Toutes les bonnes choses ont une fin. Les projets ne font pas exception. Il est nécessaire de définir des critères de clôture afin que, lorsque votre projet se termine, vous puissiez fermer et transférer la bonne documentation aux bonnes personnes. La fin d’un projet n’est qu’une phase parmi d’autres, et ce modèle de clôture de projet gratuit pour Word peut vous aider à finaliser votre projet correctement.
Qu’est-ce qu’un modèle de clôture de projet ?
Un modèle de clôture de projet est un document standardisé, ou un ensemble de documents, utilisé pour finaliser et clôturer officiellement un projet. L’objectif est de capturer les informations essentielles du projet pour référence future, notamment les renseignements du projet, l’acceptation des livrables, les données budgétaires prévues vs réelles, les ressources, la satisfaction des parties prenantes et un rapport final de projet.
Ce modèle garantit que tous les projets sont clôturés de manière standardisée. Il fournit également un registre clair des résultats et responsabilités du projet, utile pour les projets futurs.
Utiliser la vue liste de ProjectManager vous offre plus de contrôle et de connectivité pour rationaliser le processus. Comme notre outil est basé sur le cloud, les parties prenantes, les équipes et les fournisseurs peuvent accéder aux informations de n’importe où et à tout moment pour valider le travail. De plus, vous pouvez utiliser nos rapports détaillés pour obtenir toutes les données nécessaires avant la clôture, afin de les réutiliser dans vos futurs projets. Vous pouvez même créer des modèles personnalisés à partir de projets existants pour ne pas repartir de zéro. Commencez gratuitement.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle de clôture de projet
Les chefs de projet travaillent dur pour planifier et exécuter leurs projets, mais il est essentiel de ne pas négliger la fin. Cette phase est tout aussi importante que les autres et nécessite la même attention. La clôture de projet, en tant que dernière phase, est le moment où tous les documents doivent être signés et finalisés et où tous les rapports doivent être remis. Par conséquent, notre modèle de clôture de projet est essentiel si vous souhaitez conserver une documentation complète de votre projet.
Idéalement, vous devriez suivre une liste de contrôle procédurale pour clôturer votre projet avant de passer à l’affectation suivante. Cela inclut l’analyse des leçons tirées tout au long du projet. Qu’auriez-vous fait différemment ? Quelles méthodes se sont avérées efficaces ? En collectant ces informations, vous évitez de répéter les mêmes erreurs et vous renforcez les techniques qui ont prouvé leur efficacité.
Approbations finales des parties prenantes lors de la clôture
Viennent ensuite les approbations. Vous devrez les obtenir de vos parties prenantes. Elles devront littéralement valider le projet, alors recueillez ces signatures ! Il y a aussi les contrats établis avec les membres de l’équipe, les prestataires et les fournisseurs. Vous devez vérifier qu’ils ont été correctement exécutés, puis les clôturer. Il est impossible de passer d’un projet à un autre sans résoudre ces éléments.
Clôturer les finances et les ressources dans le rapport de clôture
L’aspect financier est une partie importante de la phase finale. Vous devrez établir une liste des coûts complets et définitifs du projet pour vous assurer que le budget a été respecté. C’est également à ce moment que vous effectuerez les paiements aux membres de l’équipe, aux prestataires et aux fournisseurs, ainsi que pour les services utilisés durant le projet. Assurez-vous que tout le monde soit payé !
La fin d’un projet conduit souvent au début d’un autre, donc une autre responsabilité consiste à organiser le transfert afin de faciliter la transition. Vous pourrez ensuite libérer les ressources, archiver la documentation et, pour finir, célébrer la réussite du projet. Ce dernier point n’est pas anodin. L’équipe a travaillé dur : en la récompensant, vous renforcez la loyauté et favorisez la rétention des meilleurs talents pour vos futurs projets.
Qui devrait utiliser un rapport de clôture de projet ?
Plusieurs rôles au sein d’une organisation peuvent utiliser un rapport de clôture de projet. Les chefs de projet l’utilisent généralement le plus, car ils sont responsables de s’assurer que le projet est officiellement clôturé et que les livrables sont acceptés. Ils s’en servent pour guider le processus de clôture et fournir un enregistrement complet du projet.
Les sponsors de projet peuvent l’utiliser pour accepter formellement les livrables et confirmer que tous les objectifs ont été atteints. Ils s’en servent pour valider officiellement les résultats du projet. Les membres de l’équipe peuvent également utiliser un modèle de clôture de projet pour contribuer à la section « leçons apprises », offrant des informations précieuses sur ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré.
Comment utiliser ce modèle de clôture de projet pour Word
Vous avez téléchargé notre modèle gratuit, mais s’il reste simplement sur votre disque dur, il ne sert à rien. Vous devez l’utiliser comme un outil essentiel dans la dernière étape de votre projet. C’est un excellent support pour rassembler toutes les informations nécessaires à une clôture adéquate du projet. Voici comment commencer.
1. Informations sur le document
Ce champ vous permet de commencer à organiser les documents qui circulent depuis le début du projet. Notez l’identifiant du document, son propriétaire et la date à laquelle il a été émis pour la première fois. Ensuite, indiquez la dernière date d’enregistrement afin de garantir que vous disposez des données les plus récentes. Enfin, écrivez le nom du document. Toutes ces informations sont essentielles pour clôturer correctement vos documents.
2. Historique du document
Ici, vous collectez l’historique de chaque document au fur et à mesure des modifications intervenues au cours du cycle de vie du projet. Dans une première colonne, indiquez la version du document. Dans la suivante, inscrivez la date d’émission. La dernière colonne sert à expliquer les modifications apportées. Cela permet de garder une trace claire de l’évolution du projet et des ajustements effectués.
3. Approbation du document
C’est ici que vous recueillez les validations. Chaque personne responsable est répertoriée dans la première colonne selon son rôle : sponsor du projet, groupe de révision, chef de projet et toute autre fonction pertinente. Chacune doit approuver les documents collectés pour la clôture du projet en imprimant, signant et datant l’approbation. Ce n’est qu’à ce moment-là que le document peut être considéré comme finalisé.
Exemples de situations où utiliser un rapport de clôture de projet
Tous les travaux réalisés par projet peuvent bénéficier d’un processus de clôture structuré. Voici quelques exemples de secteurs clés et comment ils peuvent utiliser ce modèle.
- Rapport de clôture en construction : Un chef de projet construction peut l’utiliser pour remettre officiellement les bâtiments terminés aux clients. Il peut aussi s’en servir pour documenter les inspections finales, les listes de réserves et les informations de garantie. Cela fournit un dossier utile pour la maintenance ou les rénovations futures.
- Rapport de clôture de projet informatique : Les professionnels de l’informatique peuvent utiliser ce modèle de clôture pour finaliser le développement logiciel ou les mises à niveau d’infrastructure. C’est l’endroit idéal pour transférer la propriété aux équipes d’exploitation et conserver un historique pour la maintenance future des systèmes.
- Rapport de clôture de projet manufacturier : Dans les projets manufacturiers, ce document aide à finaliser les projets de développement de produits, les installations d’équipement ou les améliorations de processus. Le document garantit le respect des normes réglementaires et fournit un registre utile pour les productions futures.
- Rapport de clôture de services professionnels : Les équipes de services professionnels peuvent utiliser un modèle de clôture pour préparer un rapport final destiné au client qui résume les résultats du projet, son périmètre, ses objectifs et les retours obtenus. Il peut mettre en lumière les réussites du projet et les défis rencontrés.
Conseils pour utiliser un modèle de clôture de projet
Clore un projet, ce n’est pas seulement remettre le livrable final à votre partie prenante dans les délais et dans le budget. La clôture de projet est la dernière étape de la gestion de projet pour une bonne raison. Elle permet de régler tous les détails restants et de s’assurer que le projet est terminé correctement. Le dernier scénario souhaitable serait d’avoir à gérer des validations ou des contrats ouverts une fois que vous êtes déjà engagé dans un autre projet.
Comme pour toute autre étape du projet, il existe de bonnes pratiques pour le clôturer. Voici quelques conseils pour vous aider à terminer votre projet de manière appropriée.
Élaborer un plan
Ne faites pas l’erreur d’attendre la dernière minute pour déterminer comment clôturer votre projet. Tout comme vous planifiez son exécution, vous devez prévoir un processus pour sa fermeture. Définissez donc la procédure dans la charte de projet dès le début et assurez-vous que vos parties prenantes la valident.
Obtenir les validations
Faire signer les livrables finaux par les parties prenantes semble évident, mais même cette étape essentielle peut être oubliée dans la précipitation qui suit la fin du projet. Préparez un document qui revoit les étapes menant au livrable final, y compris l’examen des objectifs, du livrable, des critères de réussite, de la maintenance après mise en service, ainsi qu’un espace pour les signatures d’approbation.
Leçons apprises
Parfois appelée post-mortem, cette étape consiste à réfléchir avec votre équipe au projet qui vient d’être terminé pour discuter de ce qui a fonctionné et de ce qui n’a pas fonctionné. Parlez du leadership, des réussites, des difficultés et des moyens d’économiser du temps et de l’argent, tout en améliorant la qualité. Documentez cette analyse, car elle doit être archivée et réutilisée comme donnée historique pour évaluer la faisabilité de futurs projets similaires.
Archiver le projet
L’étape des leçons apprises nécessite une documentation qui doit ensuite être accessible pour guider des projets similaires. Elle peut servir de résumé, mais vous devez archiver toute la documentation du projet une fois celui-ci terminé. Cela aidera à planifier de nouveaux pro
Comment utiliser un modèle de clôture de projet dans ProjectManager
Vous disposez de ce modèle pour rassembler tous les documents de votre projet au même endroit et les suivre, ce qui est très utile. Mais imaginez que ce document ne soit pas autonome et statique, mais intégré directement dans votre logiciel de gestion de projet. Eh bien, vous n’avez plus besoin d’imaginer. Avec ProjectManager, vous pouvez transformer ce qui est essentiellement une liste de contrôle en un outil bien plus puissant.
Une grande partie du travail de clôture peut être automatisée. Configurez des notifications et partagez des documents grâce à la plateforme cloud de ProjectManager. Cela garantit que chacun puisse finaliser sa partie du travail quand il le souhaite et selon son propre emploi du temps. C’est bien plus pratique que d’essayer de réunir des personnes occupées dans la même pièce ou de faire circuler un document papier risquant de se perdre.
Encore mieux, ProjectManager s’intègre à de nombreuses autres applications pour faciliter davantage la clôture d’un projet. Par exemple, pour suivre tous les comptes ayant facturé au cours du cycle de vie du projet — y compris les commissions, frais et primes — vous pouvez intégrer un outil de facturation en ligne. Cela aide à payer vos ressources, mais aussi les fournisseurs, tout en renforçant des relations solides et durables. Vous établissez ainsi de meilleures bases pour votre prochain projet.
Autres modèles pour compléter votre modèle de clôture de projet
La clôture de projet est l’une des cinq phases d’un projet et, comme les autres, ce n’est pas simplement fermer la porte et éteindre les lumières. Mettre fin à un projet demande beaucoup de travail, et pour vous accompagner dans ce processus, nous proposons d’autres modèles gratuits de gestion de projet pour tout gérer.
Modèle de leçons apprises
Nous avons évoqué l’importance de documenter à la fois les problèmes rencontrés et les éléments positifs du projet. Notre modèle gratuit de leçons apprises a été conçu pour vous aider à capturer toutes ces informations dans une feuille de travail. Le modèle comprend deux catégories — réussites et problèmes — ainsi qu’un espace pour noter la date, le projet, le responsable, les remarques et toutes les idées issues de la discussion.
Modèle de budget de projet
Lors de la revue finale de votre projet, vous devrez vérifier votre budget et vos dépenses pour vous assurer que les montants correspondent à ce qui était prévu. Notre modèle de budget gratuit peut vous aider dans cette démarche en vous permettant d’entrer votre budget et vos dépenses afin de comparer les calculs. Vous pourrez y recueillir les coûts de main-d’œuvre, de matériaux et autres postes, puis comparer votre budget prévu au budget réel.
Essayez ProjectManager gratuitement pendant 30 jours
La bonne manière de clôturer un projet n’est qu’une des nombreuses phases de la planification, du suivi et du reporting d’un projet. Toutes ces phases, et bien plus encore, sont prises en charge par les nombreux outils et fonctionnalités de ProjectManager, un logiciel primé.
Avec ProjectManager, vous bénéficiez d’un programme cloud qui vous permet de gérer vos projets en ligne et de collaborer plus facilement avec les membres de votre équipe et vos parties prenantes. Notre logiciel est régulièrement classé numéro 1 des applications de gestion de projet par GetApp de Gartner.
Découvrez par vous-même pourquoi toutes les personnes qui dirigent un projet, grand ou petit, affirment que ProjectManager facilite leur travail et les aide à être plus productives et efficaces. Visitez ProjectManager pour essayer le logiciel gratuitement pendant 30 jours et dites-nous ce que vous en pensez !