Seja seu evento grande ou pequeno, ele terá um custo. Para evitar gastos excessivos e prever um custo preciso para o evento, você precisará de um orçamento de evento. Nosso modelo gratuito de orçamento de evento para Excel ajuda a estimar o custo de cada aspecto do seu evento, desde o local até os palestrantes. Não ultrapasse o orçamento: planeje com antecedência com nosso modelo gratuito de orçamento de evento para Excel.
Para baixar este modelo gratuito de orçamento de evento, clique na imagem.
O que é um orçamento de evento?
Um orçamento de evento é uma estimativa das despesas envolvidas na criação de um evento. Ele fornecerá um custo para cada tarefa com base nos recursos necessários para concluí-la. Ter um orçamento de evento ajuda a calcular o custo do evento e permite acompanhar esses custos à medida que você se prepara para o evento.
É útil usar uma estrutura analítica do projeto para determinar todos os entregáveis do evento. Dessa forma, você pode associar os recursos necessários às tarefas necessárias para criar cada entregável. Este é o ponto de partida de um orçamento de evento, mas também do cronograma do evento. Ambos são fundamentais para quando você criar seu plano de evento.
O orçamento do evento é criado antes do evento e às vezes pode fazer com que um organizador perceba que o evento não é viável. O evento pode se mostrar muito caro. É sempre melhor descobrir isso antes de começar a investir dinheiro no que será uma causa perdida. Mas abordaremos mais razões pelas quais você precisa de um modelo de orçamento de evento na próxima seção.
Depois de ter o orçamento do evento definido, você vai querer adicioná-lo a um plano de evento. O software de gerenciamento de projetos ajuda a organizar todas essas tarefas e muito mais. O ProjectManager tem poderosos gráficos de Gantt que organizam tarefas, vinculam todos os quatro tipos de dependências de tarefas e até filtram pelo caminho crítico para ajudá-lo a identificar tarefas essenciais e não essenciais. Depois de ter seu plano agendado, defina uma linha de base e você poderá acompanhar seu orçamento planejado e cronograma em relação aos seus custos reais e progresso para manter o controle do orçamento. Comece hoje mesmo com o ProjectManager gratuitamente.
Por que você precisa de um modelo de orçamento de evento
Primeiro, explicaremos o benefício de usar um modelo de orçamento de evento e depois abordaremos as razões mais gerais para usar um orçamento de evento ao planejar um evento. Primeiro, um modelo significa que o trabalho já foi iniciado para você. O modelo Excel tem as fórmulas configuradas para somar suas despesas e mostrar o orçamento, depois comparar com seus custos reais para mantê-lo dentro do orçamento. Você pode arquivar o modelo Excel e usá-lo como dados históricos ao planejar outro evento semelhante.
Em termos gerais, criar um orçamento de evento faz várias coisas. Estimar o custo do evento ajudará a determinar se o evento deve de fato acontecer. Você também pode usar nosso modelo gratuito de orçamento de evento para Excel para acompanhar seus custos durante a execução do evento. Explicaremos isso mais adiante, mas é uma ótima ferramenta para ajudá-lo a manter o orçamento. Naturalmente, um orçamento de evento prevê o custo do evento e também dá uma ideia do dinheiro que pode gerar, ajudando a obter a aprovação do evento. É fácil adicionar o modelo gratuito à proposta de evento e criar uma apresentação convincente.
Como usar este modelo de orçamento de evento
Depois de baixar nosso modelo gratuito de orçamento de evento para Excel, você verá que ele está dividido em sete categorias de custos do evento. Mas o modelo é completamente personalizável. Você pode adicionar ou excluir categorias conforme necessário; incluímos apenas o que geralmente corresponde às despesas associadas ao gerenciamento de um evento.
Categorias de custos do evento
As categorias de custos do evento vão desde os custos do local até o entretenimento para os participantes do evento. Todas essas categorias são divididas em várias tarefas necessárias para configurar cada categoria específica, incluindo o custo de mão de obra e materiais. Há um total desses custos estimados, que é o item do orçamento, e depois uma coluna na qual você pode adicionar os custos reais para acompanhar os custos do seu evento e manter o controle do orçamento.
Custos do local
Provavelmente será sua maior despesa. O local também é uma das categorias mais importantes do seu orçamento de evento. Você vai querer encontrar um espaço grande o suficiente para acomodar os participantes esperados e que complemente o evento. Lembre-se de que não quer gastar demais com o local.
Custos de equipamentos
Quase certamente haverá custos de equipamentos associados ao evento. Se você tiver palestrantes, precisará de um sistema de áudio/visual e possivelmente de um serviço de streaming se planeja compartilhar o evento online. Você pode fazer parceria com um serviço de venda de ingressos. Há muitos itens pequenos e grandes que você deve considerar cuidadosamente para evitar custos inesperados.
Custos de viagem e hospedagem
O transporte e a hospedagem podem variar desde trazer palestrantes de avião até reservar hotéis ou disponibilizar estacionamento para os participantes. Se você tiver estacionamento, pode considerar manobristas. Se não tiver estacionamento, pode querer oferecer transporte até o evento ou aplicativos de carona. Novamente, todos esses custos devem ser considerados com antecedência para ter um orçamento mais preciso.
Custos de marketing
Tão importante quanto o local é o marketing. Se você não conseguir atingir seu público-alvo e comunicar a importância do evento, ninguém aparecerá. Isso pode incluir sinalização ou campanhas de e-mail, criação de um site, mala direta e assim por diante. Antes de fazer tudo isso, é claro, você precisa ter um público-alvo definido e depois criar o conteúdo de marketing, como o design da marca, o tom de voz e outros elementos estilísticos. Depois, eles precisam ser adaptados ao canal em que serão veiculados. Há muito trabalho e custos relacionados a esta categoria de evento.
Custos de pessoal
Os eventos não se organizam sozinhos. Você precisará de uma equipe que provavelmente exigirá o recrutamento e a contratação de trabalhadores temporários. Além do custo desses freelancers, há o trabalho de criar e publicar descrições de cargos, analisar currículos enviados e entrevistar candidatos em potencial. Isso leva muito tempo e esforço. Certifique-se de anotar os custos neste modelo de orçamento de evento para Excel.
Alimentação e catering
Quase todos os eventos terão algum tipo de alimentação e bebida, seja uma refeição completa ou apenas café. Essa seria a primeira decisão: que tipo de comida e qual qualidade. Dependendo do evento, você pode cuidar disso com salgadinhos e café, ou pode querer algo mais elaborado, o que exigirá os serviços de um buffet profissional e sua equipe. Isso nem inclui mesas, cadeiras, guardanapos, etc. O álcool é outra consideração, e é preciso verificar se o local tem licença para essa venda. Qualquer que seja sua escolha, será um item no seu orçamento.
Palestrantes / Entretenimento
A maioria dos eventos tem um palestrante principal, mesas-redondas e até algum tipo de entretenimento, como um coquetel de networking com uma banda ou DJ. Isso cria a necessidade de um palco ou pista de dança, cachês de aparição, produção de vídeo, gráficos, viagens, etc. Alguns desses custos estarão em outras categorias, mas você pode querer separá-los para esta categoria específica.
Modelos de gestão de eventos
O modelo de orçamento de evento para Excel não é o único modelo gratuito que você pode baixar da página de modelos do nosso site. Lá você encontrará dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que cobrem cada fase do seu projeto. Aqui estão alguns modelos relacionados a eventos que você pode baixar gratuitamente agora.
O orçamento do evento é apenas parte de um plano de evento mais amplo, que você pode delinear ao baixar nosso modelo gratuito de plano de evento para Excel. Lá você pode agendar todas as suas tarefas, estimar sua duração e acompanhar se foram iniciadas ou concluídas.
Antes de estimar seu orçamento de evento, você precisa propor a ideia. Usar nosso modelo gratuito de proposta de evento para Word ajuda a vender o evento explicando seu propósito, objetivos e metas, bem como o público-alvo, o cronograma e muito mais.
Como o ProjectManager ajuda a acompanhar seu orçamento de evento
Os modelos são ótimos para propor o evento e obter aprovação, depois planejar e orçar o evento, mas depois você vai querer usar um software de gerenciamento de projetos. Os modelos são documentos estáticos, mas o ProjectManager fornece dados em tempo real para ajudá-lo a tomar decisões mais embasadas. Nosso software tem gráficos de Gantt para planejar e depois quatro outras visualizações de projeto — quadros kanban, listas de tarefas, calendário e visualizações de planilha — que permitem que sua equipe trabalhe como preferir. Depois você pode acompanhar o progresso em qualquer lugar e até gerenciar recursos para garantir o sucesso do seu evento.
Acompanhe o progresso com painéis de controle em tempo real
Um produtor de eventos pode estar em todo lugar ao mesmo tempo, desde que use nosso software. Apenas alternando para o painel de controle ao vivo, ele pode obter uma visão geral de alto nível do trabalho sendo realizado naquele momento. O painel de controle captura automaticamente dados em tempo real e os exibe em gráficos e tabelas de fácil leitura que mostram a saúde geral do projeto, tarefas, tempo, custo, carga de trabalho e progresso. Diferente de ferramentas de planejamento básicas, não fazemos você perder tempo com um longo processo de configuração. Está pronto quando você estiver.
Mantenha a produtividade com ferramentas de gerenciamento de recursos
Para garantir que o evento ocorra sem problemas, você precisa acompanhar o trabalho que está sendo feito para configurá-lo e gerenciá-lo durante o evento. Nossas ferramentas de gerenciamento de recursos ajudam a listar a disponibilidade da sua equipe, incluindo feriados e folgas, suas habilidades e depois monitorar sua carga de trabalho. Nosso gráfico de carga de trabalho é codificado por cores para facilitar a identificação de sobrecargas. Você pode então redistribuir as tarefas diretamente no gráfico para equilibrar a carga de trabalho e manter todos trabalhando em plena capacidade.
Mais conteúdo sobre gestão de eventos
Se você ainda tem curiosidade sobre orçamentos, planejamento e gestão de eventos, temos mais conteúdo para você ler. Nosso site é um hub online para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos, em muitos setores diferentes. Publicamos blogs semanais, guias detalhados, vídeos tutoriais, eBooks e, claro, modelos. Aqui estão alguns dos nossos recursos relacionados a eventos.
- 9 Modelos de Planejamento de Eventos Gratuitos para Excel e Word
- Modelo de Orçamento de Evento para Excel (Gratuito)
- Modelo de Relatório de Evento para Word (Gratuito)
- Modelo de Cronograma de Evento para Excel (Gratuito)
O ProjectManager é o melhor software de planejamento de eventos
Agora que você leu sobre gestão de eventos, deve estar claro que o ProjectManager é a ferramenta que você precisa para fazer o trabalho corretamente. Nosso software baseado em nuvem conecta você às equipes no local e no escritório, permitindo compartilhar arquivos e comentar no nível das tarefas para promover uma melhor colaboração. Temos ferramentas de gerenciamento de tarefas e riscos para garantir que seu projeto seja produtivo e não atrasado, além de relatórios para manter as partes interessadas informadas. Comece hoje mesmo com o ProjectManager gratuitamente.