El director de proyectos está sobre el terreno, dirigiendo al equipo y asegurando que las operaciones diarias de un proyecto se desarrollen sin contratiempos. Pero, ¿quién supervisa al director de proyectos? En la gestión de proyectos, ese puesto se llama director de proyectos.
La gestión de proyectos tiende a ser una metodología jerárquica que cuenta con varios niveles de mando. Si estás buscando empleo o necesitas cubrir una vacante, estás de suerte. Las descripciones de puesto que verás a continuación son muy precisas. Veamos qué hace un director de proyectos.
¿Qué es un director de proyectos?
Un director de proyectos es la persona responsable de liderar un equipo de directores de proyecto, que también puede incluir contratistas, subcontratistas, desarrolladores de software, desarrolladores web, diseñadores gráficos, testers, ingenieros de redes y otro personal esencial para el proyecto. Trabajan en industrias tan variadas como la construcción o la tecnología de la información.
Los directores de proyectos son responsables de la conclusión exitosa del proyecto al proporcionar liderazgo, gestionar estratégicamente los riesgos, supervisar las finanzas y asegurarse de que cada fase del proyecto comience y termine según lo programado. Operan dentro del alcance del trabajo o los documentos de especificaciones funcionales (FSD) del proyecto.
El director de proyectos supervisa a más de un gerente de proyecto porque a menudo es responsable de múltiples proyectos. Su supervisión se sitúa a nivel estratégico, gestionando recursos y finanzas compartidos para garantizar que cada proyecto avance a tiempo y dentro del presupuesto. Su posición de liderazgo exige que esté informado con regularidad para realizar los ajustes necesarios en personal o finanzas, alineando todo con los objetivos estratégicos de la organización.
El director de proyectos también toma decisiones críticas, como ajustar el presupuesto o asignar recursos, en relación con los procesos de gobernanza del proyecto. Los directores de proyecto reportan periódicamente al director de proyectos, quien a su vez informa al equipo directivo superior. Se pueden encontrar directores de proyectos en la oficina, la planta o el campo. Suelen viajar con frecuencia a los distintos sitios relacionados con los proyectos para verificar el estado de las operaciones.
Software de gestión de proyectos para directores de proyectos
Para mantenerse al tanto de uno o varios proyectos, los directores de proyectos necesitan un software de gestión de proyectos. ProjectManager ofrece datos en tiempo real que ayudan a los directores de proyectos a tomar decisiones más informadas.
- Genera informes sobre el estado del proyecto y del portafolio, costos, tareas y mucho más
- Planifica programas y equilibra recursos en todo un portafolio
- Mantén informados a los interesados mediante licencias gratuitas para invitados y paneles personalizados
¿Qué hace un director de proyectos?
Como se mencionó, el director de proyectos elabora los planes estratégicos y operativos para cada uno de los proyectos que supervisa. Una de sus funciones principales es monitorear y reportar los hitos del proyecto, tanto financieros como programáticos.
También es responsable de mantener informados a los interesados internos y externos sobre el progreso y cualquier desviación de los planes, así como sobre los riesgos del proyecto. Los directores de proyectos trabajan estrechamente con los gerentes de proyecto de cada uno de los proyectos que supervisan y analizan lo que estos podrían necesitar para mantenerse en curso.
Los directores de proyectos desarrollan y prueban diversas tácticas que pueden ayudar a los proyectos que gestionan, desde la capacitación hasta los mecanismos de entrega y la colaboración con los sectores público y privado. Es parte de su trabajo ser innovadores e integrar esas soluciones para mejorar los resultados del proyecto.
Principales funciones y responsabilidades de un director de proyectos
Hasta ahora hemos visto una visión general de lo que hace un director de proyectos, como la gestión global del proyecto. Pero hay mucho más que las tareas clave de implementación, supervisión financiera y administrativa, monitoreo, reportes y evaluación del proyecto. A continuación, se enumeran las principales funciones y responsabilidades de un director de proyectos.
- Coordinar a los gerentes de proyecto para asegurar que el trabajo se realice correctamente
- Desarrollar un cronograma que incluya los hitos de los proyectos
- Crear el presupuesto y monitorear las finanzas para garantizar el cumplimiento
- Recomendar cambios para mantener los proyectos en curso
- Elaborar planes alternativos si la planificación del proyecto inicial resulta inadecuada
- Presentar informes a inversionistas, socios comerciales y ejecutivos de la empresa
- Revisar, aprobar o rechazar propuestas
- Contratar agencias externas cuando sea necesario
- Gestionar los recursos del proyecto
- Comparar el esfuerzo planificado con el esfuerzo real y realizar ajustes según sea necesario
Habilidades y formación del director de proyectos
Los directores de proyectos deben tener sólidas habilidades y un nivel considerable de educación y experiencia para ser considerados para un cargo con tanta responsabilidad. En primer lugar, destacan las habilidades de liderazgo. Después de la alta dirección, el director de proyectos es la posición más influyente dentro de un proyecto y es responsable de su éxito o fracaso.
Para motivar a los gerentes de proyecto y a los equipos de trabajo, los directores de proyectos deben combinar sus fuertes habilidades de liderazgo con competencias de gestión para ejecutar las diversas iniciativas relacionadas con el proyecto.
En el mundo digital actual, un director de proyectos no puede trabajar con la eficiencia necesaria sin tener un conocimiento amplio de los sistemas operativos informáticos. Esto incluye el dominio de software de gestión de proyectos que facilite la planificación, el seguimiento y la elaboración de reportes de los proyectos.
Naturalmente, se requiere persistencia y determinación para llevar múltiples proyectos a través de sus fases y mantenerlos dentro del cronograma y presupuesto. Puede ser un trabajo muy exigente, y la responsabilidad final recae en el director de proyectos. Debe ser capaz de tomar la iniciativa para implementar ideas.
Un puesto de este tipo exige una persona minuciosa que no realice un trabajo superficial. Aunque supervisa varios proyectos desde una perspectiva general, aún debe prestar atención al detalle para gestionarlos eficazmente. Esto incluye una buena dosis de matemáticas y excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
En cuanto a la formación académica, la mayoría de los puestos requieren al menos una licenciatura en administración de empresas, economía o un campo relacionado. Contar con un título avanzado o una certificación en gestión de proyectos no es obligatorio, pero suele ser lo que marca la diferencia frente a otros candidatos en un mercado laboral competitivo.
Ejemplo de descripción de puesto de director de proyectos
Ahora que hemos definido qué es un director de proyectos, qué hace y cómo se diferencia de un gerente de proyectos, tienes la información necesaria para convertirte en uno o comenzar a buscar este perfil dentro de tu organización. A continuación se muestra un ejemplo de descripción de puesto de director de proyectos. Simplemente copia y pega este texto para usarlo en tus ofertas laborales.
Resumen
Se busca un director de proyectos para nuestra empresa que aporte enfoques innovadores a la gestión y coordine con socios, ejecutivos y partes interesadas. Supervisará equipos diversos en varios proyectos mientras se encarga de la implementación, supervisión financiera y administrativa, monitoreo, reportes y evaluación continua de las operaciones.
Funciones y responsabilidades
- Proporcionar liderazgo estratégico y dirección técnica, operativa, financiera y administrativa para la implementación exitosa de los proyectos
- Asegurar que los proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos generales de la organización y, en caso contrario, revisar los planes para ajustarlos
- Supervisar toda la implementación del proyecto, incluyendo la gestión, monitoreo, reportes, transacciones financieras, ejecución de los planes y desempeño
- Seleccionar y gestionar la capacitación de los equipos del proyecto, asignando roles y responsabilidades claras, ofreciendo una supervisión efectiva y gestionando el rendimiento
- Garantizar que los proyectos entreguen los resultados esperados y cumplan con los estándares de calidad establecidos
- Crear y gestionar los presupuestos de los proyectos
- Informar regularmente a clientes, partes interesadas y ejecutivos sobre el progreso y desempeño de los proyectos
- Identificar y mitigar riesgos del proyecto para evitar retrasos y sobrecostos
- Cumplir con todas las normativas aplicables a los proyectos y asegurar su conformidad
- Guiar a los gerentes de proyecto individuales dentro de un portafolio de proyectos
Requisitos y calificaciones
- Se prefiere título avanzado en un campo relevante de una universidad acreditada
- Certificación en gestión de proyectos preferida
- Al menos 10 años de experiencia en un cargo de liderazgo gestionando más de un proyecto simultáneamente
- Experiencia en la gestión, diseño, implementación y evaluación de múltiples proyectos
- Dominio técnico de software del sector y de herramientas de gestión de proyectos
- Habilidades demostradas de liderazgo, comunicación e interpersonales
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
¿Qué es un director de proyectos certificado?
Un director de proyectos certificado (CPD) ha obtenido una certificación que reconoce su conocimiento avanzado, habilidades y experiencia en la dirección y gestión de múltiples proyectos complejos, programas o portafolios de trabajo. Esta acreditación demuestra un alto nivel de competencia en gestión de proyectos, generalmente superior al de las certificaciones enfocadas en gerentes que administran un solo proyecto.
Este rol refleja sólidas capacidades de liderazgo y un conjunto de habilidades integrales en diversos aspectos de la gestión de proyectos. La certificación CPD implica un riguroso proceso de evaluación que puede incluir exámenes, entrevistas y revisión de la experiencia profesional.
Diversas organizaciones ofrecen estas credenciales, incluyendo la Global Association for Quality Management (GAQM), la International Project Management Association (IPMA) y el Center for Project Innovation.
Director de proyectos vs. gerente de proyectos
Ya hemos mencionado brevemente la relación entre un director de proyectos y un gerente de proyectos, pero vale la pena profundizar un poco más, ya que pueden parecer similares, aunque son cargos diferentes. Al igual que el director de proyectos, el gerente de proyectos también tiene un rol de liderazgo. La diferencia radica en lo que cada uno lidera.
El director de proyectos trabaja a nivel estratégico y táctico. Es responsable de comprender el contexto general de la organización y los cambios que se producen en el programa o portafolio de proyectos que supervisa. Su objetivo es alinear el enfoque e impacto de cada proyecto con los objetivos y metas generales de la organización.
Los directores de proyectos suelen tener mucha experiencia laboral y requieren poca supervisión. Son líderes que brindan dirección y orientación a los gerentes de proyectos que están bajo su mando, e incluso, en algunos casos, a los equipos de proyecto.
Un gerente de proyectos, como su nombre lo indica, ocupa un cargo más orientado a la gestión. El gerente de proyectos implementa los planes y el enfoque acordado para el proyecto. Los diagramas de Gantt son una herramienta fundamental para la mayoría de los gerentes de proyecto, ya que les permiten organizar las tareas y los recursos del proyecto dentro de un cronograma. Estos planes están sujetos a revisión por parte del director de proyectos y del equipo ejecutivo.
Ejemplos de preguntas de entrevista para director de proyectos
Para prepararte mejor para una entrevista como director de proyectos, revisa las siguientes preguntas y respuestas.
Pregunta: ¿Cómo aseguras que los proyectos individuales dentro de un programa o portafolio contribuyan a los objetivos estratégicos generales?
Respuesta: Establezco conexiones claras entre los actas de constitución del proyecto y los objetivos estratégicos, trabajando con los patrocinadores para definir resultados medibles que apoyen directamente la estrategia del negocio. También realizo revisiones periódicas del portafolio, donde evaluamos la alineación y contribución de cada proyecto, además de fomentar la comunicación entre equipos multifuncionales para asegurar que todos comprendan la importancia estratégica de su trabajo.
Pregunta: ¿Cómo manejas los conflictos dentro de los equipos de proyecto o entre gerentes de proyecto y las partes interesadas?
Respuesta: Mi enfoque es primero comprender la causa raíz del conflicto escuchando activamente a todas las partes involucradas. Luego, facilito una comunicación abierta y honesta para encontrar puntos en común y soluciones mutuamente aceptables. Si es necesario, actúo como mediador y guío la conversación hacia una resolución que se alinee con los objetivos del proyecto.
Pregunta: ¿Cómo aseguras una gestión eficaz de riesgos en un portafolio de proyectos?
Respuesta: Establezco un marco de gestión de riesgos uniforme en todos los proyectos, que incluye procesos estandarizados de identificación, evaluación y mitigación de riesgos. También reviso periódicamente los reportes de riesgos del portafolio para identificar y abordar riesgos sistémicos, asignando los recursos de manera efectiva a las amenazas y oportunidades más prioritarias.
Pregunta: ¿Cómo comunicas el estado, los riesgos y los problemas del proyecto a la alta dirección?
Respuesta: Sé que los entornos dinámicos requieren una comunicación clara y oportuna con los ejecutivos. Adapto mi comunicación al público, ofreciendo resúmenes concisos y de alto nivel. Me enfoco en los indicadores clave, los posibles impactos en los objetivos estratégicos y las soluciones o escalaciones propuestas. Los informes visuales y basados en datos también son útiles para transmitir información y facilitar la toma de decisiones informadas.
ProjectManager es una excelente herramienta para directores de proyectos
Ya sea que estés trabajando para convertirte en un director de proyectos o que busques contratar uno, necesitarás las herramientas adecuadas de gestión de proyectos para hacer bien el trabajo. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que ayuda a los directores de proyectos a planificar, monitorear y generar reportes sobre un proyecto, un programa o un portafolio de proyectos. El acceso a datos en tiempo real te permite responder al proyecto tal como es, no como fue.
Supervisa todos tus proyectos en una hoja de ruta
Gestiona todos tus proyectos con la vista de hoja de ruta de nuestro diagrama de Gantt. Puedes filtrar los datos para ver solo lo que te interesa, ya sea la fecha de inicio o finalización programada, el esfuerzo planificado, el esfuerzo real y más. Esta vista de alto nivel ayuda a los directores de proyectos a asignar recursos entre sus proyectos. Al establecer una línea base para cada proyecto, también puedes monitorear la variación del proyecto y asegurarte de que todo vaya según lo planificado.
Monitorea proyectos con un panel de control de portafolio en tiempo real
Otra herramienta para los directores de proyectos es el panel de control de portafolio en tiempo real, que ofrece una vista general de todos tus proyectos. A diferencia de otros productos, no requiere configuración y recopila automáticamente seis métricas del proyecto: estado general, tiempo, costo, carga de trabajo, tareas y progreso. Es como obtener un informe de estado del portafolio cuando lo necesites, con datos en tiempo real para tomar decisiones más informadas.
Nuestro software también ofrece una vista de proyectos del portafolio que muestra una lista de todos los proyectos que estás gestionando. Puedes acceder a cualquiera de ellos con un solo clic desde esta página. Incluye información general del proyecto y más datos visibles de un vistazo. En cuanto a los recursos, hay una página de carga de trabajo que muestra a todos los usuarios de tu cuenta, su asignación, tiempo de vacaciones y más, para que puedas equilibrar la carga de trabajo y lograr proyectos más productivos.
ProjectManager es un software galardonado que brinda a los directores de proyectos las herramientas necesarias para gestionar estratégicamente los proyectos. Contamos con funciones que les ayudan a planificar, monitorear y reportar a través de múltiples proyectos, administrar recursos y hacerlo todo en una plataforma colaborativa que conecta equipos sin importar si están en distintos departamentos o ubicaciones. Únete a los miles de equipos que ya están logrando el éxito con nuestra herramienta. Comienza gratis hoy con ProjectManager.