Es un cliché decir que nada es constante salvo el cambio, pero los clichés surgen de las verdades. Los gerentes de proyectos lo entienden y trabajan duro para crear planes de gestión de cambios que garanticen que sus proyectos se desarrollen sin problemas. El software de gestión de proyectos también ayuda, pero si no estás listo para actualizarlo, tenemos plantillas de gestión de cambios gratuitas para ayudarte.
Si buscas otras plantillas de gestión de proyectos gratuitas, estás en el lugar correcto. Nuestro sitio es un centro de contenido relacionado con el campo, con blogs semanales, videos y plantillas gratuitas. Hay plantillas descargables para cada fase del ciclo de vida del proyecto. Hemos seleccionado las mejores plantillas de gestión de cambios y las hemos enumerado a continuación.
1. Plantilla de plan de gestión de cambios
Un plan de gestión de cambios es un documento que explica en detalle cómo una organización gestionará los cambios del proyecto. Describe los roles y responsabilidades del equipo de gestión de cambios, el proceso de evaluación de solicitudes de cambio y los procedimientos y documentación que se utilizarán.
Esta plantilla gratuita de plan de gestión de cambios para Word incluye herramientas para establecer un proceso de gestión de cambios en tus proyectos, incluyendo un registro de cambios, mapa de partes interesadas, cuadrícula de análisis costo-beneficio y más.
Por muy útil que sea esa plantilla, no se compara con ProjectManager. Nuestros sólidos diagramas de Gantt van más allá de una hoja de cálculo y una línea de tiempo: puedes vincular los cuatro tipos de dependencias para evitar retrasos y establecer una línea base para capturar el costo, los recursos y el cronograma de tu plan. El software informa automáticamente sobre el esfuerzo planificado frente al real en tiempo real. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
2. Plantilla de análisis de brechas
Por definición, el cambio te lleva de un punto a otro. Puede que no sea algo que desees, pero con frecuencia es lo que el cliente quiere. Entrega una orden de cambio y, una vez aprobada, es tu trabajo averiguar cómo pasar del punto A al punto B. La plantilla gratuita de análisis de brechas para Excel te ayuda a analizar dónde estás y adónde quieres llegar.
Un análisis de brechas no es exclusivo de la gestión de cambios. Con frecuencia se usa para ayudar a las organizaciones a alcanzar objetivos a largo plazo, mantenerse innovadoras y mejorar sus procesos. Esta herramienta te ayuda a reunir la información necesaria para implementar el cambio a través de un plan revisado, incluyendo los recursos requeridos y el plazo de ejecución.
3. Plantilla de evaluación de preparación al cambio
Evaluar la preparación de tu equipo antes de un cambio es fundamental para garantizar que su implementación sea viable. Para ello, es necesario evaluar diferentes áreas que influyen en el proceso, como la resistencia al cambio, la disponibilidad de recursos, la planificación de la comunicación y más.
El proceso de evaluación de preparación al cambio ayuda a los gerentes de proyectos a comprender qué acciones son necesarias para preparar a su organización, como capacitar a los empleados, identificar a los interesados y establecer canales de comunicación.
4. Plantilla de evaluación del impacto del cambio
Las organizaciones necesitan estimar el impacto potencial que un cambio podría tener en sus finanzas, su capacidad operativa, el proceso de incorporación de proyectos, la capacidad de recursos y otras áreas afectadas antes de implementarlo, para comparar sus beneficios con los riesgos potenciales.
Los formularios de evaluación del impacto del cambio son ideales para listar todas las variables que deben considerarse al evaluar el impacto de un cambio y asignarles valores numéricos.
5. Plantilla de plan de implementación de cambios
Implementar un cambio requiere mucha planificación. Primero, las organizaciones identifican las tareas que deben ejecutarse, elaboran un cronograma, asignan recursos, estiman los costos y elaboran un presupuesto.
Esta plantilla gratuita ayuda a los gestores de cambios a listar tareas, indicar a quién están asignadas, sus fechas de vencimiento, duración y otros detalles que facilitan el seguimiento del proceso de implementación del cambio.
6. Plantilla de plan de proyecto
Esto nos lleva al siguiente punto en nuestra lista. En un análisis de brechas construyes un plan de acción, pero nuestra plantilla gratuita de plan de proyecto para Word completa las piezas que faltan. Ahora tienes una herramienta para delimitar el trabajo y dividirlo en partes pequeñas que faciliten su ejecución y gestión.
Además de listar todas las actividades y tareas que implementan el cambio, puedes anotar hitos, fases y los requisitos de recursos necesarios. Algunos campos capturan el cronograma, las dependencias de tareas, supuestos y restricciones. También hay espacio para estimar el presupuesto, agregar un registro de riesgos y definir el proceso de gestión de cambios.
7. Plantilla de línea de tiempo del proyecto
Parte del plan, quizás uno de los aspectos más críticos, es el cronograma. Puedes crearlo con nuestra plantilla gratuita de línea de tiempo de proyecto para Excel. Hay una hoja de cálculo que lista tus tareas, fechas de inicio, fechas de finalización y duración. A medida que las agregas, se muestra una línea de tiempo visual a la derecha. Puedes codificar las fases con colores y ver la línea de tiempo del cambio en una sola página.
8. Registro de cambios
Una parte clave de cualquier plan de gestión de cambios es el registro de cambios. Así es como controlas los cambios en tu proyecto. Nuestra plantilla gratuita de registro de cambios para Excel proporciona a los gerentes de proyectos mayor visibilidad. El cambio ha sido identificado y los miembros del equipo han sido asignados para responder. Por lo tanto, tienen responsabilidad y puedes hacer seguimiento del esfuerzo.
Una vez que descargues la hoja de cálculo gratuita, puedes numerar el cambio para facilitar la identificación de cuál cambio estás siguiendo. Hay espacio para anotar cuándo se identificó el cambio, quién fue asignado para responder y cuál es la prioridad. También puedes anotar el estado para dar mejor seguimiento a su ciclo de vida.
9. Plantilla de análisis de partes interesadas
Ya sea que los cambios provengan de los interesados o no, ellos tienen interés en el proyecto. Los gerentes de proyectos deben mantenerlos actualizados sobre el progreso e informarles de cualquier cambio. Nuestra plantilla gratuita de análisis de partes interesadas para Excel es una excelente herramienta para identificarlas y gestionarlas.
Encontrarás campos para definir a los interesados, su cargo, correo electrónico e influencia en el proyecto (alta, media o baja). También puedes anotar la relación de cada interesado con el proyecto, su prioridad, experiencia y habilidades relevantes. Finalmente, hay un espacio para definir cómo comunicarse con cada uno, incluyendo la frecuencia.
10. Plantilla de plan de comunicación
La comunicación es uno de los aspectos más importantes de la gestión de cambios. Lo peor de un cambio en tu proyecto es no reconocerlo. Debe haber transparencia y para eso necesitas nuestra plantilla gratuita de plan de comunicación para Word.
Esta plantilla cubre todo: los antecedentes del proyecto, su visión y objetivos, metas y plazos, personal y herramientas de comunicación, plan de comunicación y registro de resultados. También hay espacio para el análisis de situación, lecciones aprendidas, mensajes, canales de distribución, cronograma y, por supuesto, los interesados.
11. Plantilla de análisis costo-beneficio
No todos los cambios son una prioridad. Por eso debes anotar la prioridad para saber cómo responder. Una forma de hacerlo es con nuestra plantilla gratuita de análisis costo-beneficio para Excel. Es una de las plantillas de gestión de cambios a la que acudirás con mayor frecuencia. Puede ayudarte a decidir si el cambio vale la inversión.
Algunos cambios no son debatibles. Si hay un problema de calidad, debe abordarse. Sin embargo, no todos los cambios son iguales. Con la plantilla gratuita, puedes comparar costos cuantitativos con beneficios cuantitativos para calcular si la inversión vale los beneficios que obtienes del cambio.
12. Plantilla de presupuesto de proyecto
Los cambios cuestan dinero. Para garantizar que esos costos estén dentro de tu presupuesto, o que puedas compensarlos en términos del cronograma o alcance del proyecto, puedes usar nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto para Excel.
Un presupuesto te ayuda a estimar todas las tareas que conforman tu proyecto, incluyendo los recursos que necesitarás. Puede aplicarse solo al cambio o puedes agregar margen en el presupuesto para cubrir los cambios que se consideren necesarios.
13. Plantilla de solicitud de cambio
Los gerentes de proyectos de construcción conocen bien el cambio. Se enfrentan a proyectos complejos y la gestión de cambios es esencial para mantenerlos en marcha. Por eso siempre usan un formulario de solicitud de cambio, y tú también puedes hacerlo descargando esta plantilla gratuita de orden de cambio para Word.
El formulario de solicitud de cambio tiene un espacio para escribir por qué se solicita el cambio, la oportunidad que ofrece al proyecto y una descripción del cambio. Puedes agregar el costo involucrado y la duración estimada. Hay un costo total y una línea de firma para garantizar que todos hayan acordado el precio, el cambio y el plazo.
ProjectManager facilita la gestión de cambios
Algunas de las plantillas gratuitas de gestión de cambios enumeradas anteriormente son útiles, pero algunas pueden resultar frustrantes ya que deben implementarse manualmente. Las versiones antiguas pueden causar errores costosos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado con las funciones necesarias para planificar, gestionar y hacer seguimiento de tu plan de gestión de cambios en tiempo real.
Trabaja en múltiples vistas del proyecto
Los gerentes de proyectos crearán el plan de gestión de cambios en un diagrama de Gantt, pero los equipos usan diferentes herramientas para implementar esos cambios. Por eso contamos con múltiples vistas de proyecto que se actualizan en tiempo real para que todos trabajen siempre con la información más reciente. Ya sea que los equipos usen tableros kanban para visualizar su flujo de trabajo o una lista de tareas robusta, nuestra herramienta te da la libertad de servir a equipos multifuncionales.
Haz seguimiento del progreso en paneles en tiempo real
En lugar de usar plantillas estáticas de gestión de cambios para hacer seguimiento, contamos con paneles en tiempo real que te dan una vista de alto nivel del proyecto. Capturan datos en vivo y los muestran en gráficos fáciles de leer que muestran la salud general del proyecto, costos, tiempo, carga de trabajo y más. Sin configuraciones que consuman tiempo. Es plug-and-play.
¿Quieres más detalle? Usa nuestros informes personalizables. Se generan con un solo clic y pueden filtrarse para mostrar solo los datos que deseas ver. Compártelos con tus interesados para mantenerlos actualizados sobre los cambios en el proyecto.
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La gestión de cambios es un campo amplio. Las plantillas de gestión de cambios solo rozan la superficie. ProjectManager no solo es un software de gestión de proyectos superior, sino también un sitio donde aprender sobre cada fase de la gestión de proyectos. Aquí encontrarás contenido relacionado con la gestión de cambios.
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ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que empodera a los equipos para planificar, gestionar y hacer seguimiento de los cambios en sus proyectos. Nuestra plataforma colaborativa conecta equipos de diferentes departamentos o continentes, permitiéndoles compartir archivos, hacer comentarios y más. Además de fomentar la colaboración, contamos con funciones de gestión de tareas, riesgos y recursos para mantener a los equipos productivos y los proyectos en plazo. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.