Microsoft Teams s’efforce d’améliorer le cœur de tout projet réussi : une bonne communication et une collaboration d’équipe efficace. Les parties prenantes, les responsables et les équipes doivent définir des attentes, donner des instructions et collaborer pour une meilleure productivité. Que les personnes soient sous le même toit ou réparties à travers le monde, une plateforme partagée comme Microsoft Teams avec un canal de communication ouvert est le ciment qui maintient les projets ensemble.
Le marché est saturé d’applications de collaboration en équipe qui promettent monts et merveilles, mais livrent souvent beaucoup moins. Microsoft Teams est un acteur dominant dans le domaine, et pour cause. Microsoft propose une suite de produits conçus pour permettre aux entreprises de travailler plus efficacement.
Qu’est-ce que Microsoft Teams ?
Microsoft Teams est une plateforme collaborative basée sur le cloud pour les réunions en ligne et d’autres besoins de communication professionnelle. Elle offre des standards de cybersécurité de premier ordre et une authentification multifacteur pour maintenir les équipes connectées et organisées.
Microsoft Teams fait partie de Microsoft 365, qui comprend ses applications Office, son service cloud et sa sécurité, et est disponible sur les appareils Linux, Mac, iOS, Android et Windows. Bien qu’il n’ait été lancé qu’en 2017, il est devenu un outil incontournable pour les équipes de projet de toutes tailles.
En plus de gérer les équipes, la plupart des organisations gèrent des projets. Bien que Microsoft Teams soit un excellent outil de communication d’équipe, ce n’est pas un logiciel de gestion de projet. En plus de MS Teams, vous devriez utiliser un logiciel comme ProjectManager. ProjectManager permet aux chefs d’équipe de planifier, ordonnancer, suivre et livrer des projets avec succès. Utilisez des diagrammes de Gantt, des tableaux kanban, des listes de tâches et des tableaux de bord en temps réel ainsi que des outils de communication. Commencez gratuitement dès aujourd’hui.
Comment fonctionne Microsoft Teams ?
Les équipes sont d’abord divisées en canaux qui permettent aux participants de discuter, de partager des fichiers, de planifier des réunions et d’assister à des vidéoconférences. Il peut y avoir des canaux qui impliquent toute l’organisation, mais si chaque conversation était publiée au même endroit, cela deviendrait trop distrayant.
Si vous souhaitez intégrer quelqu’un dans un canal pour répondre à une question ou simplement le mettre à jour, vous pouvez le taguer et l’inviter dans le canal. Les discussions peuvent également se faire en tête-à-tête, pour des conversations qui doivent rester privées.
Au-delà de la conversation, tous ceux qui utilisent MS Teams disposent d’un site sur SharePoint Online, la plateforme collaborative de Microsoft pour partager des fichiers et travailler ensemble. Elle fournit un stockage de documents et s’intègre entièrement avec Office 365.
Outils et fonctionnalités de Microsoft Teams
Voici un aperçu rapide des principaux outils offerts par Microsoft Teams. La disponibilité de ces fonctionnalités dépend toutefois du plan d’abonnement.
- Vidéoconférence : Microsoft Teams est un outil de vidéoconférence robuste qui permet aux organisations de tenir des réunions virtuelles avec des fonctionnalités telles que le partage de fichiers, le partage d’écran, les annotations collaboratives, les modes galerie et ensemble, les effets d’arrière-plan, l’enregistrement et le chiffrement de bout en bout.
- Événements virtuels et webinaires : Teams prend en charge les webinaires et les événements structurés : prise en charge des webinaires pour jusqu’à 1 000 participants entièrement interactifs, avec une capacité d’affichage uniquement supplémentaire pour davantage de participants.
- Collaboration en temps réel : Teams permet aux utilisateurs de co-créer et de modifier des fichiers Word, Excel, PowerPoint et d’autres fichiers Microsoft 365 en temps réel. Il s’intègre également avec Microsoft Whiteboard, permettant un brainstorming visuel partagé et une cartographie des idées lors de réunions ou de sessions.
- Système téléphonique (Teams Phone) : Teams comprend un système téléphonique basé sur le cloud offrant des appels VoIP et PSTN, des standards automatiques, des files d’attente d’appels, la messagerie vocale (avec transcription), le transfert d’appels, le routage des appels et l’intégration du pavé numérique.
- Messagerie instantanée et chat : Teams fournit un chat persistant avec du texte enrichi, des emojis, des GIFs, le partage de fichiers dans le chat, la planification des messages, des fonctionnalités de traduction de chat, des discussions de groupe et des réponses en fil de discussion pour maintenir les flux de conversation organisés.
- Intégrations : Teams s’intègre étroitement avec les produits Microsoft comme Planner, SharePoint, OneDrive, Forms, Power Automate, et prend également en charge des applications tierces telles qu’Adobe Creative Cloud, GitHub, Trello et d’autres via le marketplace d’applications Teams.
- Enregistrement des réunions et transcription : De nombreux plans Teams permettent aux utilisateurs d’enregistrer les appels et les réunions avec stockage en cloud des enregistrements, ainsi que la transcription automatique et les sous-titres, permettant une révision ultérieure et une recherche dans le contenu audio.
- Salles de sous-groupes et rôles de réunion : Teams prend en charge les salles de sous-groupes dans les sessions (pour les discussions en petits groupes), les contrôles de rôles (présentateurs, participants), le contrôle de la salle d’attente des réunions et les fonctionnalités de modération pour gérer efficacement les grandes réunions.
- Analyses et rapports d’utilisation : Les administrateurs peuvent accéder aux tableaux de bord de qualité des appels, aux rapports de réunions, aux journaux de présence et aux analyses d’utilisation pour surveiller les performances, détecter les problèmes et optimiser l’utilisation de Teams dans toute l’organisation.
Passons en revue les principaux plans et tarifs proposés par Microsoft Teams pour comprendre comment il peut être utilisé par différents types d’utilisateurs.
Plans et tarifs de Microsoft Teams
Voici un aperçu des plans d’abonnement Microsoft Teams pour les entreprises. Ces plans offrent un essai gratuit d’1 mois.
- Microsoft Teams Essentials : 4,00 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement. Idéal pour les petites équipes qui ont besoin de communiquer par appels vidéo et de partager des fichiers.
- Microsoft 365 Business Basic : 6,00 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement. Excellent pour les entreprises qui ont besoin d’un outil de collaboration robuste. Permet aux utilisateurs de collaborer en ligne sur les applications Microsoft 365 et inclut des fonctionnalités telles que Microsoft Whiteboard, la messagerie professionnelle et les sous-titres en direct, mais n’est pas adapté à l’hébergement de webinaires.
- Microsoft 365 Business Standard : 12,50 $ par utilisateur et par mois, facturé annuellement. Le meilleur choix pour les organisations qui ont besoin de toutes les fonctionnalités Microsoft Teams pour les entreprises et des outils d’hébergement de webinaires.
En savoir plus sur les plans tarifaires Microsoft Teams pour les entreprises
Microsoft Teams peut également être utilisé à titre personnel ou familial. Cependant, les éditions domestiques de MS Teams diffèrent considérablement des éditions professionnelles.
- Microsoft Teams (gratuit) : Une version gratuite et limitée de Microsoft Teams avec seulement 5 Go de stockage en ligne.
- Microsoft 365 Personnel : Ce plan d’abonnement coûte 99,99 $ par an (ou 9,99 $ par mois). Il donne aux utilisateurs accès à 1 To de stockage dans le cloud, aux applications Microsoft 365, à Outlook et à certaines fonctionnalités Microsoft Teams.
- Microsoft 365 Famille : Ce plan d’abonnement coûte 129,99 $ par an (ou 12,99 $ par mois). Il prend en charge jusqu’à 6 utilisateurs, inclut les fonctionnalités Microsoft Teams pour la maison et fournit jusqu’à 6 To de stockage total dans le cloud (1 To par personne).
En savoir plus sur les plans tarifaires Microsoft Teams pour la maison
Avantages de Microsoft Teams
La popularité de MS Teams s’explique facilement. Alors que le travail devient de plus en plus numérique et que les équipes travaillent à distance, elles ont besoin d’une plateforme de collaboration qui puisse maintenir les personnes connectées en temps réel, et travailler ensemble de manière productive devient une préoccupation primordiale pour les entreprises.
Il existe de nombreuses applications de chat et de vidéoconférence. Alors pourquoi choisir Microsoft Teams plutôt que Slack, Zoom, Google Drive ou GoToMeeting ? Certes, en tant que membre de la famille plus large des produits Microsoft, c’est une option attrayante. Il est déjà intégré de manière transparente avec des applications omniprésentes comme Excel et Word.
De plus, Teams a une conception simple, est basé sur le cloud et est facile à configurer. Des notifications peuvent être configurées pour apparaître à l’écran, ce qui aide à maintenir tout le monde aligné. De plus, Microsoft Teams offre des fonctions de gestion des tâches telles que des listes de tâches à faire via Microsoft Planner.
Un autre avantage est que tout est au même endroit. Étant donné que l’application Microsoft Teams est intégrée avec Microsoft 365, les équipes peuvent passer des messages instantanés aux e-mails et à la collaboration sur des documents. De plus, l’application MS Teams s’améliore constamment. En raison de l’évolution et de l’intégration, Microsoft Teams peut être très populaire. Même auprès des utilisateurs Mac, car elle peut fonctionner sur les systèmes d’exploitation Mac, contrairement à Microsoft Project, qui n’est pas compatible avec les produits Apple.
Avantages et inconvénients de Microsoft Teams
Il est important de comprendre que MS Teams n’est pas parfait. Il excelle dans certains domaines et présente des lacunes dans d’autres. Voyons où se situent les atouts et les déficits du programme.
Avantages de Microsoft Teams
Microsoft Teams se présente comme un moyen d’augmenter la productivité et de renforcer les communications, et il excelle dans les deux. Le plus grand avantage de MS Teams est qu’il offre une transition transparente vers le lieu de travail numérique.
- Il connecte les équipes individuellement et lors de réunions en ligne. Vous pouvez partager des fichiers et des tâches, le tout depuis une seule application.
- Il s’intègre avec de nombreuses applications tierces qui améliorent encore l’expérience, surtout si vous travaillez depuis chez vous.
- Parce que vous n’utilisez qu’une seule application, vous pouvez mieux concentrer votre attention sur le travail essentiel. Il y a moins de temps passé à chercher dans d’anciens e-mails et à localiser des fichiers nécessaires.
- L’application offre de la transparence et maintient tout le monde sur la même longueur d’onde et informé. Cela signifie que l’équipe sait toujours ce qu’elle doit faire.
- Vous n’avez pas à vous soucier de la diffusion des documents, car il existe un référentiel où les stocker.
- Il est facile de notifier les personnes et de les taguer pour les intégrer dans un canal afin d’aider avec le travail.
- Alors que le travail continue de migrer en ligne, les équipes ont besoin d’un outil qui puisse les connecter. Avoir un portail pour discuter et partager des fichiers rend le travail à distance possible.
Inconvénients de Microsoft Teams
L’un des défis de l’utilisation de Teams est de se détacher d’Outlook. Cette migration peut être un point de friction. Mais pour que MS Teams tienne toutes ses promesses, les utilisateurs doivent migrer vers Microsoft Teams.
- Si vous modifiez un document dans Word et souhaitez le partager, vous pouvez le faire directement dans Teams, mais le processus peut sembler moins intuitif que l’e-mail pour certains utilisateurs.
- Microsoft Teams ne dispose pas d’une vue de calendrier de groupe native dans l’application ; les utilisateurs s’appuient souvent sur les calendriers Outlook ou SharePoint pour cette fonction.
- Si vous recherchez des fichiers, cela peut être problématique. Bien qu’ils soient accessibles via une recherche, localiser leur emplacement dans les dossiers SharePoint peut être complexe.
- MS Teams peut créer une structure de dossiers compliquée dans SharePoint. Si vous essayez de déplacer des fichiers vers de nouveaux dossiers en dehors de Teams, les liens et les autorisations peuvent se briser.
- Les réunions en ligne se sont considérablement améliorées avec des fonctionnalités comme les salles de sous-groupes, les sous-titres en direct et l’enregistrement, mais certaines fonctions avancées de webinaires nécessitent encore des plans de niveau supérieur.
- L’accès invité est pris en charge, mais la configuration et les autorisations peuvent être restrictives, ce qui entraîne parfois de la frustration lors de la collaboration avec des utilisateurs externes.
FAQ Microsoft Teams
Microsoft Teams est-il gratuit ?
Oui, Microsoft Teams pour la maison dispose d’un plan gratuit. Cependant, si vous souhaitez utiliser Microsoft Teams pour les entreprises, les plans commencent à 4,00 $ par utilisateur et par mois pour Microsoft Teams Essentials.
Microsoft Teams est-il inclus dans Microsoft 365 ?
Oui, MS Teams est inclus avec plusieurs abonnements Microsoft 365 tels que Microsoft 365 Personnel, Famille, Business Basic et Business Standard. Microsoft Teams Essentials est un plan payant autonome et n’est pas inclus avec Microsoft 365.
Microsoft Teams fonctionne-t-il sur Mac ?
Oui, Microsoft Teams peut être téléchargé et installé sur des PCs et des Macs. La version en ligne de Teams peut également être utilisée sur Mac.
Microsoft Teams s’intègre avec ProjectManager pour la gestion de projet
Les avantages de Microsoft Teams l’emportent sur les inconvénients, mais bien qu’il connecte les équipes et leur donne une plateforme pour dialoguer, il ne dispose pas de fonctionnalités de gestion de projet. Si vous gérez un projet, l’application Microsoft Teams ne peut pas le faire seule. Elle a besoin des outils robustes de gestion de projet de ProjectManager.
ProjectManager est un logiciel primé qui peut gérer des projets et des tâches illimités avec un stockage de fichiers illimité pour servir de centre névralgique pour toute votre documentation. Contrairement à Microsoft Project, notre outil fonctionne avec les produits Apple et PC. Il est également beaucoup plus facile de partager du travail sur notre logiciel qu’avec SharePoint, ce qui en fait une excellente alternative à Microsoft Project. Nous avons présenté ci-dessous certaines de nos principales fonctionnalités de gestion de projet.
Planifiez avec des diagrammes de Gantt
Notre diagramme de Gantt en ligne facilite la planification de vos projets avec de puissantes fonctionnalités qui contrôlent chaque aspect de votre calendrier. Téléchargez simplement une liste de tâches, listez-les manuellement ou utilisez l’un de nos modèles spécifiques au secteur pour vous aider à démarrer. Les responsables peuvent également importer, visualiser et modifier des fichiers Excel et Project (.mpp) existants, offrant plus de fonctionnalités qu’une visionneuse Microsoft Project de base.
Collaborez avec votre équipe
Microsoft Teams ne fait que des petits pas vers la collaboration. Avec notre logiciel, vous pouvez facilement inviter des membres de l’équipe, des sous-traitants et d’autres personnes, et créer rapidement et facilement des tâches pour eux. Parce que l’outil est basé sur le cloud, il fonctionne sur n’importe quel navigateur web. Vous pouvez créer et mettre à jour des projets en temps réel.
Des commentaires peuvent être ajoutés au niveau des tâches pour favoriser la collaboration. Des fichiers d’images et des documents peuvent être ajoutés aux tâches pour aider les équipes à travailler ensemble ou fournir des instructions détaillées sur la façon d’exécuter la tâche. Au fur et à mesure que les tâches sont mises à jour, les membres de l’équipe assignés reçoivent des alertes par e-mail et des notifications dans l’application pour tenir tout le monde informé.
Travaillez avec flexibilité grâce aux tableaux kanban
En plus de créer des plans de projet dynamiques et de collaborer en temps réel, ProjectManager dispose de plusieurs vues de projet. Vous pouvez créer une liste de tâches pour planifier votre travail ou utiliser des tableaux kanban pour visualiser votre flux de travail, gérer les backlogs et planifier les sprints. Les calendriers enregistrent les dates importantes et bien plus encore.
Gérez les ressources
Maintenir la productivité de vos équipes est la raison pour laquelle nous disposons d’outils de gestion des ressources, tels qu’un graphique de charge de travail codé par couleur qui vous indique qui est suralloué. Vous pouvez réallouer des ressources directement depuis la page de gestion de la charge de travail et équilibrer la charge de travail pour une plus grande productivité.
Suivez et rapportez
Utilisez notre outil pour gérer votre budget et les coûts des ressources. De plus, les rapports en un clic vous fournissent des données détaillées qui vous aident à prendre de meilleures décisions. Les rapports peuvent être filtrés et partagés avec les parties prenantes pour les tenir informées. Les tableaux de bord en temps réel calculent automatiquement plusieurs métriques de projet et les affichent dans des graphiques et des diagrammes faciles à lire. Cette vue de haut niveau du projet vous aide à surveiller les progrès et les performances.
Vous pouvez gérer des projets, des programmes et des portefeuilles avec notre outil, avec des tableaux de bord de portefeuille et des feuilles de route. Nous avons également des feuilles de temps pour simplifier la paie et suivre les heures que votre équipe consacre à ses tâches. Vous ne pouvez pas faire cela avec l’application Microsoft Teams. Contrairement à Microsoft, nous avons un plan tarifaire à trois niveaux. Choisissez l’abonnement qui convient le mieux à vous et à votre organisation.
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MS Teams ne dispose pas de sauvegardes en ligne, de partage de fichiers ni même d’un essai gratuit pour voir si le logiciel vous convient. ProjectManager dispose d’un stockage de fichiers illimité, d’un partage facile et gère chaque phase de votre projet. De plus, vous pouvez l’essayer gratuitement avec notre essai de 30 jours. Faites-le dès aujourd’hui et découvrez comment MS Teams et ProjectManager peuvent travailler ensemble pour rendre votre projet réussi.