Projekte können uns mit ihrer Größe und ihrem Umfang überwältigen. Deshalb verwenden Projektleiter einen Projektstrukturplan (PSP), um die größeren Phasen des Projekts in immer kleinere Aufgaben herunterzubrechen, die dann terminiert und zugewiesen werden können. Mit unserer kostenlosen Projektstrukturplan-Vorlage für Excel können Sie Ihre Aufgaben und Lieferobjekte ganz einfach aufteilen.

Um diese kostenlose Projektstrukturplan-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.

Warum eine Projektstrukturplan-Vorlage verwenden?

Die Projektstrukturplan-Vorlage ist eine Möglichkeit, Ihre Lieferobjekte sowie die Aufgaben und Teilaufgaben zu visualisieren, die zu deren Fertigstellung erforderlich sind. Dies ist ein zentrales Element, um Lieferobjekte in kleinere Aufgaben zu unterteilen, sodass die Arbeit handhabbar wird.

Laut dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK 5) ist eine Projektstrukturplan-Vorlage „eine hierarchische Zerlegung des gesamten Arbeitsumfangs, der vom Projektteam zur Erreichung der Projektziele und zur Erstellung der erforderlichen Lieferobjekte durchgeführt werden muss“.

Ein Projektstrukturplan ist ein entscheidendes Werkzeug für Produkt-, Daten-, Dienstleistungs- oder Mischprojekte. Er unterteilt nicht nur die Lieferobjekte in kleinere, leichter zu verwaltende Aufgaben, sondern bietet auch eine Grundlage für detaillierte Kostenschätzungen und -kontrollen, einschließlich der Terminplanung.

Wenn Sie jedoch einen noch besseren Projektstrukturplan erstellen möchten, als es Excel bietet, öffnen Sie die kostenlose Projektstrukturplan-Vorlage von ProjectManager. Damit können Sie einen dynamischen Projektstrukturplan erstellen, der online mit einem interaktiven Gantt-Diagramm oder einer Tabellenansicht verwaltet werden kann. Weisen Sie PSP-Codes zu, erstellen Sie Abhängigkeiten, finden Sie den kritischen Pfad, fügen Sie Dateien hinzu und vieles mehr. Starten Sie kostenlos mit ProjectManager und erstellen Sie einen besseren Projektstrukturplan.

Aufgaben herunterbrechen

Diese kostenlose Excel-Projektstrukturplan-Vorlage von ProjectManager ist eine hierarchische und schrittweise Zerlegung des Projekts. Für jede Phase des Projekts gibt es eine Aufgabenliste, die dann in Teilaufgaben unterteilt wird. Diese Aufgaben und Teilaufgaben werden anschließend in einer Baumstruktur angeordnet, die einem Flussdiagramm ähnelt.

Sie beginnen mit dem Projektende und arbeiten rückwärts, indem Sie jeden Schritt in kleinere Einheiten in Bezug auf Größe, Dauer und Verantwortlichkeit unterteilen. Alle diese Schritte führen Sie zu dem Endpunkt, an dem Sie termingerecht und im Budget gestartet sind.

Die Projektstrukturplan-Vorlage ist ein Rahmen für die Planung und Kontrolle eines Projekts und bildet die Grundlage für die Erstellung eines Leistungsbeschriebs. Sie unterstützt zudem die Berichterstattung zu Terminplanung, Kosten und Ressourcen. Diese und andere Projektmanagementdokumente basieren alle auf dem Projektstrukturplan.

Wann sollte ich die Projektstrukturplan-Vorlage verwenden?

Da die Projektstrukturplan-Vorlage dazu dient, die vollständige Anzahl der Aufgaben in einem Projekt zu identifizieren und zu organisieren, wird sie zu Beginn der Planungsphase eingesetzt. Sie haben bereits ein Ziel, und die Frage, die der Projektstrukturplan beantwortet, lautet: Wie werden Sie es erreichen?

Die Planung eines Projekts erfordert Genauigkeit. Es gibt immer unbekannte Risiken, aber ein Projektplan muss alle bekannten Informationen im Zusammenhang mit dem Projekt erfassen, um eine gute Schätzung der benötigten Zeit und Kosten abzugeben. Der Projektstrukturplan verwendet eine hierarchische Struktur, um die Lieferobjekte oder Ziele des Projekts in handhabbare Teile zu zerlegen.

Diese Technik ist eine gründliche Untersuchung jedes Schrittes, der erforderlich ist, um das Endergebnis zu erreichen. Sie können kein Projekt planen – und es gibt sicher keinen Zeitplan – bevor Sie nicht alle Arbeiten kennen, die erledigt werden müssen. Dies führt zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für jeden Schritt, zum vollständigen Verständnis des Projektumfangs, zur Ressourcenzuweisung und vielem mehr.

Ein Projektstrukturplan ist ein unschätzbares Werkzeug, um die Genehmigung Ihres Projektplans zu erhalten. Wie bereits erwähnt, bildet er die Grundlage für Ihren Plan und Zeitplan. Während Sie diese Projektstrukturplan-Vorlage während des gesamten Projektlebenszyklus nutzen können, um sicherzustellen, dass alle Lieferobjekte berücksichtigt werden, ist sie in erster Linie eine Technik, die bei der Planung unterstützt.

Der Projektstrukturplan ist die Brücke zu Ihrem Projektzeitplan. Projektmanagement-Software nutzt diese Daten, um daraus einen realisierbaren Projektplan zu erstellen. Mit ProjectManager können Sie geplante Ressourcen, Kosten, Aufwand und mehr in unserem Gantt-Diagramm hinzufügen. Das Setzen einer Basislinie ermöglicht den Vergleich von geplanten und tatsächlichen Daten, um sicherzustellen, dass Sie im Zeitplan bleiben. Änderungen am Zeitplan lassen sich einfach per Drag-and-drop an der Zeitleiste vornehmen, sodass Sie Ihr Projekt schnell anpassen und auf Probleme reagieren können, die Sie aus der Bahn werfen könnten. Es gibt sogar eine Spalte für Ihren PSP-Code! Probieren Sie es selbst mit einer kostenlosen 30-Tage-Testversion aus.

Wer verwendet die Projektstrukturplan-Vorlage?

Diese Projektstrukturplan-Vorlage sollte von Projektmanagern verwendet werden, wenn sie den Projektzeitplan planen. Da der Projektstrukturplan jedoch jeden Schritt bis zum endgültigen Lieferobjekt des Projekts enthalten muss, ist es wichtig, alle am Projekt Beteiligten einzubeziehen.

Während der Projektmanager den Prozess leitet, sind es die Teammitglieder, die das Projekt umsetzen. Sie verfügen über die Fähigkeiten und Erfahrungen, um eventuelle Lücken zu schließen, die der Projektmanager möglicherweise übersehen hat. Da das Team auch für Aufgaben verantwortlich gemacht wird, ist es entscheidend, es einzubeziehen, um zu wissen, wer was leisten kann.

Der Projektmanager wird jede fachliche Unterstützung einholen, die dazu beiträgt, den umfassendsten Projektstrukturplan zu erstellen. Daher wird er historische Daten ähnlicher Projekte prüfen, mit Projektmanagern und Teams sprechen, die an ähnlichen Projekten gearbeitet haben, sowie relevante Literatur und Anforderungen lesen. All dies stellt sicher, dass der Projektstrukturplan zu 100 % vollständig ist.

Wie oben erwähnt, sollte die Projektstrukturplan-Vorlage während der Planung verwendet werden, aber sie bleibt auch während der Umsetzung des Projekts ein wichtiges Hilfsmittel. Obwohl der Projektstrukturplan kein Plan oder Projektzeitplan ist, kann er helfen, sicherzustellen, dass keine Lieferobjekte übersehen werden. Wenn sich während der Umsetzung etwas ändert, muss der Projektstrukturplan überarbeitet werden, da er den Projektumfang abbildet.

Was enthält unsere Projektstrukturplan-Vorlage?

Diese Projektstrukturplan-Vorlage von ProjectManager enthält alles, was Sie benötigen, um Ihre Lieferobjekte in leicht umsetzbare Aufgaben zu unterteilen. Wir haben die Vorlage in drei Teile gegliedert.

Projektstrukturplan-Aufgabenliste

Der erste Teil ist eine detaillierte Aufgabenliste, die in Abschnitte unterteilt ist, die jeweils einer Phase des Projekts und den fälligen Lieferobjekten entsprechen. Beispielsweise ist die erste Projektphase die Initiierungsphase. An diesem Punkt nummerieren Sie die Aufgabe, identifizieren die Aufgabe oder Aufgaben, die in dieser Projektphase erforderlich sind, und unterteilen die einzelnen Schritte in Teilaufgaben.

Die Projektstrukturplan-Vorlage bietet Spalten für die Zuweisung eines Verantwortlichen für die Aufgabe, für eventuelle Abhängigkeiten, die mit der Aufgabe verknüpft sind, für die benötigten Ressourcen, den Status, die erforderlichen Ressourcen, die Kosten sowie eine kurze Zeitleiste mit der geschätzten Dauer und dem Start- und Enddatum.

Projektstrukturplan-Baumdiagramm

Das zweite Tabellenblatt ist ein Baumdiagramm, das oben mit dem Projekt beginnt und sich dann in immer kleinere Einheiten unterteilt – von den Phasen über die Aufgaben bis hin zu beliebig vielen Teilaufgaben, die zur Fertigstellung erforderlich sind.

Schließlich gibt es ein drittes Excel-Tabellenblatt in der Projektstrukturplan-Vorlage, das erklärt, wie sie zu verwenden ist. So haben Sie die Anweisungen direkt in der Tabelle, während Sie daran arbeiten. Einfacher geht es nicht.

So verwenden Sie unsere Projektstrukturplan-Vorlage

Werfen wir einen genaueren Blick auf die verschiedenen Komponenten, aus denen die kostenlose Projektstrukturplan-Vorlage besteht.

Verwendung der Projektstrukturplan-Aufgabenliste

• Aufgabennummer: Dies ist eine numerische Auflistung des Lieferobjekts, die weiter unterteilt wird, wenn Sie von der Aufgabe zur Teilaufgabe gehen. Dezimalpunkte sorgen dafür, dass Sie genau wissen, an welcher Stelle des Prozesses Sie sich befinden.
• Aufgabenbeschreibung: In diesem Abschnitt wird das Lieferobjekt beschrieben, und es werden auch die Aufgabe und die Teilaufgaben aufgeführt, die zu seiner Fertigstellung erforderlich sind.
• Verantwortlicher: Jedes Lieferobjekt, jede Aufgabe und jede Teilaufgabe benötigt einen Verantwortlichen, um sicherzustellen, dass die Arbeit erledigt wird. Diese Person wird in dieser Spalte vermerkt.
• Abhängigkeit: Manche Aufgaben können erst begonnen werden, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist. Diese Abhängigkeiten sollten vermerkt und verknüpft werden. Dies ist der Bereich, in dem Sie Aufgabenabhängigkeiten notieren können.
• Benötigte Ressourcen: Alles, was für die Aufgabe in Bezug auf Personal, Ausrüstung, Materialien usw. benötigt wird, wird hier aufgeführt.
• Aufgabenstatus: Hier können Sie den Status einer bestimmten Aufgabe oder Teilaufgabe verfolgen. Das Dropdown-Menü bietet Optionen wie nicht zugewiesen, zugewiesen, in Bearbeitung, verspätet oder abgeschlossen.
• Kosten: Notieren Sie den finanziellen Aufwand, der erforderlich ist, um das Lieferobjekt fertigzustellen.
• Startdatum: Wann hat die Arbeit am Lieferobjekt begonnen? Vermerken Sie es hier.
• Geschätzte Fertigstellung: Die geschätzte Zeitspanne für die Fertigstellung des Lieferobjekts sollte hier angegeben werden.
• Enddatum: Wenn das Lieferobjekt abgeschlossen ist, tragen Sie hier das Enddatum ein.
• Notizen: Diese Spalte ist für alle Daten vorgesehen, die nicht in die vorherigen Spalten passen.

Verwendung des Projektstrukturplan-Baumdiagramms

Auf dem zweiten Tabellenblatt befindet sich ein Baumdiagramm zur Visualisierung des Projektstrukturplans – vom höchsten Level oben bis zum detailliertesten Level unten, wobei der untere Bereich spezifischer und der obere allgemeiner ist. Sie müssen hier nicht alle zusätzlichen Daten eintragen, die Sie im vorherigen Tabellenblatt ausgefüllt haben, sondern nur das Lieferobjekt, die Aufgabe und wie viele Teilaufgaben zur Erledigung der Arbeit erforderlich sind.

Mit ProjectManager einen Projektstrukturplan erstellen

Unsere Projektstrukturplan-Vorlage in Excel ist ein großartiges Werkzeug, aber eine Tabellenkalkulation hat nur begrenzten Nutzen. Sie ist nicht dynamisch, und vieles lässt sich damit nicht umsetzen. Idealerweise möchten Sie eine All-in-one-Lösung für alle Ihre Projektmanagement-Anforderungen. Hier kommt die Projektstrukturplan-Software von ProjectManager ins Spiel.

Unsere cloudbasierte Software ermöglicht es Ihnen, die Projektstrukturplan-Vorlage zusammen mit all unseren weiteren leistungsstarken Funktionen zu verwenden. So können Sie beispielsweise Abhängigkeiten mit einem einfachen Klick im Online-Gantt-Diagramm verknüpfen, das automatisch das zuständige Teammitglied benachrichtigt. Außerdem können Sie in ProjectManager direkt Aufgaben zuweisen.

ProjectManager ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software mit Funktionen, die Ihnen helfen, jede Phase Ihres Projekts zu steuern. Ob Sie planen, ausführen, den Fortschritt überwachen oder an Stakeholder berichten – wir haben die passenden Werkzeuge. Testen Sie es kostenlos mit einer 30-tägigen Testversion.