Microsoft Project est utilisé par de nombreux chefs de projet, notamment dans les grandes entreprises où il constitue un logiciel historique. Mais MS Project peut être difficile à utiliser. Alors, comment utiliser Microsoft Project ? Notre guide vous propose une procédure étape par étape pour vous aider à naviguer dans ce programme complexe.
Voyez si Microsoft Project vous convient. Dans le cas contraire, il pourrait être temps d’explorer une alternative à Microsoft Project.
ProjectManager, par exemple, est une alternative à Microsoft Project qui offre presque toutes les mêmes fonctionnalités dans une plateforme moderne et facile à utiliser. Collaborez avec votre équipe à l’aide de diagrammes de Gantt, tableaux kanban, tableaux de bord, feuilles de route et bien plus encore. Vous pouvez même gérer et suivre vos ressources en temps réel, ce que Project ne permet pas. Commencez dès aujourd’hui, gratuitement.
Démarrer un projet dans Microsoft Project : tâches et durées
Une fois que vous avez téléchargé Microsoft Project et l’avez ouvert sur votre ordinateur, vous pouvez commencer à saisir des données dans le plan de tâches du diagramme de Gantt, telles que le nom des tâches et leur durée.
En saisissant les tâches et leurs durées dans la feuille de calcul à gauche, vous les verrez représentées graphiquement à droite sous forme de barres bleues sur une ligne de temps dans le diagramme de Gantt. Il s’agit des barres de tâches, un excellent moyen d’avoir une vue rapide des tâches à réaliser et de leur échéancier.
Une fois que toutes vos tâches ont été saisies dans la feuille de calcul et sont reflétées dans le diagramme de Gantt à droite de votre écran, n’oubliez pas d’enregistrer le projet. Donnez-lui un nom et placez-le dans un dossier. Il est judicieux de numéroter ce fichier pour le distinguer des versions plus récentes que vous créerez au fur et à mesure de l’avancement du projet. Le fichier sera enregistré avec l’extension MPP.
Date de début du projet et dépendances entre les tâches
MS Project définit par défaut la même date de début pour toutes vos tâches. Vous devez donc indiquer au logiciel quand chaque tâche commence. Pour cela, cliquez sur l’onglet Projet dans la barre supérieure, puis sur Informations sur le projet dans le menu déroulant. Une nouvelle fenêtre s’ouvre et vous pouvez alors modifier la date de début.
Microsoft Project permet de noter les dépendances entre les tâches, par exemple lorsqu’une tâche ne peut pas commencer tant qu’une autre n’est pas terminée. Vous souhaitez gérer ces dépendances entre les tâches, et MS Project vous donne la possibilité de les lier. Une manière de le faire est d’utiliser le diagramme de Gantt : placez votre souris au centre de la barre de tâche. Le curseur se transforme en flèche à quatre directions. En cliquant avec le bouton gauche, vous pouvez faire glisser une tâche vers une autre pour les lier. Enregistrez ensuite le fichier et nommez-le version deux.
Créer des jalons dans MS Project
Un jalon marque la fin d’une phase du projet. C’est un bon moyen de suivre votre progression et de rester dans les délais. Vous voudrez les ajouter à votre diagramme de Gantt. Pour transformer une tâche en jalon, cliquez sur la tâche. Une fois sélectionnée, faites un clic droit pour afficher la fenêtre d’information sur la tâche.
Cliquez sur l’onglet Avancé. Une case à cocher se trouve en bas à gauche. Il vous suffit de cocher cette case pour que la tâche soit désormais considérée comme un jalon. Il apparaîtra alors dans votre diagramme de Gantt sous la forme d’un losange noir. N’oubliez pas d’enregistrer.
Barre d’outils et icônes dans Microsoft Project
L’option Barre d’outils se trouve dans le menu Affichage, qui vous permet de choisir la vue souhaitée : diagramme de Gantt, calendrier, diagramme de réseau, utilisation des tâches, suivi, etc. Vous pouvez sélectionner la vue la plus pertinente selon l’étape du projet. Comme celle-ci évolue au fil du temps, vous utiliserez cette fonctionnalité régulièrement.
Il existe également une option Barre d’outils dans le menu Affichage, qui ouvre une nouvelle fenêtre à droite avec d’autres options. Les options Standard et Mise en forme sont activées par défaut, mais vous pouvez les modifier selon vos préférences pour afficher uniquement ce qui vous intéresse. L’utilisation de Microsoft Project vous donne un certain contrôle sur la manière dont vous visualisez le projet.
Les icônes de la barre d’outils affichent une info-bulle si vous passez la souris dessus, ce qui peut vous aider à vous familiariser avec le vocabulaire visuel de MS Project. Les icônes sont assez courantes pour toute personne ayant une certaine maîtrise de l’informatique : nouveau fichier, recherche de fichier, aperçu avant impression, orthographe, annuler, etc.
Prenez le temps d’explorer les différentes fonctionnalités et options de mise en forme offertes par le logiciel. Une fois cela fait, vous pourrez personnaliser la barre d’outils en ajoutant ou supprimant des options. À droite de la barre d’outils standard se trouvent deux petites flèches (double flèche et flèche vers le bas) que vous pouvez utiliser pour personnaliser votre barre d’outils.
Partage de fichiers Microsoft Project
Apprendre à utiliser Microsoft Project est un projet en soi. C’est un programme très complet et, comme un navire à manœuvrer, il faut de la patience et du temps. Si vous vous y investissez, vous disposerez d’un excellent outil de gestion de projet pour mieux piloter vos initiatives.
Cependant, lorsqu’il s’agit de partager des fichiers avec votre équipe, vous risquez d’être frustré par l’absence de solution simple, à moins d’acheter davantage de licences Microsoft Project.
Il existe bien sûr des solutions alternatives pour ceux qui n’ont pas de licence Microsoft Project, mais qui doivent tout de même consulter ou partager des fichiers MPP. Le plus courant consiste à utiliser l’un des nombreux visionneurs MS Project disponibles en ligne. Ces outils permettent de visualiser les fichiers, mais la plupart ne permettent pas de les modifier.
ProjectManager pour travailler sur des fichiers MPP en ligne avec votre équipe
ProjectManager est l’exception, car notre outil de gestion de projet en ligne peut importer des fichiers MPP et offrir toutes les fonctionnalités nécessaires pour les modifier, avec encore plus d’options que Microsoft Project. Cela fait de notre logiciel une excellente alternative à Microsoft Project, ou du moins un outil complémentaire à utiliser avec MS Project.
MS Project n’est pas simple à partager en ligne. Ses fichiers sont trop volumineux et encombrants. Mais cela devient facile grâce à l’intégration de ProjectManager avec Microsoft Project. ProjectManager propose plusieurs fonctionnalités qui permettent non seulement de visualiser et partager des fichiers MPP, mais aussi d’assurer une synchronisation complète, en conservant vos modifications et la mise en forme entre les deux programmes.
Côté fonctionnalités, nous proposons des diagrammes de Gantt primés qui fonctionnent comme ceux de MS Project, ainsi qu’un tableau de bord en temps réel offrant une vue précise et actualisée de l’avancement du projet. Il y a également une feuille de temps et un outil de gestion de la charge de travail pour suivre le temps en parallèle du projet. Enfin, nous offrons des outils de gestion de projet en ligne qui favorisent la collaboration avec votre équipe.
Si vous avez simplement besoin d’accéder à des fichiers MPP, alors ProjectManager mérite votre attention. Comme mentionné plus haut, ce n’est pas seulement un outil pour consulter vos fichiers MS Project en ligne, mais aussi une plateforme qui vous permet de les modifier et de les enregistrer sans rien perdre de votre travail.
Comment importer votre plan Microsoft Project dans ProjectManager
Maintenant que vous en connaissez les bases, il est temps de voir à quel point ProjectManager s’intègre facilement avec MS Project, tout en étant un outil autonome qui répond à tous vos besoins en gestion de projet. Voici un tutoriel rapide pour importer votre fichier MPP dans notre logiciel.
Inscrivez-vous pour un essai gratuit et suivez les étapes pour transférer vos fichiers Microsoft Project vers un outil collaboratif en ligne.
Commencer le processus
Commencez par sélectionner l’affichage Gantt du projet. Vous verrez alors un bouton d’importation qui ressemble à une boîte avec une flèche. Cliquez simplement dessus.
Quel fichier souhaitez-vous importer ?
Une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous demander quel fichier importer. Sélectionnez-le, puis cliquez sur Suivant.
Choisir les options de fichier
Dans la nouvelle fenêtre contextuelle, sélectionnez vos options d’importation, par exemple si vous souhaitez importer le fichier MPP dans un nouveau projet ou dans un projet existant. Ensuite, choisissez si vous souhaitez conserver ou remplacer les données.
Souhaitez-vous tout importer ou seulement la liste des tâches ?
Ensuite, décidez si vous souhaitez importer toutes les données ou seulement les tâches. Une fois votre sélection faite, cliquez sur Suivant.
Commencez à travailler !
Commencez à partager et modifier votre fichier MPP. Vous constaterez que nous conservons vos personnalisations et, lorsque vous exportez à nouveau le fichier, toutes vos modifications seront enregistrées dans le fichier compatible avec MS Project.
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Microsoft Project est un logiciel complexe qui peut être déroutant pour les nouveaux utilisateurs. C’est pourquoi nous avons créé des articles de blog pour présenter ses principales fonctionnalités, ainsi que ses avantages et inconvénients en matière de gestion de projet. En voici quelques-uns.
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Que vous utilisiez Microsoft Project ou non, ProjectManager est une excellente solution pour contourner ce logiciel lourd, en particulier si vous avez besoin de Microsoft Project sur Mac. Notre outil est plus léger, en ligne et donc plus facile à partager. ProjectManager est aussi une excellente alternative à MS Project, offrant presque les mêmes fonctionnalités, mais avec une interface plus conviviale, un meilleur partage et sans le coût élevé ni la complexité d’apprentissage. Essayez-le vous-même avec cet essai gratuit de 30 jours.