Si vous voulez obtenir de meilleurs résultats de la part de votre équipe et dans votre travail, vous devriez régulièrement prendre un moment pour réfléchir à ce qui a été appris à la fin de chaque projet. Cela vous amènera à réfléchir à ce qui fonctionne bien et à ce qui peut être amélioré.

Pour vous y aider, nous avons créé un modèle de leçons apprises pour Excel. À la fin de chaque projet, remplissez cette feuille de travail et voyez comment un peu de réflexion peut vous aider à obtenir de meilleurs résultats au travail !

Pour télécharger ce modèle gratuit de leçons apprises, cliquez sur l’image.

Qu’est-ce qu’un modèle de leçons apprises ?

Un modèle de leçons apprises est un outil qui aide les équipes projet à documenter les connaissances acquises lors de l’exécution d’un projet. Ces connaissances comprennent les expériences positives et négatives vécues tout au long du projet. Ce modèle gratuit de leçons apprises pour Excel classe ces expériences en réussites et en problèmes.

Réussite

Une réussite est un élément survenu dans votre projet qui a conduit à un résultat positif et qui doit être inclus dans votre modèle Excel de leçons apprises. Peut-être avez-vous utilisé un nouveau logiciel de gestion de projet collaboratif pour organiser ce projet et votre équipe a pu terminer son travail beaucoup plus rapidement que d’habitude. Cela serait considéré comme une réussite puisqu’il y a eu un résultat positif.

Les réussites doivent être partagées avec d’autres personnes dans votre organisation qui pourraient bénéficier de vos apprentissages. Si le nouveau logiciel de gestion de projet a aidé votre équipe, il aidera probablement aussi les autres !

Problème

Un problème est un élément survenu dans votre projet qui a conduit à un résultat négatif. Peut-être aviez-vous besoin de l’équipe informatique pour ce projet mais elle était occupée, ce qui a retardé la date de début. C’est considéré comme un problème car cela a eu un impact négatif sur votre travail.

Les problèmes doivent également être inclus dans votre modèle de leçons apprises et discutés avec les parties prenantes du projet afin que des changements puissent être apportés pour éviter que le même problème ne se reproduise à l’avenir. Dans cet exemple, vous pourriez parler à la direction d’embaucher davantage de personnel informatique pour ne plus avoir à attendre que de l’aide soit disponible.

Quand utiliser un modèle de leçons apprises ?

Un modèle de leçons apprises doit être utilisé à la fin de la phase de clôture du projet. C’est le moment où les équipes de gestion de projet peuvent recueillir le plus d’informations, car elles peuvent analyser le projet avec du recul. Le modèle de leçons apprises s’applique à tout projet, quel que soit sa taille ou sa complexité, et peut même être utilisé pour une analyse des écarts ou une analyse des causes profondes.

Certains chefs de projet peuvent utiliser un rapport de leçons apprises plus souvent, par exemple à la fin de chaque étape du projet ou chaque fois qu’un jalon est atteint. Cela crée une atmosphère d’amélioration continue qui contribue à assurer le succès du projet, généralement utilisée dans la gestion de projet lean, le kanban et d’autres méthodologies.

Bien que ce modèle soit utile, vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion de projet pour mieux suivre vos projets en temps réel. Le tableau de bord en temps réel de ProjectManager est utile pour surveiller en permanence les données du projet tout au long de chaque phase. Puis, en quelques clics, créez des rapports et partagez-les avec les parties prenantes afin qu’elles disposent des dernières informations. Commencez gratuitement avec ProjectManager.

Comment utiliser ce modèle gratuit de leçons apprises pour Excel

Ce modèle de leçons apprises est conçu pour être utilisé chaque fois que l’équipe projet atteint un jalon du projet. Vous pouvez l’utiliser à un moment d’arrêt dans votre projet pour analyser une section spécifique du travail ou attendre la fin du projet pour examiner l’ensemble. Cela dépend de la durée et de la complexité de votre projet, mais la plupart des gens utilisent ce document une fois à la fin du projet.

Commencez par télécharger le modèle de leçons apprises pour Excel. La première section à remplir est celle des informations sur le projet.

1. La section des informations sur le projet

Dans cette section, vous ajouterez quelques informations sur le projet, afin que si ce document est partagé, d’autres parties prenantes comprennent à quoi il se réfère. C’est également utile pour que, lorsque vous relirez ce document plus tard, vous vous souveniez de quel projet il s’agissait.

• Date d’aujourd’hui : Saisissez la date du jour
• Nom du projet : Donnez un nom à votre projet, pour pouvoir l’identifier rapidement
• Chef de projet : Indiquez le nom de la personne en charge du projet. Cela peut être un chef de projet ou tout membre de l’équipe responsable du travail
• Notes : Ce champ vous permet d’ajouter toute information pertinente que vous souhaitez
• Idées : Nom du client, parties prenantes, résumé du projet, budget, etc.

2. Enregistrer vos leçons apprises

C’est ici que vous remplirez les éléments que vous avez appris pendant votre projet. Dans ce modèle Excel de leçons apprises, nous avons ajouté trois exemples de « leçons apprises » pour que vous puissiez voir exactement ce qui doit être indiqué dans chaque champ. Détaillons-les ci-dessous :

• RÉUSSITE ou PROBLÈME : Choisissez soit RÉUSSITE, soit PROBLÈME pour classer la leçon. Une réussite est quelque chose de positif qui s’est produit, et un problème est quelque chose de négatif.
• Décrivez ce qui s’est passé : Utilisez ce champ pour donner une description détaillée de la leçon que vous avez apprise.
• Quel a été l’impact ? Ici, décrivez le résultat positif ou négatif et l’impact que cela a pu avoir. Pour une réussite, indiquez le résultat positif obtenu. Pour un problème, décrivez les conséquences négatives que vous avez rencontrées à cause de ce problème.

3. Évaluer l’impact futur et planifier des actions

Ici, vous pouvez expliquer plus en détail l’impact des réussites et des problèmes ainsi que les actions à mettre en œuvre par la suite.

• Comment cela change-t-il les projets futurs ? Dans ce champ, notez vos réflexions sur la façon dont cette leçon pourrait influencer les futurs travaux. Réfléchissez à la manière dont d’autres personnes dans votre organisation pourraient bénéficier de cet apprentissage.
• Actions : Ajoutez les étapes concrètes qui seront prises pour traiter la réussite ou le problème. Chaque ligne doit comporter un élément d’action, même si c’est aussi simple que « surveiller pour voir si cela se reproduit ». C’est la partie la plus importante du modèle, car vous y définissez les étapes pour vous améliorer.

Pourquoi utiliser ce modèle de leçons apprises ?

Il existe une célèbre citation qui dit : « La folie, c’est de faire toujours la même chose et d’attendre des résultats différents. » Cela est particulièrement vrai en entreprise, où il est courant de voir des équipes continuer à faire les choses « comme on l’a toujours fait ». Puis ces équipes se demandent pourquoi les résultats ne s’améliorent pas.

Avantages d’utiliser un modèle de leçons apprises pour Excel

Ce modèle de leçons apprises est un excellent moyen de documenter les enseignements tirés afin de ne pas répéter les mêmes erreurs, surtout lorsqu’il est utilisé en complément d’un logiciel de reporting. Cette pratique vous aide également à apporter des changements aux processus, aux équipes et aux systèmes pour garantir que les projets futurs soient plus réussis que les précédents.

Les modèles de leçons apprises sont une excellente source d’informations lors de la planification d’un projet. Votre organisation doit les utiliser pour disposer de données qualitatives et quantitatives à analyser à chaque lancement d’un nouveau projet ou programme.

Inconvénients d’utiliser un modèle de leçons apprises pour Excel

Comme indiqué, un modèle de leçons apprises est utile lors de la phase de clôture d’un projet. Cependant, il a un objectif unique : documenter les réussites et les échecs. En plus, c’est un modèle Excel, donc un document statique, long à mettre à jour et parfois difficile à partager. La multiplication des copies peut semer la confusion dans votre équipe.

Si vous prévoyez de gérer des projets, vous devriez utiliser un logiciel de gestion de projet qui vous permet de suivre les tâches, les coûts et de collaborer avec votre équipe en temps réel. ProjectManager vous permet de faire cela et bien plus encore avec des diagrammes de Gantt en ligne, des tableaux kanban, des calendriers de projet et des tableaux de bord. Avec ProjectManager, vous pouvez utiliser votre modèle de leçons apprises pour planifier de nouveaux projets.

Transformez votre modèle de leçons apprises en plan d’action avec ProjectManager

Si vous trouvez ce modèle utile, vous allez également adorer nos outils. Des équipes du monde entier utilisent notre logiciel de gestion de projet pour rester organisées et améliorer leur productivité. Pour identifier les réussites et les problèmes, vous devez surveiller et suivre votre progression en temps réel, ce que ProjectManager fait grâce à ses tableaux de bord en direct. Vous obtenez des retours instantanés sur l’avancement de vos projets, sans attendre la fin pour tirer des enseignements précieux.

Le tableau de bord offre une vue d’ensemble du projet, mais souvent des problèmes couvent sous la surface et ne se manifestent que lorsqu’ils deviennent sérieux. ProjectManager offre aux utilisateurs des outils de suivi de projet pour aller plus loin grâce à des fonctionnalités de reporting qui filtrent les données pour obtenir uniquement les informations souhaitées. Ces rapports sont faciles à partager et à archiver sur le logiciel, qui dispose d’un stockage de fichiers illimité.

L’équipe projet recueille ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas sur le terrain. ProjectManager propose une plateforme collaborative qui offre à chacun les outils pour commenter au niveau des tâches, y compris la possibilité de joindre des fichiers et des images pour documenter réussites et problèmes. Chaque fois qu’un commentaire est ajouté, les membres concernés sont avertis par email. Si vous devez inviter un autre membre de l’équipe, il suffit de le taguer. C’est aussi simple que cela.

ProjectManager est un moyen d’apprendre des leçons de vos projets passés et de garder les données historiques à portée de main, mais c’est bien plus que cela. Planifiez, surveillez et générez des rapports sur chaque phase de votre projet tout en recueillant les leçons apprises. Inscrivez-vous ici pour l’essayer gratuitement pendant 30 jours.