Un mapa de interesados te permite identificar a las partes interesadas de tu proyecto o a cualquier persona con un interés directo en él. Los interesados pueden ser patrocinadores, el equipo del proyecto, contratistas y usuarios finales del producto o servicio que se entregará en el proyecto.
Por lo tanto, la gestión de interesados es parte de cualquier proyecto exitoso. Los directores de proyecto deben definir quiénes son sus interesados y cuál es su relación con el proyecto, y esto se logra mediante una técnica de gestión de proyectos llamada mapeo de interesados. ¡Descarga nuestra plantilla gratuita de mapa de interesados en Excel para comenzar!
Para descargar esta plantilla gratuita de mapa de interesados de proyecto, haz clic en la imagen
¿Qué es un mapa de interesados?
Una plantilla de mapa de interesados es una herramienta visual que te ayuda a entender quiénes son los interesados de un proyecto. Este gráfico de gestión de proyectos ayuda a los directores de proyecto a evaluar el impacto y la influencia que tienen sus interesados.
Un mapa de interesados incluye una lista de todas las partes interesadas del proyecto, ya sean individuos, grupos u organizaciones, y describe su perspectiva e interés en el proyecto.
Esta información se utiliza para representar su relación con los objetivos del proyecto y con los demás interesados. Esto se hace de forma visual, con un gráfico que clasifica a los interesados según su relevancia y los posibles temas que los identifican.
Para desarrollar y ampliar la comunicación con los interesados, puedes usar un software de gestión de proyectos. ProjectManager cuenta con funciones automatizadas de generación de informes que proporcionan a los interesados la información que desean, cuando la desean. No todos los interesados quieren los mismos datos, por lo que nuestros informes de un solo clic pueden filtrarse para mostrar exactamente lo que quieren ver. Comparte informes sobre todo, desde la variación del proyecto hasta el estado del proyecto y del portafolio. También puedes agregar interesados a tu proyecto con una licencia gratuita de invitado, para que puedan consultar los datos en cualquier momento. Ninguna otra herramienta se toma tan en serio la gestión de interesados.
Cuándo usar una plantilla de mapa de interesados
Esta plantilla de mapa de interesados puede usarse cada vez que inicies un proyecto. Puedes utilizarla al redactar un plan de proyecto, una propuesta de proyecto, un plan de gestión de la calidad o junto con otros métodos como el análisis de brechas.
En términos generales, una plantilla de mapa de interesados te permite identificar a los interesados clave para mejorar la gestión del cambio, la gestión de riesgos y la gestión de las comunicaciones.
Quién debe usar una plantilla de mapa de interesados
Nuestra plantilla de mapa de interesados suele ser utilizada principalmente por los directores de proyecto para identificar a los interesados clave de un proyecto. El director de proyecto debe gestionar a esos interesados, y para hacerlo necesita crear un mapa.
El proceso de mapeo de interesados ayuda a los directores de proyecto a medir el nivel de interés e influencia que cada interesado tiene en el proyecto. Esto proporciona información que puede usarse para establecer expectativas, límites y otras estrategias de gestión de interesados.
El término “nivel de influencia” se refiere a cuánto poder tiene cada interesado para definir o modificar el proyecto. Por su parte, “interés” indica cómo los interesados se ven afectados por los resultados del proyecto sin tener poder para influir en ellos.
La gestión de interesados es clave para el éxito del proyecto, ya que son ellos quienes, en gran medida, definen qué significa ese éxito. Los proyectos suelen tener muchos interesados, por lo que esta plantilla de mapa de interesados ayuda al director de proyecto a identificarlos, involucrarlos y gestionarlos de manera eficaz.
Cómo usar esta plantilla de mapa de interesados en Excel
Usar nuestra plantilla de mapa de interesados simplifica el proceso al ofrecerte un mapa visual ya diseñado. Solo necesitas agregar los detalles sobre tus interesados del proyecto. Nuestro mapa de interesados es personalizable para adaptarse al tamaño de tu proyecto.
1. Enumera a tus interesados
En el lado derecho de tu plantilla de mapa de interesados hay un espacio para enumerar a todos tus interesados y una clave de colores. Esta clave representa el estado actual de cada interesado según el color:
- Verde: Defensor (apoya el proyecto)
- Amarillo: Neutral (ni apoya ni critica)
- Rojo: Opositor (crítico)
2. Estima el nivel de influencia e interés de tus interesados
Como los interesados del proyecto están listados a la derecha, solo tienes que seleccionar su número correspondiente y colocarlo en un punto que indique su nivel de influencia e interés. Luego puedes colorear la celda para indicar su estado actual: verde si son defensores, amarillo si son neutrales y rojo si son opositores, como se muestra en el ejemplo del mapa de interesados a continuación.
3. Coloca a los interesados en los cuadrantes del mapa de interesados
A la izquierda encontrarás el mapa de interesados, que es un gráfico dividido en cuadrantes. La línea vertical indica el nivel de influencia del interesado, desde bajo en la parte inferior hasta alto en la parte superior. La línea horizontal representa su nivel de interés, de bajo en la izquierda a alto en la derecha.
- Gestionar de cerca: Son los interesados con mayor interés e influencia en el proyecto. Debes entregarles informes de estado de manera regular y solicitar su retroalimentación.
- Mantener satisfechos: Este grupo no tiene tanto interés, pero sí es influyente. También necesitan actualizaciones periódicas, y es recomendable obtener su opinión antes de tomar decisiones finales.
- Mantener informados: Generalmente son los usuarios del proyecto. Tienen poca influencia pero alto interés, por lo que deben recibir actualizaciones a lo largo del proyecto, aunque con menor frecuencia que los grupos anteriores.
- Monitorear: Este grupo tiene baja influencia e interés, pero conviene mantenerlos en el radar y asegurarse de que no se pierdan cambios importantes.
4. Gestiona las relaciones con los interesados de manera adecuada
Ahora que tienes un mapa de interesados, puedes usarlo para construir tus planes de gestión de interesados y comunicación para los proyectos.
Por qué usar una plantilla de mapa de interesados en Excel
Nuestra plantilla de mapa de interesados presenta los detalles sobre tus interesados de forma visual, lo que ayuda a tomar decisiones más informadas. Esta plantilla hace el trabajo operativo por ti, para que puedas centrarte en definir a tus interesados dentro del proyecto.
Ventajas de usar una plantilla de mapa de interesados en Excel
Una vez completada, puedes comenzar a desarrollar tu plan de comunicación con los interesados, sabiendo quién necesita qué información, con qué frecuencia reunirte con ellos y cómo prefieren recibir sus informes y comunicaciones de gestión de proyectos. Esto te ayuda a influir en los interesados y a gestionar sus expectativas durante todo el proyecto.
A menudo, los posibles riesgos se manifiestan primero en este proceso, lo que te permite planificar acciones preventivas conforme avanza el proyecto. También puedes identificar qué interesados pueden entrar en conflicto entre sí y cómo evitar esos problemas para mantener el flujo del trabajo sin interrupciones.
El mapa de interesados es ideal para desarrollar un plan de comunicación con tus interesados clave. Puedes determinar cómo prefieren comunicarse, ya sea mediante reuniones, correo electrónico, mensajes de texto, etc.
Desventajas de usar una plantilla de mapa de interesados en Excel
Esta plantilla de mapa de interesados en Excel es un buen punto de partida para realizar el mapeo, pero Excel es un documento estático con limitaciones. Por ejemplo, tendrás que actualizar el mapa de interesados manualmente y los miembros del equipo no podrán colaborar en línea.
Más importante aún, un mapa de interesados es una herramienta limitada. En su lugar, deberías usar un software de gestión de proyectos como ProjectManager, que te permite generar informes de estado, usar diagramas de Gantt para crear cronogramas visuales y monitorear proyectos con paneles en tiempo real para una mejor gestión de interesados.
Cómo ProjectManager te ayuda a gestionar a los interesados
ProjectManager es un software galardonado que organiza tus comunicaciones con los interesados para mantener a todos informados. Nuestra herramienta basada en la nube te ofrece datos en tiempo real para presentaciones más precisas e informativas.
Los interesados quieren conocer el progreso del proyecto. Nuestra función de informes puede generar reportes de estado con un solo clic. También puedes obtener informes sobre el tiempo restante para las tareas, los costos y más.
Es fácil programar tus reuniones periódicas con los interesados. Nuestras múltiples vistas de proyecto incluyen un calendario, una lista de tareas, un tablero kanban y un diagrama de Gantt. Todas capturan fechas importantes y hitos, y pueden automatizar notificaciones por correo electrónico para avisarte cuando se acerquen los plazos.
Gestiona a tus interesados como gestionas a tu equipo, creando perfiles con archivos adjuntos y otra información que te ayude a saber cómo y cuándo comunicarte con ellos. Incluso puedes integrarlos en el trabajo, compartiendo planes o etiquetándolos en comentarios a nivel de tarea.
Otras plantillas de gestión de proyectos que ayudan con la gestión de interesados
La plantilla de mapa de interesados es un buen comienzo, pero necesitarás más herramientas para gestionarlos eficazmente. ProjectManager ofrece decenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos que cubren todos los aspectos del trabajo. A continuación, algunas relacionadas directamente con la gestión de interesados.
Plantilla de matriz RACI
Otra forma de organizar a tus interesados es con nuestra plantilla de matriz RACI. RACI significa responsable, aprobador, consultado e informado. Usar esta plantilla gratuita te ayuda a agrupar a los interesados en estas categorías y gestionarlos de forma más estructurada a lo largo del proyecto.
ProjectManager optimiza tu gestión de interesados para lograr mayor eficiencia, al tiempo que te proporciona las herramientas necesarias para planificar, programar, monitorear y reportar mejor tu proyecto. Únete a decenas de miles de equipos que ya usan la herramienta para organizar su trabajo con esta prueba gratuita de 30 días.