Les projets, quelle que soit leur taille et leur portée, sont complexes. S’ils ne l’étaient pas, il s’agirait simplement de tâches sur une liste de choses à faire. Heureusement, la gestion de projet est un effort d’équipe — pour chaque projet, il y a une équipe de projet qui travaille ensemble pour concrétiser les livrables. Mais comment les équipes de projet se forment-elles ? Pas toutes seules ! Il existe de nombreuses façons de constituer une équipe de projet et de nombreux facteurs à prendre en compte.
Qu’est-ce qu’une équipe de projet ?
Une équipe de projet est un groupe transversal d’individus qui travaillent ensemble vers un objectif commun. Cela peut inclure des dirigeants, un chef de projet, des responsables d’équipe de différents départements et des membres de l’équipe. La façon dont cette équipe de projet fonctionne dépend de son organisation, qui peut prendre la forme de différentes structures organisationnelles de projet. Bien que le chef de projet soit un rôle indispensable, il y a d’autres membres importants à considérer pour votre équipe de projet.
Quand une équipe de projet doit-elle être constituée ?
Une équipe de projet doit être constituée lors de la phase d’initiation du projet. C’est-à-dire dès que le projet a été approuvé. C’est à ce moment que l’objectif, la portée et les exigences du projet sont déterminés. Les rôles clés pour le projet sont identifiés.
Une fois l’équipe de projet constituée et le projet passé à la phase de planification, la composition de l’équipe sera finalisée en fonction des compétences et de l’expertise nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Ensuite, lors de l’exécution du projet, des ressources ou des spécialistes supplémentaires pourraient être nécessaires si le projet l’exige. Voici les documents qui aideront à définir et à gérer l’équipe.
- Matrice RACI : RACI signifie responsable, approbateur, consulté et informé. La matrice RACI clarifie les rôles et responsabilités de l’équipe de projet.
- Charte d’équipe : Ce document d’initiation de projet décrit l’objectif, les buts, les rôles et les directives de l’équipe de projet. Ce document agit comme une feuille de route, clarifiant les attentes et alignant l’équipe sur des objectifs communs lors de la prochaine étape du cycle de vie du projet, la phase de planification du projet.
- Carte des parties prenantes : Identifie, évalue et gère l’implication des parties prenantes. Cela aide les équipes de projet à comprendre leurs intérêts, leur influence et leur impact potentiel sur le projet.
Rôles de l’équipe de projet
Chaque organisation exécute des projets d’une sorte ou d’une autre. Pour cette raison, vous devez développer vos compétences en gestion d’équipe, que vous soyez chef de projet, propriétaire d’entreprise, responsable de programme ou toute personne dirigeant des projets.
Il existe plusieurs types de structures d’équipe de projet, mais normalement, les projets sont dirigés par le chef de projet, bien qu’ils puissent également être dirigés par un dirigeant. Les chefs de projet sont responsables de la planification, de la programmation, de la budgétisation et du suivi du projet. Pour ce faire, ils utilisent des logiciels de gestion de projet. Idéalement, les logiciels de gestion de projet permettent la collaboration en équipe ainsi que la planification, comme avec ProjectManager.
Voici quelques-uns des rôles les plus courants dans une équipe de projet pour vous aider à démarrer la constitution de votre équipe de gestion de projet.
1. Sponsor du projet
Un sponsor du projet est une personne qui assume la responsabilité d’un projet et agit en tant que représentant de l’organisation. Il ou elle est responsable de la vision et de la gouvernance du projet. Les sponsors de projet sont généralement des cadres supérieurs qui ont une autorité plus élevée que les chefs de projet. En fait, les sponsors de projet sélectionnent les chefs de projet pour leurs projets lors de la phase d’initiation du projet.
2. Chef de projet
Sans aucun doute, le chef de projet est le rôle le plus fondamental de la gestion de projet, car il guide l’équipe tout au long du cycle de vie du projet grâce à une prise de décision réfléchie. Comme indiqué ci-dessus, les chefs de projet sont responsables de la création d’un plan de projet, du leadership des membres de l’équipe de projet, du suivi de la santé du projet et de la supervision de la création de la documentation de gestion de projet. En outre, les chefs de projet servent de liaison entre l’équipe de projet et les parties prenantes.
3. Chef de projet adjoint
Un chef de projet adjoint soutient le chef de projet dans la planification, l’exécution et la clôture du projet. Il contribue à assurer le bon déroulement du projet en aidant à diverses tâches et responsabilités, telles que le suivi des progrès, la maintenance de la documentation du projet et le soutien à l’équipe de projet.
4. Membre de l’équipe de projet
Les membres de l’équipe de projet sont des personnes dotées de compétences spécifiques nécessaires à la réalisation des tâches du projet. Ils peuvent prendre de nombreuses formes selon votre secteur d’activité, mais dans la plupart des cas, ils sont responsables de la production des livrables du projet, de l’atteinte des jalons du projet et de la communication avec le chef de projet.
5. Experts en la matière (EME)
Il s’agit d’une personne possédant des connaissances approfondies et une expertise dans un domaine spécifique pertinent pour le projet. Un expert en la matière est crucial pour fournir des insights, des conseils et des compétences spécialisées qui améliorent le succès du projet, notamment des compétences en résolution de problèmes, la collaboration avec l’équipe de projet et l’engagement des parties prenantes.
6. Responsable de projet
Un responsable de projet est un expert en gestion de projet qui guide les équipes de projet tout au long du cycle de vie du projet comme le ferait un chef de projet, sauf que les deux rôles diffèrent principalement en ce que le responsable de projet est orienté vers les personnes tandis que le chef de projet est orienté vers les résultats. Cela signifie que si beaucoup de leurs responsabilités se chevauchent, le responsable de projet est davantage centré sur la motivation des équipes en utilisant des techniques de leadership telles que le leadership serviteur.
7. Parties prenantes du projet
Les parties prenantes du projet peuvent également prendre de nombreuses formes, car ce sont toutes les personnes qui sont impactées directement ou indirectement par votre projet. Les parties prenantes du projet peuvent être internes, telles que les membres de l’équipe de projet, les employés et le comité de contrôle des changements, ou externes telles que les communautés, les clients ou les gouvernements.
8. Analyste d’affaires
Un analyste d’affaires se spécialise dans l’amélioration de l’efficacité et de la productivité globales d’une entreprise. Ils peuvent aider les équipes de projet à mieux déterminer le meilleur plan d’action lors de l’exécution des projets, car ils ont une compréhension approfondie du fonctionnement des entreprises qui peut grandement aider votre équipe de projet à atteindre ses objectifs.
9. Comité de pilotage
Un comité de pilotage est un groupe de dirigeants et de leaders d’entreprise qui supervisent les projets d’un point de vue de gestion d’entreprise et protègent les intérêts des parties prenantes du projet telles que les propriétaires d’entreprise. Le comité de pilotage définit donc l’orientation stratégique générale des projets pour s’assurer qu’ils s’alignent sur les objectifs commerciaux plus larges de l’organisation.
10. Comité de contrôle des changements
Le comité de contrôle des changements est un groupe de membres de l’équipe de projet qui sont des experts en la matière dans des domaines clés du projet. Leur principale responsabilité est d’approuver ou de rejeter tout changement potentiel au plan de projet, ce qui est d’une grande importance en gestion de projet car des changements inattendus peuvent conduire à l’échec du projet.
11. Bureau de gestion de projet
Un bureau de gestion de projet (BGP) est une entité centralisée au sein ou à l’extérieur d’une organisation qui établit et maintient les normes, processus et méthodologies de gestion de projet. Les BGP supervisent les pratiques de gestion de projet dans toute l’organisation et plusieurs projets pour assurer la cohérence, l’efficacité et l’alignement avec les objectifs stratégiques.
12. Responsables fonctionnels
Un responsable fonctionnel supervise un département spécifique d’une organisation, tel que le marketing, la finance, les ressources humaines ou les opérations. En gestion de projet, ils s’assurent que les objectifs du projet s’alignent sur les buts et les capacités de leurs domaines fonctionnels respectifs.
Modèle de charte d’équipe
Ce modèle gratuit de charte d’équipe pour Word aide à définir les rôles, les responsabilités, les objectifs et la structure de votre équipe de projet.
Quelle est la structure de l’équipe de projet ?
Gérer tous vos membres d’équipe peut sembler un peu écrasant, mais ce n’est pas nécessaire si vous utilisez la bonne structure organisationnelle pour votre équipe de gestion de projet. Une fois que vous avez constitué une équipe, vous pouvez utiliser des logiciels de planification de projet comme ProjectManager pour gérer la charge de travail de vos membres d’équipe, automatiser les flux de travail et collaborer avec les membres de l’équipe en temps réel.
Types de structures d’équipe de projet
Il existe trois principaux types de structures d’équipe de projet, qui diffèrent principalement sur le degré d’autorité accordé au chef de projet et sur la façon dont les équipes sont configurées. Voici une brève description de chacun de ces types de structures.
Structure d’équipe basée sur le projet
C’est la structure d’équipe de projet la plus traditionnelle utilisée dans la plupart des projets. Dans ce type d’équipe de projet, le chef de projet a le plus d’autorité sur les membres de l’équipe et ils lui rapportent tous. Cette personne est également responsable de la création d’un plan de projet et d’un calendrier, de la constitution d’une équipe, de l’attribution des tâches et des responsabilités et de la supervision du projet à chaque étape. Pour cette raison, nous caractérisons ce type de structure comme « axé sur le projet » parce que la structure de l’équipe est dictée par les exigences du projet individuel.
Structure d’équipe de projet fonctionnelle
Dans une structure d’équipe de projet fonctionnelle, plusieurs responsables fonctionnels supervisent leurs équipes au lieu d’un seul chef de projet. Comme son nom l’indique, ces équipes accomplissent des fonctions spécifiques pour une organisation, telles que le marketing, les ventes ou le développement de produits.
En dessous de chaque responsable, le niveau suivant est composé d’un groupe de membres de l’équipe. Par exemple, le niveau en dessous d’un responsable marketing pourrait être composé d’un rédacteur de contenu, d’un éditeur, d’un responsable e-mail, etc. Ces membres de l’équipe rapportent à leurs responsables respectifs, et les responsables rapportent au chef de projet en haut. Avoir une telle structure est important pour la gestion d’équipe.
Structure d’équipe de projet matricielle
Une structure d’équipe organisationnelle matricielle est un hybride entre les structures d’équipe de projet basée sur le projet et fonctionnelle. Elle est généralement utilisée par les grandes organisations qui exécutent des programmes et des portefeuilles de projets qui nécessitent un leadership d’autres dirigeants que les chefs de projet, tels que les dirigeants, les responsables fonctionnels, les responsables de programme et les responsables de portefeuille. Dans cette structure, le chef de projet a moins d’autorité et dirige une équipe qui rapporte à d’autres dirigeants.
Comment constituer une équipe de projet
Constituer une équipe de projet consiste autant à sélectionner des membres d’équipe qu’à définir la structure organisationnelle du projet. Quelle que soit la structure organisationnelle que vous choisissez, cela implique d’établir des règles et des procédures, de définir les attentes et d’établir la communication. Si ces éléments ne sont pas clairement définis avant le début du projet, ils entraîneront inévitablement des problèmes plus tard.
Comme nous l’avons dit, la constitution d’une équipe de projet est différente selon le projet et la structure organisationnelle. Dans cette optique, voici quelques détails universellement utiles sur lesquels se concentrer lors de la constitution de votre équipe.
1. Définir les objectifs du projet
La meilleure façon d’établir la communication et de maintenir le projet en bonne marche est de définir les attentes. Les projets les plus réussis sont menés par des chefs de projet qui posent des règles de base et définissent les attentes dès le départ.
2. Définir la portée du projet
La définition de la portée du projet informe l’équipe de projet qui sera constituée pour exécuter ce projet. Elle clarifie les objectifs et les livrables du projet. Les équipes comprendront les exigences du projet ainsi que leur rôle au sein de celui-ci. La connaissance de la portée du projet déterminera également les compétences et l’expertise nécessaires de l’équipe de projet. La portée du projet définira également les ressources nécessaires et aidera ces ressources sélectionnées à s’aligner sur les attentes des parties prenantes.
3. Prévoir les besoins en ressources humaines
La prévision des besoins en ressources humaines aide dans la sélection d’une équipe de projet et la création d’un calendrier de projet chargé en ressources en identifiant les compétences et rôles requis, en estimant la taille de l’équipe et en s’intégrant avec un calendrier de projet, notamment l’analyse du chemin critique pour un calendrier plus réaliste. Ce processus améliore l’efficacité et la productivité ainsi que facilite le recrutement et la formation.
4. Sélectionner un groupe transversal de membres d’équipe
De nombreux projets nécessitent que plusieurs départements travaillent ensemble pour atteindre les livrables. Au sein de la structure de l’équipe de projet, chaque département doit être dirigé par un responsable qui gère une équipe d’individus. Avant d’entrer dans les détails de la constitution de l’équipe, décidez quels départements impliquer et qui les dirigera.
5. Définir les rôles et les responsabilités
Les chefs de projet doivent être capables de définir clairement les rôles et les responsabilités de leurs membres d’équipe. Ces informations sont généralement documentées dans une charte d’équipe, mais il existe d’autres outils de planification de projet que vous pouvez utiliser, tels qu’une matrice d’attribution des responsabilités ou un graphique RACI. Cet outil vous permet de déterminer qui est responsable, approbateur, consulté et informé pour chaque tâche du projet, ce qui améliore l’efficacité de votre équipe de projet.
6. Définir clairement les attentes
La meilleure façon d’établir la communication et de maintenir le projet en bonne marche est de définir les attentes. Les projets les plus réussis sont menés par des chefs de projet qui posent des règles de base et définissent les attentes dès le départ. Ces règles peuvent inclure des limites claires, des étapes à suivre si quelque chose ne va pas, etc. Nous recommandons de mettre ces éléments par écrit et de conserver le document quelque part où toute l’équipe peut y accéder.
7. Créer un plan de communication
Parce que la structure de l’équipe de projet implique tant de niveaux d’individus, il est extrêmement important de maintenir une communication fluide en créant un plan de communication de projet. Sinon, l’équipe commencera à ressembler à plusieurs départements indépendants travaillant vers des objectifs de projet différents. La meilleure façon d’éviter cela est de fixer une cadence pour les réunions de projet, d’exiger des rapports de statut, de planifier du temps de collaboration interdépartementale et diverses autres idées de reporting de projet.
Comment améliorer la collaboration en équipe
Améliorer la collaboration en équipe est plus facile à dire qu’à faire, et supposer que la collaboration parfaite se produit d’elle-même est une grosse erreur. La collaboration réussie de l’équipe est la culmination de stratégies réfléchies et d’adaptation aux défis. Si vous vous demandez par où commencer, considérez ces trois conseils.
- Choisissez le bon type de structure organisationnelle de projet : Nous avons parlé du fonctionnement interne et des avantages d’une structure d’équipe de projet, mais cela ne signifie pas qu’elle convient à chaque équipe ou projet. Si la collaboration devient un problème, il est peut-être temps d’envisager une restructuration. Il n’existe pas de structure organisationnelle parfaite qui fonctionne à cent pour cent du temps.
- Créez un plan de communication : L’une des premières étapes vers l’amélioration de la collaboration est de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde. Au sein d’une structure d’équipe de projet, cela signifie s’assurer que différentes équipes ont les mêmes informations et savent exactement comment communiquer entre elles. Lorsque c’est le cas, et que le projet est composé de diverses équipes et responsables d’équipe, un plan de communication permet à chacun de savoir exactement comment travailler ensemble.
- Choisissez des solutions intelligentes de gestion d’équipe : Les équipes sont en constante évolution. Les outils de gestion d’équipe permettent aux équipes modernes de collaborer et de communiquer plus facilement que jamais, qu’elles se trouvent dans différents départements ou même dans différents fuseaux horaires.
ProjectManager améliore votre équipe de projet
ProjectManager offre les solutions de gestion d’équipe les plus intelligentes, connectant tout le monde dans l’équipe, améliorant la collaboration et réduisant la confusion. Chaque aspect de notre logiciel de gestion de projet a été conçu avec les équipes de projet à l’esprit, et nous avons facilité la collaboration sur tout ce dont vous avez besoin, comme les tâches, les diagrammes de Gantt et plus encore.
Utiliser plusieurs outils de gestion de projet
Tous les membres de l’équipe ne travaillent pas de la même façon. Les gestionnaires aiment utiliser les diagrammes de Gantt pour planifier, gérer et suivre le travail, mais selon l’équipe, les diagrammes de Gantt contiennent trop d’informations qui ne sont pas utiles à un membre de l’équipe. C’est pourquoi nous proposons plusieurs vues de projet, qui se mettent toutes à jour en temps réel pour que tout le monde travaille toujours à partir de la même page. Les équipes agiles gravitent vers les tableaux kanban pour gérer leur backlog et collaborer sur les sprints tandis que les développeurs ont tendance à utiliser nos listes de tâches robustes.
Suivre les coûts avec les graphiques de charge de travail et les feuilles de temps
Les gestionnaires veulent garder les équipes productives et travaillant à pleine capacité. Nos fonctionnalités de gestion des ressources aident les gestionnaires à rester connectés. Ils peuvent visualiser des graphiques de charge de travail codés par couleur pour équilibrer la charge de travail de l’équipe. Si nécessaire, ils peuvent réaffecter des ressources directement depuis cette page. Nos feuilles de temps sécurisées rationalisent non seulement la paie mais donnent aux gestionnaires une vue sur le pourcentage de tâches accomplies.
Utiliser des fonctionnalités robustes de gestion d’équipe
Besoin de savoir qui poser une question ? Utilisez la page Équipe pour voir ce sur quoi tout le monde dans votre équipe travaille et qui pourrait avoir la réponse. Lorsque vous constituez une nouvelle équipe pour un projet, vous pouvez voir un roster des individus organisés par départements ou filtrer les individus par certaines compétences.
Lorsque vous avez constitué votre « équipe de rêve », communiquez via des commentaires et des tags, plutôt que de longues chaînes d’e-mails désordonnées. Lorsque vous êtes mentionné dans un commentaire, vous recevrez une notification et un e-mail pour ne jamais manquer une question ou une mise à jour.
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