Sin un plan, los proyectos están en problemas. La planificación de proyectos es uno de los primeros y más importantes aspectos de la gestión de proyectos. Usar plantillas de planificación de proyectos puede ayudarte a programar tareas, estimar presupuestos y asignar recursos.
El software de gestión de proyectos hace mucho más que una plantilla estática en Excel o Word, pero usar estas 12 plantillas gratuitas de planificación de proyectos para Excel y Word es una alternativa decente. Descarga una o todas para comenzar tu próximo proyecto con el pie derecho.
¿Por qué usar plantillas de planificación de proyectos?
Las plantillas de planificación de proyectos son una parte importante de la gestión de proyectos. Organizan tus tareas, te ayudan a redactar un acta de constitución del proyecto, crear un presupuesto preciso y mucho más. Incluso si estás usando software de gestión de proyectos, las plantillas pueden ayudarte con todo, desde la toma de decisiones —como con nuestra plantilla gratuita de matriz RACI— hasta la identificación de entregables, con nuestra plantilla gratuita de estructura de desglose del trabajo.
También puedes usar plantillas de planificación para gestionar tu proyecto y hacer seguimiento al progreso y los riesgos. Proporcionan un proceso de documentación consistente que luego puede archivarse y consultarse para futuras planificaciones. Las plantillas de planificación de proyectos reducen el trabajo porque ya están preformateadas, por lo que no tienes que empezar desde cero cada vez.
Sin embargo, usar plantillas de planificación es, en el mejor de los casos, solo un punto de partida. Para asegurarte de que tu plan se gestione bien durante la ejecución, lo ideal es pasar a un software de gestión de proyectos.
ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios que te ayuda a planificar, gestionar y hacer seguimiento a tus proyectos en tiempo real. Contamos con múltiples vistas de proyecto, desde tableros kanban hasta listas de tareas, hojas y calendarios, pero los gerentes de proyecto suelen planificar en nuestros potentes diagramas de Gantt.
A diferencia de las plantillas, nuestros Gantt organizan tus tareas, agregan recursos y costos, y permiten vincular los cuatro tipos de dependencias para evitar retrasos costosos. Los diagramas de Gantt pueden filtrar la ruta crítica para identificar tareas esenciales y establecer una línea base para comparar el progreso planificado con el real en tiempo real. Así es como se entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.
Las 12 mejores plantillas de planificación de proyectos
Si aún no estás listo para usar un software de gestión de proyectos, estas 12 plantillas gratuitas para Excel y Word pueden ayudarte a planificar tu proyecto correctamente. Cubren todos los aspectos: desde crear una línea de tiempo para tus tareas hasta tener un registro de riesgos que prepare al equipo para los problemas que inevitablemente surgen en todo proyecto.
1. Plantilla de plan de proyecto
Un plan de proyecto es un esfuerzo importante. Nuestra plantilla gratuita de plan de proyecto para Word te ayuda a organizar la documentación necesaria para preparar tu proyecto para el éxito. Podrás abordar los fundamentos de la planificación, como definir el alcance del proyecto, identificar hitos y dividir el proyecto en fases y tareas manejables.
Luego podrás crear un cronograma del proyecto que incluya dependencias entre tareas, supuestos y restricciones. También hay una sección para el presupuesto, la gestión de riesgos y el control de cambios, fundamentales para mantener el rumbo. Se incluye un registro de riesgos y el proceso que usarás para la gestión de cambios y evitar retrasos.
2. Plantilla de acta de constitución del proyecto
Un acta de constitución del proyecto es un documento clave de planificación. Proporciona información general del proyecto para asegurar que los interesados conozcan los entregables, los hitos y los roles y responsabilidades del equipo. También explica el motivo del proyecto, incluyendo cómo se estructurarán el plan y el equipo para alcanzar los objetivos.
Nuestra plantilla gratuita de acta de constitución para Word define la visión y el alcance del proyecto para todos los involucrados. Está presentada de forma clara y organizada para el patrocinador del proyecto. Desde el resumen ejecutivo hasta el anexo, todo está recopilado para mostrar cómo alcanzar los objetivos del proyecto. La plantilla detalla los hitos, tareas, dependencias y el plan de gestión de recursos.
3. Plantilla de presupuesto de proyecto
Todos los proyectos implican costos. Estimar correctamente esos costos y elaborar un presupuesto de proyecto realista puede ser la diferencia entre obtener una ganancia o perder dinero. Por eso nuestra plantilla gratuita de presupuesto para Excel es una parte fundamental de cualquier conjunto de plantillas de planificación. Te ayudará a monitorear los gastos y evitar sobrecostos.
Esta plantilla te permite listar todas tus tareas y subtareas, indicando quién es el responsable de cada una. Luego podrás estimar los costos de mano de obra, materiales y otros, como viajes, equipos, alimentación, entre otros. También incluye una columna para registrar los costos reales y así comparar el presupuesto con la ejecución. Una columna final muestra si estás en números rojos.
4. Plantilla de estructura de desglose del trabajo (EDT)
Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es una herramienta de planificación que te permite identificar tareas y entregables del proyecto, y con ello comenzar el proceso de programación. Si pasas por alto algún entregable, podrías sufrir retrasos y sobrecostos durante la ejecución.
La EDT es un esquema jerárquico que divide el proyecto en entregables y luego en tareas necesarias para completarlos. Nuestra plantilla gratuita de EDT para Excel es personalizable e incluye dos hojas: una lista de tareas y un diagrama de árbol para identificar no solo entregables y tareas, sino también dependencias, recursos y más.
5. Plantilla de línea de tiempo de proyecto
Otra plantilla poderosa para la planificación es la línea de tiempo. Es una representación visual del cronograma del proyecto, desde el inicio hasta la entrega final. En la línea de tiempo de proyecto puedes trazar tareas, fechas de vencimiento, hitos y más. Usa nuestra plantilla gratuita de línea de tiempo para Excel para comenzar a programar tu proyecto.
Al abrir esta plantilla gratuita, verás que está dividida en dos partes. A la izquierda hay una hoja de cálculo donde puedes listar todas las tareas del proyecto, su fecha de inicio y fin, y la duración en días. A medida que ingresas esta información, la línea de tiempo a la derecha se llenará automáticamente para mostrar el panorama completo del proyecto.
6. Plantilla de alcance del proyecto
El alcance del proyecto define tu iniciativa, por lo que esta plantilla de planificación de proyectos es muy completa. Es un documento detallado que describe las actividades, recursos, cronograma y entregables del proyecto. Incluye a los principales interesados, los procesos que se utilizarán, así como supuestos y restricciones, todo con el fin de dejar claro qué está dentro y fuera del alcance del proyecto.
Nuestra plantilla de alcance del proyecto para Word es gratuita y muy completa, aunque puedes ampliarla según las necesidades de tu proyecto. Incluye secciones para explicar el propósito del proyecto, qué está dentro y fuera del alcance, los objetivos comerciales, los entregables, estimaciones de costos y mucho más.
7. Plantilla de matriz RACI
RACI es un acrónimo de responsable, aprobador, consultado e informado. Una matriz RACI, también conocida como diagrama o tabla, es una herramienta que garantiza que todos los interesados estén alineados y colaborando, lo cual la convierte en una plantilla clave de planificación.
Nuestra plantilla gratuita de matriz RACI para Excel te ayuda a identificar y definir a todos los involucrados en el proyecto. Incluye una lista de tareas en la columna izquierda y los interesados en la fila superior. Luego solo debes agregar R, A, C o I para definir el rol de cada persona.
8. Plantilla de plan de recursos
Los recursos son una parte esencial de cualquier planificación, por lo que crear un plan de recursos es clave durante la fase de planificación del proyecto. Debes identificar y planificar todo lo necesario para ejecutar el proyecto, y el recurso más importante es el equipo. Nuestra plantilla gratuita de plan de recursos para Excel te permite alinear los recursos con el cronograma y el presupuesto.
Con esta plantilla puedes organizar las tareas por miembro del equipo y por departamento. También puedes estimar el esfuerzo planificado para cada tarea, la tarifa por hora de cada miembro y el costo total asociado. Incluye un calendario para programar el trabajo del equipo.
9. Plantilla de registro de riesgos
Los riesgos, ya sean positivos o negativos, son eventos inesperados. Por eso debes planificarlos. Un registro de riesgos te permite listar todos los riesgos del proyecto, su posible impacto, nivel de prioridad y más. Puedes usarlo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.
Esta plantilla permite asignar un ID a cada riesgo para su seguimiento. Luego puedes describir el riesgo y su impacto potencial en el proyecto. También puedes registrar la respuesta en caso de que ocurra, el nivel de riesgo para priorizarlo y la persona responsable en el equipo si ese riesgo se materializa.
10. Plantilla de plan de acción
Un plan de acción es una hoja de ruta con los pasos necesarios para alcanzar tus objetivos. Es una plantilla útil para definir el cronograma y los recursos del proyecto.
Nuestra plantilla gratuita de plan de acción para Excel te permite listar tareas, indicar en qué fase se realizarán y quién es el responsable de cada una. Incluye columnas para el estado de la tarea, fechas de inicio y fin, recursos asignados y sus costos estimados.
11. Plantilla de ruta crítica
La ruta crítica es un diagrama de red que representa tareas como nodos conectados por flechas que indican dependencias. Esta plantilla gratuita de ruta crítica para Excel permite visualizar la secuencia más larga e importante de tareas que deben completarse para entregar el proyecto a tiempo.
Esta plantilla incluye todo lo necesario para calcular la ruta crítica: tareas precedentes, duración estimada y tiempo de holgura. Esto ayuda a priorizar tareas al identificar cuáles son esenciales y cuáles tienen mayor flexibilidad.
12. Plantilla de diagrama PERT
PERT significa técnica de revisión y evaluación de programas. Este tipo de diagrama se usa para programar, organizar y coordinar tareas del proyecto. Nuestra plantilla gratuita de diagrama PERT para Excel te permite descomponer tareas y estimar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto.
Con esta plantilla puedes analizar la estructura desglosada del trabajo, las conexiones entre tareas y los riesgos del proyecto. Es ideal para planificar proyectos complejos visualizando las dependencias paso a paso y construyendo un cronograma más realista.
ProjectManager te ayuda con la planificación de proyectos
Si ya has usado la plantilla de hitos en ProjectManager, entonces conoces las ventajas del software de gestión de proyectos frente a las plantillas estáticas. Las plantillas deben actualizarse manualmente y no facilitan la colaboración.
ProjectManager es un software galardonado que te ayuda a planificar, gestionar y supervisar tus proyectos en tiempo real. Todo lo que puedes hacer con las plantillas de planificación anteriores, lo puedes hacer mejor con nuestra herramienta. Ya mostramos cómo nuestro potente diagrama de Gantt te permite organizar tareas, recursos y costos al crear un plan, cronograma y presupuesto. A continuación, más funciones que ofrece nuestro software.
Gestiona los recursos y los costos laborales
Los recursos son parte esencial de la planificación. Con nuestro software puedes asignar fácilmente tareas al equipo configurando su disponibilidad con anticipación. Puedes registrar vacaciones, permisos y hasta feriados globales si trabajas con equipos remotos.
Una vez asignados los miembros del equipo, puedes consultar el gráfico de carga de trabajo codificado por colores para ver rápidamente la distribución. Si detectas sobrecarga, puedes reasignar tareas para equilibrar la carga y mantener la productividad sin afectar la moral. Durante la ejecución del proyecto, nuestras hojas de tiempo seguras facilitan la nómina y ayudan a controlar los costos laborales para mantenerte dentro del presupuesto.
Supervisa el progreso, el tiempo y los costos del proyecto
Existen distintas formas de hacer seguimiento al presupuesto una vez iniciado el proyecto. Para una vista general, los gestores pueden usar paneles en tiempo real, que recopilan datos automáticamente y los muestran en gráficos fáciles de leer. Puedes comparar el progreso real con el plan, ver los costos frente al presupuesto y más. Si gestionas múltiples proyectos, también puedes usar paneles de portafolio.
Para un análisis más detallado, puedes generar reportes personalizados. Hay informes de estado, portafolio, variaciones, hojas de tiempo, carga de trabajo y más. Todos pueden filtrarse para mostrar solo los datos relevantes y luego compartirse con los interesados.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos y portafolios en la nube que conecta a los equipos estén donde estén: en la oficina, en campo o trabajando de forma híbrida. Pueden compartir archivos, comentar en tareas y recibir notificaciones por correo o en la aplicación. Únete a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que ya usan nuestra herramienta para planificar y entregar proyectos exitosos. Empieza gratis con ProjectManager hoy mismo.