La declaración de trabajo forma parte de un documento legal más amplio llamado “statement of work”, que describe lo que debe hacerse para entregar un proyecto exitoso. El alcance del trabajo detalla cómo se va a lograr lo descrito en la declaración de trabajo. Usa nuestra plantilla gratuita de alcance de trabajo para Word y asegúrate de cubrir todos los aspectos necesarios y guiar al equipo del proyecto durante la fase de ejecución.
Para descargar esta plantilla gratuita de alcance de trabajo, haz clic en la imagen.
¿Qué es un alcance de trabajo?
Un alcance de trabajo es un documento de gestión de proyectos que se utiliza para describir qué cubre y qué no cubre un proyecto. Sirve como guía para el equipo del proyecto durante la ejecución de sus tareas y explica cómo se cumplirán los objetivos y metas del proyecto.
El alcance de trabajo incluye elementos como los entregables del proyecto, el cronograma, los hitos y más, que veremos más adelante. Crear un alcance de trabajo requiere definir los objetivos del proyecto, usar una estructura de desglose del trabajo para identificar tareas y entregables, y aplicar el método de la ruta crítica para elaborar un cronograma y establecer términos de pago.
¿Por qué usar una plantilla de alcance de trabajo?
Primero, una plantilla de alcance de trabajo presenta toda la información de forma organizada, evitando que pases por alto datos críticos. Solo debes completar la plantilla. Nuestra plantilla gratuita mantiene la uniformidad de un proyecto a otro y te permite archivarla para usarla como referencia histórica al planificar proyectos futuros.
En términos generales, una plantilla de alcance de trabajo permite definir el alcance del proyecto para conocer todo el trabajo necesario para completarlo. También previene el “scope creep”, que es cuando se añaden tareas adicionales durante la fase de ejecución. Esto se evita al dejar claro en la plantilla lo que se hará y lo que no.
Además, una plantilla de alcance de trabajo establece expectativas claras para las partes interesadas, ya que presenta todo antes de iniciar el proyecto. Esto les informa sobre lo que viene y ayuda a gestionar sus expectativas para que no surjan solicitudes poco realistas.
Una vez que completes y apruebes tu plantilla de alcance de trabajo, conviene usar un software de gestión de proyectos para convertir esos datos en un plan de proyecto ejecutable. ProjectManager es un software galardonado que organiza tus tareas en robustos diagramas de Gantt. Además, puedes añadir hitos, vincular dependencias e incluso filtrar la ruta crítica. Luego, establece una línea base para capturar tu plan y compara el progreso real con el planificado para mantenerte dentro del cronograma. Empieza gratis hoy con ProjectManager.
¿Cuándo deberías usar esta plantilla de alcance de trabajo?
Nuestra plantilla gratuita debe utilizarse antes de iniciar tu proyecto. El gerente de proyecto debe entender qué formará parte del proyecto y qué no. Esto ayuda a evitar el “scope creep”, como hemos mencionado, y también sirve para definir el trabajo que el equipo deberá realizar.
Aunque hemos explicado que la plantilla de alcance de trabajo se puede usar para cualquier tipo de proyecto, estos son algunos de los casos más comunes para emplearla.
Gestión de proyectos de construcción
Una plantilla de alcance de trabajo para construcción ayuda a definir las fases del proyecto, incluyendo la preparación del sitio, cimentación, estructura y acabados. Este documento detalla tareas, mano de obra, materiales y requisitos normativos.
Garantiza que todas las partes comprendan lo que se espera de ellas y mejora la alineación entre los interesados. También ayuda a hacer seguimiento del progreso frente a los hitos y mantiene la responsabilidad de las partes implicadas. Por ejemplo, permite especificar el papel de los subcontratistas, determinar protocolos de seguridad y definir criterios de inspección. El resultado es una mejor gestión de costos y resolución de conflictos.
Proyectos de manufactura
Una plantilla de alcance de trabajo también beneficia a los proyectos de manufactura, ya que actúa como un plano de producción. Desglosa los requisitos del producto, los estándares de control de calidad, los cronogramas de producción y las fechas de entrega para clarificar las expectativas. Los equipos aprovechan este documento para prevenir el “scope creep”, coordinar recursos, garantizar el cumplimiento normativo y optimizar los flujos de trabajo. Si, por ejemplo, tu empresa de manufactura recibe pedidos personalizados, un alcance de trabajo ayuda a detallar las especificaciones del cliente y los procesos de aprobación.
Planificación de eventos
Otro caso de uso para una plantilla de alcance de trabajo es la planificación de eventos. Es un documento útil para detallar los entregables del evento, como el catering, la logística y el montaje del lugar. En un solo documento, las partes interesadas pueden encontrar información sobre cronogramas, roles y presupuestos para asegurar la alineación en todas las áreas. Los organizadores también pueden consultar el alcance de trabajo para supervisar el progreso de los proveedores y gestionar cambios. Por ejemplo, si surge un cambio de último minuto en la disposición de los asientos o se necesita diferente equipo técnico, la información estará en el alcance de trabajo.
Servicios profesionales y consultoría
Para los equipos de servicios profesionales o de consultoría, un alcance de trabajo ayuda a establecer cronogramas, honorarios, entregables y el alcance general de las actividades. Este documento crucial detalla los servicios entre el cliente y el proveedor para asegurar un entendimiento mutuo de lo que se espera. Además de incluir tareas como investigación, capacitación del cliente o desarrollo de estrategias, un documento de alcance de trabajo también previene el “scope creep” al especificar lo que está incluido y lo que está excluido.
Contratos gubernamentales
Los contratos gubernamentales también utilizan una plantilla gratuita de alcance de trabajo para detallar lo que se llevará a cabo, incluyendo entregables y requisitos de cumplimiento. Los contratistas pueden usar este documento para asegurar que el proyecto cumpla con las exigencias gubernamentales en términos de certificaciones, plazos y reportes. Ambas partes pueden utilizarlo para comprender mejor las expectativas relacionadas con los estándares de rendimiento y los términos de pago. Por ejemplo, los proyectos de infraestructura pueden usar un documento de alcance de trabajo para definir protocolos de inspección o especificaciones de materiales.
¿Para quién es esta plantilla de alcance de trabajo?
Muchas personas se benefician de una plantilla de alcance de trabajo. A continuación se muestra una lista de los cuatro grupos que la utilizarán a lo largo del ciclo de vida de un proyecto.
- Gerentes de proyecto: Como responsables de entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, los gerentes de proyecto no solo crearán, sino que también consultarán la plantilla de alcance de trabajo durante el proyecto para asegurarse de que se mantenga dentro de su alcance.
- Contratistas: Los contratistas usan la plantilla de alcance de trabajo para entender los entregables esperados y las fechas de entrega. Así saben qué debe hacerse, cómo debe hacerse y cuándo debe completarse.
- Propietarios del proyecto: Para el propietario del proyecto, la plantilla de alcance de trabajo actúa como un contrato entre él y los contratistas encargados de realizar ese trabajo. Define las responsabilidades de ambas partes.
- PMO: Si una organización cuenta con una oficina de gestión de proyectos (PMO), esta usará la plantilla de alcance de trabajo para definir y asegurarse de que cada proyecto que supervisa cumpla con el alcance, el cronograma y el presupuesto.
¿Qué incluye esta plantilla de alcance de trabajo?
Nuestra plantilla gratuita de alcance de trabajo para Word incluye muchos apartados. Al redactarlos, asegúrate de explicar todo con claridad y ser específico. También puede ser útil añadir elementos visuales para ilustrar el trabajo. Y, finalmente, asegúrate de que el documento sea aprobado por todos los involucrados antes de ejecutarlo.
Información general del proyecto
Esta sección describe los detalles del proyecto, incluyendo el nombre, el gerente de proyecto y el objetivo que debe alcanzarse en un periodo determinado. Indicarás dónde se llevará a cabo, quién trabajará en él y los demás recursos que se requerirán para completar el proyecto.
Objetivos y metas del proyecto
En esta sección, define cuáles son los objetivos del proyecto, procurando que sean lo más específicos posible. Por ejemplo, podrías querer aumentar las calificaciones de satisfacción del cliente en un 15 % o incrementar los ingresos por ventas en un 20 %. Todos los objetivos del proyecto deben alinearse con los objetivos estratégicos.
Los objetivos del proyecto son los logros principales que el equipo debe alcanzar y que pueden desglosarse en metas más específicas. De esta forma, los miembros del equipo y las partes interesadas tendrán una mejor comprensión de lo que abarcará el alcance de trabajo.
Descripción del alcance de trabajo
Aquí debes detallar las expectativas del proyecto y las responsabilidades del equipo del proyecto. Estas son las actividades que están dentro del alcance del proyecto y, por lo tanto, son responsabilidad del equipo completarlas. Deben definirse con claridad.
Entregables del proyecto
Un entregable del proyecto es el producto o servicio que se busca crear. Sin embargo, durante la elaboración de ese entregable final, habrá muchos otros entregables más pequeños que también deberás entregar. Todos ellos deben identificarse aquí. Una estructura de desglose del trabajo te ayudará a identificarlos y a relacionar las tareas necesarias para crearlos.
Exclusiones del proyecto
Mientras que la descripción del alcance de trabajo define lo que está incluido en el proyecto, esta sección detalla los elementos, tareas o trabajos que no forman parte del alcance. Esto establece expectativas claras para las partes interesadas y ayuda a evitar el “scope creep”, es decir, la incorporación de tareas durante la ejecución que puedan retrasar el cronograma del proyecto.
Cronograma del proyecto
El cronograma del proyecto es tu calendario, que traza todas las tareas desde el inicio hasta la finalización del proyecto. Está dividido en las fases principales del proyecto—inicio, planificación, ejecución, monitoreo y cierre—e incluye las fechas de entrega de los entregables. Este cronograma define el plan del proyecto y suele presentarse visualmente, a menudo mediante un diagrama de Gantt.
Hitos del proyecto
Los hitos suelen marcar el final de una fase del proyecto y el inicio de otra. De este modo, sirven como herramienta de seguimiento. También pueden indicar la fecha de entrega de un entregable importante, como el plan del proyecto, la reunión de inicio, etc.
Costos del proyecto
Los costos del proyecto son el total de fondos necesarios para ejecutarlo. Debes detallar estos costos, que posteriormente formarán parte de tu presupuesto de proyecto. Los costos están asociados a los recursos necesarios para completarlo, como mano de obra, materiales, equipos u otros insumos.
Términos de pago
En esta sección se describe cómo, cuándo y por qué método el cliente pagará por los servicios prestados en el proyecto. Puedes incluir cargos por pagos atrasados.
Proceso de gestión de cambios
El cambio es inevitable. En esta sección, detalla cómo se gestionarán los cambios durante el proyecto para minimizar interrupciones y maximizar beneficios.
Plan de comunicación
Aquí debes definir los objetivos de comunicación del proyecto, como informar sobre el estado, resolver problemas, mantener informadas a las partes interesadas y gestionar expectativas. Establece la frecuencia de las comunicaciones, los canales, el público objetivo, etc.
Reconocimiento de términos y firmas
No pases por alto esta parte crucial del documento, ya que formaliza el acuerdo entre las partes involucradas. Demuestra que aceptan los términos y condiciones establecidos en la plantilla de alcance de trabajo.
¿Qué plantillas de gestión de proyectos pueden ayudarte a definir el alcance de trabajo?
Completar la plantilla de alcance de trabajo es un proceso detallado, pero puede hacerse con la ayuda de otras plantillas de gestión de proyectos. ProjectManager cuenta con docenas de plantillas gratuitas para Excel y Word que pueden ayudarte en cada fase de tu proyecto, incluyendo la redacción del alcance de trabajo. Aquí tienes algunas plantillas gratuitas para comenzar.
Plantilla de estructura de desglose del trabajo
Nuestra plantilla gratuita de estructura de desglose del trabajo para Excel te ayuda a identificar todos los entregables de tu proyecto y, al hacerlo, las tareas necesarias para crearlos. Este diagrama jerárquico visualizará todos tus entregables para que puedas completar esa sección del alcance de trabajo.
Plantilla de estimación de proyecto
Usa nuestra plantilla gratuita de estimación de proyecto para calcular el costo del mismo. Puedes enumerar todas tus tareas y luego añadir el precio de la mano de obra y los materiales de cada una. La plantilla gratuita está dividida en fases para asegurarte de cubrir todos los aspectos.
Plantilla de diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es la herramienta fundamental de la gestión de proyectos y será la columna vertebral de tu plan y cronograma. Nuestra plantilla gratuita de diagrama de Gantt para Excel te permite enumerar todas tus tareas y su duración, desde el inicio hasta el final. Luego, se genera automáticamente una línea de tiempo para ofrecerte una vista visual de todo el proyecto.
Plantilla de presupuesto de proyecto
Otra plantilla útil es nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel. Te ayudará a convertir los datos de tu alcance de trabajo en un presupuesto preciso. Esto complacerá a las partes interesadas, pero también a la empresa de gestión de proyectos, ya que un presupuesto inexacto puede reducir tus márgenes de ganancia.
Cómo hacer seguimiento al alcance de trabajo de tu proyecto con ProjectManager
Si bien todas estas plantillas son útiles, solo llegarán hasta cierto punto antes de que limiten tus esfuerzos. El software de gestión de proyectos va más allá, conectando equipos y ofreciendo eficiencias que las plantillas no pueden igualar. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos que te ayuda a planificar, gestionar y dar seguimiento a tu proyecto en tiempo real. Nuestra herramienta te ayudará a mantener tu proyecto dentro del alcance y a entregarlo a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo las expectativas de calidad de tus partes interesadas.
Planifica y programa el trabajo con múltiples vistas de proyecto
Ya hemos mostrado cómo nuestro diagrama de Gantt puede tomar la información recopilada para el alcance de trabajo y convertirla en un plan de proyecto accionable. Pero no todos los involucrados en el proyecto van a usar diagramas de Gantt. Tu equipo, por ejemplo, podría preferir listas de tareas o, si trabajan en un entorno más ágil, tableros kanban. Por eso contamos con múltiples vistas de proyecto, incluidas las vistas de hoja y calendario. Las cinco vistas de proyecto se actualizan simultáneamente en tiempo real, de modo que, independientemente de la vista que uses, todos estarán alineados.
Supervisa el progreso de tu proyecto con paneles en tiempo real
Para mantenerte dentro del alcance, necesitas más que un plan. Debes supervisar y controlar la ejecución del proyecto. Nuestro software cuenta con paneles en tiempo real que recopilan datos en vivo y los muestran en gráficos y diagramas fáciles de leer. Los usuarios obtienen una vista general de métricas de tiempo, costos y más cuando lo deseen. No hay configuración previa, como ocurre con alternativas inferiores. Si quieres más detalle, solo cambia a nuestros informes personalizables, que también pueden compartirse para mantener informadas a las partes interesadas.
Nuestra plantilla gratuita de alcance de trabajo te ayudará a comenzar tu proyecto, pero nuestro software en la nube te asistirá para cumplir con los plazos, mantenerte dentro del presupuesto y producir un entregable de calidad. Nuestra herramienta fomenta una mayor colaboración, permitiendo a los equipos compartir archivos, comentar a nivel de tarea y recibir notificaciones por correo electrónico y en la aplicación para estar siempre al tanto de los cambios. Usa nuestras funciones de gestión de riesgos, gestión de tareas y gestión de recursos para mantener tu proyecto dentro del alcance. Comienza hoy gratis con ProjectManager.