Les organisations doivent coordonner les efforts de leurs équipes internes et externes pour mener à bien leurs opérations, exécuter leurs projets et atteindre leurs objectifs. Mais comment suivre le travail réalisé par chaque équipe ? C’est là qu’intervient ce modèle de bon de travail. Il peut être utilisé comme un contrat de base entre l’entreprise et le service interne ou le prestataire externe chargé d’exécuter le bon de travail.
Ce format de bon de travail permet d’accélérer le processus et est utile quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez. Téléchargez notre modèle de bon de travail Excel gratuit pour organiser vos tâches demandées, créer un bon de travail et assurer le bon déroulement de votre projet.
Pour télécharger ce modèle de bon de travail gratuit, cliquez sur l’image ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un bon de travail ?
Un bon de travail est un document qui décrit la main-d’œuvre, les outils et les matériaux nécessaires pour accomplir une tâche. En général, le bon de travail comprend également des instructions sur la nature de la mission, une estimation de son coût, la date limite de réalisation, les personnes assignées et toute autre information pertinente.
Les bons de travail servent à établir un accord entre une entreprise et un prestataire externe, mais ils peuvent aussi être utilisés en interne pour faciliter la collaboration entre services. Les formats de bons de travail sont souvent utilisés dans l’industrie manufacturière, mais ils sont également courants dans les secteurs des services et de la construction. Ils peuvent être assignés à des techniciens sur le terrain lors de l’installation d’équipements, par exemple, ainsi que pour des travaux de maintenance ou de réparation.
La gestion des bons de travail est simplifiée grâce à un logiciel de gestion de projet. Par exemple, ProjectManager vous permet de définir les coûts de main-d’œuvre et de suivre le temps des prestataires sur leurs tâches à l’aide de feuilles de temps sécurisées, qui facilitent également le processus de paiement. Les tableaux kanban offrent une transparence sur leur flux de travail et les graphiques de charge de travail permettent d’équilibrer les tâches pour une productivité accrue. Il existe aussi un diagramme de Gantt primé pour des calendriers de projet détaillés avec dépendances et suivi de référence. Commencez gratuitement.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de bon de travail
Toute organisation ayant besoin d’un outil pour créer et suivre des bons de travail peut utiliser ce modèle. Il sert de format standardisé qui fournit les informations du projet, les détails demandés pour la mission, les mises à jour nécessaires, les dates d’échéance et bien plus encore.
Les modèles de bon de travail communiquent les tâches et les détails liés à leur exécution. Ils constituent un document de référence qui garantit que le travail est effectué correctement et dans les délais. Les prestataires de services, ainsi que toute personne travaillant avec des contractants indépendants ou recevant des demandes de clients, bénéficieront de notre modèle de bon de travail gratuit dans Excel.
Quand utiliser ce modèle de bon de travail
Utilisez un modèle de bon de travail lorsque vous faites appel à un travailleur externe ou pour traiter des réparations et des prestations de service.
Le bon de travail doit être créé au moment de l’assignation de la tâche. En un sens, c’est un conteneur qui rassemble toutes les informations nécessaires pour exécuter la mission. En remplissant notre modèle de bon de travail gratuit, vous effectuez une assignation et fournissez des indications détaillées sur la nature du travail, y compris la date à laquelle il doit être terminé.
Une fois le modèle de bon de travail complété et signé, il devient un contrat contraignant. L’organisation, le prestataire et le client peuvent s’y référer comme une feuille de route indiquant quand le travail sera réalisé et combien il coûtera. Ainsi, bien que le format du bon de travail soit envoyé avant l’exécution, il est consulté tout au long de la réalisation de la tâche.
Voyons maintenant quelques exemples de bons de travail pour mieux comprendre comment utiliser le modèle de ProjectManager.
Exemples de bons de travail
Les bons de travail peuvent être utilisés à de nombreuses fins, mais ils servent surtout à la planification de la maintenance et à la gestion de la construction.
Modèle de bon de travail pour la construction
Les bons de travail pour la construction sont utilisés par les propriétaires de projet ou les entrepreneurs généraux qui doivent confier une partie des travaux à un sous-traitant spécialisé dans un domaine précis, comme l’électricité, la plomberie ou la maçonnerie. En utilisant des bons de travail pour la construction, vous pouvez mieux suivre les coûts et l’avancement.
Modèle de bon de travail pour la maintenance
Les bons de travail pour la maintenance servent à documenter l’ensemble des interventions réalisées sur une ligne de production. En général, ces bons commencent par une demande de travail soumise par les équipes internes au service de fabrication lorsqu’elles détectent des problèmes nécessitant une maintenance préventive ou corrective.
Qui devrait utiliser le modèle de bon de travail ?
La personne chargée de créer les bons de travail est traditionnellement quelqu’un dans l’organisation qui supervise l’exécution des tâches définies dans le bon de travail — généralement le chef de projet. Cette personne rédige le document avec les instructions, les délais et d’autres informations pertinentes.
Le prestataire est souvent responsable de détailler ses coûts, comme la main-d’œuvre et les matériaux. Le prestataire et le responsable au sein de l’organisation s’entendent sur les termes et le bon de travail est signé. Bien que le client intervienne rarement dans le processus, il reçoit généralement le bon final pour approbation.
Comment utiliser le modèle de bon de travail de ProjectManager
Avec le modèle de bon de travail gratuit de ProjectManager dans Excel, vous pouvez simplifier votre processus de gestion des bons de travail, que vous collaboriez avec des prestataires ou que vous gériez vos propres équipes. Le modèle est un excellent outil pour saisir les détails du travail et ajouter les coûts. Suivez les étapes ci-dessous pour utiliser notre modèle gratuit. Vous pouvez facilement le personnaliser avec le logo de votre entreprise et tout autre élément nécessaire.
1. Commencez par les informations de suivi du bon de travail
Le format du bon de travail présente le nom de l’entreprise, l’adresse et les coordonnées, ainsi que la personne à qui le travail est assigné. Tout cela se trouve sur la partie supérieure gauche du modèle.
Sur la partie supérieure droite figurent des données internes, comme la personne ayant créé la demande initiale, le niveau de priorité du bon de travail et un numéro unique pour faciliter son suivi et sa recherche. Un espace est également prévu pour d’autres informations de suivi, notamment la date d’émission.
2. Définissez les dates d’échéance de votre format de bon de travail
Cette section affiche trois dates clés pour votre bon de travail. D’abord, définissez la date de début prévue et la date à laquelle les travaux doivent être terminés. Ensuite, un espace permet de noter la date réelle de fin afin de suivre l’avancement des bons de travail.
3. Description du bon de travail
En haut de cette section, un espace permet de décrire les tâches à exécuter pour réaliser le bon de travail. Décrivez avec autant de détails que possible les actions à mener afin de fournir des instructions claires au prestataire ou à l’équipe interne. Ensuite, précisez à qui facturer et quand expédier, si nécessaire. Les frais d’expédition peuvent être ajoutés à la fin du modèle de bon de travail.
4. Estimez les coûts de main-d’œuvre pour votre bon de travail
Dans la section dédiée à la main-d’œuvre, plusieurs lignes permettent d’indiquer le travail à effectuer, le nombre d’heures nécessaires et le tarif horaire. Il vous suffit de saisir les heures et le tarif : notre modèle de bon de travail calcule automatiquement le coût total de main-d’œuvre.
5. Estimez les coûts des matériaux pour votre bon de travail
Sous la main-d’œuvre se trouve la section des matériaux, qui comporte également des lignes pour indiquer la quantité, le prix unitaire et la taxe pour chaque matière première nécessaire au bon de travail. Une fois le prix, la quantité et la taxe saisis, notre modèle de bon de travail calcule automatiquement vos coûts de matériaux.
6. Ajoutez toutes les taxes applicables à votre bon de travail
Les taux de taxe peuvent varier selon votre région, il est donc important de vérifier votre législation locale pour déterminer comment le bon de travail doit être taxé. En bas du format de bon de travail, un champ vous permet d’ajouter le montant qui sera facturé au client au titre des taxes.
7. Ajoutez tout autre détail à votre formulaire de bon de travail
La dernière section comprend un encadré permettant d’ajouter toute information supplémentaire non mentionnée précédemment. Un espace est également prévu pour la signature et la date du document.
Bien que notre modèle de bon de travail soit un excellent point de départ, il est recommandé d’utiliser un système de gestion des bons de travail qui automatise le processus et vous permet de collaborer en temps réel avec votre équipe, contrairement à Microsoft Excel. Voici comment vous pouvez utiliser ProjectManager pour une gestion plus dynamique des bons de travail.
Comment gérer les bons de travail dans ProjectManager
ProjectManager est un logiciel primé qui organise le travail pour améliorer l’efficacité. Notre outil propose des fonctions de gestion des tâches et de suivi des ressources qui couvrent toutes les phases d’un projet et vous aident à collecter et surveiller les bons de travail afin de maintenir votre organisation sur la bonne voie. Voici quelques fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour la gestion des bons de travail.
Suivez l’avancement des bons de travail en temps réel avec des tableaux kanban
Utilisez notre tableau kanban pour suivre vos bons de travail lorsqu’ils progressent à travers les différentes étapes de production. Les tableaux kanban visualisent le flux de travail en créant des colonnes personnalisées, telles que à faire, en cours et terminé, sous lesquelles se trouvent des cartes représentant les tâches ou les bons de travail.
Enregistrez tous vos modèles de bons de travail grâce au stockage de fichiers illimité
Comme notre logiciel offre un stockage de fichiers illimité, toutes les images ou documents peuvent être joints à une carte kanban. En réalité, tous vos bons de travail peuvent être conservés dans le logiciel, ce qui vous offre un espace centralisé pour retrouver ce dont vous avez besoin au moment opportun.
Suivez les coûts grâce aux feuilles de temps, tableaux de bord et graphiques de charge de travail
Pour faciliter les paiements et suivre les heures travaillées par vos prestataires, utilisez notre fonctionnalité de feuille de temps. Les feuilles de temps sont simples à utiliser : les utilisateurs peuvent remplir automatiquement les tâches assignées et même ajouter des tâches récurrentes de la semaine précédente. Au fur et à mesure que les prestataires mettent à jour leurs feuilles de temps, les responsables peuvent suivre l’avancement.
ProjectManager est un logiciel en ligne qui vous permet de gérer vos bons de travail et bien plus encore. Ses fonctionnalités vous aident à planifier, suivre et rendre compte de vos projets, petits et grands, du début à la fin, et à améliorer votre productivité. Équilibrez les charges de travail, consultez les disponibilités et établissez des liens entre les dépendances des tâches pour gagner en efficacité et éviter les blocages. Essayez ProjectManager dès aujourd’hui grâce à cet essai gratuit de 30 jours.