Los interesados son todas las personas u organizaciones que tienen un interés en el proyecto. Pueden ser internos, como los directores de proyectos, los equipos de trabajo, los propietarios o los inversionistas, o externos, como los clientes, consumidores o proveedores. Cualquier proyecto puede involucrar numerosos interesados, por lo que gestionarlos eficazmente requiere el uso de plantillas de gestión de interesados de proyecto.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos que le ayuda a administrar proyectos y gestionar a los interesados. Si todavía no está listo para comenzar una prueba gratuita del software, también ofrecemos decenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que pueden ayudarle en cada fase del proyecto. A continuación, encontrará algunas plantillas gratuitas de gestión de interesados de proyecto.
1. Plantilla de análisis de partes interesadas
Cualquier proyecto puede tener numerosos interesados, y una de las principales responsabilidades del director de proyectos es identificarlos. Cada interesado puede tener diferentes intereses, los cuales incluso pueden cambiar a lo largo del proyecto. Nuestra plantilla gratuita de análisis de interesados para Excel le ayuda a desarrollar un plan de comunicación con los interesados para mantenerlos debidamente informados.
La plantilla incluye campos para registrar la información básica de cada interesado, como su cargo, datos de contacto y el nivel de influencia o poder que tiene sobre el proyecto. También permite clasificar a cada interesado según su posición frente al proyecto, indicando su prioridad, si cuenta con experiencia especializada y si participa en la toma de decisiones. Finalmente, podrá evaluar el nivel de compromiso de cada interesado con el proyecto para gestionarlo de manera más efectiva.
2. Plantilla de informe de estado del proyecto
Los interesados deben mantenerse informados durante todo el proyecto. Sin embargo, el nivel de detalle y la frecuencia de las actualizaciones pueden variar según cada interesado. Ya sea que necesiten información detallada o solo un resumen general, los directores de proyectos deben elaborar informes de forma periódica. Nuestra plantilla gratuita de informe de estado del proyecto para Excel es una excelente herramienta para documentar el progreso del proyecto durante un período determinado.
El inconveniente de una plantilla estática es que debe actualizarse manualmente y la información no puede personalizarse para reflejar las necesidades o inquietudes específicas de cada interesado.
Gestione a los interesados en línea con ProjectManager
A diferencia de las herramientas estáticas, ProjectManager es un software en línea que proporciona datos en tiempo real. Sus informes pueden filtrarse para mostrar únicamente la información relevante para cada interesado.
- Genere informes de estado, variaciones y mucho más con solo unos clics
- Comparta informes en una variedad de formatos personalizables
- Las licencias gratuitas para invitados permiten que los interesados consulten paneles e informes en tiempo real. Pruébelo gratis
3. Plantilla de mapa de interesados
Si busca una herramienta visual para identificar y clasificar a los interesados del proyecto, descargue nuestra plantilla de mapa de interesados para Excel. Puede utilizar este mapa de interesados para fundamentar la toma de decisiones relacionadas con los interesados. Además, es una herramienta esencial para desarrollar un plan de comunicación con los interesados eficaz.
La plantilla de mapa de interesados le ayuda a determinar quién necesita saber qué información, cuándo debe recibirla y cuál es el medio de comunicación que prefiere. Este mapa de interesados cuenta con cuatro categorías para gestionar a los interesados: gestionar de cerca, mantener satisfechos, mantener informados y supervisar. Coloque a cada interesado identificado en el cuadrante correspondiente y utilice un código de colores para indicar si apoya el proyecto, mantiene una postura neutral o representa una posición crítica.
4. Plantilla de registro de interesados
Un registro de interesados es una forma sencilla y organizada de documentar la información necesaria para comprender mejor a cada interesado, su nivel de influencia y la mejor manera de gestionarlo. Descargue esta plantilla gratuita de registro de interesados para Excel para identificar a los interesados y comprender cómo pueden afectar el proyecto.
Lo ideal es utilizar esta plantilla durante la fase de planificación del proyecto para identificar a los interesados lo antes posible. Sin embargo, también puede ser útil para formar y desarrollar el equipo del proyecto, asegurando que se seleccionen las personas adecuadas. Además, ayuda a definir los criterios de éxito para que los directores de proyectos puedan alinear los objetivos con las expectativas de los interesados.
5. Plantilla de plan de participación de los interesados
Un plan de participación de los interesados define quiénes son los interesados del proyecto, cuáles son sus intereses y su nivel de influencia, cómo y cuándo se comunicará con ellos y qué nivel de participación requiere cada grupo. Esta plantilla de plan de participación de los interesados para Excel ofrece una estructura clara y organizada para identificar a los interesados, analizar su influencia y expectativas, definir los métodos de comunicación y planificar las actividades de participación.
En lugar de comenzar desde una página en blanco, esta plantilla acelera el proceso, mejora la consistencia, reduce la posibilidad de pasar por alto a interesados clave y facilita compartir el plan con el equipo. En última instancia, le ayuda a gestionar las relaciones con los interesados de forma proactiva y a evitar malentendidos o resistencia que puedan poner en riesgo el proyecto.
6. Plantilla de caso de negocio
Dado que los interesados tienen un interés en el proyecto, una de sus principales preocupaciones son los costos asociados con su ejecución. Quieren saber si la inversión realmente vale la pena. Puede demostrarlo con nuestra plantilla gratuita de caso de negocio para Word, que resume los objetivos, costos y beneficios del proyecto.
El caso de negocio es un documento fundamental para que los interesados evalúen la viabilidad del proyecto, ya que demuestra que su inversión generará beneficios. Incluye un resumen ejecutivo, la declaración de propósito del proyecto y el entregable final que se producirá. También ofrece espacio para describir los objetivos del proyecto, cómo se alcanzarán, la evaluación financiera, el análisis de mercado y mucho más. Todo ello facilita obtener el apoyo de los interesados.
7. Plantilla de análisis costo-beneficio
Otra plantilla gratuita que puede ayudar a demostrar a los interesados que el proyecto justifica su inversión es nuestra plantilla gratuita de análisis costo-beneficio para Excel. Esta herramienta le permite analizar los costos y beneficios para determinar si la inversión realizada en el proyecto está justificada por los entregables que se obtendrán.
Una plantilla de análisis costo-beneficio funciona asignando un valor monetario a los costos y beneficios del proyecto. Al comparar ambos, podrá determinar si el proyecto generará beneficios económicos. Además de medir la rentabilidad financiera, también permite evaluar si los objetivos empresariales justifican los costos del proyecto. Esta información puede ser decisiva para obtener el respaldo de los interesados.
8. Plantilla de matriz RACI
Es fundamental identificar y definir los roles y responsabilidades del equipo del proyecto, pero con frecuencia los directores de proyectos descuidan ese mismo ejercicio al gestionar a los interesados. Después de todo, el equipo del proyecto es solo uno de los muchos grupos de interesados que pueden participar en un proyecto. Nuestra plantilla gratuita de matriz RACI para Excel le permite clasificar a todas las personas involucradas en el proyecto, incluidos los interesados.
RACI significa responsable, aprobador, consultado e informado. En nuestra plantilla gratuita, deberá enumerar todos los interesados (o a todo el equipo del proyecto) en el lado izquierdo, mientras que en la parte superior se muestran sus cargos. En la celda correspondiente, indicará si cada persona es responsable, aprobadora, consultada o informada. De este modo, contará con un documento que orientará a todo el equipo del proyecto, incluidos los interesados, quienes tienen distintos niveles de participación e influencia en el proyecto.
9. Plantilla de actualización del proyecto
Los interesados siempre quieren saber qué está ocurriendo en el proyecto, y esta plantilla de actualización del proyecto para Excel le ayuda a registrar y comunicar el estado actual del proyecto. Permite documentar información clave, como el trabajo completado, las próximas actividades, los riesgos o problemas identificados y el apoyo o las decisiones que se requieren por parte de los interesados.
Al utilizar un formato uniforme para cada período de reporte, resulta mucho más sencillo comunicar el progreso sin tener que elaborar un informe desde cero en cada ocasión. Además, aumenta la transparencia al documentar claramente los logros alcanzados, las próximas tareas y los obstáculos del proyecto, lo que ayuda a identificar cuellos de botella de forma temprana y facilita una mejor toma de decisiones.
ProjectManager facilita la gestión de los interesados
Una vez que haya descargado y utilizado nuestras plantillas gratuitas de gestión de interesados de proyecto, descubrirá rápidamente que tienen sus limitaciones. Después de todo, las plantillas requieren que la información se introduzca y actualice manualmente, no permiten la colaboración en tiempo real y funcionan de forma aislada del resto de las herramientas de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos que le ayuda a planificar, gestionar y supervisar la gestión de los interesados en tiempo real.
Comparta planes de proyecto con los interesados
Todo proyecto necesita un plan, pero ningún plan funciona sin la participación de los interesados. Crear un cronograma con nuestros potentes diagramas de Gantt le permite gestionar a los interesados que forman parte del equipo del proyecto, organizar sus tareas, establecer dependencias para evitar retrasos costosos y asignarles trabajo cuyo progreso puede supervisarse en tiempo real. Además, el plan del proyecto puede compartirse fácilmente con el equipo y con los interesados para mantener a todos alineados.
Supervise el progreso y el desempeño en tiempo real
Una vez que establezca una línea base en el diagrama de Gantt, podrá comparar el progreso planificado con el progreso real. Esto no solo le ayuda a mantener el cronograma y el presupuesto bajo control, sino que también proporciona a los interesados la información actualizada que necesitan. El panel en tiempo real no requiere configuración previa, a diferencia de herramientas más básicas, y supervisa indicadores como la carga de trabajo, los costos y el tiempo mediante gráficos y paneles fáciles de interpretar. Es una excelente manera de obtener una visión general del proyecto en cualquier momento.
Los directores de proyectos pueden utilizar las funciones de gestión de recursos para mantener la productividad de sus equipos. Es posible configurar la disponibilidad con anticipación para facilitar la programación, mientras que el gráfico de carga de trabajo con códigos de colores permite visualizar la asignación de cada miembro del equipo. Después, puede equilibrar la carga de trabajo directamente desde el gráfico para mantener a todos trabajando a plena capacidad, evitando la sobreasignación y manteniendo satisfechos a los interesados.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que ayuda a los equipos a colaborar de manera más eficiente. Sus herramientas de gestión de tareas, junto con sus funciones de productividad y gestión de riesgos, le permiten identificar, supervisar y mitigar riesgos. Comience a usar ProjectManager gratis hoy mismo.