La gestión de cambios es un proceso que permite a los equipos, proyectos y organizaciones pasar del estado actual al estado futuro deseado. Un plan de gestión de cambios lo consigue describiendo los pasos, procesos y actividades que gestionan ese cambio de manera eficaz para garantizar que se implemente correctamente con el mínimo de interrupciones. Descarga esta plantilla de plan de gestión de cambios gratuita para Word y captura la estrategia para comunicar ese cambio, identificar a los interesados, gestionar la resistencia y medir el éxito.
Para descargar esta plantilla gratuita de plan de gestión de cambios para Word, haz clic en la imagen.
Por qué necesitas una plantilla de plan de gestión de cambios
Un plan de gestión de cambios cumple muchas funciones. En el nivel más alto, ayuda a garantizar que los cambios implementados se realicen sin problemas y sin inconvenientes. Estos cambios suelen ayudar a las organizaciones a crecer, ahorrar dinero y mucho más. En el nivel de proyecto, contribuyen a entregarlo con éxito.
Otra razón para usar una plantilla de plan de gestión de cambios es que prepara a los empleados para los cambios y garantiza que todos estén en la misma página: uno de los principios del plan de gestión de cambios es que mejora la comunicación, lo que ayuda a conseguir la aceptación de todos los afectados por el cambio.
Una plantilla de plan de gestión de cambios también reduce las interrupciones que pueden afectar negativamente a la organización o al proyecto. Una de esas interrupciones puede ser la resistencia al cambio. El plan de gestión de cambios puede ayudar a identificar esas causas de resistencia y proporcionar herramientas para superarlas, incluida la formación.
En términos prácticos, el plan de gestión de cambios define las dependencias, proporciona un cronograma para la transición y optimiza los recursos. Esto reduce el tiempo de implementación, identifica a los interesados y prioriza los cambios.
Una vez completada la plantilla de plan de gestión de cambios, el software de gestión de proyectos ayudará a ejecutar ese plan de manera eficiente. ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y carteras con potentes diagramas de Gantt para planificar, gestionar y hacer seguimiento de tu plan de gestión de cambios en tiempo real. Los gerentes pueden vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar retrasos costosos, filtrar por la ruta crítica para identificar las tareas esenciales y establecer una línea base para comparar los costos y el tiempo planificados con los reales. Comienza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
Cuándo usar una plantilla de plan de gestión de cambios
Una plantilla de plan de gestión de cambios se utiliza habitualmente cuando un cambio va a impactar en una organización, un proyecto o el trabajo de una persona, y se requiere un enfoque estratégico para presentar y evaluar las solicitudes de cambio.
El proceso de gestión de cambios debe comenzar lo antes posible identificando los posibles cambios que podrían producirse en el futuro. Sin embargo, algunos sostienen que no es necesario iniciar un plan de gestión de cambios hasta que el cambio se haya producido.
En cualquier caso, cuanto antes mejor. Cuanto más tiempo se permita que un cambio impacte en la organización, el proyecto o la persona, menos control tendrán los gerentes. Por eso, estar preparado, en la medida de lo posible, es lo ideal. Cuanto más rápido pueda responder una organización al cambio, más probable será que pueda hacer la transición sin impactos negativos.
¿Quién debería usar esta plantilla gratuita de plan de gestión de cambios?
Todos los afectados por el cambio requieren cierto grado de participación en el plan de gestión de cambios. En una organización más pequeña, una sola persona puede tener asignadas las responsabilidades de gestión de cambios. También puede ser un líder de equipo, un desarrollador o un administrador de TI.
En organizaciones más grandes, puede haber puestos específicos para la gestión de cambios, como un gerente o coordinador de gestión de cambios. A veces ese rol lo desempeña el gerente de proyecto. En cualquier caso, alguien creará el plan de gestión de cambios y supervisará su implementación.
A menudo hay autoridades o aprobadores de cambios responsables de decidir si un cambio puede llevarse a cabo. Generalmente es una persona, normalmente un gerente senior o ejecutivo de la organización. Algunas organizaciones contarán con un comité asesor de cambios, o el cambio será revisado por pares.
Esos son los profesionales que crean el plan de gestión de cambios y gestionan su implementación. Pero todos, como se señaló anteriormente, tendrán algún punto de contacto con la plantilla de plan de gestión de cambios. Esto incluye a los interesados del negocio, ingenieros o desarrolladores, agentes del servicio de soporte, gerentes de operaciones, gerentes de relaciones con clientes y, por supuesto, el equipo encargado de ejecutar el plan de gestión de cambios.
Cómo usar esta plantilla de plan de gestión de cambios para Word
Una vez que los usuarios descarguen la plantilla de plan de gestión de cambios para Word, encontrarán un documento totalmente personalizable. Pueden añadir o eliminar secciones para adaptar el plan de gestión de cambios a sus procesos. Las secciones incluidas son componentes básicos de cualquier plan de gestión de cambios.
Información, historial y aprobaciones del documento
La primera sección de la plantilla contiene una tabla de información para registrar la identificación del documento, quién es el propietario, cuándo fue emitido, cuándo se guardó por última vez y su nombre de archivo. El siguiente cuadro captura el número de versión, la fecha de emisión y una lista de los cambios realizados. El cuadro de aprobación del documento enumera los roles, nombres, fechas y firmas de los líderes del plan. A continuación, se incluye un índice de contenido.
Guía de la plantilla
Esta sección informativa responde a varias preguntas, como qué es un plan de gestión de cambios, sus elementos clave, el equipo y cómo usar la plantilla de plan de gestión de cambios.
Documentos de gestión de cambios
Esta sección recoge la documentación necesaria para planificar, gestionar e implementar el plan de gestión de cambios.
- Descripción del cambio: Define el propósito del cambio, las áreas de impacto, los objetivos clave, etc.
- Mapa de interesados: Herramienta para medir el nivel de influencia e interés de cada interesado y cómo gestionarlos.
- Análisis de brechas: Utilizado para contrastar el estado actual con el estado futuro deseado.
- Análisis costo-beneficio: Determina si los beneficios del cambio superan los costos.
- Evaluación de preparación para el cambio: Una matriz para evaluar las áreas clave de una organización en términos de su preparación.
- Evaluación del impacto del cambio: Define el impacto potencial del cambio propuesto.
- Plan de implementación: Plan de acción que define los pasos necesarios para implementar el cambio.
- Matriz de riesgos: Determina el impacto y la probabilidad de los riesgos asociados con el plan de implementación del cambio.
- Plan de comunicación: Describe cómo se comunicarán los cambios y los canales de comunicación utilizados.
- Formulario de solicitud de orden de cambio: Documento para que los equipos internos, clientes y otros interesados sugieran cambios.
- Formulario de orden de cambio: Cuando se aprueba un cambio, este formulario se emite para ejecutarlo.
- Registro de cambios: Documento que hace seguimiento de los cambios implementados a lo largo del tiempo.
Equipo de gestión de cambios
Esta sección enumera los roles, nombres, firmas y fechas del equipo de gestión de cambios, a diferencia de lo capturado anteriormente, que se centra en el liderazgo.
¿Qué otras plantillas pueden ayudar con la gestión de cambios?
La plantilla de plan de gestión de cambios es completa y tiene todo lo necesario para planificar cambios potenciales o inminentes, pero es solo una de las más de 100 plantillas gratuitas que los usuarios pueden descargar de nuestro sitio. Hay plantillas de gestión de proyectos gratuitas para Excel y Word que cubren todos los aspectos de la gestión de un proyecto. A continuación, se presentan algunas plantillas gratuitas que pueden ayudar con la gestión de cambios.
Plantilla de registro de cambios
Usa este registro de gestión de cambios gratuito para Excel para capturar los cambios a medida que ocurren y luego hacerles seguimiento durante todo el proyecto hasta que se hayan implementado con éxito o se haya resuelto cualquier incidencia.
Plantilla de evaluación del impacto del cambio
Esta plantilla gratuita de evaluación del impacto del cambio para Excel ayuda a definir el estado actual y el estado futuro deseado mediante una serie de preguntas ponderadas valoradas entre uno y cinco.
Formulario de solicitud de cambio
La plantilla de formulario de solicitud de cambio para Word forma parte del proceso de gestión de cambios más amplio y ayudará a los usuarios a recopilar los datos necesarios para gestionar el cambio y evitar problemas con la carga de trabajo.
Cómo ayuda ProjectManager con la gestión de cambios
La gestión de cambios requiere un seguimiento constante para mantenerse en curso. Las plantillas, por muy útiles que sean, se quedan cortas. Son documentos estáticos que requieren que los gerentes se detengan y los actualicen manualmente. Pero eso no es todo: las plantillas son malas herramientas de colaboración, y la gestión de cambios es un esfuerzo colaborativo. Por eso, los profesionales de la gestión de cambios utilizan software de gestión de proyectos para planificar, gestionar y hacer seguimiento de los planes de implementación del cambio.
Gestiona cambios, riesgos e incidencias
Usa las funciones de gestión de riesgos para identificar riesgos y, si se materializan, hacer seguimiento del proceso de resolución de esas incidencias en tiempo real. Nuestras herramientas de gestión de riesgos permiten a los gerentes describir la solicitud de cambio, quién la solicita, priorizar la solicitud, asignarla a un miembro del equipo para implementar ese cambio y más. La tarjeta de tarea permite definir el nivel de impacto y la probabilidad de que ocurra el riesgo.
Monitorea el progreso, los costos y más
Para garantizar que el plan de gestión de cambios se está implementando según lo programado y sin exceder el presupuesto, es importante monitorear el progreso, los costos y los recursos. Usa los paneles de control de proyectos y carteras en tiempo real para obtener una visión general del plan de gestión de cambios. Los datos en vivo se capturan automáticamente y se muestran en gráficos fáciles de leer que muestran el tiempo, los costos, la carga de trabajo y más. Para información más detallada, usa los informes personalizables para informes de estado, informes de cartera e informes sobre variaciones, hojas de tiempo, carga de trabajo y más.
Contenido relacionado con la gestión de cambios
El plan de gestión de cambios forma parte del proceso de gestión de cambios más amplio. Para quienes quieran aprender más sobre gestión de cambios, este es el lugar indicado. Nuestro sitio es un centro de recursos en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos, con blogs semanales, vídeos tutoriales, ebooks, guías y, por supuesto, plantillas gratuitas.
- Cómo hacer un plan de gestión de cambios (con ejemplo y plantilla)
- ¿Qué es la gestión de cambios? Principios, proceso y modelos
- 10 plantillas gratuitas de gestión de cambios para Excel y Word
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