Que ce soit pour une réunion ou pour la gestion des tâches d’équipe, vous avez besoin d’une documentation pour savoir quel travail doit être fait, qui est chargé de l’exécuter, quand il est dû et bien plus encore. Téléchargez notre modèle gratuit de liste des actions à entreprendre pour Excel afin d’identifier et d’exécuter facilement les tâches après les réunions ou chaque fois qu’un travail doit être accompli.
Pour télécharger ce modèle gratuit de liste des actions à entreprendre pour Excel, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce qu’une action à entreprendre ?
Une action à entreprendre est une tâche qui doit être accomplie. Comme toute tâche, une action à entreprendre est limitée en portée et prend, au maximum, quelques semaines à réaliser. Les actions à entreprendre surviennent souvent lors d’une réunion où de petites missions émergent au cours de la discussion.
Une action à entreprendre dans sa forme la plus élémentaire se décompose en trois composantes : qui, quoi et quand.
- Qui : la personne responsable de l’exécution de l’action à entreprendre
- Quoi : une brève description de ce qui doit être fait
- Quand : l’échéance
Le modèle de liste des actions à entreprendre est similaire à la liste des tâches ou à un calendrier d’activités : la différence est que la liste des actions à entreprendre peut entrer dans les détails et également suivre le travail au fil de son cycle de vie.
Si vous souhaitez collaborer sur vos actions à entreprendre et suivre l’avancement, les coûts et les ressources, passez à un logiciel de gestion de projet. ProjectManager est un outil cloud qui connecte votre liste de tâches aux tableaux de bord en direct, aux diagrammes de Gantt et bien plus encore. Vous préférez rester avec une liste de tâches ? Notre vue liste vous permet également de collaborer avec toute l’équipe en temps réel pour avancer plus vite. De plus, surveillez le pourcentage d’avancement de chaque tâche, consultez sa priorité, ses échéances et ajoutez des pièces jointes sans quitter la liste.
Pourquoi avez-vous besoin d’un modèle de liste des actions à entreprendre ?
Notre modèle de liste des actions à entreprendre capture toutes les informations dont vous avez besoin pour répondre au qui, quoi et quand de la tâche. Le modèle peut également entrer dans les détails sur l’importance de la tâche, les problèmes potentiels et comment les résoudre s’ils surviennent.
Encore une fois, si vous êtes en réunion et qu’une tâche se présente, notre modèle de liste des actions à entreprendre est là pour que vous puissiez définir l’objectif final et les étapes nécessaires pour l’atteindre. Le modèle vous permet également de hiérarchiser les tâches s’il y en a un grand nombre. Une fois les bases établies, vous pouvez utiliser le modèle pour identifier les ressources nécessaires. Des colonnes permettent de surveiller, d’évaluer et de mettre à jour pour s’assurer que le travail est effectué en temps voulu.
Quand utiliser un modèle de liste des actions à entreprendre ?
Ce modèle de liste des actions à entreprendre est un outil idéal à avoir avec vous lors d’une réunion lorsque de nouvelles tâches émergent au cours de la discussion. Utilisez-le pour collecter ces nouvelles tâches comme une liste de vérification afin de vous assurer qu’elles ne passent pas entre les mailles du filet et sont bien réalisées.
Mais ce modèle peut être utilisé pour tout ce qui implique l’exécution d’une tâche. Il peut servir de liste personnelle des travaux à effectuer, ou être appliqué comme une liste de tâches dans un projet. Bien que dans ce dernier cas, un logiciel de gestion de projet soit plus dynamique, si vous ne disposez pas d’un tel outil, un modèle de liste des actions à entreprendre peut organiser le travail de votre projet.
Qui devrait utiliser un modèle de liste des actions à entreprendre ?
Ce modèle peut être utilisé par n’importe qui, du responsable du compte rendu au chef de projet. L’utilisation du modèle évolue cependant au fur et à mesure que les tâches sont exécutées. À ce stade, le propriétaire de chaque tâche individuelle est responsable d’utiliser le modèle et de mettre à jour son avancement.
Mais il n’y a pas de règle stricte ici. Le modèle pourrait également être géré par le chef de projet ou par quelqu’un travaillant sous sa direction. Au fur et à mesure que les tâches sont mises à jour, ils peuvent rendre compte à cette personne, qui met ensuite le modèle à jour. Cela devrait maintenir tout le monde dans les délais.
Comment utiliser le modèle de liste des actions à entreprendre de ProjectManager
Notre modèle gratuit de liste des actions à entreprendre pour Excel est facile à utiliser et dispose de tous les champs à remplir pour s’assurer de capturer et compléter vos tâches. Il est également entièrement personnalisable, vous pouvez donc ajouter ou supprimer ce dont vous avez besoin ou non.
Projet
La partie supérieure du modèle identifie le projet, le décrit et note qui est le chef de projet. Cette information est importante pour faciliter le suivi du travail, surtout si votre organisation travaille sur un programme ou un portefeuille de projets.
Détails de l’action à entreprendre
Le cœur de ce modèle se trouve sous les informations du projet. Il est divisé en une ligne pour chacune des actions à entreprendre, puis en colonnes pour identifier des aspects spécifiques de celles-ci. Il y a un identifiant d’action à entreprendre, qui facilite la référence ultérieure, ainsi que la date à laquelle l’action a été ouverte et une description du travail à effectuer.
Responsable
Ensuite, il y a un espace pour identifier à qui l’action à entreprendre est attribuée. Il s’agit de la personne chargée d’accomplir le travail. Vous pouvez indiquer dans quel département elle travaille, ce qui est particulièrement utile dans une grande organisation.
Priorité
Vient ensuite un menu déroulant pour la priorité, afin de savoir quels éléments doivent être traités immédiatement. Cette colonne est codée par couleur pour se distinguer.
Instructions
Ce qui suit, ce sont les instructions pour exécuter la tâche. Il doit s’agir d’une brève explication. Elle peut être étape par étape, mais vous ne voulez pas vous perdre dans des détails inutiles. Rappellez-vous, les actions à entreprendre ne sont pas des projets à part entière. Si nécessaire, vous pouvez développer un plan d’action.
Problèmes
Les colonnes suivantes traitent de tout problème pouvant survenir lors de l’exécution de la tâche. Il y a toujours un risque et c’est ici qu’il faut le consigner. Une colonne liste le problème et la suivante capture comment le résoudre. Lorsque le problème est résolu, la dernière colonne indique la date de résolution.
Statut
Il y a également un espace pour noter la date de clôture de l’action à entreprendre. Vous pouvez ajouter le pourcentage d’avancement et un menu déroulant permet de noter le statut. Vous pouvez modifier le statut parmi plus d’une douzaine d’options ou créer le vôtre. Enfin, il y a un espace pour ajouter des notes qui ne correspondent à aucune des autres colonnes.
Comment utiliser le modèle de liste des actions à entreprendre avec ProjectManager
Les actions à entreprendre sont des tâches et les tâches sont exécutées dans le cadre d’un plan qui attribue, suit et rend compte de l’avancement de ce travail. Une fois votre modèle de liste des actions à entreprendre lancé, vous pouvez passer à la vitesse supérieure avec ProjectManager, un outil primé qui organise votre travail pour une plus grande productivité.
Listez les actions à entreprendre sur différentes vues de projet
Le modèle gratuit de liste des actions à entreprendre est un excellent outil, mais statique. Avec notre logiciel, vous pouvez créer et travailler sur vos tâches sur un diagramme de Gantt, une liste de tâches ou un tableau kanban. Depuis toutes ces vues de projet, vous pouvez intégrer votre équipe et lui attribuer les actions à entreprendre. De plus, il est facile d’importer votre liste d’actions à entreprendre existante dans l’outil pour démarrer immédiatement.
Suivez le statut des actions à entreprendre sur le tableau de bord
Une fois attribuées, vous pouvez suivre l’avancement et les performances du responsable de l’action à entreprendre. Comme notre outil est basé sur le cloud, dès que quelqu’un met à jour son statut, ces données sont instantanément disponibles dans tout le logiciel. Utilisez le tableau de bord en temps réel pour suivre l’avancement à un niveau élevé, avec des métriques telles que le temps, la variance et bien plus encore.
Collaborez avec votre équipe grâce au logiciel cloud
Les actions à entreprendre ne se réalisent pas en vase clos. Avec notre plateforme collaborative, tout le monde peut communiquer et mieux travailler ensemble. Les utilisateurs peuvent joindre des fichiers et des images, commenter l’action à entreprendre et même taguer des personnes qui ne sont pas assignées à l’action pour les inclure dans la conversation.
D’autres modèles pour vous aider avec les actions à entreprendre
Si vous n’êtes pas encore prêt à passer à un logiciel de gestion de projet, nous proposons des dizaines de modèles gratuits de gestion de projet qui peuvent vous aider à gérer vos actions à entreprendre. Essayez les modèles suivants pour réaliser vos actions à entreprendre avant leurs échéances.
Modèle de plan de projet
Exécuter un plan d’action nécessite un plan. Avec le modèle gratuit de plan de projet, vous pouvez lister vos actions à entreprendre et gérer les ressources nécessaires pour les réaliser. Planifiez votre travail pour le terminer avant l’échéance. Listez les hypothèses et les contraintes, la portée, les jalons et bien plus encore.
Modèle de plan d’action
Similaire au modèle de liste des actions à entreprendre, le modèle gratuit de plan d’action fournit un cadre pour déterminer comment réaliser ces actions. Le modèle vous permet d’ordonner vos actions à entreprendre et d’éviter de manquer des étapes critiques nécessaires pour les accomplir.
Modèle de liste de tâches
Si vos actions à entreprendre ne sont pas très complexes, vous pouvez utiliser notre modèle gratuit de liste de tâches pour les réaliser. Ce modèle vous aide à organiser votre travail et à tout regrouper en un seul endroit. Il vous permet de prioriser ce travail, d’ajouter les échéances, et rien n’est plus satisfaisant que de rayer une tâche une fois qu’elle est accomplie.
Contenu connexe sur les actions à entreprendre
Obtenez de l’aide pour planifier et exécuter vos actions à entreprendre en visitant notre vaste bibliothèque de ressources en gestion de projet. Nous avons des centaines d’articles de blog, de vidéos et de guides pour répondre à toutes vos questions en gestion de projet. Voici quelques sélections.
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- 9 exemples de plans d’action dans différents secteurs (avec modèles gratuits)
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