr Projekt präsentieren. Es handelt sich um ein formelles Kommunikationsdokument, das Ihren Sponsor oder Ihre Führungskraft davon überzeugen soll, dass das Projekt eine solide Existenzberechtigung hat, da es ein spezifisches Problem löst oder eine besondere geschäftliche Chance nutzt.

Der Projektvorschlag wird erstellt, um ein neues Projekt zu initiieren. Der Projektvorschlag muss detailliert sein, doch das Anschreiben und die Zusammenfassung müssen klar formuliert sein, um den Sponsor vom Mehrwert zu überzeugen. Das gesamte Projekt stützt sich auf dieses Dokument, denn nach dessen Prüfung wird der Sponsor das Projekt entweder genehmigen oder ablehnen.

Warum Sie eine Projektvorschlagsvorlage benötigen

Eine Projektvorschlagsvorlage ist notwendig, wenn Ressourcen, Aufgaben, Geräte und Materialien innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens koordiniert werden müssen, um ein geschäftliches Ziel zu erreichen. Sie hilft dabei, das Projekt so zu strukturieren, dass es im Einklang mit Ihren Zielen und Vorgaben bleibt. Genau dieser Fokus führt zu einem erfolgreichen Projekt.

Die Projektvorschlagsvorlage sollte vom Projektmanager verwendet werden, auch wenn das nicht immer der Fall ist. Manchmal stößt ein Projektmanager erst nach der Genehmigung zum Projekt dazu und übernimmt dann das Dokument mit der Erwartung, es umzusetzen. In jedem Fall besteht der nächste Schritt nach der Genehmigung des Projektvorschlags darin, einen Geschäftsfall zu schreiben. Dort werden die finanziellen Anforderungen aufgeführt und erläutert. Außerdem müssen Sie einen Projektauftrag erstellen, um den Projektumfang zu definieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten wissen, was erforderlich ist.

Wie man eine Projektvorschlagsvorlage ausfüllt

Das Verfassen eines Projektvorschlags variiert je nach Projekt, aber die Planung eines Projekts umfasst immer grundlegende Bestandteile. Einige dieser Elemente sind universell, unabhängig davon, ob Sie an einem Bau-, IT-, Marketing- oder Geschäftsvorschlag arbeiten. Dazu gehört, Ihr Zielpublikum zu definieren. Sie müssen wissen, mit wem Sie sprechen, sonst fehlt Ihrem Projekt die Richtung.

Ein weiterer grundlegender Aspekt besteht darin, ein Problem zu identifizieren und zu erklären, wie der Projektplan dieses Problem lösen soll. Projekte werden nicht aus Spaß initiiert. Es muss einen Zweck geben, und dieser muss im Projektvorschlag klar definiert werden.

Alle Projekte erfordern Recherche. Ob es darum geht, historische Daten zu prüfen, Marktforschung zu betreiben oder Expertenwissen einzuholen – das Projekt muss darlegen, worin das Problem besteht und welche potenziellen Lösungen infrage kommen. Außerdem muss das Projekt mit dem Geschäftsplan der Organisation verknüpft sein. Es muss den strategischen Zielen entsprechen und gleichzeitig zum Erfolg der Organisation beitragen. Das muss in Ihrem Projektvorschlagsformat eindeutig erkennbar sein.

Jeder Plan benötigt außerdem einen Zeitplan, über den das Projekt abgewickelt wird. Ressourcen müssen festgehalten werden – welche Art und wie viele – da sie die Grundlage für die Projektdurchführung bilden. Mit all diesen Grundpfeilern können Sie Ihre Projektmanagement-Vorschlagsvorlage erstellen.

Während einige Personen eine Excel-Projektvorschlagsvorlage verwenden, stellen wir eine Word-Vorlage bereit, die Ihnen bei der tatsächlichen Dokumenterstellung Schritt für Schritt hilft. Alles, was Sie tun müssen, ist, jeden Abschnitt mit den relevanten Projektinformationen auszufüllen. Wie verwenden Sie also diese kostenlose Projektvorschlagsvorlage?

Was ist in dieser kostenlosen Projektvorschlagsvorlage für Word enthalten?

Wenn Sie nach einem Projektvorschlagsformat suchen, möchten Sie wahrscheinlich lernen, wie Sie Ihren eigenen Vorschlag erstellen können. Unsere kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word ist ein hervorragender Ausgangspunkt für alle, die einen solchen Vorschlag erstellen möchten.

Die meisten Projektvorschlagsbeispiele haben eine ähnliche Struktur. Dies sind die wichtigsten Elemente eines Projektvorschlags:

• Anschreiben
• Zusammenfassung (Executive Summary)
• Vorgehensweise
• Erstes Beratungsgespräch
• Lösung
• Implementierung
• Lieferobjekte
• Dauer
• Kosten (Projektmanager, Beratung, Projektplan usw.)
• Zusätzliche Kosten (Reisen und Auslagen)
• Abrechnung
• Allgemeine Geschäftsbedingungen
• Akzeptanzschreiben

Unsere kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word enthält all diese Elemente und kann leicht an IT-, Bau-, Marketing- und Geschäftsvorschläge angepasst werden. Verwenden Sie sie als Projektvorschlagsbeispiel und testen Sie unser Projektmanagement-Tool, sobald Sie bereit sind, Ihr Projekt zu verwalten.

Wie Sie diese kostenlose Projektvorschlagsvorlage für Word verwenden

Im Folgenden haben wir alle Schritte beschrieben, die Sie zur Erstellung Ihres Projektvorschlags durchführen müssen. Jeder Abschnitt dieser einfachen Projektvorschlagsvorlage für Word wird vollständig erklärt, damit Sie genau wissen, welche Daten oder Informationen Sie in den jeweiligen Teil der kostenlosen Projektvorschlagsvorlage aufnehmen müssen.

Zusammenfassung (Executive Summary)

Zuerst müssen Sie eine Executive Summary für das Projekt schreiben. Sie dient als Überblick, in dem das gesamte Projekt im Zusammenhang mit der bisherigen Entwicklung, der Vision, den Zielen und dem Zeitrahmen dargestellt wird. Dies ist wie Ihr Elevator Pitch: Sie möchten das Publikum mit einem klaren Gesamtbild des Projekts fesseln. Nach der Executive Summary, die alle Abschnitte des Projektvorschlags skizziert, sollte der Sponsor bereits von der Idee überzeugt sein.

Historie

In diesem Abschnitt beschreiben Sie die Unternehmenshistorie, um das Projekt in einen Kontext zu setzen. Erklären Sie die relevante Entwicklung des Unternehmens bis zum Zeitpunkt des vorgeschlagenen Projekts. Falls es frühere Projekte gab, deren Erfahrungen dieses Projekt unterstützen oder behindern könnten, sollten Sie diese in Ihrem Projektvorschlagsformat erwähnen. Lassen Sie nichts aus, sonst kommt der Sponsor möglicherweise mit Rückfragen zurück, was den Projektstart verzögert.

Anforderungen

An dieser Stelle des Vorschlags gehen Sie detailliert auf das geschäftliche Problem ein, das das Projekt löst, oder auf die Chance, die genutzt werden soll. Handelt es sich um ein Problem – welcher Art ist es? Welche Merkmale dieses Problems betreffen das Unternehmen direkt? Wenn Sie eine Chance adressieren, wie sieht das Umfeld dafür aus? Gibt es einen spezifischen Zeitraum, in dem sie genutzt werden muss?

Lösung

Nun folgt das zentrale Element des Vorschlags: Wie planen Sie, dieses Problem zu lösen? Beschreiben Sie die Lösung und erklären Sie anschließend deren Umfang sowie die Art der Umsetzung. Bleiben Sie fokussiert. Ihr Projekt dreht sich um genau diese Lösung – und nur diese. Je präziser Sie bleiben, desto besser kommunizieren Sie die Idee und desto größer ist die Erfolgswahrscheinlichkeit.

Format der Projektvorschlagsvorlage

Sie haben nun den Hintergrund beschrieben und das neue Projekt in den Kontext gesetzt. Jetzt müssen Sie das neue Projekt selbst darstellen.

Was sind Ihre Vision und Ihr Ziel?

Formulieren Sie klar die Vision des Projekts, seine Ziele und wie diese mit dem Geschäftsplan der Organisation übereinstimmen. Sie müssen konkret sein und die Ziele müssen messbar sein. Denken Sie handlungsorientiert, realistisch und zeitgebunden. Dies ist nicht der Ort für vage Formulierungen, sondern für präzise Ergebnisse, die Sie erreichen wollen. Sorgen Sie für Klarheit, indem Sie die Ziele aufführen.

Was sind die Lieferobjekte?

Unabhängig vom Projektumfang wird es während des gesamten Projektlebenszyklus Lieferobjekte geben. Diese sind entscheidend für den Projekterfolg und müssen detailliert beschrieben werden.

Wie sieht der Zeitrahmen aus?

Ein Projekt ist nur dann ein Projekt, wenn es ein definiertes Ende hat. Jedes Projekt unterliegt seinem Zeitrahmen, und hier legen Sie Ihren fest. Wie viel Zeit benötigen Sie, um die Projektphasen abzuschließen? Geben Sie das hier an.

Welche Ressourcen werden benötigt?

Ein Projekt benötigt Ressourcen, um umgesetzt zu werden, und in diesem Abschnitt beschreiben Sie genau jene, die erforderlich sind. Listen Sie die Art der Ressource und die Menge auf und fügen Sie bei Bedarf erklärende Hinweise hinzu.

Wie hoch ist das Projektbudget?

Ressourcen kosten Geld, und diese finanzielle Verpflichtung wird hier geschätzt. Dies ist ein wichtiger Bestandteil für den Sponsor, da er das Projekt finanziert und einen Nutzen aus dieser Investition sehen möchte.

Wer ist für das Projekt verantwortlich?

Hier legen Sie die Personen fest, die für das Projekt verantwortlich sind, den Zieladressaten des Projekts sowie die Person, für die das Projekt umgesetzt wird. Bestimmen Sie, wer der Projektsponsor, der Kunde, der Projektmanager usw. ist.

Wie wird über das Projekt berichtet?

Wenn der Sponsor das Projekt genehmigt, wird er einen Projektstatusbericht verlangen. Die Häufigkeit dieser Berichte wird in diesem Abschnitt des Projektvorschlags festgelegt. Außerdem: Wie werden die Berichte verteilt und wer erhält sie? Sie können hier auch angeben, wie viele Teammeetings Sie während des Projektlebenszyklus planen.

Was sind die Risiken und Probleme?

Risiken sind Dinge, die möglicherweise eintreten können. Sie müssen sie dokumentieren, erläutern, wie sie auftreten könnten und was zu tun ist, falls sie eintreten. Probleme hingegen sind bereits eingetretene Ereignisse. Vor dem Projektstart wird es davon zwar wenige geben, aber falls etwas die Lieferung der Lieferobjekte gefährden könnte, sollten Sie es hier erfassen.

Welche Auswirkungen hat dies auf das Projekt?

In diesem Abschnitt erklären Sie, was passiert, wenn der Sponsor das Projekt nicht genehmigt. Welche Konsequenzen hätte dies? Machen Sie klar, dass die Kosten für das Unternehmen ohne das Projekt höher wären als eine Genehmigung – veranschaulicht durch ein Fallbeispiel.

Was sind die Erfolgskriterien?

Wie definieren Sie Erfolg im Kontext dieses Projekts? In diesem Abschnitt halten Sie genau das fest. Seien Sie vorsichtig und konkret bei der Formulierung dieser Erfolgsfaktoren. Es ist hilfreich, fünf wesentliche Erfolgskriterien zu benennen, anhand derer das Projekt bewertet wird.

Autorisierung

Während des gesamten Projektlebenszyklus müssen bestimmte Personen das Projekt autorisieren. In diesem Abschnitt legen Sie fest, wer diese Personen sind.

Anhang

Hier dokumentieren Sie alle unterstützenden Unterlagen, die Ihrem Projekt zugrunde liegen.

Vorteile einer Projektvorschlagsvorlage

Der Vorteil einer Projektvorschlagsvorlage besteht darin, dass das Grundgerüst bereits steht. Sie müssen nur noch die fehlenden Informationen ergänzen. Zugegeben, das ist der anspruchsvolle Teil – aber jede Struktur, die Ihren Vorschlag ordnet, erleichtert sowohl das Schreiben als auch das Lesen.

Eine Vorlage sorgt zudem automatisch für Konsistenz. Wenn all Ihre Vorschläge in demselben Format erstellt werden, entsteht ein einheitliches Erscheinungsbild. Das wirkt professioneller. Denken Sie daran: Viele Projektvorschläge legen großen Wert auf Details, die wichtig sind, vergessen aber, dass auch die Präsentation die Entscheidung eines potenziellen Kunden beeinflussen kann.

Praktisch betrachtet spart eine Projektvorlage Zeit. Wie bereits erwähnt, müssen Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn Sie einen Projektvorschlag erstellen. Stattdessen können Sie Ihre Zeit auf die wesentlichen Inhalte konzentrieren – und genau diese sind letztlich entscheidend, um den Zuschlag für den Vorschlag zu erhalten.

Nachteile der Verwendung einer Projektvorschlagsvorlage

Der größte Nachteil einer Projektvorschlagsvorlage ist, dass es sich um ein statisches Dokument handelt. Wenn Sie den Auftrag gewinnen, müssen alle Daten in das Projektmanagement-Tool übertragen werden, das Sie zur Planung, Verwaltung und Nachverfolgung der Arbeit verwenden werden.

Da die meisten Projektmanagement-Tools nicht für Projektvorschläge gedacht sind, betrachten wir weitere Nachteile der Nutzung einer Projektvorschlagsvorlage. Sie sind bewusst generisch aufgebaut, und die Vorlage, die Sie verwenden, könnte ebenso gut von der Konkurrenz genutzt werden. Das ist keine ideale Grundlage, um sich zu differenzieren und zu zeigen, dass Ihr Unternehmen die beste Wahl für das Projekt ist.

Vorlagen sind nicht darauf ausgelegt, einzigartig zu sein, und wirken oft wie ein Baustein, der nicht so recht ins Gesamtkonzept passt. Jedes Projekt ist einzigartig. Wenn Sie vorschlagen, es mit einer Vorlage zu managen, sind Sie von Beginn an im Rückstand. Sie vermitteln damit den Eindruck, dass Sie sich nicht wirklich kümmern und nicht bereit sind, die Extrameile zu gehen, um etwas speziell für dieses Projekt zu entwickeln.

Tipps zur Nutzung dieser Projektvorschlagsvorlage

Eines sollten Sie beim Erstellen eines Projektvorschlags immer im Hinterkopf behalten: Das Anschreiben bzw. die Executive Summary ist häufig das Einzige, was gelesen wird. Wenn Sie dort nicht sofort überzeugen, verlieren Sie möglicherweise das Interesse des Empfängers – und damit den gesamten Auftrag.

Ebenso müssen Sie im gesamten Vorschlag zeigen, dass Sie die Bedürfnisse Ihres Kunden, Stakeholders und/oder Endnutzers verstehen. Deshalb ist Recherche so wichtig. Niemand erwartet, dass Sie alles über das Unternehmen wissen, aber Sie sollten sich ausreichend damit auseinandersetzen, um das Projektumfeld genau zu verstehen.

Auch wenn Sie viel Zeit in den Projektumfang und das Budget investiert haben, haben Sie dem Vorschlag vielleicht keinen abschließenden Feinschliff gegeben. Lektorat ist entscheidend. Rechtschreibfehler oder ein Stil, der nicht zur Organisation passt, wirken unprofessionell.

Legen Sie den Vorschlag kurz zur Seite, holen Sie sich einen Kaffee oder machen Sie eine Pause und sehen Sie ihn sich dann nochmals mit frischem Blick an. Sie werden überrascht sein, was Ihnen auffällt. Oder besser noch: Lassen Sie eine andere Person den Vorschlag gegenlesen. Man kann nie genug Augen auf einem Text haben.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Werkzeuge für jeden Aspekt der Projektverwaltung bietet – von Anfang bis Ende. Sobald Sie die kostenlose Projektvorschlagsvorlage verwendet haben und bereit sind, Ihr Projekt mit Echtzeit-Planung, Reporting und Tracking auf die nächste Stufe zu heben, besuchen Sie ProjectManager und nutzen Sie unsere kostenlose 30-tägige Testversion.