Avoir une excellente idée n’est que le début : pour la concrétiser, vous avez besoin d’un plan d’exécution du projet. Un plan d’exécution du projet est un document qui permet de planifier l’exécution des projets, de définir des stratégies, de mettre en place des processus de gestion et de passer à l’action.

La création d’un plan d’exécution du projet fait partie de la phase de planification et permet de transformer une idée en réalité. Alors qu’une idée peut rester aspiratoire, le processus d’exécution du projet est structuré et pratique, incluant toutes les activités clés. C’est donc un document essentiel de gestion de projet.

Qu’est-ce qu’un plan d’exécution du projet ?

Un plan d’exécution du projet est un document qui définit comment vous allez exécuter un projet. Cela peut sembler évident d’après son nom, mais il couvre aussi la planification du projet, ainsi que le suivi et le contrôle nécessaires pour livrer les résultats.

Le document décrit toutes les étapes de l’exécution et explique comment elles seront gérées. Il doit respecter les exigences du projet ou celles du contrat entre les parties impliquées. Le plan d’exécution du projet précise aussi les objectifs, ainsi que le calendrier et les ressources nécessaires à l’exécution.

Ces éléments de base montrent déjà à quel point le plan d’exécution du projet est crucial. Mais il ne s’arrête pas là. Une fois que vous l’avez établi, vous devez encore respecter les jalons, gérer les dépendances et attribuer les responsabilités. Pour rester dans les délais, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de projet.

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet et du travail en ligne qui organise les tâches avec des diagrammes de Gantt interactifs pour la planification de l’exécution. Vous pouvez y placer des jalons, lier des dépendances et filtrer le chemin critique. Ensuite, en définissant une référence de base, vous pourrez suivre les écarts d’exécution des tâches. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.

Éléments d’un plan d’exécution du projet

Les plans d’exécution du projet rassemblent les éléments nécessaires pour constituer une feuille de route claire et exploitable. Cela peut inclure la liste des parties prenantes et la définition de toutes les tâches du projet. Voici les six éléments de base d’un plan d’exécution du projet :

1. Portée du projet

La portée du projet est une vue d’ensemble des objectifs et une liste détaillée de tous les éléments impliqués. Définissez la portée en identifiant précisément ce qui doit être accompli. Cela donne aux parties prenantes un résumé clair de la finalité et des objectifs.

Voici quelques détails à inclure dans la portée du projet :

• Un cahier des charges pour définir les rôles et responsabilités de l’équipe
• Une liste des limitations et des contraintes liées aux ressources disponibles
• Tous les livrables potentiels, et pas uniquement le livrable final
• Une liste des rapports, produits, services ou développements logiciels concernés
• À quel client ou partie prenante ces éléments seront livrés
• Des critères de réussite pour l’équipe projet

2. Normes de qualité

Vous connaissez les livrables attendus, il est maintenant temps de définir le niveau de qualité requis. Avoir une compréhension claire des attentes en matière de qualité est essentiel pour un projet réussi. Commencez par définir ce que signifie la qualité et assurez-vous que toute l’équipe partage cette définition.

Il est également important de fixer des objectifs atteignables afin de maintenir la motivation de l’équipe. Si les attentes paraissent irréalistes, cela risque de nuire au moral. Pour favoriser l’engagement, demandez régulièrement des retours sur ce qui est considéré comme atteignable et intégrez ces ajustements dans votre plan d’exécution du projet.

3. Déclarations d’objectifs

Une déclaration d’objectifs décrit ce que l’équipe prévoit de mettre en œuvre et de réaliser pendant le projet. Cela peut inclure des livrables attendus, des jalons ou encore les grandes étapes du cycle de vie de certaines tâches importantes.

Cette déclaration peut aussi rappeler la finalité du projet. Elle peut montrer les bénéfices attendus pour l’organisation, les parties prenantes ou les clients. On peut également y inclure l’identification des risques et défis ainsi que les détails sur la manière dont l’équipe y répondra.

4. Allocation des ressources pour le plan d’exécution du projet

Vous aurez également besoin d’un plan de ressources pour achever le projet. Contrairement à la portée, aux spécifications de qualité et aux objectifs, les ressources sont ce dont votre équipe a besoin pour mettre le plan en œuvre. C’est aussi ici que vous définirez le budget, puisque les ressources engendrent des coûts.

Une ressource peut être du capital, des personnes ou du matériel. En réalité, c’est tout ce qui est nécessaire pour exécuter les tâches prévues dans votre plan d’exécution du projet. Disposer des ressources adaptées à la capacité de votre équipe est indispensable pour terminer le projet dans les délais et selon les normes de qualité.

5. Calendrier du projet

Même si vous avez déjà défini une chronologie et des jalons, un calendrier complet est requis dans le plan d’exécution du projet. Cela implique d’utiliser une structure de découpage du travail pour lister, hiérarchiser et fixer des échéances pour vos tâches. Vous pouvez ensuite attribuer ces tâches aux membres de l’équipe.

Les changements dans l’approvisionnement en matières premières peuvent impacter le calendrier, et donc générer des retards qu’il faudra gérer avec les parties prenantes et l’équipe. Le chef de projet peut être amené à ajuster la triple contrainte (temps, coût, portée) afin de rester conforme aux délais.

6. Composants organisationnels

Enfin, le plan d’exécution du projet doit prendre en compte les aspects organisationnels. Cela signifie dresser la liste des personnes clés, de leurs rôles et de leurs responsabilités, puis la diffuser afin que chacun sache qui est responsable de quoi.

Dans le même esprit, vous devez préciser qui détient l’autorité pour quelles décisions. Cela facilite la collaboration en indiquant clairement à qui s’adresser lorsqu’une décision doit être prise. Ces figures d’autorité doivent aussi être disponibles pour répondre aux questions ou préoccupations.

Vous devez également décrire les méthodes utilisées pour le reporting et la communication dans le plan d’exécution du projet. Cela inclut la manière dont vous allez suivre et contrôler l’avancement et la performance du projet. Aussi, la façon dont votre équipe collabore en interne et avec d’autres départements le cas échéant.

Comment créer un plan d’exécution du projet

1. Réunion de lancement

Une réunion de lancement permet de communiquer la stratégie, le processus et les actions à l’équipe et aux parties prenantes. Vous pouvez répondre aux questions et vous assurer que tout le monde comprend le projet et y adhère. Ce n’est pas une réunion quotidienne de type stand-up, mais une vue d’ensemble complète de la mise en œuvre du projet. C’est aussi l’occasion de partager le plan de projet afin que tout le monde soit aligné. Un logiciel de planification de projet peut faciliter cette étape en intégrant rapidement tous les participants et en attribuant les tâches.

2. Suivi et contrôle du plan d’exécution du projet

Le projet suit son cours à travers les étapes d’exécution, de suivi et de contrôle. Ici, un logiciel de gestion de projet peut vous aider à maintenir le calendrier, le budget et la portée. Vous devrez également surveiller les risques identifiés dans votre plan de gestion des risques et équilibrer la charge de travail de votre équipe. Les parties prenantes peuvent jouer un rôle clé en aidant à identifier les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Ensuite, vous devrez analyser vos données pour vérifier que vous respectez les jalons, les indicateurs de performance (KPI) et les objectifs fixés.

3. Données en temps réel

Vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud pour savoir si vous respectez les délais et les budgets. Disposer d’un outil en temps réel est essentiel pour le suivi d’un projet, mais c’est aussi un excellent moyen de favoriser la collaboration. Les managers peuvent superviser et les équipes communiquer, qu’elles travaillent côte à côte ou à distance dans le monde entier. L’utilisation d’un logiciel en temps réel garantit que tout le monde travaille avec les données les plus récentes et permet aux managers de prendre des décisions plus éclairées.

4. Validation finale

La remise des livrables dans les délais et le respect du budget peuvent donner l’impression que le projet est terminé, mais ce n’est pas le cas. Il reste encore des formalités administratives à accomplir. Ce n’est pas du travail superflu, mais une étape clé du cycle de vie du projet. Pendant la phase de clôture du projet, vous devez obtenir les validations des parties prenantes afin de confirmer que le produit ou service répond à leurs attentes de qualité. Vous devez aussi payer les fournisseurs ou sous-traitants et ensuite libérer votre équipe. Et n’oubliez pas de célébrer ! C’est non seulement mérité, mais cela contribue aussi à maintenir le moral des équipes.

Utiliser ProjectManager pour créer votre plan d’exécution du projet

Un modèle est un excellent outil, mais il reste statique. Si vous constatez que les modèles vous ralentissent ou manquent de précision, il est préférable d’utiliser ProjectManager, qui automatise une grande partie du travail et vous offre une transparence en temps réel pour mieux gérer votre projet et le mener à bien.

Multiples vues de projet pour chaque équipe

Que vous travailliez dans le marketing, l’informatique, les services professionnels ou tout autre secteur, vous aurez probablement plusieurs équipes à coordonner. ProjectManager propose plusieurs vues de projet pour offrir à chacun les outils dont il a besoin. Par exemple, le tableau kanban est un outil visuel de gestion des flux qui permet aux équipes de gérer leur backlog et de planifier leurs sprints ensemble. Les managers bénéficient ainsi d’une visibilité sur le travail afin de pouvoir réallouer les ressources si nécessaire, éviter les blocages et maintenir la productivité.

Gérer facilement les ressources de votre équipe

Vous devez vous assurer que votre équipe travaille à pleine capacité. Même si vous pouvez consulter leurs tâches via différentes vues (liste, feuille, calendrier), ProjectManager dispose d’outils de gestion des ressources qui permettent d’équilibrer la charge de travail rapidement et facilement. Le graphique de charge de travail est codé par couleur, ce qui permet d’avoir une vue d’ensemble immédiate et de réattribuer les tâches directement depuis la page.

Suivre les changements sur des tableaux de bord en direct

La gestion du changement implique de savoir quand des modifications surviennent. Cela nécessite un suivi en temps réel grâce au tableau de bord en direct de ProjectManager. Il collecte automatiquement les données du projet, calcule les chiffres et affiche vos indicateurs (temps, coûts, etc.) sous forme de graphiques clairs. Pour plus de détails, vous pouvez générer des rapports en un clic sur l’état du projet, du portefeuille, les écarts, les feuilles de temps et bien plus encore. Ces rapports peuvent être filtrés et partagés facilement pour informer les parties prenantes.

ProjectManager vous permet de créer votre plan d’exécution du projet, de le partager avec votre équipe et de le suivre tout au long du cycle de vie du projet. Recevez des notifications par e-mail et des alertes intégrées en temps réel pour rester informé des progrès et collaborer efficacement avec votre équipe.

ProjectManager est un logiciel de gestion du travail primé pour les équipes hybrides, quel que soit leur lieu de travail, leur département ou leur niveau de compétence. Rejoignez les plus de 35 000 professionnels qui utilisent déjà cet outil pour exécuter leurs projets avec succès. Commencez gratuitement avec ProjectManager dès aujourd’hui.