Las partes interesadas son todas aquellas personas con un interés directo en el proyecto. Pueden ser individuos, grupos o instituciones. Poder identificarlas y comprender su relación con el proyecto ayuda a gestionar sus expectativas. Una herramienta utilizada para lograr este objetivo se conoce como registro de interesados.
¿Qué es un registro de interesados? Lo veremos a continuación y explicaremos cuándo utilizar uno. También hay una plantilla gratuita de registro de interesados para descargar y usar al gestionar partes interesadas. Finalmente, explicaremos los numerosos beneficios de utilizar un registro de interesados y otras plantillas gratuitas para la gestión de interesados.
¿Qué es un registro de interesados?
Un registro de interesados es una herramienta que utilizan los gerentes de proyecto para recopilar y organizar información sobre las partes interesadas que influyen en el proyecto que están gestionando. Este documento ayuda a los gerentes de proyecto a analizar la influencia y el nivel de interés de cada parte interesada en relación con el proyecto a lo largo de su ciclo de vida.
El documento de un registro de interesados se divide en secciones que detallan información esencial sobre cada parte interesada. Algunos ejemplos de la información recopilada incluyen sus nombres, funciones, intereses, niveles de influencia, preferencias de comunicación y el posible impacto en el proyecto. Esto sirve como un repositorio central de información sobre las partes interesadas que el gerente de proyecto y el equipo de proyecto utilizan para comprender a las partes interesadas del proyecto, así como sus necesidades, expectativas y cualquier riesgo u oportunidad asociado con su participación en el proyecto.
El software de gestión de proyectos puede llevar un registro de interesados al siguiente nivel. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios que ayuda a gestionar las expectativas de las partes interesadas. La herramienta ofrece almacenamiento ilimitado de archivos, lo que significa que el registro de interesados puede guardarse dentro del software. De esta forma, cualquier persona involucrada en el proyecto puede acceder a él en cualquier momento.
Mantenga fácilmente informadas a las partes interesadas con ProjectManager
ProjectManager cuenta con vistas de proyecto que también respaldan la gestión de interesados. Los gerentes de proyecto pueden planificar con diagramas de Gantt, que vinculan dependencias entre tareas, filtran la ruta crítica y establecen una línea base para realizar un seguimiento de las variaciones. Luego, pueden compartir el plan con el equipo de proyecto y las partes interesadas.
- Las partes interesadas pueden obtener paneles personalizados para recibir actualizaciones adaptadas a sus necesidades
- Filtre informes personalizables para mostrar los datos que las partes interesadas necesitan conocer
- Las licencias gratuitas para invitados proporcionan acceso de solo lectura a los proyectos para obtener información detallada. Pruébelo gratis
Cuándo usar un registro de interesados
Un registro de interesados es útil en prácticamente cualquier industria, por lo que cualquier persona involucrada en la gestión de proyectos puede beneficiarse de utilizarlo. Muchas industrias usan un registro de interesados, como las empresas de servicios profesionales, ya que estos equipos implementan proyectos para clientes y deben gestionar sus expectativas.
El registro de interesados debe crearse al inicio del proceso de planificación del proyecto, pero es un documento vivo que debe revisarse y actualizarse durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esta es una parte importante del plan del proyecto porque define la importancia y el nivel de influencia de las partes interesadas sobre el proyecto. El registro de interesados ayuda a satisfacer sus necesidades y expectativas, además de definir cómo y con qué frecuencia se debe comunicar información a cada una de ellas.
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Existen muchas razones para utilizar un registro de interesados. Por ejemplo, garantiza que las personas adecuadas sean invitadas a la reunión de inicio del proyecto. Un registro de interesados también ayuda a desarrollar planes de gestión de interesados. Además, como se mencionó anteriormente, permite determinar qué canales utilizar, con qué frecuencia comunicarse y qué información debe compartirse con las partes interesadas durante el proyecto.
Plantilla de registro de interesados
Una plantilla de registro de interesados es una forma de configurar estas categorías para que el gerente de proyecto solo tenga que completar los espacios correspondientes. Este documento puede utilizarse durante todo el proyecto y actualizarse según sea necesario. También crea consistencia cuando el proyecto se completa y se archiva, lo que ayuda en proyectos futuros al consultar datos históricos para respaldar la planificación.
Utilice esta plantilla gratuita de registro de interesados para Excel para comprender mejor a las partes interesadas del proyecto y gestionar sus expectativas para garantizar que no interfieran con el avance del proyecto. Este es un documento de Excel completamente personalizable que permite agregar o eliminar elementos para recopilar distintos tipos de información sobre las partes interesadas.
Ejemplo de registro de interesados
Imaginemos un proyecto y cómo se define y gestiona una parte interesada a lo largo de su ciclo de vida. Una empresa de servicios profesionales es contratada para actualizar el sistema informático de una compañía. A medida que la empresa comienza a planificar esta implementación, primero elaborará una lista con los nombres de las partes interesadas.
Esa lista de partes interesadas incluirá a su equipo, al CEO y CTO de la empresa, así como a cualquier persona de esa organización que utilizará el sistema informático. Después de crear una lista detallada, el siguiente paso será definir su rol, algo que ya hicimos, además de su categoría. En cuanto a las categorías, existen dos distinciones: una es externa, como el cliente, y la otra es interna, como el equipo de proyecto.
Después de eso, cada parte interesada debe analizarse según su capacidad para influir en el proyecto. Por ejemplo, el CEO y el CTO de la empresa tendrán una gran influencia sobre el proyecto. Otros tendrán una influencia baja o neutral. Estas distinciones ayudan a gestionar a cada parte interesada.
Otra definición importante es el interés de las partes interesadas en el proyecto. El cliente y su personal tendrán un alto nivel de interés en el proyecto, mientras que otros tendrán menos interés. Esto también definirá cómo se gestionará cada parte interesada durante el proyecto. Otro aspecto son sus expectativas. Por ejemplo, el CTO podría querer reunirse semanalmente, mientras que otra parte interesada podría preferir reuniones diarias. También se define cómo se entregará esa información, ya sea por correo electrónico, teléfono, reuniones individuales, etc. Además, se recopila la información de contacto.
Beneficios de utilizar un registro de interesados
Los proyectos exitosos se entregan a tiempo, dentro del presupuesto y cumplen con las expectativas de calidad. Sin embargo, un aspecto de los proyectos exitosos que a menudo se pasa por alto son las partes interesadas. Muchas de ellas tienen el poder de influir en los resultados del proyecto. Por ello, su interés y participación deben tomarse en serio y gestionarse cuidadosamente.
Un registro de interesados es una herramienta que ayuda a gestionar a las partes interesadas al comprender quiénes son y el potencial que tiene cada una para influir en el proyecto. Proporciona al gerente de proyecto información para interactuar de forma proactiva con las partes interesadas, abordar sus inquietudes y alinear los objetivos del proyecto con sus expectativas.
El registro de interesados ayuda a los gerentes de proyecto a identificar riesgos del proyecto y oportunidades relacionadas con la participación de las partes interesadas en el proyecto. Uno de los beneficios de los registros de interesados es que ayudan a desarrollar estrategias para gestionar riesgos y aprovechar oportunidades que permitan obtener resultados exitosos y mantener a las partes interesadas satisfechas con el proyecto.
Más plantillas gratuitas para la gestión de interesados
Un registro de interesados es solo una de las muchas herramientas que los gerentes de proyecto utilizan para la gestión de interesados. En nuestro sitio encontrará más de 100 plantillas de gestión de proyectos gratuitas para Excel y Word que cubren cada fase del proyecto en múltiples industrias. A continuación se presentan algunas de las plantillas gratuitas para la gestión de interesados disponibles para descargar ahora.
Plantilla de análisis de interesados
Esta plantilla gratuita de análisis de interesados para Excel es otro documento que permite recopilar información sobre las personas con un interés directo en el éxito del proyecto. Se diferencia de un registro de interesados porque agrupa a las partes interesadas según su nivel de participación, interés y poder o influencia sobre el proyecto.
Plantilla de mapa de interesados
Un mapa de interesados es una herramienta más visual que un registro de interesados o una plantilla de análisis. Sin embargo, se utiliza con el mismo propósito: comprender quiénes son las partes interesadas del proyecto y cómo debe interactuar el gerente de proyecto con ellas. Esta plantilla gratuita de mapa de interesados para Excel consiste en un cuadro dividido en cuatro cuadrantes.
Los cuatro cuadrantes se denominan mantener satisfechos, gestionar de cerca, monitorear y mantener informados. El eje horizontal representa su nivel de interés, desde bajo hasta alto, mientras que el eje vertical representa su nivel de influencia y también va de bajo a alto. Las partes interesadas clave se enumeran a la derecha y luego se ubican en la matriz según corresponda. Además, se identifican mediante códigos de color para indicar si son promotores, neutrales o bloqueadores.
Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de interesados
Aunque las plantillas pueden ayudar a identificar las partes interesadas del proyecto y determinar cómo gestionarlas mediante el análisis de su influencia e interés en el proyecto, entre otros factores, no son tan útiles durante la ejecución del proyecto. Esto se debe a que estas plantillas son documentos estáticos y no están diseñadas para la colaboración. El siguiente paso para gestionar partes interesadas es utilizar un software de gestión de proyectos.
ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y portafolios basado en la nube, lo que permite compartir planes con las partes interesadas. Incluso pueden recibir distintos niveles de acceso a las vistas del proyecto para mantenerse informadas sobre el avance, incluso mediante una aplicación móvil para dispositivos iOS o Android. Pero esa es solo una de las formas de comunicarse con las partes interesadas.
Paneles de control de proyectos en tiempo real
Las partes interesadas necesitan conocer detalles sobre el proyecto. Las herramientas ayudan a determinar el nivel de información que debe compartirse, como ocurre con el registro de interesados. La mayoría de las partes interesadas clave deben contar con una visión general del proyecto, algo que pueden obtener en cualquier momento al acceder a los paneles de control de proyectos o portafolios en tiempo real. El panel de control recopila automáticamente los datos y los muestra en gráficos y diagramas fáciles de interpretar que reflejan el tiempo, los costos y más. No es necesario configurar el panel como ocurre con alternativas más simples que requieren una configuración compleja y que consume tiempo. Una vez que se establece la línea base en el diagrama de Gantt, los datos en tiempo real alimentan el panel para generar informes instantáneos del estado del proyecto.
Comparta informes personalizables
Las partes interesadas tienen diferentes intereses y comunicarse con ellas requiere adaptar los mensajes para que sean relevantes según sus necesidades. Para aquellas que necesitan información filtrada y cuyos intereses no se cubren adecuadamente mediante paneles de control, existen informes personalizables. Hay informes de estado e informes de portafolio para las partes interesadas involucradas en múltiples proyectos. También existen informes sobre variaciones, hojas de tiempo y otros aspectos. Todos los informes pueden filtrarse para mostrar únicamente la información que cada parte interesada desea ver. Después, pueden compartirse en distintos formatos según las preferencias de cada interesado.
ProjectManager es un software en línea de gestión de proyectos y portafolios que conecta a partes interesadas, equipos y cualquier persona involucrada en el proyecto, ya sea que se encuentren en la oficina, en campo o en cualquier otra parte del mundo. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mantenerse actualizados mediante correos electrónicos y notificaciones dentro de la aplicación. Únase a equipos de Avis, Nestlé y Siemens que han utilizado ProjectManager para entregar proyectos exitosos. Comience hoy mismo con ProjectManager gratis.