Qu’est-ce qu’un rapport d’état du projet ?
Un rapport d’état du projet est un document qui décrit la progression d’un projet sur une période donnée et la compare au plan de projet. Les chefs de projet utilisent les rapports d’état pour tenir les parties prenantes informées de l’avancement et surveiller les coûts, les risques, le temps et le travail. Les rapports d’état permettent aux chefs de projet et aux parties prenantes de visualiser les données du projet à l’aide de graphiques et de diagrammes.
Les rapports d’état sont réalisés à intervalles réguliers tout au long de chaque phase d’exécution du projet afin de respecter le calendrier et de garantir que tout le monde soit aligné. Le rapport d’état d’un projet comprend généralement les éléments suivants :
- Le travail accompli
- Le plan des étapes à venir
- Un résumé du budget et du calendrier du projet
- Une liste des mesures à prendre
- Les problèmes et risques éventuels, ainsi que les mesures prévues
La véritable valeur d’un rapport d’état du projet dépasse son rôle de simple canal de communication. Il constitue également un historique documenté du projet. Cela vous permet de disposer de données historiques afin d’éviter les erreurs ou les goulets d’étranglement lors de la planification de projets similaires à l’avenir.
Comme les rapports d’état du projet couvrent de nombreux sujets, leur création était historiquement chronophage. Heureusement, des logiciels de gestion de projet modernes comme ProjectManager simplifient considérablement ce processus. Essayez nos rapports automatisés et facilitez votre reporting de projet.
Quel est l’objectif d’un rapport d’état du projet ?
Les chefs de projet créent des rapports d’état pour plusieurs raisons. Voici les principales :
- Aider l’équipe projet à suivre les coûts, les tâches et les délais
- Comparer les prévisions de budget et de calendrier aux coûts réels et à la durée des tâches
- Améliorer la communication dans toute l’organisation
- Simplifier le processus de communication
- Tenir les parties prenantes informées
- Transmettre les messages clés au public cible
- Renforcer le soutien de l’organisation envers vos projets ou votre équipe
Si vous faites un rapport aux parties prenantes, inutile de les submerger de détails. Gardez votre présentation de rapport d’état du projet claire et concise.
Types de rapports d’état du projet
Vous pouvez créer des rapports d’état quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou trimestriels selon les exigences de votre gestion de projet. Voici un aperçu rapide des cas d’usage pour chacun d’entre eux.
Rapport d’état quotidien
Un rapport d’état quotidien indique ce sur quoi chaque membre de l’équipe projet a travaillé au cours de la journée. Il met en évidence les tâches en cours, ainsi que les éventuels problèmes rencontrés. Il comprend un résumé du travail accompli aujourd’hui et un rappel de ce qui a été réalisé la veille.
Rapport d’état hebdomadaire
Un rapport d’état hebdomadaire fonctionne comme le rapport quotidien, mais couvre une semaine complète. Il indique le nom du projet, la date du rapport, un résumé des activités réalisées durant la semaine et le plan d’action pour la semaine suivante. Une section est également dédiée aux difficultés rencontrées, aux risques identifiés et aux plans d’atténuation prévus.
Rapport d’état mensuel
Un rapport d’état mensuel fournit une mise à jour sur un ou plusieurs projets sur une période d’un mois. Il permet à la direction d’accéder à des informations pertinentes pour mieux piloter le projet. Comme pour les autres fréquences, l’équipe rend compte du travail réalisé, récapitule le mois écoulé et planifie les activités du mois suivant.
Rapport d’état trimestriel
Un rapport d’état trimestriel est un aperçu concis et facile à lire de l’état du projet sur une période de quatre mois, soit un trimestre. Il couvre les mêmes aspects que les autres rapports d’état et inclut généralement des graphiques ou d’autres éléments visuels pour faciliter la lecture des données.
Modèle gratuit de rapport d’état de projet
Un rapport d’avancement de projet est un document essentiel pour assurer le bon déroulement des projets et informer les parties prenantes. Téléchargez notre modèle gratuit de rapport d’avancement de projet au format Excel pour comparer les données prévues et réelles, tenir les parties prenantes informées et simplifier la communication.
Rapport d’état vs. Rapport d’avancement
Il existe de nombreux types de rapports que vous pouvez générer dans la gestion de projet. Certains sont principalement destinés au chef de projet, d’autres aux parties prenantes, aux commanditaires ou aux clients pour les tenir informés.
Nous avons parlé ici du rapport d’état, mais il ne faut pas le confondre avec le rapport d’avancement. Un rapport d’état contient des données sur l’évolution du projet pendant la période concernée, mais inclut également de nombreuses autres informations au-delà de la simple progression du projet.
Un rapport d’avancement, quant à lui, détaille les tâches spécifiques et les jalons atteints pour démontrer que le projet progresse conformément au calendrier établi. Comme le rapport d’état, il sert à informer les chefs de projet et les parties prenantes.
Comment rédiger un rapport d’état du projet
Rédiger un rapport d’état du projet est une tâche essentielle en gestion de projet. Que vous le produisiez de manière hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, les étapes restent essentiellement les mêmes. Voici comment rédiger un rapport d’état du projet :
- Déterminer l’objectif
- Définir votre audience cible (clients, membres de l’équipe, commanditaires, etc.)
- Choisir le format et le type
- Recueillir les données
- Structurer le rapport
- Vérifier sa clarté
- Réviser le brouillon
Exemple de rapport d’état du projet
Pour mieux comprendre le processus décrit ci-dessus, examinons un exemple de rapport d’état du projet. Pour cet exemple simple, nous allons créer un rapport hebdomadaire pour un projet de construction résidentielle en utilisant notre modèle gratuit de rapport d’état du projet.
Imaginons un entrepreneur en construction chargé de monter les ossatures murales, d’installer l’isolation, le câblage électrique, les cloisons sèches et de réaliser la peinture intérieure d’une maison neuve. Un exemple de rapport d’état du projet, basé sur notre modèle gratuit, commencerait par les informations générales de planification de projet, telles que le nom du projet (nouvelle maison), la période couverte (du 1er au 7 janvier), la date du rapport (9 janvier), le chef de projet (Joe Johnson) et le commanditaire du projet (Jack Dell).
Ensuite vient le résumé, qui met en évidence les principales réalisations. Dans ce cas, il s’agit de l’installation des ossatures murales. La section suivante examine de plus près l’avancement du projet. Elle commence par de petites actions nécessaires à la construction des ossatures murales.
Ces actions incluent également la date de réalisation ainsi qu’un statut RAG (rouge, ambre, vert), qui indique le niveau de confiance et de contrôle sur cette partie du projet. Le nom du responsable ou du membre de l’équipe ayant réalisé la tâche est précisé, ainsi que les commentaires éventuels.
La section suivante est consacrée aux travaux à venir. Vous pouvez y ajouter les actions liées au câblage électrique, telles que le marquage des emplacements des boîtiers, des sorties électriques et le passage des câbles à travers les ossatures murales. La section suivante liste les livrables du projet, qui sont ici les ossatures murales, livrables concrets achevés pendant la période de rapport.
La section suivante porte sur la santé du projet. Elle indique le budget dépensé pendant la période et le pourcentage que cela représente par rapport au budget total. On y trouve également un aperçu du calendrier du projet, du périmètre, du contrôle qualité et de l’assurance qualité.
La section qui suit énumère les problèmes liés à la gestion des risques. Elle mentionne le risque, sa gravité, la réponse prévue et le responsable. Par exemple, il se pourrait que les matériaux ou équipements nécessaires au câblage électrique ne soient pas livrés à temps. Ce risque serait probablement élevé, car il affecterait le calendrier du projet. Pour y remédier, une autre entreprise pourrait être contactée pour assurer une livraison dans les délais. Vous indiquerez également qui, dans l’équipe, est chargé de surveiller ce risque.
Vous conclurez en ajoutant, si nécessaire, des recommandations. Cela permettra aux parties prenantes d’avoir une vision claire de l’état d’avancement du projet.
Que doit contenir un rapport d’état du projet ?
Les différents éléments d’un rapport d’état du projet organisent les parties prenantes du projet dans un tout cohérent. L’objectif d’un tel rapport est bien entendu de tenir les parties prenantes informées et de mettre en lumière les aspects du projet nécessitant un soutien organisationnel accru.
Pour mieux communiquer ces informations, assurez-vous d’inclure les éléments suivants lorsque vous rédigez votre rapport d’état du projet.
Informations générales sur le projet
Commencez par poser les bases. Quel est le nom du projet ? Qui est le chef de projet ? Combien de ressources sont mobilisées ? Toutes ces informations sont essentielles, bien que basiques, pour assurer un bon suivi documentaire. Ne partez pas du principe que votre partie prenante connaît ces détails. Ces données sont particulièrement utiles lors d’une analyse rétrospective pour de futurs projets.
Informations générales sur le rapport
Vous devrez également horodater votre rapport afin de le distinguer des autres rapports de gestion de projet. Vous indiquerez donc la date de création du rapport, son auteur, etc.
Revue des jalons
Les jalons représentent les étapes clés de votre projet. Ils permettent de diviser le projet en phases plus digestes. La revue des jalons vous aide à indiquer où vous en êtes par rapport à ce qui avait été prévu à ce stade du cycle de vie du projet.
Résumé du projet
L’un des objectifs principaux du rapport d’état est de comparer l’avancement réel du projet aux estimations initiales du plan de projet. Pour cela, incluez un court résumé de la date de fin prévue et des coûts associés. Cela permet aux chefs de projet de mieux contrôler l’exécution et de mesurer la réussite du projet. N’oubliez pas d’identifier les activités posant problème, d’expliquer leur impact potentiel sur la qualité, les ressources, le calendrier et les coûts, puis de décrire les mesures correctives envisagées et les résultats attendus.
Problèmes et risques
Les risques sont tous les facteurs internes et externes qui représentent une menace pour votre projet. Ils deviennent des problèmes dès lors qu’ils affectent votre budget de projet, votre calendrier ou votre périmètre. Listez les problèmes survenus jusqu’à présent dans le projet. Quels sont-ils ? Comment les résolvez-vous ? Quel impact auront-ils sur le projet dans son ensemble ? Appliquez les mêmes questions aux risques identifiés. Se sont-ils concrétisés ? Si oui, que faites-vous pour remettre le projet sur les rails ?
Métriques du projet
Il est important d’appuyer votre rapport avec des données chiffrées pour étayer vos affirmations. Vous devriez avoir défini les métriques à suivre lors de la phase de planification du projet.
Il est impossible de savoir si un projet est en bonne voie sans mesurer son efficacité. Ces métriques permettent de démontrer que vous êtes dans les temps et d’identifier ce qui nécessite une attention particulière.
Qu’est-ce qu’un logiciel de rapport de projet ?
Un logiciel de rapport de projet est utilisé pour collecter automatiquement les données d’un projet, les analyser et afficher les résultats afin d’aider les chefs de projet à prendre de meilleures décisions. Le logiciel rassemble des informations provenant de différentes sources du projet et les convertit en tableaux, graphiques et diagrammes.
Selon le logiciel, les données peuvent être filtrées pour mettre en évidence certaines zones du projet en fonction de vos besoins à un moment donné. Les rapports peuvent être générés sur divers aspects de l’avancement et des performances du projet, comme le temps, les coûts, la charge de travail, etc.
Les rapports sont également utilisés pour tenir informées les parties prenantes clés, comme les sponsors et les clients. Ils doivent donc pouvoir être facilement partagés.
Avantages d’un logiciel de rapport de projet
Disposer d’un outil simple et rapide qui permet d’extraire instantanément les données importantes d’un projet, de les organiser et de les afficher de façon claire aide à tenir les parties prenantes informées. Avec toutes les informations à portée de main, vous pouvez aussi prendre de meilleures décisions.
Tous les logiciels de reporting ne se valent pas. Pour en tirer le meilleur parti, assurez-vous que l’outil choisi propose les fonctionnalités suivantes :
- Convertir des données complexes en rapports utiles
- Filtrer les données pour afficher uniquement les informations souhaitées
- Créer des rapports pour des périodes spécifiques
- Partager les rapports pour tenir les parties prenantes à jour
- Mettre à jour les données instantanément pour plus de précision
- Suivre l’avancement réel par rapport au plan
- Réaliser des rapports à l’échelle d’un programme ou d’un portefeuille de projets
Bonnes pratiques pour présenter un rapport d’état du projet
Que vous présentiez votre rapport hebdomadaire en réunion ou que vous envoyiez une mise à jour par e-mail, il est essentiel de connaître les bonnes pratiques avant de communiquer l’avancement d’un projet.
Communiquer
Les rapports d’état du projet ne représentent qu’un aspect de votre plan de communication. Ne comptez pas uniquement sur eux pour tout transmettre. Utilisez-les plutôt pour fournir les bonnes données à la bonne personne, au bon moment.
Connaître votre public
Les rapports d’état sont des outils de communication, mais si vous ne connaissez pas votre public cible, votre message ne sera pas efficace. Les parties prenantes comme les clients ou les sponsors veulent une vue d’ensemble, tandis que les membres de l’équipe attendent des informations précises.
Uniformité
Utilisez toujours le même format, le même rythme de diffusion et le même canal. Ne changez pas de méthode en cours de route, cela nuirait à l’efficacité de la communication.
Définir des indicateurs
Lors de la planification du projet, déterminez comment vous mesurerez les progrès, puis appliquez cette méthode de manière cohérente tout au long du cycle de vie du projet.
Simplifier
Pour que le rapport soit efficace, évitez les détails inutiles. Allez droit au but et limitez-vous à ce qui est essentiel.
Vérifier
Votre public ne veut ni opinions, ni données non vérifiées. Assurez-vous de présenter des informations exactes, pertinentes et fiables.
Standardiser
Tout comme l’uniformité, le respect de standards dans la structure et les modèles de rapport permet de garantir la clarté des informations transmises.
Utiliser des outils
Il existe des outils de gestion de projet qui intègrent ces bonnes pratiques, facilitant la création de rapports grâce à des tableaux de bord et à des fonctions de reporting automatisé.
Autres Types de Rapports en Gestion de Projet
Les rapports d’état du projet ne sont qu’un des nombreux rapports que les chefs de projet utilisent pour suivre l’avancement de leurs projets. Le rapport d’état est plus général, tandis que d’autres se concentrent sur des aspects spécifiques du projet. Voici quelques exemples courants de rapports alternatifs.
Rapport sur les Tâches
Chaque projet est composé de tâches, souvent très nombreuses. Vous avez besoin d’un rapport pour toutes les suivre.
Rassemblez toutes vos tâches de projet en un seul endroit. Filtrez le rapport pour afficher l’état de chaque tâche et repérer les blocages éventuels qui ralentissent la progression. Il est crucial de traiter ces problèmes avant qu’ils n’impactent le calendrier du projet.
Rapport sur les Feuilles de Temps
Les équipes enregistrent leurs heures sur des feuilles de temps à soumettre aux gestionnaires pour la paie. Les feuilles de temps sont aussi un autre moyen de suivre l’avancement du projet en surveillant les heures passées sur les tâches.
Consultez la feuille de temps des membres de l’équipe sélectionnés et vérifiez les heures travaillées sur une période donnée grâce à un logiciel de gestion de projet en ligne.
Rapport sur la Disponibilité
Il est essentiel de suivre les disponibilités de votre équipe, leurs congés payés ou les jours fériés pour bien gérer le calendrier et la charge de travail.
Sachez instantanément qui dans votre équipe a trop de travail et qui est disponible. Les membres de l’équipe sont listés dans ce rapport avec leur taux d’utilisation. Ces données vous aident à réaffecter les tâches efficacement.
Rapport sur la Charge de Travail
La charge de travail correspond au nombre de tâches assignées à votre équipe. Maintenir une charge équilibrée permet d’améliorer la productivité et le moral.
Visualisez l’ensemble de votre équipe avec le nombre de tâches assignées à chacun. Identifiez ceux qui en ont trop ou pas assez, et rééquilibrez la charge pour augmenter l’efficacité sans risquer l’épuisement professionnel.
Rapport sur les Écarts
L’écart correspond à la différence entre ce qui a été prévu pour le projet et la réalité de son exécution. C’est ainsi que l’on détermine si le projet est sur la bonne voie.
Définissez la ligne de base dans l’outil de diagramme de Gantt lors de la planification et récupérez les données de votre calendrier actuel. Ensuite, comparez-les à vos prévisions à ce stade du projet.
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