Une liste de tâches est un outil essentiel de gestion des tâches. Elle permet de structurer une charge de travail importante, de l’organiser, de la prioriser et de voir en un coup d’œil l’échéance de chaque tâche. Ce Modèle de liste de tâches pour Excel peut vous aider à créer un flux de travail, faciliter le suivi des tâches et poser les bases d’un calendrier de projet.
Pour télécharger ce modèle gratuit de liste de tâches pour Excel, cliquez sur l’image ci-dessous.
Qu’est-ce qu’un modèle de liste de tâches ?
Le modèle de liste de tâches est un outil de gestion des tâches destiné à vous aider à organiser votre temps et à atteindre vos objectifs. Il regroupe les tâches dont vous êtes responsable et les centralise en un seul endroit. Au-delà d’un usage personnel, les listes de tâches sont également utilisées en gestion de projet. Le principe reste le même : chaque tâche doit être identifiée, priorisée, planifiée et suivie jusqu’à son achèvement.
Ce modèle de liste de tâches a plusieurs utilisations en gestion de projet. Tout d’abord, il permet de cartographier votre travail, de suivre les tâches des membres de votre équipe et même de piloter l’ensemble de vos projets.
Pourquoi utiliser ce modèle de liste de tâches Excel ?
Ce modèle de liste de tâches vous donne une perception claire de l’avancement afin de continuer à progresser. Cela contribue fortement à la motivation et évite le sentiment d’être dépassé. En effet, une liste de tâches constitue le point de départ d’un plan. Des études montrent que plus vous consacrez de temps à la planification, plus vous gagnez de temps lors de l’exécution.
Certaines tâches de votre liste apparaîtront comme moins importantes que d’autres, ce qui vous permettra d’organiser votre temps plus efficacement. D’autres se distingueront comme critiques. Lorsque ces tâches importantes sont associées à une échéance, vous pouvez planifier à rebours à partir de cette date afin d’organiser votre temps de manière judicieuse et accomplir ce qui doit l’être.
Ou mieux encore, ouvrez le modèle de liste de tâches dans ProjectManager. Avec ProjectManager, vous pouvez exécuter votre liste de tâches en ligne avec votre équipe. Attribuez des tâches, définissez des dates d’échéance, planifiez des rappels et mettez à jour l’avancement au fil du temps. La vue feuille offre le plus de fonctionnalités, mais si vous souhaitez simplifier, passez à la vue liste, kanban ou calendrier pour plus de flexibilité. Il s’agit d’un modèle de liste de tâches puissant qui vous aidera à accomplir votre travail dans les délais. Commencez gratuitement avec ProjectManager et créez une meilleure liste de tâches.
Comment utiliser ce modèle gratuit de liste de tâches Excel
Une fois votre modèle gratuit de liste de tâches téléchargé, suivez ces étapes simples pour en tirer pleinement parti. Le meilleur dans tout cela ? Il est gratuit à télécharger !
1. Renseignez votre liste de tâches
Sur le côté gauche du document se trouve une colonne intitulée « My Tasks ». C’est ici que vous allez regrouper vos tâches. Restez simple ; indiquez seulement quelques mots descriptifs qui résument le travail.
2. Estimez la durée des tâches
Ensuite, vous devez déterminer la durée de la tâche. Cela signifie : combien de temps prendra-t-elle ? Cette colonne correspond à la « start date », c’est-à-dire la date à laquelle vous commencez le travail.
3. Utilisez le modèle de liste de tâches pour suivre l’achèvement des tâches
La colonne suivante est la « due date », c’est-à-dire la date à laquelle le travail doit être terminé. Ces deux repères permettent de définir la durée, une information essentielle pour organiser votre travail en conséquence.
4. Saisissez les détails des tâches
La colonne suivante correspond au « percent completed ». Elle vous donne une indication rapide de votre avancement et permet de savoir si vous respectez le calendrier ou si vous prenez du retard. Pour mettre à jour le pourcentage d’avancement, cliquez sur la cellule et une flèche apparaîtra à droite. Cliquez sur cette flèche et modifiez le pourcentage. Lorsque vous le définissez à 100 %, la tâche est automatiquement marquée comme « Done ».
5. Personnalisez le modèle de liste de tâches selon vos besoins
Enfin, une colonne est prévue pour recueillir des notes. Si le titre de la tâche doit rester concis, ces notes peuvent être plus détaillées et contenir des instructions spécifiques ou des problèmes susceptibles de survenir pendant l’exécution. Vous pouvez ajouter une nouvelle ligne si vous devez insérer une tâche supplémentaire. Les flèches situées en haut des colonnes permettent de filtrer les tâches selon les données de la colonne (par exemple, afficher uniquement les tâches marquées « done »).
Quand utiliser ce modèle gratuit de liste de tâches Excel ?
La réponse simple à la question de savoir quand utiliser ce modèle de liste de tâches est : cela dépend. Cela dit, des données cliniques confirment que la liste de tâches est un outil efficace de gestion des tâches et du temps. Le psychologue et auteur Dr. David Cohen estime que les listes de tâches sont psychologiquement utiles, sinon la solution au problème. Ce problème ne peut toutefois être résolu qu’en exécutant avec succès les tâches figurant sur la liste.
Cependant, le Dr Cohen explique que les listes de tâches remplissent trois fonctions majeures en matière de gestion des tâches. Premièrement, une liste de tâches aide à réduire le niveau d’anxiété ressenti lorsque le travail s’accumule. Un modèle de liste de tâches Excel apporte également une structure indispensable à ce travail, ce qui le rend plus gérable. Enfin, les listes de tâches nous montrent que nous avons effectivement accompli quelque chose.
Pour accomplir davantage avec votre liste de tâches, utilisez un logiciel de gestion de projet. ProjectManager propose une vue liste qui va au-delà de la simple collecte des tâches. Vous pouvez visualiser la priorité, suivre le pourcentage d’avancement et ajouter des pièces jointes, des commentaires et des étiquettes personnalisées. Ouvrez une tâche spécifique dans la vue liste pour obtenir des informations plus détaillées. Les équipes peuvent collaborer en temps réel et identifier d’autres membres afin de recueillir leur avis. Les responsables peuvent suivre l’avancement au fur et à mesure, grâce à des données en direct alimentant des tableaux de bord en temps réel affichant la charge de travail, le temps restant sur les tâches, les coûts et plus encore. Commencez gratuitement avec ProjectManager.
Qui devrait utiliser ce modèle gratuit de liste de tâches Excel ?
Si vous avez encore besoin d’être convaincu de l’utilité d’un modèle de liste de tâches, observez simplement votre journée. Il y a beaucoup à faire, n’est-ce pas ? Que vous travailliez sur un projet ou que vous gériez simplement votre quotidien, de nombreuses tâches doivent être accomplies, comme payer des factures, se rendre à des rendez-vous ou rencontrer des personnes.
Votre liste de tâches peut sembler interminable, surtout lorsque tout se confond dans un environnement de télétravail. Il est préférable d’avoir ces éléments consignés par écrit, ou mieux encore, regroupés dans un modèle de liste de tâches afin d’en avoir une vision complète.
Une liste de tâches vous aide à rester concentré lorsque les distractions freinent la productivité. Disposer d’une liste de tâches à consulter agit comme un point d’ancrage pour rester focalisé. Vous pouvez approfondir votre travail en sachant que votre liste est accessible à tout moment pour vérifier votre progression.
Quels autres modèles gratuits de gestion de projet peuvent aider avec les listes de tâches ?
Notre modèle gratuit de liste de tâches est un excellent point de départ pour gérer vos tâches. Toutefois, gérer un projet nécessite davantage d’outils. C’est pourquoi nous avons créé des dizaines de modèles de gestion de projet pour vous aider à planifier, programmer et suivre vos projets.
Modèle de diagramme de Gantt
Un modèle de diagramme de Gantt est une version plus avancée d’une liste de tâches. Il permet aux chefs de projet d’ajouter une chronologie visuelle au projet à leurs listes de tâches.
Modèle Excel de suivi des tâches de projet
Un outil de suivi des tâches de projet est similaire à une liste de tâches, mais ajoute des dépendances entre les tâches ainsi que des niveaux de priorité pour chaque activité. Si vous recherchez ces fonctionnalités, il s’agit du modèle de gestion des tâches adapté.
Modèle de budget de projet
Si vous gérez des projets, vous devrez estimer les coûts de chaque tâche et établir un budget de projet. Notre modèle de budget de projet vous aide à y parvenir.
Comment importer votre modèle de liste de tâches dans ProjectManager
Pour faire passer votre modèle de liste de tâches au niveau supérieur, vous devrez le téléverser dans ProjectManager, où il devient intégré aux diagrammes de Gantt en ligne, à un tableau de bord en temps réel et à d’autres outils.
Il vous suffit de transférer les données de votre modèle de liste de tâches dans une nouvelle feuille Excel, avec les tâches sous une colonne intitulée « Tasks », les dates de début et de fin sous des colonnes nommées « start date » et « end date », le pourcentage d’avancement sous une colonne intitulée « percentage complete » et les notes sous une colonne intitulée « notes ». Prenez cette nouvelle feuille Excel, accédez à la vue diagramme de Gantt dans le logiciel, puis cliquez sur téléverser et suivez les instructions.
En important la feuille de calcul Excel dans ProjectManager, toutes les informations de votre liste de tâches sont automatiquement ajoutées au diagramme de Gantt, ce qui positionne ces tâches sur sa chronologie. Vous pouvez ensuite lier les tâches dépendantes et modifier les dates d’échéance selon vos besoins.
Votre liste de tâches est désormais enrichie. Vous pouvez l’utiliser comme plateforme collaborative pour travailler avec les membres de votre équipe, automatiser des notifications pour vous rappeler les échéances à venir et joindre des documents, des liens et d’autres médias directement aux tâches.
ProjectManager est un logiciel de gestion de projet en ligne. Ses fonctionnalités incluent un tableau de bord en temps réel qui vous offre la vision la plus précise de l’avancement de votre projet. Plus qu’un simple outil de suivi, notre tableau de bord facilite la création de rapports ciblés et leur partage, en ligne ou en version imprimée.
Apprenez à planifier plus efficacement grâce aux diagrammes de Gantt en ligne qui visualisent la chronologie du projet et permettent d’apporter facilement des ajustements lorsque vous modifiez les ressources. Des outils de gestion de la charge de travail, de communication et bien plus encore sont également disponibles. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider à travailler de manière plus efficace et productive. Commencez un essai gratuit de 30 jours dès maintenant.