La planification de la maintenance est un processus qui consiste à identifier les problèmes potentiels et à définir des actions pour les résoudre. Un modèle de calendrier de maintenance est un plan qui précise qui effectuera le travail, en quoi consiste ce travail et où il doit être réalisé, entre autres éléments. Il s’agit d’un composant essentiel pour toute entreprise qui dépend d’équipements ou de machines pour fournir des produits ou des services.
Notre modèle gratuit de calendrier de maintenance des équipements permet de créer un plan d’action afin de garder le contrôle sur vos ressources et de vous assurer qu’elles sont pleinement opérationnelles lorsque vous en avez besoin. Téléchargez notre modèle de calendrier de maintenance gratuit pour Excel et améliorez les performances et la durée de vie de vos équipements.
Pour télécharger gratuitement ce modèle de calendrier de maintenance, cliquez sur l’image ci-dessous.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de calendrier de maintenance
Un modèle de calendrier de maintenance permet de mettre en place un processus cohérent qui garantit le bon fonctionnement permanent des équipements. Cela permet d’éviter les remplacements imprévus et les pannes, qui peuvent entraîner des délais non respectés, des livraisons tardives, des clients mécontents et une baisse de la rentabilité.
De plus, l’utilisation d’un modèle de calendrier de maintenance permet aux techniciens de détecter les problèmes à un stade précoce. Cela évite des périodes d’indisponibilité imprévues et prolongées et permet d’effectuer les réparations aux moments les plus opportuns. Un calendrier de maintenance garantit que les interventions sont réalisées à temps et de manière régulière. Il organise les tâches afin d’améliorer l’efficacité, d’accélérer les flux de travail, de réduire les coûts et de prévenir les incidents.
Quand utiliser ce modèle de calendrier de maintenance
Un modèle de calendrier de maintenance préventive doit être utilisé de manière régulière, et la fréquence des interventions planifiées peut varier. Dans certains cas, la maintenance doit être effectuée quotidiennement, tandis que d’autres situations nécessitent une maintenance hebdomadaire ou mensuelle. Il arrive même que certaines machines ne nécessitent qu’un contrôle annuel.
Les machines ou équipements utilisés sont accompagnés d’instructions précisant non seulement leur utilisation, mais aussi leur entretien. Il est essentiel de suivre ces recommandations. Si le fabricant indique une intervention tous les 90 jours, planifiez la maintenance tous les trois mois. Négliger les instructions du fabricant, c’est prendre le risque de pannes ou de problèmes plus graves, qui coûteront à long terme bien plus qu’une courte interruption planifiée pour effectuer la maintenance.
Le secret d’un calendrier de maintenance efficace réside dans la régularité. Se laisser absorber par le travail et oublier la maintenance peut entraîner des problèmes. Utilisez un logiciel de gestion de projet pour éviter les arrêts de travail imprévus et gérer les tâches de maintenance. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projet et de portefeuille qui propose des tâches récurrentes afin que la maintenance planifiée ne passe jamais inaperçue. Transformez n’importe quelle tâche en tâche récurrente et définissez sa fréquence : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle. Utilisez ensuite différentes vues de projet, comme le tableau kanban, pour suivre l’avancement, tandis que les notifications par e-mail et dans l’application vous garantissent de ne jamais manquer une opération de maintenance planifiée. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.
Qui devrait utiliser ce modèle de calendrier de maintenance ?
Le modèle de calendrier de maintenance pour Excel est un excellent outil pour la direction afin de planifier la maintenance régulière des machines. Le responsable suit les instructions du fabricant concernant la fréquence des opérations de maintenance, puis alloue les ressources nécessaires à la réalisation de ces activités.
L’équipe chargée de la maintenance utilise également ce modèle de calendrier de maintenance préventive pour organiser son travail et s’assurer que les machines et les équipements sont opérationnels au moment voulu. La maintenance planifiée n’est pas toujours réalisée en interne. Certaines entreprises disposent d’équipes internes, tandis que d’autres font appel à des prestataires de maintenance externes.
En résumé, les modèles de calendrier de maintenance passent entre de nombreuses mains. Par exemple, le responsable d’usine doit participer à la planification de la période de maintenance optimale, lorsque les machines peuvent être arrêtées sans impact négatif sur la production.
Que contient ce modèle de calendrier de maintenance ?
Une fois le modèle de calendrier de maintenance gratuit pour Excel téléchargé, vous trouverez une liste d’équipements partiellement renseignée ainsi que d’autres informations. Ce modèle de calendrier de maintenance préventive est entièrement personnalisable. Il est possible d’ajouter ou de supprimer des colonnes afin de l’adapter à votre plan de maintenance. Le calendrier de maintenance comprend les éléments de base suivants.
- Description de l’équipement : Chaque ligne correspond à un équipement. Par exemple, vous pouvez ajouter l’emplacement de l’équipement si le site est de grande taille.
- État : Cette colonne indique l’état de l’équipement. Le menu déroulant est codé par couleur afin de faciliter la lecture. Les quatre catégories sont : bon, acceptable, médiocre et mauvais.
- Fréquence de maintenance (en jours) : Le modèle de calendrier de maintenance précise la fréquence des opérations pour chaque équipement. Dans le modèle, celle-ci est exprimée en jours, mais elle peut être définie en mois si nécessaire.
- Description de l’activité de maintenance : Chaque équipement nécessite une maintenance spécifique. Cette cellule décrit l’intervention à effectuer avec suffisamment de détails pour être comprise par la personne responsable.
- Pièces de rechange, composants ou autres intrants : Certaines pièces doivent être remplacées périodiquement ou nécessitent de l’huile ou d’autres types d’entretien. Cette section permet de répertorier ces éléments.
- Responsable : Une personne est désignée responsable de la maintenance de l’équipement. Indiquez-la ici.
- Date de la dernière maintenance : Une fois la maintenance effectuée, enregistrez la date dans cette colonne.
- Date de la prochaine maintenance : La date de la prochaine intervention est indiquée ici.
- Notes : Indiquez toute information importante qui n’a pas trouvé sa place dans les sections précédentes.
Avantages de l’utilisation de ce modèle de calendrier de maintenance
Un modèle de calendrier de maintenance préventive est utile car il apporte de la cohérence au processus de planification de la maintenance. Un calendrier de maintenance toujours présenté de la même manière est plus facile à lire et à comprendre. La cohérence documentaire facilite également l’archivage.
Le simple fait de disposer d’un calendrier de maintenance présente déjà des avantages. Il réduit notamment le risque de pannes susceptibles d’interrompre les opérations, ce qui peut être très coûteux. Par ailleurs, la maintenance contribue à prolonger la durée de vie des actifs.
En maintenant un calendrier régulier, les équipements fonctionnent de manière plus efficace. Moins un équipement est entretenu, plus ses performances se dégradent, ce qui ralentit la production et peut entraîner des problèmes de qualité. La maintenance améliore également l’efficacité de la gestion des effectifs, en offrant aux équipes de maintenance un planning clair et structuré, leur permettant de se concentrer sur les tâches à venir sans être constamment sollicitées pour gérer des urgences.
Enfin, un modèle de calendrier de maintenance améliore la gestion budgétaire. Il permet d’obtenir un meilleur retour sur investissement (ROI) des actifs et d’éviter les pénalités liées au non-respect des exigences réglementaires. La planification de la maintenance facilite des prévisions budgétaires plus précises et aide les entreprises à comprendre les dépenses nécessaires pour l’entretien des équipements.
Comment créer un calendrier de maintenance avec ProjectManager
Un logiciel de gestion de projet permet de gérer un calendrier de maintenance plus efficacement qu’un modèle statique. ProjectManager est un logiciel primé de gestion de projet et de portefeuille doté de fonctionnalités qui permettent de planifier, gérer et suivre la maintenance en temps réel. Les tâches récurrentes ne sont qu’un élément d’un ensemble plus large de fonctionnalités de planification de la maintenance. Commencez par profiter de l’essai gratuit de 30 jours de ProjectManager, puis suivez ces six étapes.
1. Lister les tâches de maintenance, les dates d’échéance et la durée
Commencez avec le diagramme de Gantt. Sur la partie gauche, un tableau permet de lister toutes les tâches de maintenance, une par ligne. Ajoutez ensuite la date de début, la date de fin et la durée de chaque intervention. Ces informations se reflètent automatiquement sur la partie droite du diagramme de Gantt, qui constitue une ligne de temps visuelle offrant une vue d’ensemble du calendrier de maintenance.
2. Attribuer les tâches de maintenance à votre équipe
Une colonne du diagramme de Gantt permet également d’attribuer les membres de l’équipe à des tâches spécifiques. Lors de l’intégration de l’équipe, définissez leurs disponibilités, y compris les congés, les absences et les jours fériés, afin de faciliter l’attribution des tâches.
3. Estimer les coûts
Une autre colonne du diagramme de Gantt permet de saisir le coût estimé de la maintenance. Appuyez-vous sur les données historiques et sur les retours de votre équipe pour obtenir des estimations fiables.
4. Définir des tâches récurrentes
Ouvrez une fiche de tâche depuis le diagramme de Gantt, le tableau kanban, le calendrier, la feuille ou la vue liste afin de définir la récurrence de la tâche. Cela permet d’éviter que la maintenance régulière ne soit oubliée. Comme indiqué précédemment, des notifications par e-mail et dans l’application alertent les utilisateurs lorsque les tâches récurrentes arrivent à échéance.
5. Définir un niveau de priorité
Sur la même fiche de tâche, définissez le niveau de priorité afin que l’équipe de maintenance sache quelles tâches traiter en premier et lesquelles peuvent être réalisées plus tard. Il est également possible d’y joindre des fichiers et des images, d’ajouter une description du travail, des étiquettes, et plus encore.
6. Suivre les coûts de maintenance grâce à des tableaux de bord en temps réel
Pour s’assurer que la maintenance est réalisée dans les délais et dans le respect des coûts estimés, basculez vers le tableau de bord en temps réel. Celui-ci collecte des données en direct et les affiche sous forme de graphiques et de diagrammes faciles à lire, couvrant le temps, les coûts et la charge de travail. Contrairement aux outils plus légers, aucune configuration longue et complexe n’est nécessaire.
Autres modèles gratuits de planification de la maintenance
Si vous n’êtes pas encore prêt à passer à une solution logicielle, ProjectManager propose plus de 100 modèles gratuits de gestion de projet pour Excel et Word afin de planifier, ordonnancer et suivre le travail de votre équipe. Voici quelques modèles gratuits liés à la planification de la maintenance disponibles au téléchargement.
Modèle de bon de travail
Utilisez ce modèle gratuit de bon de travail pour Excel afin de créer et suivre les interventions de maintenance. Il peut également servir de facture lorsque vous faites appel à des prestataires externes. Le modèle décrit les travaux à effectuer, le nombre d’heures et le taux appliqué, le tout sur une seule feuille.
Modèle de calendrier de production
Un plan de maintenance doit fonctionner en coordination avec un calendrier de production. Utilisez ce modèle gratuit de calendrier de production pour Excel afin d’équilibrer l’offre et la demande lors de la fabrication d’un produit, tout en planifiant le temps nécessaire aux opérations de maintenance.
ProjectManager est un logiciel en ligne de gestion de projet et de portefeuille qui connecte les équipes, qu’elles soient au bureau, sur le site de production ou ailleurs. Tous les utilisateurs peuvent partager des fichiers, commenter au niveau des tâches et rester informés grâce aux notifications par e-mail et dans l’application. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.