Bevor Sie ein Projekt starten, ist es entscheidend, eine Leistungsbeschreibung (SOW) zu haben. Sie enthält jeden Schritt des Prozesses, von Aktivitäten und Liefergegenständen bis zum Zeitplan. Erfassen Sie alle diese Daten in unserer kostenlosen Leistungsbeschreibung Vorlage für Word.

Um diese kostenlose Leistungsbeschreibung-Vorlage herunterzuladen, klicken Sie auf das Bild unten.

Warum eine Leistungsbeschreibung Vorlage verwenden?

Eine Leistungsbeschreibung, oder SOW, ist eine rechtlich bindende Vereinbarung zwischen einem Kunden und einem Anbieter, Dienstleister oder einer anderen Partei, die ein Projekt ausführt. Sie definiert im Wesentlichen den Projektumfang sowie die vereinbarten Bedingungen vor Projektbeginn.

Betrachten Sie die Leistungsbeschreibung Vorlage als einen Behälter, in dem alle relevanten Elemente eines Projekts gesammelt werden. Sie hebt nicht nur alle Aspekte des Projektumfangs hervor – wie Aktivitäten, Liefergegenstände und Meilensteine –, sondern legt auch den Zeitplan und die Abnahmekriterien fest, nach denen das Projekt abläuft und abgeschlossen wird.

Die Leistungsbeschreibung ist das wichtigste aller Projektdokumente, da sie das erste Dokument ist, das Sie erstellen. Sie zeigt Ihren Plan und wie Sie ihn umsetzen werden. Ja, sie enthält so viele Details. Je mehr Details Sie in unsere SOW-Vorlage eintragen, desto reibungsloser wird Ihr Projekt verlaufen.

Wenn sich das Projekt entwickelt, kombinieren Sie Ihre Leistungsbeschreibung mit einer Projektmanagement-Software, die das gesamte Team nutzen kann, um seine Arbeit zu verwalten und synchron zu bleiben. ProjectManager verfügt über ein interaktives Gantt-Diagramm mit geplanten Kosten, geplantem Aufwand und Echtzeit-Tracking, sobald das Projekt beginnt. Um Konflikte und Fehlkommunikation zu vermeiden, passen Sie die Sicherheitseinstellungen individuell an, damit Teammitglieder an ihren Aufgaben arbeiten können, ohne den Projektplan zu verändern. Testen Sie es selbst mit einer kostenlosen 30-Tage-Testversion.

Die Erstellung einer Leistungsbeschreibung kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein. Deshalb ist eine SOW-Vorlage so wichtig, um die Phasen und Aufgaben strukturiert darzustellen. Sie bietet ein Sicherheitsnetz, das sicherstellt, dass Sie alles erfassen, was den Projektumfang ausmacht. Eine Leistungsbeschreibung kann je nach Branche und den spezifischen Merkmalen eines Projekts variieren. Unsere kostenlose Leistungsbeschreibung Vorlage hilft Ihnen jedoch, Ihr eigenes SOW-Format zu erstellen.

Wer sollte eine Leistungsbeschreibung Vorlage verwenden?

Mehrere Berufsrollen in verschiedenen Abteilungen und Branchen können von dieser Leistungsbeschreibung Vorlage profitieren, aber eine Leistungsbeschreibung wirkt sich auch auf gesamte Teams aus. Im Programmmanagement und in den operativen Bereichen ist der Projektmanager der Hauptnutzer, da er den Umfang, die Liefergegenstände und die Zeitpläne definiert. Allerdings können auch ein Programmmanager, Operations Manager, Vertragsmanager und Einkaufsmanager die Vorlage nutzen, um Verträge zu verwalten oder Prozessverbesserungen zu überwachen. Im Gegenzug erhalten Teams ein besseres Verständnis der Projektziele.

Ein IT-Projektmanager kann die SOW-Vorlage verwenden, um Netzwerkinstallationen, Softwareentwicklungsprogramme und Cybersecurity-Projekte zu überwachen. Im Marketing kann ein Marketingmanager oder Vertriebsmanager die Leistungsbeschreibung Vorlage nutzen, um Marketingkampagnen zu steuern oder komplexe Verkaufsvereinbarungen zu verwalten.

Die Bedeutung einer Leistungsbeschreibung im Projektmanagement

Der erste und offensichtlichste Grund, warum eine Leistungsbeschreibung wichtig ist, besteht darin, dass sie einen detaillierten Überblick über das Projekt liefert und festlegt, was zwischen Kunde und Anbieter vereinbart wurde. Für Sie als Projektmanager ist sie wie eine Karte, die die Landschaft zeigt, in der Sie bald arbeiten werden. Einer der größten Vorteile einer detaillierten Leistungsbeschreibung ist, dass sie das Risiko von Scope Creep minimiert.

Diese Microsoft-Word-SOW-Vorlage ist ein großartiges Kommunikationsinstrument, das mit allen Projektbeteiligten geteilt werden kann, damit sie informiert sind. Dazu gehört natürlich Ihr Team, aber auch externe Anbieter, die zur Unterstützung beauftragt werden könnten. Eine Leistungsbeschreibung ist nicht dasselbe wie ein Projektauftrag, der sich in erster Linie an Stakeholder richtet.

Die Leistungsbeschreibung ist auch für die Projektleitung entscheidend. Sie ist der Rahmen, auf dessen Grundlage diese Person ihr Projekt erfolgreich zum Abschluss führen kann. Sie kann dabei helfen, Konflikte zwischen Kunde und Anbieter zu lösen oder sogar zu vermeiden, da sie ein zentrales Dokument bietet, auf das alle Beteiligten zurückgreifen können, um den richtigen Handlungspfad zu bestimmen.

Wie man eine Leistungsbeschreibung Vorlage erstellt

Wenn Sie eine Leistungsbeschreibung vorbereiten, sollten Sie sich nicht unter Zeitdruck setzen. Prokrastinieren Sie aber auch nicht und warten Sie nicht bis zur letzten Minute. Geben Sie sich ausreichend Zeit, um Ihre Arbeit zusammenzustellen, damit Sie sie gründlich prüfen können. Stellen Sie sicher, dass Sie zum Zeitpunkt der Abgabe die bestmögliche Leistungsbeschreibung erstellt haben. Sie werden sie brauchen. Im Folgenden finden Sie einige hilfreiche Tipps zum Ausfüllen Ihrer Leistungsbeschreibung Vorlage.

Seien Sie klar & verwenden Sie eine Checkliste

Schreiben bedeutet kommunizieren, und Ihr Text sollte für alle, die die Leistungsbeschreibung lesen, klar und direkt sein. Vermeiden Sie Fachjargon und Passivkonstruktionen. Verwenden Sie Verben und kurze, klare Sätze. Sie fesseln den Leser und machen Ihre Inhalte leichter verständlich.

Sie sollten alles Relevante in dieser Leistungsbeschreibung Vorlage aufnehmen, deshalb ist es sinnvoll, eine Checkliste hinzuzufügen. Eine Leistungsbeschreibung umfasst viele Informationen, und das Weglassen wichtiger Punkte kann später im Projekt zu Problemen führen. Sie können auch einen Projektstrukturplan zusammen mit dieser Vorlage nutzen, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen.

Seien Sie flexibel und erwarten Sie Änderungen

Die Verwendung einer SOW-Vorlage beschleunigt den Prozess, aber bedenken Sie, dass nicht alle Leistungsbeschreibungen gleich sind. Sie teilen jedoch viele grundlegende Elemente. Sie können mehrere Varianten Ihrer Leistungsbeschreibung Vorlage herunterladen, um die verschiedenen Projekte Ihrer Organisation abzudecken und Zeit zu sparen.

Es schadet nicht, bereits beim Erstellen der Leistungsbeschreibung mögliche Änderungen vorauszusehen, die in jedem Projekt auftreten können. Daher können Sie bereits beim Erstellen der Leistungsbeschreibung ein Änderungsanforderungsformular entwickeln. Notieren Sie die Arten von Änderungen, die für Stakeholder akzeptabel sind, sowie die Struktur, mit der Sie Kosten und Zeitaufwand für deren Umsetzung bewerten.

Erkennen Sie Stakeholder & wie Sie sie erreichen

Apropos Änderungen: Sie sollten eine Liste der Stakeholder und der am Projekt beteiligten Personen haben, die befugt sind, solche Änderungen zu genehmigen. Es wird technische und rechtliche Fragen geben, Aktualisierungen des Projekts und Genehmigungen für verschiedene Aktivitäten. Wenn Sie im Voraus festlegen, wer diese Entscheidungen treffen kann, führen Sie Ihr Projekt wesentlich effizienter.

Vergessen Sie außerdem nicht, bei Details wie Umfang, Zeit, Ressourcen, Aufwand usw. eindeutig zu sein. Wenn Sie etwas visuell darstellen können, tun Sie es. Während Sie Fachjargon möglichst vermeiden sollten, müssen Sie manchmal technisch werden. Wenn Sie das tun, erklären Sie unbedingt die verwendeten Begriffe. Lassen Sie andere Ihren Entwurf prüfen, bevor Sie ihn einreichen.

Was sollte eine Leistungsbeschreibung Vorlage enthalten?

Wie erwähnt, ist eine Leistungsbeschreibung (SOW) ein sehr detailliertes Dokument, und diese Details variieren je nach Art des Projekts. Die meisten Projekte teilen jedoch bestimmte grundlegende Bestandteile. Unsere Microsoft-Word-Leistungsbeschreibung Vorlage enthält alle folgenden Elemente:

• Einleitung: Beginnen Sie mit einer allgemeinen Beschreibung des Projekts, wer beteiligt ist, wer das Projekt leitet usw.
• Hintergrund: Fügen Sie einige Hintergrundinformationen zu Ihrem Projekt hinzu. Erklären Sie etwas über die Organisation und ihren Bedarf.
• Zweck: Erklären Sie das „Warum“ des Projekts, beginnend mit einer Zweckbeschreibung und durch Beantwortung von Fragen wie: Was sind die Liefergegenstände, Ziele, der erwartete ROI usw.?
• Leistungsumfang: Die Arbeit, die erledigt werden muss, einschließlich der benötigten Hardware und Software sowie der verwendeten Prozesse. Geben Sie Ergebnisse, benötigte Zeit und die wesentlichen Schritte an.
• Ort: Notieren Sie, wo die Arbeit ausgeführt wird – ob in einer zentralen Einrichtung oder remote – einschließlich der Geräte und Software, die an welchem Ort verwendet werden.
• Zeitplan: Dies ist eine Liste der Liefergegenstände mit Fokus auf deren Fälligkeitsdaten sowie dem Teammitglied oder Anbieter, der für deren Fertigstellung verantwortlich ist, einschließlich aller Phasen vom Kickoff bis zum Abschluss.
• Liefergegenstände: Listen Sie die Liefergegenstände im Detail auf und geben Sie an, wann jeder davon fällig ist.
• Meilensteine: Definieren Sie die Zeitachse vom Beginn bis zum Abschluss des Projekts, einschließlich aller Fristen. Meilensteine eignen sich gut, um das Projekt in überschaubarere Teile zu untergliedern.
• Aufgaben: Brechen Sie den Leistungsumfang in spezifische Aufgaben herunter. Seien Sie sehr detailliert, können diese Aufgaben aber auch in Meilensteinen und Phasen gruppieren.
• Berichts- und Kommunikationsplan: Legen Sie ein System fest, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen, zu berichten und diese Informationen effektiv an Stakeholder und Teammitglieder zu kommunizieren.
• Standards und Tests: Falls das Projekt bestimmte Standards erfüllen muss, werden diese hier aufgeführt. Gleiches gilt für erforderliche Tests, wer sie durchführt, wie der Prozess aussieht und ob besondere Geräte oder Software benötigt werden.
• Definition von Erfolg: Was bedeutet ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt? Dies wird vom Sponsor oder den Stakeholdern definiert.
• Anforderungen: Hier erfassen Sie alle Anforderungen wie Geräte, Abschlüsse oder Zertifizierungen, Reisezeit und sonstige Bedingungen, die für den Projektabschluss notwendig sind und noch nicht erwähnt wurden.
• Zahlung: Welche Zahlungen sind mit dem Projekt verbunden und wie werden sie geleistet?
• Sonstiges: Alles, was oben nicht abgedeckt wurde – etwa Sicherheitsaspekte, Einschränkungen, Support nach Projektabschluss usw. – wird hier aufgeführt.
• Abschluss: Notieren Sie, wie die Liefergegenstände abgenommen werden, wer sie liefert, überprüft und freigibt – und stellen Sie sicher, dass alle Dokumente genehmigt wurden.

Beispiele, wann eine Leistungsbeschreibung Vorlage verwendet werden sollte

Eine Leistungsbeschreibung ist ein vielseitiges Dokument, das von Fachkräften in vielen Branchen genutzt werden kann. Hier sind einige typische Beispiele dafür, wie eine SOW-Vorlage für Word eingesetzt werden kann.

Leistungsbeschreibung im Bauwesen

Bauprojekte erfordern die Verwaltung von Auftragnehmern und Subunternehmern. Eine Leistungsbeschreibung Vorlage im Bauwesen hilft, den Leistungsumfang für Infrastrukturprojekte, Bauvorhaben und ingenieurtechnische Designprojekte klar zu definieren. Sie beschreibt die auszuführenden Arbeiten, die zu verwendenden Materialien, technische Spezifikationen und mehr.

Leistungsbeschreibung in der Fertigung

Ob sich das Fertigungsprojekt auf kundenspezifische Herstellung, Prozessverbesserungen oder die Installation von Anlagen konzentriert – es profitiert von einer Leistungsbeschreibung, da Fertigungsprojekte oft präzise und komplex sind. Diese Leistungsbeschreibung Vorlage definiert Fertigungsspezifikationen und Liefergegenstände, sodass das Projektteam genau weiß, was erwartet wird.

Leistungsbeschreibung für professionelle Dienstleistungen

Viele Firmen im Bereich professioneller Dienstleistungen – wie Marketingberatung oder Managementberatung – profitieren von einer Leistungsbeschreibung. Sie bietet Kunden einen klaren Leistungsumfang sowie vereinbarte Bedingungen für erwartete Liefergegenstände wie neue Websites, Marktanalysen oder Strategiepläne.

IT-Leistungsbeschreibung

IT-Projekte stützen sich stark auf eine Leistungsbeschreibung Vorlage, um die Grenzen des Projekts zu definieren – was enthalten und was ausgeschlossen ist. Sie beschreibt die Projektergebnisse wie Softwareanwendungen, Hardwareinstallationen oder Dokumentation. Dadurch verstehen sowohl das IT-Team als auch der Kunde die Projektziele und Erwartungen besser.

Leistungsbeschreibung für Eventplanung

In der Eventplanung kann ein Eventplanungsunternehmen eine Leistungsbeschreibung verwenden, um den Leistungsumfang gegenüber Kunden detailliert festzulegen. Dies umfasst Budget, Zeitplan, Meilensteine, Notfallplanung und Lieferantenmanagement.

Wie man eine Leistungsbeschreibung Vorlage für Word verwendet

Laden Sie zunächst die oben stehende SOW-Vorlage herunter. Füllen Sie dann die entsprechenden Felder aus, um alle Informationen zu Ihrem Projekt zu sammeln. Wenn Sie mehr Zeilen hinzufügen müssen, drücken Sie einfach die Eingabetaste außerhalb des Feldes. Um zusätzliche Spalten einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, wählen „Einfügen“ und bestimmen die Position der neuen Spalte.

Eine SOW-Vorlage kann Sie nur bis zu einem gewissen Punkt bei der erfolgreichen Projektsteuerung unterstützen. Trotz ihrer Flexibilität ist sie ein eigenständiges Word-Dokument, das lediglich die auszuführende Arbeit beschreibt. Für bessere Ergebnisse sollten Sie Ihre Leistungsbeschreibung in eine Aufgabenliste in Excel umwandeln und anschließend in eine Projektmanagement-Software hochladen. ProjectManager ermöglicht das nahtlose Hochladen von Microsoft Project-, Excel- und CSV-Dateien, die automatisch in ein neues Projekt umgewandelt werden. So erhalten Sie Zugang zu zahlreichen Tools, die Ihnen eine effektivere Projektsteuerung ermöglichen.

ProjectManager für all Ihre Projektanforderungen

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, mit der Sie jeden Aspekt der Leistungsbeschreibung steuern können, die Sie für Ihr Projekt erstellt haben. Sie unterstützt Planung, Ausführung und Überwachung in Echtzeit. Von Kanban-Boards zur Visualisierung des Workflows bis hin zu Online-Gantt-Diagrammen für die Zusammenarbeit in Echtzeit – nutzen Sie ProjectManager für Ihr nächstes Projekt. Testen Sie es kostenlos mit dieser 30-Tage-Testversion.