¿Qué es un interesado del proyecto?
Un interesado es una persona, grupo u organización que se ve afectada por el resultado de un proyecto o una iniciativa empresarial. Los interesados del proyecto, como su nombre lo indica, tienen interés en el éxito del proyecto y pueden ser internos o externos a la organización que lo patrocina.
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Las relaciones con los interesados pueden tener una influencia positiva o negativa en el ciclo de vida del proyecto, por lo que es necesario identificar a los interesados clave y crear un plan de gestión de interesados que permita satisfacer sus necesidades y expectativas.
Llevar un registro de los interesados clave mediante un software de gestión de proyectos es una excelente forma de mantener el control y garantizar que los interesados del proyecto se mantengan satisfechos y productivos.
¿Quién puede ser un interesado del proyecto? La lista es larga. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Director del proyecto y miembros del equipo del proyecto
- Clientes externos
- Contratistas y subcontratistas
- Inversionistas
- Proveedores
- Entidades gubernamentales
Existen dos tipos principales de interesados del proyecto: internos y externos. Veamos en qué se diferencian y cómo funciona el proceso de gestión de interesados para cada grupo.
Diferencia entre interesados internos y externos
Interesados internos
Un interesado interno es alguien cuyo interés en el proyecto está directamente relacionado con su participación en la organización que gestiona dicho proyecto. Los interesados internos buscan alcanzar los objetivos estratégicos y metas empresariales del proyecto. Pueden ser directores de proyecto, miembros del equipo, patrocinadores, propietarios o incluso inversionistas dentro de la organización.
Interesados externos
Los interesados externos son aquellos que no están directamente vinculados con la organización, pero que son importantes para el negocio o se ven afectados por el proyecto en cierta medida. Generalmente, forman parte de la cadena de suministro, acreedores o grupos públicos.
¿Qué es la gestión de interesados?
La gestión de interesados es un proceso de gestión de proyectos que consiste en administrar las expectativas y los requisitos de todos los interesados internos y externos involucrados en un proyecto.
Para ello, los directores de proyecto deben crear un plan de gestión de interesados, un documento esencial de la dirección de proyectos que describe las estrategias que se aplicarán durante la ejecución del proyecto.
Además, los directores de proyecto utilizan herramientas y técnicas como los informes de estado del proyecto para facilitar el proceso de gestión de interesados en cada fase del ciclo de vida del proyecto.
Cabe destacar que el término “gestión de interesados” no es exclusivo de la dirección de proyectos, sino que también se aplica a la administración de empresas. La gestión de relaciones con los interesados es tan importante para una pequeña empresa como para las grandes corporaciones, las medianas empresas o incluso las organizaciones sin fines de lucro.
Del mismo modo, tanto los equipos de dirección de proyectos como las empresas de cualquier tamaño pueden beneficiarse del uso de un software de planificación de proyectos como ProjectManager para la gestión de interesados. Esto se debe a que ProjectManager ofrece potentes herramientas de planificación, como diagramas de Gantt, tableros kanban, calendarios y listas de tareas.
Consejo profesional: El Project Management Institute (PMI) se refiere a la gestión de interesados como un “área de conocimiento de la dirección de proyectos”.
¿Qué es un plan de gestión de interesados?
Como se mencionó anteriormente, un plan de gestión de interesados es un documento de dirección de proyectos que identifica a los interesados de tu proyecto y las estrategias que utilizarás para comunicarte con ellos y satisfacer sus necesidades.
Un plan de gestión de interesados suele incluir los siguientes elementos:
- Una lista de todos los interesados del proyecto junto con su información básica.
- Un mapa de interesados o matriz de poder e interés.
- Una sección de priorización de interesados.
- Un plan de comunicación con los interesados.
- Una sección que describa las diferentes estrategias de gestión de interesados que se aplicarán en distintos escenarios, como la resolución de conflictos o las técnicas de reporte del estado del proyecto.
Cómo elaborar un plan de gestión de interesados en 5 pasos
Aunque cada enfoque de gestión de interesados puede variar según las necesidades de tu proyecto o empresa, existen algunas buenas prácticas que pueden ayudarte a gestionar eficazmente las relaciones con los interesados.
Sigue estos cinco pasos para asegurarte de cubrir todos los aspectos clave de tu plan de gestión de interesados.
1. Identificar a los interesados
El primer paso para elaborar un buen plan de gestión de interesados es una correcta identificación. El primer paso en la gestión de interesados de un proyecto es crear un registro de interesados para identificar a los interesados del proyecto y recopilar información clave sobre ellos, como nombre, rol, nivel de poder e interés en el proyecto, métodos de comunicación preferidos y más. Este registro también debe incluir sus preferencias de comunicación y su posición frente al proyecto, que puede ser de apoyo o crítica. Con base en estas variables, el equipo de gestión de proyectos debe entonces pensar en un plan para mantener a los interesados informados y crear estrategias para la interacción con ellos.
La teoría de los interesados puede ayudarte a comprender mejor quiénes son tus interesados y cómo se ven afectados por tu proyecto.
2. Priorizar a los interesados
Identifica qué interesados clave tendrán una mayor influencia sobre el proyecto y en qué etapa su influencia aumenta o disminuye. Puedes utilizar un diagrama de cebolla para realizar el proceso de priorización de interesados. Mantén siempre la atención en tus relaciones con los interesados clave, ya que pueden tener el mayor impacto en tu proyecto o negocio.
3. Entrevistar a los interesados
Trabajar con nuevos interesados puede ser un desafío al inicio. Conocer a tus interesados es esencial para una gestión de relaciones efectiva. Por ello, se recomienda realizar entrevistas con los interesados del proyecto. Aquí tienes algunos ejemplos:
- ¿Cuáles son tus expectativas para este proyecto?
- ¿En qué entregables estás más interesado?
- ¿Qué esperas que cambie este proyecto después de su lanzamiento?
- ¿En cuánto tiempo visualizas la implementación de este proyecto?
- Si te sientes positivo respecto a este proyecto, ¿por qué?
- Si tienes preocupaciones sobre este proyecto, ¿por qué?
4. Crear una matriz de poder e interés
Una matriz de poder e interés o matriz de interés del proyecto es un gráfico que permite determinar el nivel de poder e interés que tienen los interesados en el proyecto. Es una herramienta muy útil en la dirección de proyectos para realizar un análisis de interesados.
Con esta herramienta puedes identificar cuatro grupos de interesados, clasificados según su nivel de importancia:
- Interesados con alto poder y alto interés
- Interesados con alto poder y bajo interés
- Interesados con bajo poder y alto interés
- Interesados con bajo poder y bajo interés
5. Establecer y gestionar expectativas
Define claramente en qué etapas participará cada interesado clave y los plazos en los que se requerirá su retroalimentación. Crea un plan de participación de interesados o un plan de comunicación para definir cómo gestionarás las relaciones con ellos. Como siempre, sé realista, transparente y honesto en cada fase de la dirección del proyecto.
Proceso de gestión de interesados
1. Análisis de interesados
El análisis de interesados no es un solo paso, sino una serie de etapas: identificación de interesados, mapeo de interesados y priorización de interesados. En términos simples, el análisis de interesados puede definirse como el proceso de comprender quiénes son los interesados de tu proyecto, cuál es su nivel de influencia e implicación y cuál es su importancia para el proyecto o el negocio.
2. Identificación de interesados
La identificación de interesados es el primer paso del proceso de análisis y la base de tu plan de gestión de interesados. Como su nombre lo indica, este proceso consiste en identificar a todos los interesados internos y externos. Posteriormente, estos interesados serán analizados, priorizados y comprometidos.
Estas son algunas consideraciones que los directores de proyecto deben tener en cuenta durante el proceso de identificación de interesados:
- Revisar los documentos de planificación del proyecto, como el acta de constitución, para encontrar información sobre los interesados.
- Verificar si existen regulaciones gubernamentales aplicables al proyecto. En ese caso, las agencias gubernamentales se convierten en interesados del proyecto.
- Pedir retroalimentación a los miembros del equipo y a otros interesados internos.
- Identificar a todas las personas y organizaciones involucradas en la cadena de suministro.
3. Mapeo de interesados
Una vez que hayas identificado a todos los interesados internos y externos, es momento de determinar su nivel de interés y el poder o influencia que tienen sobre el proyecto. Este paso es esencial dentro del proceso de gestión de relaciones con los interesados, ya que proporciona la información necesaria para la priorización.
La forma más sencilla de hacerlo es crear una matriz de poder e interés. Prueba la plantilla gratuita de mapa de interesados de ProjectManager.
4. Priorización de interesados
Una vez que tengas una lista completa, puedes comenzar a priorizar a los interesados del proyecto según su importancia. Determina quiénes tienen mayor influencia sobre el proyecto y quiénes se ven más afectados por él.
Después de identificar a los interesados clave, será más fácil hacerles seguimiento y definir las estrategias de gestión de interesados más adecuadas para mantenerlos satisfechos.
5. Participación de interesados
Finalmente, con la información obtenida en el mapa de interesados, podrás determinar cómo involucrarlos. Este es el proceso mediante el cual decides cómo te comunicarás e interactuarás con los interesados del proyecto.
Esto da lugar a un plan de comunicación con los interesados, que detalla los canales y la frecuencia de comunicación entre tú y cada uno de ellos. Puedes utilizar nuestra plantilla de plan de comunicación para comenzar.
Cómo ProjectManager ayuda en la gestión de interesados
El análisis, la gestión y la comunicación con los interesados pueden ser procesos complejos. Es como si se tratara de un proyecto adicional dentro del propio proyecto, lo que puede dificultar las cosas. Afortunadamente, puedes utilizar herramientas de software de gestión de proyectos para facilitar el proceso de gestión de interesados. ProjectManager es una herramienta galardonada de dirección de proyectos que organiza tus proyectos, equipos e interesados para ayudarte a trabajar con mayor eficiencia.
1. Crear un cronograma
La gestión de interesados comienza con un cronograma que registre las actividades y proporcione un espacio en el que todos puedan aportar sus comentarios.
Utiliza nuestro diagrama de Gantt interactivo para presentar a los interesados el plan y el cronograma del proyecto. Se puede compartir fácilmente y actúa como una plataforma colaborativa en la que pueden participar.
2. Asignar el trabajo
El cronograma es solo una abstracción hasta que se ejecuta, y para ello se necesita la participación del equipo. Los interesados no necesitan involucrarse en estos detalles, pero deben poder visualizar el progreso.
3. Monitorear el progreso
Los interesados están muy interesados en conocer cómo avanza el proyecto. No necesitan que les expliques cada detalle, pero sí es importante mantenerlos informados sobre los avances generales.
4. Equilibrar la carga de trabajo
Mantén satisfechos a los interesados asegurando que los equipos sean productivos. Es importante poder monitorear su carga de trabajo y ajustarla cuando sea necesario para evitar el agotamiento laboral.
5. Imprimir, compartir, Gantt e informes
Mantener informados a los interesados es la base de una buena gestión de interesados. Necesitas una herramienta que te brinde la flexibilidad de compartir datos con ellos en el formato que prefieran.
6. Gestionar un portafolio
Los interesados no solo participan en proyectos individuales, también pueden estar involucrados en un programa de proyectos relacionados o incluso en un portafolio. Por ello, necesitas una herramienta de gestión de proyectos que pueda escalar.
Supervisa proyectos, programas o un portafolio con herramientas que ofrecen una visión general de todos los proyectos en una sola página. También hay un panel de control de portafolio y una hoja de ruta para alinear tu portafolio con los objetivos estratégicos.