Sie möchten Ihre Ziele erreichen – ob privat oder beruflich. Ohne einen Aktionsplan fehlt Ihnen jedoch die Roadmap, um dorthin zu gelangen. Ein gut gestalteter Plan erleichtert es, Ihre Ziele zu verfolgen und zu erreichen.

Was ist ein Aktionsplan?

Im Projektmanagement ist ein Aktionsplan ein Dokument, das die Maßnahmen auflistet, die erforderlich sind, um Projektziele und -vorgaben zu erreichen. Er legt fest, welche Ressourcen benötigt werden, erstellt einen Zeitplan für die Maßnahmen und bestimmt, welche Teammitglieder erforderlich sind. In diesem Leitfaden definieren wir später, was Projektziele, Projektvorgaben, Maßnahmen und Handlungsschritte genau sind.

Ein Aktionsplan ähnelt einem Projektimplementierungsplan und ist besonders hilfreich während der Projektplanungs- und Umsetzungsphase. Denn er dokumentiert die Ausführung des Projektplans – eine detaillierte Liste der Arbeiten, die erledigt werden müssen, um die Projektziele vom Start bis zum Abschluss zu erreichen.

Aktionspläne online mit ProjectManager umsetzen

Neben den Handlungsschritten und dem Zeitplan müssen Sie auch festlegen, wer in Ihrem Projektteam an den Aufgaben arbeitet. Dafür benötigen Sie eine leistungsstarke Projektmanagementsoftware wie ProjectManager.

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Was ist der Zweck eines Aktionsplans?

Das Hauptziel eines Aktionsplans besteht darin, die Ressourcen und den Zeitplan festzulegen, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Er hilft, die Ziele zu klären und eine klare Vision des gewünschten Ergebnisses zu schaffen. Wie der Name schon sagt, zerlegt er das Ziel in umsetzbare Schritte und weist Verantwortlichkeiten zu, damit alle Teammitglieder die wichtigsten Fristen und die Ressourcennutzung verstehen.

Über die Logistik hinaus bietet ein Aktionsplan auch einen Rahmen, um den Fortschritt zu überwachen und Anpassungen vorzunehmen, um auf Kurs zu bleiben. Wenn beispielsweise ein neues Produkt bis zum 1. November eingeführt werden soll, die Marktforschung jedoch erst am 25. Oktober abgeschlossen ist, muss der Plan entsprechend angepasst werden. Treten Risiken auf, können Notfallpläne negative Auswirkungen abmildern. Schließlich dient er als Grundlage zur Erfolgsmessung, sobald die Ziele erreicht sind.

Wer sollte Aktionspläne erstellen?

Während Projektmanager häufig Aktionspläne verwenden, können auch andere Teamleiter und Geschäftsmanager, die Projekte oder Prozesse umsetzen, sie nutzen. Aktionspläne können allein oder im Team erstellt werden; in Teamumgebungen entwickelt der Leiter den Plan und holt das Feedback aller Beteiligten ein.

Hier ist ein Überblick, wer an der Erstellung und Umsetzung beteiligt sein sollte:

• Projektmanagement-Profis: Projekt-, Programm- und Portfoliomanager sowie Projektmanagementbüros (PMOs)
• Teams des operativen Geschäfts: Abteilungsleiter, Funktionsmanager und Vorgesetzte
• Strategische Planungsteams: Geschäftsleitung, Führungskräfte, Vorstand und Projektsponsoren

Beispielsweise entwickelt der Projektmanager den Aktionsplan, um das Projekt von Anfang bis Ende zu steuern. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt im Zeitplan und innerhalb des festgelegten Umfangs bleibt. Projektsponsoren prüfen den Plan, um sicherzustellen, dass er mit den strategischen Zielen übereinstimmt, und Stakeholder nutzen ihn, um über den Gesamtfortschritt informiert zu bleiben und zu verstehen, wie dieser ihre Interessen beeinflusst.

Aktionsplan vs. Projektplan

Auch wenn Aktionspläne und Projektpläne zwei wichtige Werkzeuge im Projektmanagement sind, werden sie unterschiedlich verwendet. Ein Aktionsplan legt die konkreten Schritte fest, die erforderlich sind, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Er wird häufig für kleinere Aufgaben oder Projektinitiativen genutzt. Zu den Bestandteilen eines Aktionsplans gehören Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Fristen, Ressourcen und Status. Ein Beispiel: Ein Aktionsplan für die Markteinführung eines neuen Produkts umfasst Marktforschung, Produktentwicklung und einen Einführungsplan.

Ein Projektplan hingegen ist ein übergeordnetes Rahmenwerk, das beschreibt, wie ein Projekt von Anfang bis Ende gemanagt wird. Er ist umfassender und deckt alle Bereiche des Projekts ab. Zu den Bestandteilen gehören Zielsetzungen, Projektumfang, Projektstrukturplan (WBS), Zeitplan, Budget, Risikomanagementplan, Kommunikationsplan und Qualitätsplan.

Bestandteile eines Aktionsplans

Ein Aktionsplan beantwortet die Fragen „Wer?“, „Was?“ und „Wann?“. Diese Fragen werden durch die verschiedenen Elemente beantwortet, aus denen sich der Plan zusammensetzt. Die folgenden Bausteine sind essenziell für einen erfolgreichen Plan.

• Ziele und Vorgaben: Bevor Sie einen Plan erstellen, definieren Sie klare Ziele und Vorgaben. Es ist entscheidend zu wissen, was Sie erreichen wollen, bevor Sie die Schritte zur Umsetzung festlegen.
• Handlungsschritte: Diese Schritte beantworten die Frage „Was?“. Es sind die Aktivitäten, die zum Erreichen des Ziels führen. Je detaillierter diese beschrieben werden, desto besser.
• Maßnahmen: Maßnahmen sind die spezifischen, kleinen Aufgaben, die die einzelnen Handlungsschritte bilden. Sie führen zur nächsten Phase. Es ist wichtig, die Priorität dieser Aufgaben sowie die erwarteten Ergebnisse festzulegen.
• Zeitleiste: Eine Zeitleiste bildet den gesamten Aktionsplan von Anfang bis Ende ab. Sie zeigt die Gesamtdauer und enthält Start- und Enddaten aller Schritte und Aufgaben.
• Ressourcen: Ressourcen sind alles, was zur Umsetzung des Aktionsplans benötigt wird – Personal, Materialien, Ausrüstung usw. Diese sollten identifiziert und den entsprechenden Aufgaben zugeordnet werden.
• Kosten: Ressourcen wie Personal und Ausrüstung verursachen Kosten. Identifizieren Sie sowohl offensichtliche als auch versteckte Kosten in Ihrem Aktionsplan.
• Aktionsplan-Matrix: Eine Matrix hilft Ihnen, die Aufgaben und deren Reihenfolge zu bestimmen. Verwenden Sie unsere kostenlose Aktionsplan-Vorlage, um Schritte, Aufgaben, Zeitplan und Ressourcen klar zu strukturieren.
• Aktionsplan-Bericht: Sie müssen sicherstellen, dass Ihr tatsächlicher Fortschritt dem geplanten entspricht. Mit einem Aktionsplan-Bericht können Sie Fortschritt, Zeit und Kosten über einen bestimmten Zeitraum hinweg nachverfolgen.

Arten von Aktionsplänen

Es gibt viele verschiedene Arten von Aktionsplänen, die für unterschiedliche strategische Initiativen verwendet werden. Sie ähneln sich im Aufbau, unterscheiden sich jedoch in ihren Zielen. Hier sind einige Beispiele.

Geschäftsaktionsplan

Ein Geschäftsaktionsplan wird verwendet, um Ziele und Aufgaben festzulegen, wenn Sie ein Unternehmen gründen oder ein bestehendes Unternehmen ausbauen möchten. Er beschreibt die Vision des Unternehmens und die Maßnahmen, die zur Verwirklichung dieser Vision ergriffen werden.

Projektaktionsplan

Ein Aktionsplan für ein Projekt unterscheidet sich im Wesentlichen nicht von einem allgemeinen Aktionsplan – der Unterschied liegt lediglich darin, dass am Ende ein konkretes Ergebnis wie ein Produkt oder eine Dienstleistung steht.

Persönlicher Aktionsplan

Ein persönlicher Aktionsplan unterscheidet sich ebenfalls kaum, außer im Ziel. Ein Beispiel: Eine Person möchte mehr Sport treiben. Das Ziel könnte sein, täglich eine halbe Stunde spazieren zu gehen – etwa in der Mittagspause.

Wie man in 10 Schritten einen Aktionsplan für das Projektmanagement erstellt

Die Vorteile eines Aktionsplans liegen auf der Hand: Sie haben nun festgelegt, welche Handlungsschritte und Ressourcen erforderlich sind, um Ihre Projektziele zu erreichen. Durch die Zusammenfassung dieser Informationen in einem einzigen Dokument können Sie Ihr Projekt besser planen und umsetzen.

Viele Menschen fühlen sich von der Projektmanagement-Terminologie überfordert, doch das Wort „Aktion“ versteht jeder. Die Grundlagen zur Erstellung eines Aktionsplans für jedes Projekt folgen diesen vier grundlegenden Schritten der Projektplanung:

1. Definieren Sie Ihre Projektziele

Es gibt einen Unterschied zwischen Projektzielen und Projektvorgaben. Projektziele beziehen sich auf die übergeordneten Ergebnisse, die das Projekt erreichen soll. Diese sind in der Regel mit der strategischen Planung und den Geschäftsstrategien einer Organisation abgestimmt.

2. Definieren Sie Ihre Projektvorgaben

Projektvorgaben sind viel spezifischer als Projektziele. Projektvorgaben beziehen sich auf die konkreten Ergebnisse und Meilensteine, die erreicht werden müssen, um die Projektziele zu erfüllen.

3. Definieren Sie Handlungsschritte

Handlungsschritte sind Gruppen verwandter Aufgaben oder Maßnahmen, die ausgeführt werden müssen, um die Projektergebnisse zu liefern.

4. Identifizieren und priorisieren Sie Maßnahmen

Maßnahmen sind kleine, einzelne Aufgaben, die die Handlungsschritte des Aktionsplans bilden. Zunächst müssen Sie Abhängigkeiten zwischen diesen Aufgaben identifizieren und ihnen anschließend Prioritäten zuweisen, damit sie in logischer Reihenfolge ausgeführt werden.

5. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Nachdem Sie die Arbeit zur Umsetzung Ihres Aktionsplans aufgeteilt haben, müssen Sie die Maßnahmen den Teammitgliedern zuweisen und deren Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen.

6. Ressourcen zuweisen

Wie beim Projektplan erfordert auch Ihr Aktionsplan eine Ressourcenplanung. Durch die Identifizierung der Handlungsschritte und Maßnahmen können Sie genau bestimmen, welche Ressourcen für jede Aufgabe benötigt werden, und diese entsprechend zuweisen.

7. SMART-Ziele festlegen

Ihr Aktionsplan muss überwacht und gesteuert werden, um die Leistung zu messen. Daher ist es wichtig, SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und termingebunden) für Ihre Maßnahmen, Handlungsschritte und Projektvorgaben zu definieren.

8. Zeitplan für den Aktionsplan festlegen

Als Projektmanager müssen Sie die Dauer der Maßnahmen und Handlungsschritte so genau wie möglich schätzen. Sobald Sie dies getan haben, haben Sie einen Zeitplan. Sie können Projektmanagement-Techniken wie PERT-Diagramme oder die Critical-Path-Methode verwenden, um die Dauer Ihres Aktionsplans besser abzuschätzen.

9. Eine Aktionsplan-Vorlage erstellen

Erstellen oder verwenden Sie eine einfache Aktionsplan-Vorlage, um Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten zu erfassen. Hier werden alle aufgabenbezogenen Informationen Ihres Aktionsplans gesammelt, sodass Sie einen zentralen Überblick über alle wichtigen Details haben.

Das Erstellen einer Aktionsplan-Vorlage ist sinnvoll, da Sie dieses Format während des gesamten Projekts verwenden können. Deshalb haben wir eine kostenlose Aktionsplan-Vorlage entwickelt, die Sie herunterladen können. Darüber hinaus finden Sie zahlreiche weitere kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die Sie in jeder Projektphase unterstützen.

10. Ein Projektmanagement-Tool verwenden

Nutzen Sie ein Projektmanagement-Tool, um den Überblick zu behalten. ProjectManager bietet Planungsfunktionen, mit denen Sie Fortschritt und Leistung Ihres Projekts überwachen und berichten können. Erhalten Sie mit unseren Live-Dashboards eine Übersicht über den gesamten Aktionsplan – ohne komplexe Einrichtung.

Sobald Sie Ihren Aktionsplan erstellt haben, können Sie mithilfe von Projektplanungs-Tools alle Details zu Handlungsschritten und Maßnahmen im Blick behalten. Mit ProjectManager können Sie verschiedene Kennzahlen wie Abweichungen, Arbeitslast und mehr berechnen. Diese werden in leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken dargestellt und lassen sich mit Stakeholdern teilen, um diese über Fortschritte auf dem Laufenden zu halten.

Beispiel für einen Aktionsplan

Wir haben bereits viel über Aktionspläne gesprochen, aber am besten versteht man sie anhand eines Beispiels. Unten sehen Sie unsere kostenlose Aktionsplan-Vorlage. Sie wurde für die Entwicklung einer Website erstellt.

Beispiel für Ziele und Vorgaben

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Aktionsplans besteht darin, seine Ziele und Vorgaben klar zu definieren. Vorgaben sind die spezifischen Ergebnisse, die erreicht werden müssen, um die übergeordneten Ziele zu erfüllen, wie im folgenden Bild dargestellt.

Beispiel für Handlungsschritte

Nachdem diese definiert wurden, wird der Aktionsplan in vier Handlungsschritte unterteilt: Marktforschung, Website-Entwicklung, Website-Launch und Website-Wartung. Für jeden Handlungsschritt sind spezifische Aufgaben oder Maßnahmen aufgeführt, einschließlich einer Beschreibung der Aufgabe, der verantwortlichen Person, der Priorität und des Fortschrittsstatus.

Beispiel für eine Aktionsplan-Zeitleiste

Es gibt außerdem eine Zeitleiste, um die Startdaten der einzelnen Aufgaben innerhalb der Handlungsschritte festzulegen – einschließlich der geplanten Stunden. Dadurch können Sie die Dauer jeder Aufgabe sowie die Gesamtdauer des gesamten Aktionsplans von Anfang bis Ende bestimmen.

Beispiel für Ressourcen

Schließlich gibt es einen Bereich, in dem Sie Ihre Ressourcen hinzufügen können. Diese sind nach Abteilungen unterteilt, beispielsweise Marketing, Webentwicklung usw. Anschließend werden die für jede Aufgabe erforderlichen Materialien samt ihrer Kosten aufgelistet. Dies ermöglicht eine genaue Kostenschätzung für den gesamten Plan.

Wie man mit ProjectManager einen Aktionsplan erstellt

Sehen Sie, wie Aktionspläne typischerweise mit Projektplanungssoftware erstellt werden.

1. Planung mit mehreren Projektansichten

ProjectManager hilft Ihnen, Ihren Aktionsplan zu erstellen und umzusetzen. Sammeln Sie alle Handlungsschritte und Aufgaben in der Listenansicht, die weit mehr kann als einfache To-do-Apps, da Sie Ihren Plan anschließend mit Gantt-Diagrammen, Projektkalendern und Kanban-Boards visualisieren können. Diese leistungsstarken Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu priorisieren, Tags anzupassen und den Fortschrittsprozentsatz jeder Aufgabe anzuzeigen. Unsere Online-Projektmanagementsoftware liefert Echtzeitdaten, damit Sie Ihren Aktionsplan erstellen und konsequent umsetzen können.

2. Maßnahmen Ihren Teammitgliedern zuweisen

Sobald Sie die Schritte Ihres Aktionsplans mit den Projektplanungs-Tools von ProjectManager abgebildet haben, können Sie Aufgaben Ihren Teammitgliedern zuweisen und die erforderlichen Ressourcen für die Ausführung jeder Maßnahme festlegen. Weisen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zu und legen Sie Prioritäten fest, um eine ordnungsgemäße Umsetzung sicherzustellen.

3. Handlungsschritte und Ergebnisse festlegen

Es ist wichtig, alle Phasen der Projektzeitleiste zu dokumentieren, um zu wissen, wann welche Handlungsschritte und Aufgaben stattfinden. Darüber hinaus ermöglicht das Gantt-Diagramm von ProjectManager, Projektphasen zu identifizieren, den kritischen Pfad zu bestimmen und Fälligkeitstermine für Meilensteine und Ergebnisse festzulegen.

4. Fortschritt mit Echtzeit-Dashboards verfolgen

Sobald das Projekt gestartet ist, müssen Sie den Fortschritt der laufenden Arbeiten überwachen. Hier kommt das Echtzeit-Projekt-Dashboard ins Spiel, mit dem Sie überprüfen können, ob Ihr Aktionsplan im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.
ProjectManager bietet alle Tools, die Sie zur Erstellung und Umsetzung eines erfolgreichen Plans benötigen. Unabhängig davon, welche Art von Aktionsplan Sie erstellen möchten – unsere preisgekrönte Projektmanagementsoftware macht es einfach. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion.