¿Qué es la planificación de recursos?

La planificación de recursos es el proceso de prever los recursos necesarios para completar un proyecto. Esto incluye las estimaciones de costos, determinar cómo se adquirirán los recursos y crear un cronograma para asignarlos. Un recurso del proyecto es una categoría amplia que abarca equipos, herramientas, suministros, materiales, tiempo y personas.

Un plan de recursos adecuado detallará las cantidades exactas de los recursos almacenables necesarios (como el dinero en efectivo) y los no almacenables (como la maquinaria o la mano de obra). Las decisiones tomadas durante la planificación de recursos influyen significativamente en la programación y el presupuesto de los proyectos.

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Debido a la importancia de alinear tus recursos con tu presupuesto y el cronograma del proyecto, lo mejor es usar un software de planificación de proyectos para organizar todo en una sola herramienta. ProjectManager facilita la gestión de recursos, presupuestos y cronogramas de proyectos en una única plataforma en línea.

¿Qué es un plan de recursos?

Un plan de recursos o plan de gestión de recursos incluye toda la información relevante sobre el proceso de adquisición, asignación y seguimiento del uso de los recursos del proyecto. En un nivel básico, debe contener una lista detallada de todos los recursos del proyecto, especificando cantidad, criterios de aceptación y condiciones de pago.

Pero, más importante aún, un plan de recursos debe incluir un calendario de recursos para programar el uso de los recursos y sus costos estimados. Estos son los dos elementos más importantes de cualquier plan de recursos, ya que esta información se utiliza más adelante para crear el cronograma y el presupuesto del proyecto.

Tradicionalmente, los planes de gestión de recursos eran un documento del proyecto estático, pero hoy en día la mayoría de los gerentes de proyecto y organizaciones utilizan software de gestión de proyectos como ProjectManager para gestionar sus recursos.

Ejemplo de un plan de recursos en un diagrama de Gantt

Los planes de recursos son especialmente importantes en industrias que implican un uso intensivo de recursos de proyecto, como mano de obra, equipos o maquinaria, por ejemplo en la construcción o la manufactura.

Hemos utilizado el diagrama de Gantt de ProjectManager para crear un ejemplo de plan de recursos para un proyecto de construcción. Así es como funciona.

Datos estimados de planificación de recursos

El diagrama de Gantt de ProjectManager puede programar tareas, asignar recursos, equilibrar la carga de trabajo del equipo y realizar un seguimiento de los costos del proyecto. Para hacerlo, comienza ingresando las fechas planificadas, la duración, los costos y las dependencias de las tareas del proyecto.

Estas variables influyen directamente en cómo se asignan los recursos del proyecto, ya que el cronograma del proyecto y el calendario de recursos comparten la misma línea de tiempo. La única diferencia es que el primero se enfoca en las tareas y el segundo en los recursos.

Por lo general, el cronograma del proyecto y el calendario de recursos son dos documentos separados incluidos en distintas secciones del plan del proyecto, pero puedes usar el diagrama de Gantt de ProjectManager para dar seguimiento a ambos con una sola herramienta.

• Fechas planificadas: Enumera las fechas de inicio y finalización planificadas de todas las tareas del proyecto para determinar con precisión cuándo se necesitan los recursos.
• Horas planificadas: Estima la duración de las tareas del proyecto en horas para calcular los costos de mano de obra en función del salario por hora de los empleados.
• Costo de recursos planificado: Ingresa el costo estimado de las tareas del proyecto, calculado al sumar los costos de los recursos del proyecto.
• Líneas base del proyecto: Establece una línea base del alcance o del cronograma del proyecto para determinar si este se mantiene en curso y ajustar la entrega, el almacenamiento y el transporte de los recursos según sea necesario.
• Dependencias de tareas: Identifica las dependencias de tareas y las restricciones de recursos para elaborar un calendario de recursos preciso.
• Nivel de prioridad de tareas: Asigna un nivel de prioridad a cada tarea del proyecto para saber qué recursos deben asignarse primero.

Datos reales de planificación de recursos

Ahora deberás comparar las estimaciones de tu plan de recursos con los resultados reales del proyecto. Al ingresar estos datos en el diagrama de Gantt de ProjectManager, podrás ajustar tu calendario de recursos a medida que el proyecto avanza.

• Costos reales: Compara los costos reales de las tareas con las estimaciones de costos para monitorear el presupuesto del proyecto.
• Horas reales: Registra las horas reales que toma cada tarea del proyecto, ya que esta información se utiliza para calcular los costos laborales.
• Progreso y horas restantes: Supervisa el porcentaje de avance de las tareas y el número de horas que aún faltan por completar.
• Asignación de recursos en tiempo real: Supervisa la disponibilidad de recursos en tiempo real mientras asignas tareas a los miembros del equipo.
• Ruta crítica: Identifica las tareas en la ruta crítica del proyecto y prioriza la asignación de recursos para completar esas actividades.

Plantilla gratuita de diagrama de Gantt para la planificación de recursos

¿Necesitas ayuda para crear un plan de recursos? Prueba la plantilla gratuita de diagrama de Gantt para la planificación de recursos de ProjectManager y practica programar tareas, estimar costos, asignarlas a tu equipo y mucho más.

En el lado izquierdo se encuentra la cuadrícula de datos que muestra la información de programación del proyecto y planificación de recursos. A la derecha, hay una línea de tiempo visual del diagrama de Gantt donde puedes ver todo el cronograma del proyecto en un solo lugar, vincular tareas dependientes y ajustar la programación del proyecto. Pon a prueba tus conocimientos sobre diagramas de Gantt y crea uno hoy. Comienza gratis.

¿Cuáles son los componentes de un plan de recursos?

Los planes de gestión de recursos varían de un proyecto a otro, ya que cada organización suele elegir un nivel de detalle diferente. Sin embargo, en un nivel básico, un plan de recursos debe incluir los siguientes componentes clave:

• Todos los recursos necesarios para completar el proyecto: Esto incluye desde las personas hasta las máquinas e incluso el espacio de oficina que necesites. Dedica tiempo a esta lista: cuanto más completa sea, más preciso será tu cronograma.
• Periodos de tiempo para el esfuerzo planificado de cada recurso: Al anotar la duración necesaria para cada recurso, tendrás una visión más clara de la relación impacto-esfuerzo y de cómo encajará en el cronograma general.
• La cantidad de cada recurso que necesitarás por día/semana/mes: Conviene desglosar los requisitos de recursos del proyecto en rotaciones diarias, semanales y mensuales para comprender mejor qué necesitarás y cuándo. Puedes utilizar un histograma de recursos para facilitar este proceso.
• Cantidad de horas de recursos requeridas por día/semana/mes: Ya has determinado lo que necesitas, pero ¿cuántas horas vas a asignar para cada uno de esos recursos a lo largo del tiempo?
• Suposiciones y restricciones: Una suposición es algo que crees que podría ser cierto, mientras que las restricciones son el cronograma, el costo y el alcance de los proyectos. Por lo tanto, es importante conocerlas y saber cómo pueden afectar tu plan.
• Restricciones de recursos: Además de las restricciones tradicionales de la gestión de proyectos que influyen en cómo administras los recursos, existen restricciones de recursos específicas que debes tener en cuenta.

Pensar estratégicamente es clave. ¿Estás asumiendo que un equipo estará disponible dentro de tres meses? ¿Sabes con certeza que no será asignado por otro líder de grupo a un proyecto diferente? ¿Has tenido en cuenta los días festivos y los turnos de trabajo?

Identificar todas tus suposiciones es un componente crítico para planificar los recursos de manera inteligente.

Términos clave del plan de recursos

Para comprender mejor cómo gestionar tus recursos en los proyectos, primero debemos desglosar algunos términos clave comúnmente asociados con la gestión de recursos.

Recuerda que los recursos son más que tu equipo: también incluyen equipos, activos y espacio de oficina. En realidad, son todo aquello que implica un costo necesario para completar el proyecto.

• Plan de recursos: Una lista detallada de los recursos y de las formas en que se gestionarán a lo largo del proyecto. Cuanto más detallado, mejor.
• Estructura de desglose de recursos (RBS): Una estructura de desglose de recursos es una herramienta de planificación que ayuda a dividir el proyecto en tareas individuales para poder asignar recursos a cada una de ellas.
• Matriz de asignación de responsabilidades: Una matriz de asignación de responsabilidades define los recursos según distintos niveles de responsabilidad para completar las tareas del proyecto o el proyecto en su conjunto. Permite aclarar los roles y responsabilidades de todo el equipo del proyecto.
• Sobreasignación de recursos: La sobreasignación ocurre cuando una persona o un recurso, como una máquina, tiene más trabajo del que puede manejar, superando su capacidad total. Esto significa que las tareas no se completarán a tiempo a menos que se adquieran más recursos.
• Histograma de recursos: Proporciona una representación visual de los recursos para cualquier persona del proyecto que necesite estar informada. Es una forma rápida y sencilla de ver la asignación de los recursos y detectar si alguno está sobreasignado o infrautilizado.
• Dependencia de recursos: Se refiere a la teoría de que una organización debe evitar depender en exceso de un solo equipo. Es decir, confiar demasiado en un grupo (especialmente si es externo) para realizar el trabajo principal puede generar bloqueos en la carga de trabajo y escasez de recursos.
• Nivelación de recursos: La nivelación de recursos es un proceso de equilibrio mediante el cual se gestiona la disponibilidad de recursos dentro de un proyecto o entre varios proyectos. Puede lograrse extendiendo la duración planificada de ciertas tareas o ajustando las fechas de inicio y finalización, según la disponibilidad de los recursos.

¿Cuáles son las etapas del proceso de planificación de recursos?

Existen cuatro etapas principales en la planificación de recursos que se deben seguir para garantizar que los resultados financieros se mantengan sólidos y que los recursos estén disponibles cuando se necesiten. Esto también se conoce como el ciclo de vida de la gestión de recursos.

Antes de que comience el proyecto, es necesario identificar los recursos que se necesitarán para ejecutarlo. Esto incluye el presupuesto para dichos recursos, a fin de asegurar la rentabilidad del proyecto, y la aprobación de las partes interesadas. Para iniciar este proceso, primero deben definirse los requisitos de recursos del proyecto. Luego, se pueden determinar los tipos y la cantidad de roles necesarios.

1. Determinar los recursos

Después de evaluar la situación y definir los objetivos del proyecto, es necesario seleccionar la estrategia adecuada y estimar los recursos que se requerirán para alcanzar esos objetivos. La previsión de recursos debe planificarse de la manera más eficiente y rentable posible. Estos recursos incluyen mano de obra, materiales, equipos, instalaciones y otros, como administración o subcontratistas.

2. Adquirir los recursos

En esta etapa, debes comenzar a formar tu equipo según las habilidades y experiencia que el proyecto requiera. Es necesario adquirir equipos y contratar proveedores o subcontratistas. Algunos aspectos de esta fase incluyen el desarrollo de roles del equipo, necesidades de adquisición, contratos, presupuestos, métricas para evaluar el rendimiento y políticas o procedimientos de optimización de recursos.

3. Gestionar los recursos

En este punto, debes definir los roles y responsabilidades de tu equipo y especificar quién hace qué. También se deben definir los roles de los subcontratistas. Si se utilizan herramientas o equipos alquilados para el proyecto, es fundamental asegurarse de que se devuelvan en condiciones que cumplan con los requisitos del contrato. Las instalaciones también deben mantenerse adecuadamente.

Por supuesto, surgirán problemas, y cuando lo hagan, debes identificarlos, definirlos, investigarlos y analizarlos, resolverlos y luego revisarlos.

4. Controlar los recursos

Controlar los recursos es algo distinto a gestionarlos, ya que implica supervisar los recursos durante la ejecución para garantizar que estén ofreciendo los resultados esperados. En última instancia, esto se relaciona con la tasa de utilización de recursos, que mide cuán eficientemente se están usando los recursos.

Si la tasa de utilización es demasiado baja, deben tomarse medidas correctivas, como realizar un análisis costo-beneficio. Siempre se deben evaluar los resultados para asegurarse de que el proyecto se mantenga en el camino correcto.

Plantilla de plan de asignación de recursos para Excel

Esta plantilla gratuita de planificación de recursos para Excel te ayuda a listar los recursos del proyecto, estimar sus costos y programarlos en un calendario.

¿Qué es el software de gestión de recursos?

El software de gestión de recursos es una herramienta que ayuda en la planificación y programación de proyectos. Se utiliza para gestionar tu equipo, herramientas, equipos, materiales y otros elementos esenciales para el éxito del proyecto.

Tus recursos tienen costos asociados y suelen utilizarse por un período limitado. Estos gastos y plazos deben gestionarse para alinearse con el cronograma. El software de gestión de recursos te permite planificar considerando estos recursos, y luego asignarlos y hacer un seguimiento de quién trabaja en qué y cuándo.

Una herramienta de gestión de recursos te ayudará a monitorear los costos y el tiempo relacionados con tus recursos para asegurarte de utilizarlos según lo planeado y mantenerte dentro del presupuesto del proyecto.

Cómo crear un plan de recursos en ProjectManager

ProjectManager es un galardonado software de gestión de proyectos diseñado para identificar, organizar y monitorear tus recursos mediante potentes diagramas de Gantt en línea, paneles en tiempo real y reportes de un solo clic.

Comienza una prueba gratuita de 30 días de ProjectManager y sigue estos sencillos pasos para crear un plan de recursos que te permitirá programar recursos, estimar costos y hacer seguimiento del presupuesto de tu proyecto.

1. Enumera todas tus tareas

Crea un proyecto haciendo clic en “Nuevo” y selecciona “Proyecto”. Aparecerá una ventana emergente. Luego, nombra el proyecto y decide si deseas importar un archivo o comenzar un proyecto nuevo desde cero.

A continuación, incorpora a los miembros del equipo invitándolos al proyecto. Agrega sus nombres, correos electrónicos y roles dentro del proyecto. Recibirán un correo con un enlace; una vez que lo sigan, podrán ingresar y comenzar a registrar su trabajo.

Asegúrate de agregar la tarifa por hora de los miembros del equipo al invitarlos a tu proyecto. ProjectManager usará este valor para calcular automáticamente los costos de mano de obra de las tareas a medida que los miembros registran sus horas.

2. Selecciona la vista de diagrama de Gantt y lista todas tus tareas del proyecto

Como se mencionó anteriormente, puedes crear un calendario de recursos utilizando el diagrama de Gantt de ProjectManager. Comienza a listar las tareas del proyecto y sus detalles, como el nombre, las fechas de vencimiento, la duración estimada y los costos, usando la cuadrícula del lado izquierdo. Luego, puedes asignarlas a los miembros del equipo y monitorear su disponibilidad.

Agrega las fechas estimadas de inicio y finalización para completar la línea de tiempo del proyecto en el lado derecho del diagrama de Gantt. Luego, una vez que hayas listado todas las tareas del proyecto y estimado sus costos, puedes establecer un valor de presupuesto del proyecto, que se utiliza para alimentar los paneles de seguimiento presupuestario. También puedes recopilar todas tus tareas en la vista de lista de tareas, tablero kanban o calendario del proyecto dentro de nuestro software.

3. Equilibra la carga de trabajo de tu equipo y registra los costos laborales

Una vez que el proyecto comienza, es fundamental equilibrar la carga de trabajo del equipo utilizando la página de gestión de carga laboral. Aquí encontrarás un gráfico codificado por colores que muestra si los miembros del equipo tienen demasiadas o muy pocas tareas. Si es necesario, puedes reasignar sus tareas desde esta misma página.

Supervisar las horas registradas es la manera de asegurarte de que el equipo cumpla con el plan, el cronograma y el presupuesto del proyecto. Usa las hojas de tiempo para registrar las horas de trabajo del equipo y sus costos correspondientes. Las actualizaciones de tiempo se reflejan automáticamente en todo el software.

4. Compara los costos estimados con los costos reales

Calcular el costo de los recursos es la forma de gestionar tu presupuesto. Hacer seguimiento de esos costos es la forma de mantenerlo. Una de las principales ventajas de usar el diagrama de Gantt de ProjectManager para gestionar un plan de recursos es su capacidad para comparar las estimaciones de costos con los costos reales del proyecto y así monitorear el presupuesto. También puedes visualizar esta información mediante paneles en tiempo real.

5. Reporta a las partes interesadas

Las partes interesadas son las personas que están involucradas o tienen interés en el proyecto. Querrán mantenerse al día sobre el progreso y el rendimiento. Genera informes sobre la carga de trabajo con un solo clic. Filtra para mostrar los datos que necesites y luego imprímelos o guárdalos en PDF para compartirlos con tus partes interesadas.

Buenas prácticas de gestión de recursos

Eso constituye la base de un sólido plan de gestión de recursos. Ahora necesitas saber cómo administrar activamente tus recursos a medida que tu proyecto avanza.

Puedes hacerlo cuando tienes visibilidad de la disponibilidad de recursos y la carga de trabajo. A medida que el trabajo pasa de una persona a otra y los equipos colaboran, las tareas pueden terminar concentrándose en unos pocos miembros clave.

Esto puede significar que otros permanezcan inactivos esperando respuestas o la devolución del trabajo. Debes ser capaz de monitorear esas tendencias de gestión del flujo de trabajo y reasignar rápidamente los recursos inactivos. Entonces, ¿cómo hacerlo? Hay cuatro formas de mantener bajo control la carga de trabajo de los recursos.

Gestiona activamente los calendarios laborales

Debes poder hacer seguimiento de la disponibilidad horaria y diaria de cada recurso individual, además de registrar sus vacaciones y ausencias planificadas. Asegúrate de considerar las diferencias horarias globales o regionales, así como los distintos días festivos que puedan diferir del calendario de tu oficina principal.

Supervisa el progreso en el diagrama de Gantt y el panel de control

También puedes comparar el progreso planificado con el progreso real del proyecto para anticipar posibles problemas con los recursos. Una barra de progreso en el Gantt debería mostrarte cuánto avance se ha logrado en una tarea específica según el esfuerzo planificado. Además, deberías poder ver el progreso en tareas individuales mediante sombreado en las barras más grandes.

También puedes obtener una vista general del progreso de todo el proyecto observando una vista consolidada de las tareas en el diagrama de Gantt o en un informe de panel de control. Si el proyecto se está retrasando, normalmente reorganizar los recursos es una forma eficaz de volver al buen camino.

Revisa la asignación de la carga de trabajo

La carga de trabajo del equipo es otra métrica que debes vigilar de cerca. Si todo el trabajo recae en unos pocos miembros del equipo mientras los demás están inactivos, será necesario reasignar los recursos.

Otra forma de verlo es nivelar tus recursos, asegurándote de que estén distribuidos equitativamente entre el equipo. Revisar la carga de trabajo debe ser una práctica diaria para mantener una asignación equilibrada de los recursos.

Obtén reportes de recursos para monitorear la productividad

Cuando estás supervisando tus recursos en tiempo real y el éxito del proyecto está en juego, necesitas tomar decisiones rápidamente. Usa la función de reportes de tu herramienta de gestión de proyectos para generar informes sobre la asignación de recursos, así como el progreso de tareas por persona. Es importante monitorear los recursos de forma regular y analizar los datos en profundidad para medir indicadores clave de productividad, como producción y esfuerzo real.

Recuerda que la gestión de recursos está estrechamente relacionada con la programación y la gestión de tu cronograma del proyecto. Son disciplinas diferentes pero complementarias, y cuanto más integral sea tu enfoque, más rápido podrás actuar para mantener tu proyecto encaminado hacia el éxito, a tiempo y dentro del presupuesto.

Por ello, necesitas contar con las herramientas adecuadas de gestión de recursos que te mantengan informado sobre tus recursos mientras el proyecto está en marcha, ya sea recopilando datos en una hoja de cálculo de Excel o mediante una herramienta de gestión de proyectos en línea más robusta. Usar un diagrama de Gantt en línea te brinda una vista visual de las tareas, sus duraciones y las dependencias entre ellas, lo que te permite identificar cuellos de botella y reasignar recursos fácilmente para que el proyecto vuelva a encaminarse. Prueba ProjectManager hoy y aprovecha las mejores herramientas de gestión de recursos del mercado.