Una parte interesada puede ser una persona, grupo u organización que puede afectar o verse afectada por el proyecto. Los directores de proyecto deben identificar a los interesados y definir su relación con el proyecto para gestionar sus expectativas. Una herramienta que se utiliza para lograrlo es el registro de interesados. Descargue este registro de interesados gratuito para Excel para identificar a los interesados y comprender su posible impacto en el proyecto.
Para descargar esta plantilla gratuita de registro de interesados, haz clic en la imagen.
Por qué necesita una plantilla de registro de interesados
Esta plantilla gratuita de registro de interesados presenta toda la información que debe incluirse para comprender a cada interesado, su influencia y cómo comunicarse y gestionarlo. Es simplemente una forma más eficiente y consistente de recopilar información. Una vez que el proyecto se haya completado, la plantilla de registro de interesados puede archivarse y recuperarse cuando sea necesario como datos históricos para gestionar proyectos futuros.
Fuera de eso, una plantilla de registro de interesados permite al director de proyecto planificar e interactuar con los interesados de una mejor manera. Al identificar a los interesados clave en las primeras etapas del ciclo de vida del proyecto, los directores de proyecto pueden desarrollar una estrategia de gestión de interesados que permita abordar sus necesidades e intereses, además de planificar una comunicación efectiva.
Una plantilla de registro de interesados también puede ayudar a gestionar riesgos y problemas al comprender el poder, la influencia y el nivel de interés de cada interesado en el proyecto. Esto permite al director de proyecto evaluar la mejor manera de utilizar el tiempo y presupuesto del proyecto. Además, una plantilla de registro de interesados puede aprovechar oportunidades al demostrar el valor de las contribuciones de otros, lo que fortalece la confianza y la credibilidad.
Una plantilla de registro de interesados utilizada junto con software de gestión de proyectos puede ayudar a gestionar proyectos de manera más eficiente. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios que puede mantener informados a los interesados mediante herramientas de generación de informes personalizables. Los directores de proyecto pueden generar rápidamente informes de estado o de portafolio, así como informes sobre otras métricas del proyecto. Estos informes pueden filtrarse para mostrar únicamente los datos que interesan a las partes interesadas y luego compartirse con ellas en diversos formatos para mantenerlas informadas. Comience hoy mismo con ProjectManager gratis.
Cuándo usar una plantilla de registro de interesados
Existen muchas oportunidades para utilizar una plantilla de registro de interesados. El registro de interesados se utiliza durante la etapa de planificación de un proyecto para identificar a los interesados desde las primeras fases del proceso. Sin embargo, no es únicamente durante la planificación cuando una plantilla de registro de interesados puede ser una herramienta eficaz.
Una plantilla de registro de interesados puede ayudar con la formación y desarrollo de un equipo de proyecto. Después de todo, los miembros del equipo también son interesados y el registro de interesados puede ayudar a determinar quiénes deben formar parte del equipo y cómo deben gestionarse de la mejor manera.
Los directores de proyecto también utilizan una plantilla de registro de interesados para definir criterios de éxito. Ayuda a los directores de proyecto a comprender las prioridades y el posible impacto de cada interesado, lo que posteriormente permite al equipo del proyecto alinear sus objetivos con las expectativas y preocupaciones de los interesados e interactuar con ellos de forma proactiva.
La plantilla de registro de interesados mejora la comunicación al definir cómo informar a cada interesado, cuánto necesita saber y la frecuencia con la que debe recibir información. También puede ayudar con la gobernanza, la definición de tareas y responsabilidades y la toma de decisiones.
¿Quién debería usar esta plantilla gratuita de registro de interesados?
La plantilla de registro de interesados es responsabilidad del director de proyecto. Si se trata de un programa o portafolio, entonces el gerente de programa o gerente de portafolio será responsable de completar la plantilla de registro de interesados.
Aunque el director de proyecto es quien crea el registro de interesados, el equipo del proyecto, el patrocinador, el analista de negocio y el propietario del proyecto lo revisan. Ellos garantizan que el registro de interesados sea exhaustivo, completo y preciso.
Posteriormente, la plantilla de registro de interesados será utilizada durante todo el proyecto. Como se indicó anteriormente, guía el proceso de toma de decisiones, facilita la comunicación con los interesados y mucho más. El equipo del proyecto la utilizará hasta que el proyecto haya finalizado.
Cómo usar esta plantilla de registro de interesados para Excel
Descargue la plantilla gratuita de registro de interesados y obtenga un documento de Excel totalmente personalizable. Se pueden agregar otras categorías según sea necesario para completar el perfil de interesados de cualquier proyecto. Este registro de interesados gratuito tiene un diseño bastante universal.
Liste a los interesados
La primera columna es donde se enumeran los interesados del proyecto y esta lista debe ser amplia. Sin embargo, no todos los interesados requerirán el mismo nivel de atención, lo cual se detalla más adelante en la plantilla de registro de interesados. Recuerde que los interesados son cualquier persona, grupo u organización con un interés en el proyecto.
Rol del interesado
Esta columna permitirá identificar el rol que tiene el interesado en el proyecto. Puede tratarse de un miembro del equipo, patrocinador del proyecto, autoridad reguladora y otros.
Categoría del interesado
Existen dos tipos básicos de interesados: internos y externos. Por ejemplo, un interesado interno es alguien que forma parte de la organización y tiene responsabilidad sobre el proyecto. Los interesados externos son aquellos que están fuera de la organización, pero que siguen siendo afectados por el proyecto.
Poder o influencia del interesado
Utilice el menú desplegable para definir el poder o la influencia que cada interesado tiene sobre el proyecto. Puede medirse como fuerte, neutral o débil según su capacidad para influir en decisiones o resultados para la organización y definir estrategias.
Interés de los interesados
Esta columna, que mide el nivel de interés que cada interesado tiene en el proyecto, también se define mediante un menú desplegable con las opciones fuerte, neutral o débil. A diferencia del poder o la influencia, que reflejan la capacidad de un interesado para dirigir decisiones, acciones o resultados, el interés se refiere a lo que el interesado desea, sus preocupaciones, metas u objetivos relacionados con el proyecto.
Expectativas de los interesados
La columna anterior solo definió el nivel de interés. Aquí, los directores de proyecto pueden detallar esas expectativas para gestionarlas mejor. Por ejemplo, si el interesado es el propietario de un inmueble en un proyecto de construcción y su nivel de interés es alto, la expectativa sería tener un edificio listo para alquiler en una fecha específica.
Comunicación
Cada interesado necesita recibir actualizaciones de algún tipo. Una vez definida la frecuencia de la comunicación, el director de proyecto también deberá conocer el canal de comunicación preferido, como reuniones individuales, correo electrónico, mensajes de texto u otros.
¿Qué otras plantillas pueden ayudar con la gestión de interesados?
La plantilla de registro de interesados es solo una de las más de 100 plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que pueden descargarse desde nuestro sitio. Existen plantillas gratuitas que cubren cada fase de la gestión de proyectos en distintas industrias. A continuación, se presentan algunas plantillas adicionales de gestión de interesados que puede descargar de forma gratuita.
Plantilla de mapa de interesados
La plantilla gratuita de mapa de interesados para Excel es una matriz que permite a los directores de proyecto clasificar a cada interesado según su nivel de interés y nivel de influencia. También está codificada por colores para identificar si el interesado es un promotor, neutral o un obstáculo para el proyecto.
Plantilla de plan de comunicación
Una plantilla de plan de comunicación cubre más que la comunicación con los interesados, aunque esta también está incluida. Además, contiene un resumen para describir el plan, el personal y herramientas de comunicación, la revisión de la efectividad, el registro de resultados y más.
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