Los puestos de gestión de proyectos, como director de proyecto, director de programa y gestor de portafolio de proyectos, no son fáciles. Estos cargos requieren una variedad de habilidades de gestión de proyectos necesarias para guiar a los equipos a lo largo de la fase de iniciación, planificación, ejecución, control y cierre de un proyecto.

Los directores de proyecto son responsables de planificar los proyectos, conformar el equipo y gestionar las tareas, los plazos y los costos. Para lograrlo, los mejores utilizan potentes herramientas de gestión de proyectos que les permiten mantener organizados todos los aspectos de su trabajo.

Aun con un software de gestión de proyectos sólido, es mucho lo que se exige a una sola persona. Sin embargo, los directores de proyecto cuentan con una amplia gama de habilidades que les permiten cumplir con sus responsabilidades. Pero antes de continuar, ¿qué son exactamente las habilidades de gestión de proyectos?

¿Qué son las habilidades de gestión de proyectos?

Como se mencionó anteriormente, los directores de proyecto deben planificar y controlar muchas áreas de un proyecto. Para hacerlo, necesitan un conjunto de habilidades que incluye rasgos de personalidad, habilidades blandas (soft skills), habilidades técnicas y habilidades duras (hard skills).

Habilidades duras (hard skills) en la gestión de proyectos

Las habilidades duras son aquellas que pueden aprenderse mediante la educación o la capacitación. En la gestión de proyectos, son las más importantes, ya que corresponden a las técnicas de gestión de proyectos que permiten a los directores planificar, programar y dirigir sus proyectos de manera eficaz.

Habilidades técnicas en la gestión de proyectos

Dentro de las habilidades de gestión de proyectos, las habilidades técnicas son un subconjunto de las habilidades duras que se centran en el uso de herramientas, software y procesos tecnológicos vinculados a la ejecución y entrega de proyectos. Por ejemplo, aunque un director de proyecto debe saber cómo planificar un proyecto, una habilidad técnica sería saber crear y supervisar un diagrama de Gantt. En los proyectos de TI, se requieren habilidades técnicas como el conocimiento de lenguajes de programación o de la arquitectura de sistemas.

Habilidades blandas (soft skills) en la gestión de proyectos

Las habilidades blandas no se enseñan en ningún aula, sino que se desarrollan de manera natural con el tiempo. Sin embargo, algunas pueden mejorarse mediante la práctica. Las habilidades blandas son aquellas que no se adquieren mediante formación formal, sino que forman parte de la personalidad o se desarrollan con la experiencia.

Rasgos de personalidad de un director de proyecto

Como se indicó, estos no son exactamente habilidades, sino rasgos de personalidad que benefician al director de proyecto y a su equipo. Algunos de los rasgos que ayudan a los directores de proyecto incluyen ser responsables y cumplir con sus compromisos. También deben ser proactivos, resolutivos y, por supuesto, líderes. Un director de proyecto también debe estar abierto a recibir retroalimentación y críticas, ser flexible, pero a la vez tomar decisiones con determinación cuando sea necesario.

¿Quién necesita habilidades de gestión de proyectos?

Las habilidades de un director de proyecto van más allá del rol tradicional de gestión de proyectos. A continuación, se enumeran algunos de los perfiles dentro de una organización que necesitan habilidades de gestión de proyectos.

• Directores de proyecto: Por supuesto, los directores de proyecto necesitan habilidades esenciales para tener éxito en su función. Este rol supervisa todos los aspectos del proyecto y es responsable desde la planificación hasta la ejecución y el monitoreo.
• Directores de programa: Estos profesionales estratégicos se enfocan en los objetivos generales de los programas más amplios. Incorporan el pensamiento crítico y la gestión de riesgos para guiar los proyectos relacionados hacia el éxito.
• Gestores de portafolio de proyectos: Los gestores de portafolio ayudan a supervisar y administrar un conjunto de proyectos y programas dentro de una organización, conocido como portafolio de proyectos. Poseen habilidades de liderazgo y de resolución de problemas para enfocarse en todo el portafolio de manera integral.
• Directores de PMO: Son ejecutivos de alto nivel que lideran y gestionan una PMO dentro de la organización. Sus responsabilidades clave incluyen liderazgo estratégico, gestión operativa, gestión del cambio y más. Requieren las habilidades de un director de proyecto y otras adicionales.

40 habilidades de gestión de proyectos que todo director de proyecto debe tener

A continuación, hemos reunido 40 habilidades que todo director de proyecto debería poseer. En realidad, existen muchas más herramientas y técnicas de gestión de proyectos que dominar si deseas ser director de proyecto, de programa o de portafolio, pero con estas tendrás la base para construir una carrera exitosa en este campo. Las siguientes 40 habilidades están divididas en tres grupos:

• 15 habilidades duras (hard skills) de gestión de proyectos
• 15 habilidades blandas (soft skills) de gestión
• 10 habilidades técnicas de gestión de proyectos

Estas habilidades pueden ser útiles para distintos propósitos. Puedes incluirlas en tu currículum o carta de presentación como director de proyecto, o utilizarlas para prepararte para una entrevista de trabajo. También puedes estudiarlas para conocer las habilidades técnicas que te ayudarán a mejorar como líder y gestor de proyectos.

15 habilidades duras (hard skills) de gestión de proyectos

Las habilidades duras en gestión de proyectos son capacidades técnicas y medibles que un director utiliza para planificar, ejecutar y entregar proyectos con éxito. A continuación, destacamos 15 habilidades duras fundamentales.

1. Conocimiento de las metodologías de gestión de proyectos

Un director de proyecto debe conocer las diferentes metodologías de gestión de proyectos que existen. Esto no significa que deba ser experto en todas, ya que suelen ser específicas de cada industria y requieren certificaciones. Aquí se presentan algunas de las metodologías más comunes:

• Cascada (Waterfall)
• Ágil (Agile)
• Scrum
• Lean
• Prince2

Si deseas conocer más sobre estas y otras metodologías, consulta nuestro blog sobre metodologías de gestión de proyectos.

2. Planificación de proyectos

La planificación de proyectos es una habilidad esencial de la gestión de proyectos, ya que un plan de proyecto constituye la base de todo el ciclo de gestión. Incluye el cronograma, los recursos y los costos. La gestión de proyectos tradicional se centra precisamente en la planificación. Por lo tanto, la fase de planificación de cualquier proyecto sienta las bases de todo lo que sigue, incluido el éxito o el fracaso del mismo.

3. Programación de proyectos

El proceso de programación de proyectos es una parte vital al elaborar el plan del proyecto. Un cronograma organiza las tareas, los equipos y el tiempo necesario para completar un proyecto. Cuando las personas piensan en habilidades de gestión de proyectos, suelen referirse a la programación, los plazos y los entregables. Sin embargo, la programación de proyectos va más allá, ya que también implica la gestión de recursos y la gestión de riesgos.

Existen muchas herramientas que pueden ayudar en este proceso, especialmente el diagrama de Gantt, que ofrece una representación visual del cronograma con las tareas, sus duraciones, dependencias y hitos.

4. Definición del alcance del proyecto

El alcance del proyecto documenta los objetivos, entregables, tareas, costos y plazos del proyecto. Este documento se conoce como declaración del alcance o términos de referencia. Su propósito es establecer los límites del proyecto, definir los roles y responsabilidades del equipo y determinar los procedimientos que se emplearán para ejecutar, probar y aprobar el trabajo del proyecto.

5. Pronóstico del proyecto

El pronóstico del proyecto consiste en intentar prever los posibles resultados del mismo. Es una estimación en parte intuitiva, pero guiada por datos históricos y otras fuentes que ayudan a mejorar la precisión. Su objetivo es reducir los riesgos y, con ello, aumentar la probabilidad de éxito. Este proceso permite identificar áreas del proyecto que pueden optimizarse para evitar retrasos, sobrecostos o falta de recursos.

6. Seguimiento del proyecto

El seguimiento del proyecto se utiliza para medir el progreso en relación con las actividades del mismo. Supervisa el avance para determinar si el cronograma se está cumpliendo y, si no es así, identificar los problemas que están causando retrasos y resolverlos. Este proceso comienza temprano en el proyecto y resulta esencial para mantenerse dentro del cronograma y detectar cuellos de botella u otros obstáculos que impidan entregar a tiempo y dentro del presupuesto.

7. Generación de informes del proyecto

La generación de informes del proyecto consiste en recopilar datos en un formato comprensible para asegurarse de que el proyecto esté cumpliendo sus objetivos. Los informes de proyecto también son herramientas valiosas para presentar información a las partes interesadas y mantenerlas informadas sobre el progreso. Es un recurso clave para que los directores de proyecto garanticen la entrega exitosa del trabajo.

8. Presupuestación del proyecto

El presupuesto del proyecto es el motor que impulsa el trabajo. La gestión de proyectos se queda en teoría sin un presupuesto. Pero tener un presupuesto es solo una parte: también es necesario gestionarlo, lo que implica hacer seguimiento de los costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y asegurarse de que los costos reales no superen los planificados.

9. Gestión de equipos

La gestión de proyectos se basa en el trabajo en equipo, por lo que los directores deben contar con habilidades interpersonales para mantener a sus equipos trabajando de forma productiva. Esto implica comprender la gestión de conflictos para garantizar la colaboración y mantener alta la moral. Siempre es útil iniciar los proyectos con actividades de integración que fortalezcan las relaciones y la confianza dentro del equipo.

10. Gestión de la carga de trabajo

Los directores de proyecto también son responsables de la gestión de la carga de trabajo, que consiste en prever, planificar, programar y supervisar la carga de trabajo de una persona, equipo u organización. El objetivo es equilibrar el trabajo de manera uniforme en todo el equipo para que trabajen a plena capacidad y sean más productivos. Es una disciplina que abarca la gestión de proyectos, la programación de recursos, la planificación de capacidad y mucho más.

11. Gestión del tiempo

El tiempo es una de las tres restricciones y una de las habilidades técnicas más importantes. No tener habilidades de gestión del tiempo puede provocar retrasos y otros problemas. La gestión de proyectos consiste en cumplir plazos y entregar los entregables a tiempo. Los directores de proyecto deben ser expertos en gestionar su tiempo, el de su equipo y el tiempo general del proyecto.

12. Gestión de riesgos

Planificar un proyecto, grande o pequeño, siempre implica riesgos. Antes de ejecutar el proyecto, es necesario crear un plan de gestión de riesgos para identificar, evaluar y controlar los riesgos. Cuanto mejor se gestionen, mayores serán las probabilidades de éxito del proyecto.

13. Gestión de costos

Los proyectos cuestan dinero. Estimar los costos del proyecto y crear un presupuesto forma parte de la etapa de planificación. Una vez definido el presupuesto, se debe aplicar una gestión de costos eficaz durante la ejecución para mantener los gastos bajo control y evitar desviaciones presupuestarias.

14. Gestión de tareas

Las tareas son las pequeñas actividades que componen la fase de ejecución de un proyecto. Deben crearse, organizarse, asignarse a los miembros del equipo y supervisarse para garantizar que cumplan con las restricciones del proyecto. Esto se logra mediante la gestión de tareas. El software de gestión de proyectos facilita la organización de las tareas y promueve la colaboración entre los miembros del equipo.

15. Gestión del cambio

La mayoría de los directores de proyecto esperan que sus proyectos sigan el plan, pero en realidad casi todos deben modificarse por diferentes razones. Para gestionar estos cambios, es fundamental establecer un proceso de gestión del cambio, que suele incluir un formato de solicitud de cambio para que las partes interesadas puedan solicitar modificaciones, y la creación de un comité de control de cambios, un grupo de responsables que evalúa dichas solicitudes. Si los cambios son aprobados, el director debe obtener los recursos adicionales necesarios y mantener un registro de cambios que documente todas las modificaciones realizadas al plan del proyecto.

15 habilidades blandas (soft skills) de gestión de proyectos

Las habilidades blandas (soft skills) en la gestión de proyectos incluyen los atributos personales e interpersonales que convierten a alguien en un gran líder y colaborador dentro de un entorno de proyecto. A continuación, se muestran algunos ejemplos.

1. Habilidades de liderazgo

Algunos dicen que el liderazgo es un rasgo de personalidad o una habilidad blanda que no puede enseñarse. Aunque ciertos directores de proyecto tienen mejores habilidades con las personas que otros, creemos que todos pueden aprender a aplicar habilidades de liderazgo y técnicas comprobadas.

Como director de proyecto, no solo eres responsable del éxito del proyecto, sino que también debes ser un líder que utilice sus habilidades de liderazgo para guiar y motivar a los miembros del equipo a alcanzar sus objetivos.

2. Habilidades de comunicación

Las habilidades de comunicación van de la mano con el liderazgo. No se puede ser un director de proyecto eficaz si no se logra expresar claramente lo que el equipo debe hacer. Pero no solo deberás comunicarte con tu equipo, sino también tener un plan de comunicación claro para clientes, partes interesadas y contratistas.

3. Habilidades de negociación

Ser un buen negociador es una de las habilidades de comunicación más valiosas, pero merece su propio espacio. En la gestión de proyectos, la negociación es una habilidad importante para la resolución de conflictos y la gestión de las partes interesadas. Por ejemplo, los interesados pueden presentar exigencias que afecten el alcance del proyecto; tendrás que negociar con ellos de forma diplomática para que todas las partes sientan que están obteniendo lo que necesitan.

4. Habilidades organizativas

El término habilidades organizativas se refiere a la capacidad de una persona para gestionar su tiempo y tareas de manera eficiente. Como su nombre indica, estas habilidades permiten trabajar de forma ordenada y productiva. Son especialmente importantes para los directores de proyecto que forman parte de una oficina de gestión de proyectos (PMO).

5. Habilidades interpersonales

Los equipos están formados por personas, y las personas tienen diferentes personalidades. Existen muchos tipos de miembros dentro de un equipo y todos deben llevarse bien. Contar con habilidades interpersonales permite sacar lo mejor de cada integrante y facilita la resolución de conflictos.

6. Habilidades para resolver problemas

Los proyectos son, en esencia, problemas que deben resolverse. Por eso, tener la capacidad de resolverlos aumenta las probabilidades de éxito de tu proyecto, programa o portafolio. Piensa en los problemas como rompecabezas que deben analizarse y resolverse. Existen muchas herramientas de resolución de problemas que pueden ayudarte en este proceso.

Finalmente, veamos algunas cualidades personales o rasgos de personalidad que son importantes al seguir una carrera en gestión de proyectos.

7. Adaptabilidad

El cambio es una constante en la gestión de proyectos. Ser flexible es lo que mantiene un proyecto viable. Si no estás dispuesto a adaptarte, el proyecto se resentirá. Por supuesto, también es necesario tener el criterio para saber cuándo la adaptabilidad beneficia al proyecto y cuándo es mejor mantener el rumbo.

8. Habilidades para la toma de decisiones

La gestión de proyectos exige tomar decisiones constantemente, a menudo con rapidez. Los directores de proyecto deben analizar la situación y tomar decisiones que impacten positivamente en los resultados del proyecto. Esta habilidad implica evaluar las opciones disponibles, analizar los riesgos y beneficios de cada una y elegir el mejor curso de acción.

9. Atención al detalle

Los proyectos están compuestos por tareas que deben completarse a tiempo y dentro del presupuesto. Esto requiere una gran atención al detalle. Los directores de proyecto deben fijarse cuidadosamente no solo en cada tarea, sino también en todas las áreas relacionadas con ella. La capacidad de concentrarse en los detalles, por pequeños que sean, es fundamental en la gestión de proyectos.

10. Pensamiento crítico

Muchas personas comprenden los conceptos básicos de la gestión de proyectos, pero no piensan fuera de lo convencional. El pensamiento crítico consiste en no aceptar todo lo que se oye, sino en tomarse el tiempo para comprender el problema y realizar la investigación que lleve a una decisión informada. Un pensador crítico tiene más probabilidades de superar los obstáculos que surgen en todo proyecto.

11. Sentido del humor

Tener sentido del humor es una habilidad esencial en la gestión de proyectos, aunque sea una habilidad blanda (soft skill). El humor alivia el estrés tanto para ti como para tu equipo, y solo cuando se reducen las tensiones pueden surgir mejores ideas y acciones. Las actividades de integración de equipos son un excelente ejemplo de cómo los directores de proyecto pueden usar el humor de manera positiva.

12. Paciencia

Nada se resuelve apresurando un proyecto ni perdiendo la calma cuando las cosas no salen bien. Los proyectos deben planificarse cuidadosamente para que funcionen sin contratiempos, pero eso no significa que no habrá problemas. Ya sea una solicitud de cambio o expectativas poco realistas de las partes interesadas, si no tienes paciencia, la situación solo empeorará.

13. Apariencia personal

Aunque pueda parecer irrelevante, especialmente en un entorno laboral cada vez más informal, una apariencia profesional sigue siendo un activo valioso para los directores de proyecto. La presentación personal comunica responsabilidad y liderazgo, y transmite tanto a los interesados como al equipo la confianza de que están en buenas manos.

14. Delegación

Los proyectos son complejos e implican la coordinación de muchas personas, lugares y recursos. Una sola persona no puede hacerlo todo. Por eso, delegar es tan importante. Un director de proyecto debe saber qué tareas se pueden delegar y a quién dentro del equipo, para mantener el trabajo en movimiento y bien distribuido.

15. Colaboración

La colaboración en la gestión de proyectos no difiere de su definición general: es un grupo de personas que trabajan juntas hacia un objetivo común. En este caso, significa lograr que tu equipo de proyecto, con sus diversas habilidades y experiencias, trabaje de manera más coordinada. Esta es una práctica que se aplica a todos los proyectos y metodologías.

10 habilidades técnicas de gestión de proyectos

Cualquier habilidad específica relacionada con la gestión de proyectos que implique tecnología o TI se considera una habilidad técnica de gestión de proyectos. Estas habilidades permiten a los directores liderar y administrar proyectos vinculados con la tecnología.

1. Dominio del software de gestión de proyectos

Tener conocimiento práctico del software de gestión de proyectos es una habilidad técnica indispensable en el mundo actual. Existen muchas alternativas de software de gestión de proyectos en el mercado, por lo que deberás determinar qué herramientas y funciones se adaptan mejor al flujo de trabajo de tu equipo.

Sin embargo, cada software tiene sus propias herramientas únicas. Veamos las funciones más comunes que los profesionales de la gestión de proyectos deben dominar.

2. Diagramas de Gantt

Usar un diagrama de Gantt requiere la capacidad de crearlo, gestionarlo e interpretarlo, ya sea mediante un documento estático o dentro de un software especializado. Es una habilidad centrada en dominar esta herramienta visual para mejorar la programación de los proyectos.

3. Paneles de control del proyecto

Los paneles de control del proyecto son otro ejemplo de habilidades técnicas, ya que están estrechamente relacionados con los datos. Los directores de proyecto deben saber recopilar información relevante de diferentes fuentes y analizarla para identificar tendencias. Además, los paneles de control permiten comunicar esta información a las partes interesadas, por lo que son una herramienta clave para mantener a todos alineados.

4. Gráficos de gestión de la carga de trabajo

Los gráficos de gestión de la carga de trabajo no requieren necesariamente conocimientos profundos de programación ni de software, pero aun así se consideran habilidades técnicas de gestión de proyectos. Las duraciones de las tareas, las dependencias y las asignaciones de recursos deben introducirse con precisión, lo que puede implicar el uso de fórmulas, filtros u otros procesos de manipulación de datos.

5. Hojas de tiempo

Las hojas de tiempo son otro ejemplo de habilidad técnica, ya que implican aspectos relacionados con la entrada y gestión de datos. Por ejemplo, muchos profesionales de la gestión de proyectos utilizan software de seguimiento del tiempo que incluye asignación de tareas, opciones de informes, gráficos de carga de trabajo y más. Las hojas de tiempo también se integran con otras herramientas de gestión de proyectos, lo que puede requerir exportar o importar datos a otros sistemas.

6. Análisis de la ruta crítica

El análisis de la ruta crítica (CPA) depende de datos precisos que incluyen las duraciones de las tareas y sus dependencias. Este método descompone el proyecto en componentes más pequeños, lo que requiere sólidas habilidades analíticas y de resolución de problemas. Muchos programas de gestión de proyectos incluyen análisis CPA integrados que automatizan ciertos cálculos.

7. Informes de variación de costos y cronograma

Aunque los informes de costos y de variación del cronograma no sean puramente técnicos en el sentido de programación, siguen perteneciendo a este conjunto de habilidades. Los profesionales de la gestión de proyectos deben recopilar datos, analizarlos, generar informes y comunicar los hallazgos importantes a las partes interesadas. En algunos programas, este tipo de informes se generan automáticamente.

8. Automatización del flujo de trabajo

Otro ejemplo de habilidad técnica es comprender cómo optimizar los flujos de trabajo. Algunos programas de gestión de proyectos incluyen funciones de automatización de flujos de trabajo que permiten definir aprobaciones y procesos específicos. Esto facilita la identificación de cuellos de botella y garantiza la calidad en cada fase del proyecto. La automatización del flujo de trabajo requiere un conocimiento profundo del software para configurarla correctamente.

9. Diagramas de red del proyecto

Los diagramas de red del proyecto son representaciones visuales de la secuencia y las dependencias entre las tareas del proyecto. Se consideran una habilidad técnica, ya que requieren identificar las dependencias y establecer la ruta crítica del proyecto. Muchos programas de gestión de proyectos también incluyen herramientas integradas para crear estos diagramas.

10. Análisis de datos

Aunque los datos son un componente esencial de cualquier proyecto, el análisis de datos requiere habilidades técnicas. El software de gestión de proyectos recopila datos clave a lo largo del proyecto, pero son inútiles si el director no sabe interpretarlos y utilizarlos. Desde registros de riesgos e incidencias hasta la creación de paneles e informes, hay muchas maneras de aprovechar los datos para guiar el proceso de gestión de proyectos.

Hojas de tiempo e informes del proyecto

Nuestro software también incluye hojas de tiempo seguras que automatizan gran parte del proceso y agilizan la nómina. Además, son una herramienta útil para medir el porcentaje de finalización de las tareas de tu equipo. Para obtener más información, puedes usar nuestras herramientas de informes. Cada informe es totalmente personalizable, por lo que puedes filtrar los resultados para mostrar solo los datos que te interesan. Hay informes sobre el estado del proyecto, el estado del portafolio, variaciones y mucho más. Nuestros informes pueden compartirse en varios formatos para mantener a las partes interesadas actualizadas.

Puedes tener todas las habilidades blandas (soft skills) y técnicas del mundo, pero sin un software de gestión de proyectos seguirás trabajando en desventaja. Afortunadamente, existen herramientas que potencian tus habilidades y te hacen más eficiente y productivo. ProjectManager cuenta con funciones para programar, gestionar tareas y presupuestos, además de ser una plataforma en línea ideal para la colaboración del equipo. El sentido del humor tendrás que ponerlo tú, pero nosotros te damos todo lo demás. Pruébalo tú mismo con esta prueba gratuita de 30 días.