Ya sea que necesites definir objetivos de comunicación o identificar interesados y canales, puedes usar esta plantilla de plan de comunicación para Word para programar las comunicaciones del proyecto y establecer un ciclo de retroalimentación que mantenga a todos informados. Al formular tu plan de comunicación durante la fase de planificación del proyecto, te aseguras de que la información se difunda de manera clara y correcta a quien la necesite.
¿Qué es una plantilla de plan de comunicación?
Una plantilla de plan de comunicación es un documento estructurado que define cómo se compartirá la información a lo largo del proyecto o dentro de la organización. Ayuda a garantizar que la información adecuada llegue a las personas correctas en el momento oportuno, reduciendo malentendidos y fomentando la colaboración efectiva.
Esta plantilla en Word contribuye a lograr una comunicación coherente y efectiva, y puede reducir malentendidos y conflictos. Como marco estructurado, también ayuda a ahorrar tiempo y promueve la transparencia.
Para descargar esta plantilla gratuita de plan de comunicación, haz clic en la imagen.
¿Por qué necesitas una plantilla de plan de comunicación?
La comunicación es la columna vertebral de cualquier proyecto. O mejor dicho, una buena comunicación lo es. Con esta plantilla gratuita de plan de comunicación, puedes asegurarte de que la documentación del proyecto, los mensajes, los datos e informes sean lo más claros y eficaces posible.
Esta plantilla describe cómo compartirás información con tu equipo de proyecto y partes interesadas para que sea recibida correctamente y dirigida a las personas adecuadas. También especifica el cronograma en el que lo harás. Además, esta plantilla te permite registrar los objetivos, interesados, estrategias y actividades relacionadas con tus comunicaciones.
Piensa en esta plantilla como:
- Un repositorio para tus objetivos de comunicación;
- Cómo planeas lograr esos objetivos;
- En qué plazo y con qué esfuerzo cumplirás esas metas; y finalmente,
- Las métricas para medir si has tenido éxito.
Algunos momentos son mejores que otros para utilizar tu plantilla de plan de comunicación. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto grande con muchos recursos, proveedores, gerentes, etc., querrás una entrega de comunicaciones más estructurada. Así te aseguras de que se estén cubriendo las necesidades de todos.
La comunicación informal también es crucial para el éxito del proyecto. Es recomendable considerar que, por muy útil que sea esta plantilla, debe haber un punto específico que te recuerde mantener conversaciones informales con miembros del equipo, partes interesadas e incluso proveedores.
Sin embargo, esta plantilla gratuita es un documento estático. Si deseas llevar tu planificación, seguimiento e informes al siguiente nivel, entonces necesitas una herramienta de planificación de proyectos en línea y colaborativa.
¿Cuándo usar esta plantilla de plan de comunicación?
Idealmente, la plantilla de plan de comunicación debe utilizarse durante la fase de planificación del proyecto, pero este documento debe refinarse a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Ayuda a establecer un marco de comunicación claro desde el inicio para que todos comprendan mejor cómo y cuándo recibirán la información. También puede ser útil durante la fase de ejecución del proyecto para evaluar la efectividad del plan de comunicación. Si la comunicación no está funcionando, puede ajustarse.
- En manufactura, esta plantilla puede ayudar a una planta a implementar un nuevo sistema ERP para identificar a los interesados y enviar actualizaciones oportunas sobre cambios en el sistema
- En construcción, si una empresa está edificando un nuevo edificio comercial, la plantilla puede servir para registrar y comunicar incidentes clave de seguridad y órdenes de cambio
- En marketing, la plantilla de plan de comunicación puede asegurar mensajes coherentes, gestionar la percepción pública y promocionar productos de forma eficaz
¿Cómo usar esta plantilla de plan de comunicación para Word?
Ahora que ya descargaste tu plantilla de plan de comunicación para Word, es momento de usarla en tu proyecto. Aunque este documento es ideal para proyectos grandes (ya que las comunicaciones en los pequeños son menos complejas), incluso si trabajas en uno más pequeño, es útil familiarizarte con cómo organizar y gestionar las comunicaciones, pensando en futuros proyectos más complejos.
Para comenzar, completa las siguientes secciones de la plantilla:
Antecedentes
Esta sección te pide que describas tu plan de comunicación en contexto para obtener el respaldo de los interesados y del equipo. Algunos de los aspectos que abordarás aquí son:
- Visión y objetivos: Sé claro respecto al motivo por el cual existe el plan de comunicación. Puede haber varias razones—¿cuáles son? Asegúrate de registrar las metas y objetivos desde el inicio.
- Metas y plazos: Al definir las metas, debes colocarlas dentro de un marco temporal. Nada se logra sin una fecha límite.
- Personal y herramientas de comunicación: Para que las comunicaciones funcionen, debe haber una persona o grupo encargado del proceso. ¿Quiénes son y qué herramientas usan: correo, mensajes de texto, etc.?
- Evaluar la efectividad: No sabrás si tus comunicaciones están funcionando si no mides los resultados. Establece métricas para verificar qué tan bien está funcionando el plan y conserva los datos como referencia futura.
- Hacer un plan: Parece obvio, pero debe decirse: todo esto requiere planificación. No empezarías un proyecto sin planificarlo y programarlo antes, así que aplica ese mismo criterio a la comunicación.
- Registrar los resultados: Como parte del proceso de evaluación, una vez finalizado el proyecto, tómate el tiempo para analizar qué tan efectivo fue el plan de comunicación. Aprenderás mucho: qué repetir y qué mejorar para la próxima vez.
Análisis de la situación
Aquí abordarás las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas inherentes al plan de comunicación. Las fortalezas incluyen los puntos donde tu equipo se destaca comunicando; las debilidades, donde la comunicación no está funcionando bien. Las oportunidades son áreas con potencial de mejora. Las amenazas son problemas que pueden hacer fracasar todo el proceso. Asegúrate de tener claras estas cuatro áreas y documentarlas con detalle.
Lecciones aprendidas
Es momento de hacer un repaso del historial de comunicaciones en tu organización para detectar tendencias y saber qué mantener y qué corregir. Comienza por listar las comunicaciones básicas que ya se han realizado. ¿Cómo se realizaron y qué tan exitosas fueron? Finalmente, documenta lo que has aprendido a partir de este análisis.
Objetivos
Ya has descrito los antecedentes, ahora es momento de mirar hacia el futuro y expresar lo que lograrás con este plan de comunicación.
Comienza con una lista simple de tus tres principales objetivos. Asegúrate de que sean muy específicos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en el tiempo. Puedes recordar estos criterios con el acrónimo S.M.A.R.T.
Pautas
Ahora que tienes objetivos, ¿cómo los vas a alcanzar? Las pautas te ayudarán a organizar tus comunicaciones. Haz una lista de cómo deseas que se difundan los mensajes. Esto puede incluir retroalimentación periódica, reuniones, aprobaciones previas al envío, compartir solo información pertinente, etc.
Interesados
Haz una lista del personal clave del proyecto, indicando su nombre, cargo y la información que necesitan conocer. Luego, señala la frecuencia con la que deben recibir esa información. Pide a cada persona que revise y apruebe esta lista para asegurarte de que la información y los tiempos son correctos.
Mensajes
¿Cuáles son tus mensajes clave? Algunas comunicaciones frecuentes en los proyectos incluyen el estado del proyecto, incidencias, riesgos, entregables y recursos del proyecto. Estos serán puntos constantes en la mayoría de tus mensajes.
Canales de distribución
¿A través de qué medio difundirás tus comunicaciones? ¿Cuál es el canal preferido por tu audiencia objetivo? Puede ser correo electrónico, mensajes de texto o incluso material impreso. Identifica el canal correcto y úsalo para asegurarte de que tu mensaje llegue al destinatario.
Recolección de información
Una vez definido el canal, debes crear un documento que reúna la información que enviarás. Indica el nombre del canal, la información requerida, quién la proporciona y en qué plazo.
Calendario de comunicaciones
Ya estás listo para estructurar tu plan de comunicación, comenzando con un calendario. Puedes usar un diagrama de Gantt para visualizar la frecuencia de comunicaciones, como reuniones, boletines, eventos sociales, conferencias, seminarios, alertas, etc.
Eventos de comunicación
Por último, describe con detalle los eventos del calendario de comunicación para que los miembros del equipo los ejecuten a tiempo. Asígnales un número, nómbralos, descríbelos, define su propósito, frecuencia y fecha.
¿Quién debería usar esta plantilla de plan de comunicación?
Varios roles dentro de un proyecto u organización pueden usar esta plantilla. Los gerentes de proyecto la usarán con mayor frecuencia para definir y gestionar las comunicaciones a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La plantilla ayuda a prevenir malentendidos y mantiene alineados a los interesados con los objetivos del proyecto.
Líderes de equipo o supervisores también pueden usarla para mantener informados a los miembros del equipo sobre tareas, plazos y novedades. Ejecutivos y altos directivos podrían utilizar esta plantilla para comunicar iniciativas estratégicas y actualizaciones organizacionales a empleados e interesados. En resumen, cualquier persona que necesite gestionar o controlar el flujo de información en un proyecto u organización se puede beneficiar del uso de esta plantilla.
Plantillas para complementar tu plan de comunicación
Los planes de comunicación abarcan casi todos los aspectos del proyecto. Cuanto mejor te comuniques, mayores serán las probabilidades de entregar un resultado exitoso. Para reforzar tu plan de comunicación, consulta nuestra página de plantillas gratuitas de gestión de proyectos en nuestro sitio web. Allí encontrarás herramientas para ayudarte en cada etapa del proyecto. Aquí tienes algunas que te ayudarán específicamente con tu plan de comunicación.
Plantilla de plan de proyecto
La plantilla gratuita de plan de proyecto te ayuda a organizar todos los elementos de tu plan de proyecto, incluyendo la lista de tareas, recursos y el proceso de comunicación. La comunicación es el medio mediante el cual transmites el plan a tu equipo para que sepan cómo ejecutarlo, pero también es esencial para los interesados. Ellos tienen un interés directo en el plan y deben mantenerse informados.
Plantilla de Matriz RACI
La comunicación debe estar dirigida al público adecuado. Puedes tener un mensaje claro, pero si llega a la persona equivocada, la información será inútil o incluso contraproducente. Para saber quién debe recibir qué, necesitas usar la plantilla gratuita de matriz RACI. Te ayuda a definir los roles de las personas en el proyecto bajo el esquema RACI: responsable, aprobador, consultado e informado. La plantilla enumera a todo el personal del proyecto y sus departamentos, luego codifica sus niveles de responsabilidad usando la matriz RACI para que tus comunicaciones sean más precisas.
Plantilla de informe de estado
Un informe de estado captura la situación del proyecto en un momento determinado. Es una excelente forma de monitorear el rendimiento y verificar si el progreso real está alineado con lo planificado. En otras palabras, un informe de estado es una herramienta de comunicación para que los gerentes de proyecto puedan supervisar el trabajo y comunicarlo a los interesados. Esta plantilla gratuita te permite recopilar toda la información relevante y presentarla de manera clara y fácil de entender.
ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que ofrece herramientas para abordar cada aspecto del proyecto, de principio a fin. Una vez que hayas usado la plantilla gratuita de propuesta de proyecto y estés listo para llevar tu proyecto al siguiente nivel con programación, informes y seguimiento en tiempo real, visita ProjectManager y prueba gratis durante 30 días.