Este modelo de termo de abertura do projeto permite documentar todas as informações gerais do seu projeto, como seu escopo, partes interessadas, entregáveis, metas e objetivos, entre outros aspectos. Depois de identificar esses elementos, você pode criar listas de tarefas, bem como planos de recursos, financeiros e de qualidade para definir o trabalho a ser realizado. O termo de abertura do projeto é um documento importante porque fornece uma visão geral clara do projeto, garantindo que todos os envolvidos estejam alinhados.
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O que é um modelo de termo de abertura do projeto?
Conforme definido pelo Project Management Institute no livro Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um termo de abertura do projeto “documenta as informações de alto nível do projeto” para garantir um entendimento comum entre as partes interessadas sobre os entregáveis, marcos e as funções e responsabilidades da equipe de gerenciamento de projetos.
Portanto, um modelo de termo de abertura do projeto é simplesmente um formulário que permite aos patrocinadores do projeto criar facilmente um termo de abertura com as informações que as partes interessadas e os tomadores de decisão precisam para avaliar o projeto e decidir se devem prosseguir com ele, o que é especialmente útil para organizações orientadas a projetos que executam projetos regularmente.
Depois que você tiver sua equipe de projeto e o termo de abertura do projeto for aprovado, poderá começar a usar um software de gerenciamento de projetos para transformar o termo de abertura em um plano de projeto que possa ser acompanhado. O gráfico de Gantt do ProjectManager possui recursos robustos de planejamento que permitem criar um cronograma do projeto, vincular dependências de tarefas, alocar recursos, monitorar custos e calcular o caminho crítico. Após definir a linha de base do cronograma, você pode acompanhar o progresso real em comparação com o plano em tempo real conforme a equipe trabalha, mantendo o projeto dentro do prazo e do orçamento. Experimente gratuitamente por 30 dias.
Quando usar um modelo de termo de abertura do projeto
O modelo de termo de abertura do projeto é utilizado principalmente durante a fase de iniciação do projeto. Nessa etapa, o patrocinador do projeto lidera a criação do termo de abertura ao reunir informações gerais sobre o projeto, incluindo objetivos, necessidades de negócio, orçamento e cronograma. Ele define o escopo, propósito, entregáveis, restrições e riscos do projeto. Frequentemente, o patrocinador colabora com o gerente de projeto ou com as partes interessadas para garantir que o projeto seja viável.
Quando o termo de abertura é elaborado, o patrocinador o apresenta aos tomadores de decisão, como executivos seniores, para obter aprovação. As partes interessadas podem fornecer feedback ou solicitar ajustes. Assim que o termo de abertura do projeto é aprovado, o gerente de projeto é designado e o financiamento é garantido. Novamente, tudo isso ocorre durante a fase de iniciação.
Por que você precisa de um modelo de termo de abertura do projeto
Há um motivo para iniciar um projeto, e este modelo de termo de abertura do projeto ajuda a definir esses motivos. Isso é muito importante, pois os tomadores de decisão usarão o termo de abertura para determinar se um projeto será aprovado ou rejeitado durante o processo de entrada de projetos.
Alguns dos elementos descritos neste modelo de termo de abertura do projeto para Word incluem a visão, objetivos, escopo e entregáveis do projeto. Em seguida, é necessário definir as responsabilidades de todos no projeto, desde as partes interessadas até os demais envolvidos. Por fim, você deve explicar como pretende executar o projeto—isso abrange o escopo, os recursos, os requisitos das partes interessadas, entre outros aspectos.
Para preencher este modelo de termo de abertura do projeto, será necessário reunir informações de outros documentos de gerenciamento de projetos. Esses documentos são o business case e o estudo de viabilidade. Depois que todos esses documentos e o termo de abertura do projeto forem aprovados, você estará pronto para iniciar a fase de planejamento do projeto.
Portanto, o que o modelo de termo de abertura do projeto faz é preparar o terreno para o plano de projeto. Ele detalha o escopo do projeto, abrangendo todos os entregáveis que o projeto deve alcançar. Depois de ter um termo de abertura do projeto, você deve montar sua equipe de projeto e iniciar as fases de planejamento, execução e monitoramento.
Como usar este modelo de termo de abertura do projeto
Antes de entrar nos elementos do seu modelo de termo de abertura do projeto, há algumas etapas que podem ajudar a entregar um resultado melhor. Como em qualquer projeto, a pesquisa e a devida diligência realizadas antes do início trazem benefícios durante a fase de execução do projeto.
Primeiramente, a criação dos elementos de um termo de abertura do projeto não deve ser uma tarefa individual. Embora muitas vezes seja atribuída ao gerente de projeto, é recomendável contar com o apoio dos membros da equipe ao desenvolver o termo de abertura. Antes de começar a redigir o documento, conduza uma reunião com todas as partes interessadas, clientes e outros membros da equipe.
É importante que essa seja uma discussão aberta, onde todas as contribuições sejam ouvidas e, idealmente, registradas. Isso permite reunir ideias e diferentes perspectivas para o termo de abertura do projeto, além de ajudar todos os envolvidos no planejamento do projeto a se manterem informados e evitarem mal-entendidos.
Essa reunião gera uma grande quantidade de informações para análise. Revise suas anotações e, ao iniciar um rascunho do termo de abertura do projeto, compartilhe-o com os participantes da reunião. Eles podem ter novas ideias ou sugestões que podem ser incorporadas para aprimorar o modelo de termo de abertura do projeto.
Quem deve usar este modelo de termo de abertura do projeto?
Diversas funções dentro da organização podem utilizar um modelo gratuito de termo de abertura do projeto. A seguir, apresentamos alguns exemplos.
- Patrocinador do projeto: O patrocinador do projeto utilizará o modelo de termo de abertura do projeto para preencher detalhes sobre o business case do projeto e como ele se alinha à estratégia organizacional. Isso ajudará a garantir o financiamento e a comunicar o propósito do projeto às partes interessadas, para que compreendam seus objetivos de alto nível. À medida que o projeto avança, o patrocinador recorrerá ao termo de abertura para garantir que ele permaneça alinhado aos objetivos iniciais.
- Escritório de gerenciamento de projetos (PMO): O PMO também utilizará um modelo de termo de abertura do projeto para analisar e padronizar o alinhamento dos projetos com as prioridades organizacionais e as restrições de recursos. O PMO avalia o termo de abertura para garantir que seja viável e que todos os componentes necessários (riscos, escopo, objetivos) estejam documentados. Também pode usar o termo de abertura para atribuir responsabilidades e apoiar o gerente de projeto com metodologias ou ferramentas. O termo de abertura atua como um ponto de referência para o gerenciamento de portfólio, garantindo que o projeto contribua para iniciativas estratégicas mais amplas.
- Gerente de projeto: Pense no termo de abertura do projeto como um roteiro que o gerente de projeto utilizará para orientar o planejamento do projeto, a execução e a tomada de decisões. Esse documento fornece clareza sobre escopo, objetivos e entregáveis, permitindo que o gerente de projeto desenvolva um plano detalhado. O termo de abertura também ajuda a identificar as partes interessadas e seus papéis, permitindo que o gerente determine as estratégias de engajamento e comunicação mais eficazes.
- Líderes de departamento e gerentes funcionais: Líderes de departamento e gerentes funcionais também utilizarão um modelo de termo de abertura do projeto para entender suas responsabilidades, funções e compromissos de recursos no projeto. Ele oferece uma compreensão clara de como os entregáveis de seus departamentos contribuem para os objetivos do projeto. Os gerentes usarão o termo de abertura para planejar as atribuições da equipe, alocar recursos e coordenar com outros departamentos para evitar conflitos.
O que está incluído neste modelo de termo de abertura do projeto?
Como na maioria dos documentos de gerenciamento de projetos, os elementos de um termo de abertura do projeto podem variar de um projeto para outro.
Para simplificar, vamos dividir este modelo de termo de abertura do projeto em 5 seções.
- Seção 1 do modelo de termo de abertura do projeto: Resumo executivo, propósito do projeto, metas e critérios de sucesso
- Seção 2 do modelo de termo de abertura do projeto: Escopo do projeto, gestão da qualidade e cronograma
- Seção 3 do modelo de termo de abertura do projeto: Recursos, custos e orçamento
- Seção 4 do modelo de termo de abertura do projeto: Equipe do projeto e partes interessadas
- Seção 5 do modelo de termo de abertura do projeto: Gestão de mudanças e riscos
Seção 1 do modelo de termo de abertura do projeto: resumo executivo, propósito do projeto, metas e critérios de sucesso
Nesta seção, você definirá o propósito do projeto, suas metas e objetivos, bem como os critérios de sucesso.
Resumo executivo
Um resumo executivo é onde você apresenta uma síntese das seções que serão detalhadas posteriormente neste documento. Seja conciso, pois você está apenas antecipando o que será abordado, como um índice. Esta parte do documento abordará a definição, organização e plano, riscos e problemas, além de premissas e restrições.
Propósito e visão do projeto
Você deve ter uma compreensão clara do que o projeto pretende alcançar, e é aqui que você descreve esse propósito e apresenta uma descrição de alto nível do projeto. Nosso modelo gratuito de termo de abertura do projeto para Word inclui as seguintes seções para a definição do projeto.
Para descrever a visão do projeto, seja conciso. O propósito do projeto deve ser expresso em apenas uma frase que defina o problema ou oportunidade a ser abordado. Simplifique ao máximo e não se esqueça de torná-lo alcançável.
Metas e objetivos do projeto
Para os objetivos do projeto, você deve listar aqueles que são essenciais. Cada objetivo deve ser uma declaração que descreva o que o projeto pretende alcançar. Eles devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazo definido, o que pode ser facilmente lembrado pelo acrônimo S.M.A.R.T.
Os objetivos do projeto podem ser divididos em subobjetivos. Esses podem incluir objetivos de negócio específicos. Também há objetivos de projeto específicos relacionados à tecnologia.
Critérios de sucesso do projeto
Nesta seção, você deve listar as métricas ou padrões que serão utilizados para medir se o projeto foi bem-sucedido. Isso facilita a definição de expectativas claras e oferece uma estrutura para a avaliação do desempenho do projeto. Alguns critérios de sucesso comuns incluídos em um termo de abertura do projeto são prazo, custo, escopo, qualidade, gestão de riscos e satisfação das partes interessadas, mas sinta-se à vontade para ajustá-los conforme o que deseja acompanhar.
Seção 2 do modelo de termo de abertura do projeto: escopo do projeto, gestão da qualidade e cronograma
Nesta seção, você definirá o propósito do projeto, suas metas e objetivos e os critérios de sucesso.
Escopo do projeto
O escopo do projeto reúne todas as atividades, marcos e entregáveis do seu projeto. O objetivo do escopo do projeto é definir limites para o trabalho que será executado. Ao detalhar o escopo do projeto, é necessário considerar quais recursos serão necessários, que serão definidos com mais detalhe na seção de gerenciamento de recursos. Não se esqueça de indicar o que não será incluído no escopo do projeto e de considerar os riscos e restrições associados.
- Dependências de tarefas: Em seguida, você deve listar as dependências de tarefas. Como elas impactam outras tarefas e se podem ser afetadas por atrasos ou não entrega, ou seja, se são dependentes de outras tarefas?
- Entregáveis do projeto: Os entregáveis do projeto podem ser organizados em uma tabela, como uma que liste o item em uma coluna, seguida por seus componentes em outra, além da descrição, critérios de sucesso e requisitos de qualidade.
- Marcos do projeto: Você deve identificar quais serão os marcos ao longo do ciclo de vida do projeto. Os marcos do projeto são pontos importantes que indicam a conclusão de uma fase. Crie uma tabela com o marco, a data prevista de conclusão e uma descrição do que ele representa.
Gestão da qualidade
Em seguida, defina os padrões de qualidade, os processos de garantia da qualidade e as diretrizes de controle de qualidade em um nível geral. Isso garante que os diversos processos estejam sendo realizados de forma a contribuir para o sucesso do projeto. Portanto, você deve listar cada processo — como gestão de mudanças, gestão de riscos, gestão de problemas, entre outros — e descrevê-lo.
Cronograma do projeto
A seção de linha de tempo do projeto apresenta uma visão geral do cronograma do projeto. Ela deve incluir os principais marcos e as datas-alvo de conclusão para ajudar a definir expectativas e servir como base para um planejamento mais detalhado.
Seção 3 do modelo de termo de abertura do projeto: recursos, custos e orçamento
Depois que as tarefas do projeto forem definidas, é hora de identificar quais recursos serão necessários e qual será o seu custo. Além disso, há uma seção de análise de custo-benefício que permite comparar os custos estimados do projeto com os benefícios potenciais para determinar seu valor para a organização.
Gerenciamento de recursos
Nesta seção, você irá resumir a duração e o esforço de cada membro da equipe do projeto. Comece pelo papel de cada um, seguido pelas datas de início e término e pela porcentagem de esforço.
Agora vem a parte financeira. Aqui você detalha as categorias de custo e o valor correspondente. Um plano financeiro mais detalhado pode ser desenvolvido na fase de planejamento do projeto.
Custos estimados e orçamento do projeto
Esta seção inclui uma visão geral dos recursos necessários para concluir o projeto. Ela ajuda a obter o financiamento adequado e a gerenciar as expectativas das partes interessadas. O custo estimado do projeto pode incluir custos de mão de obra, materiais ou despesas indiretas, enquanto o orçamento total do projeto reúne todos os custos, incluindo mão de obra, materiais, equipamentos, software, viagens e despesas gerais.
Análise de custo-benefício
Uma análise de custo-benefício (ACB) em um modelo gratuito de termo de abertura do projeto ajuda a justificar o investimento de recursos e garantir que o projeto esteja alinhado com os objetivos da organização. Também pode ajudar a obter o apoio das partes interessadas e a mitigar riscos. Os elementos de uma análise de custo-benefício incluem custos diretos, benefícios (tangíveis e intangíveis) e avaliação de riscos.
Seção 4 do modelo de termo de abertura do projeto: equipe do projeto e partes interessadas
Agora é o momento de identificar quem trabalhará no projeto, quais serão os papéis e responsabilidades dos membros da equipe e quem são as partes interessadas.
Equipe do projeto
Aqui você deve definir os papéis do projeto. Quais são as pessoas necessárias para executar o projeto? Elas podem incluir um patrocinador do projeto, grupo de revisão, gerente de projeto, membros da equipe, entre outros. Novamente, você deve organizar essas informações em uma tabela, com colunas para função, organização, nome do recurso, status da atribuição e data da atribuição. Se o projeto for maior, liste apenas os papéis principais.
Quais são as responsabilidades do projeto? Esse é o próximo ponto a ser definido. Para cada função listada, você deve descrever um conjunto completo de responsabilidades, critérios de desempenho e habilidades necessárias. Também é recomendável anexar uma descrição de cargo.
Em seguida, será necessário criar um organograma que mostre as linhas de reporte entre cada uma das funções principais já descritas.
Partes interessadas do projeto
As partes interessadas do projeto também devem ser consideradas nesta seção. Liste as pessoas que estão dentro ou fora do projeto, mas que possuem interesse relevante.
Comece pelos clientes. Descreva quem são e como irão utilizar os entregáveis do projeto. Esses clientes podem ser indivíduos ou grupos. Lembre-se de que o sucesso do projeto depende de os entregáveis atenderem aos requisitos e critérios de sucesso dos clientes. Crie uma tabela para organizar essas informações.
Além disso, há diversas partes interessadas internas e externas, incluindo executivos da empresa, órgãos legislativos e entidades reguladoras. Crie uma tabela com as partes interessadas em uma coluna e o motivo de seu interesse no projeto em outra. Para isso, este modelo de termo de abertura do projeto inclui um registro de partes interessadas e uma matriz de partes interessadas.
Seção 5 do modelo de termo de abertura do projeto: gestão de mudanças e riscos
Agora é o momento de definir como as mudanças serão gerenciadas ao longo do projeto.
Gestão de mudanças
Um termo de abertura do projeto deve explicar como as mudanças serão tratadas após o início do projeto. Para isso, um comitê de controle de mudanças deve ser designado, e um formulário de solicitação de mudança e um registro de mudanças devem ser criados.
Gestão de riscos
Aqui é onde você aborda os riscos do seu projeto. Descreva quais riscos podem surgir, indique a probabilidade (alta, média ou baixa), o impacto que terão (também alto, médio ou baixo) e as ações de gestão de riscos que serão adotadas caso ocorram.
Para isso, este modelo gratuito de termo de abertura do projeto inclui um registro de riscos e uma matriz de riscos. O registro de riscos é uma tabela que permite às equipes listar possíveis riscos do projeto, enquanto a matriz de riscos ajuda a priorizá-los com base no impacto potencial e na probabilidade.
Apêndice
Por fim, você deve anexar qualquer documentação de apoio em um apêndice.
Como o ProjectManager ajuda a transformar um modelo de termo de abertura do projeto em um projeto bem-sucedido
Está claro que o modelo de termo de abertura do projeto é um recurso essencial para estabelecer a base do projeto. Ele oferece uma visão e uma estrutura, mas não é um plano detalhado. O termo de abertura conduz ao planejamento do projeto, e o ProjectManager é o software ideal para planejar projetos do início ao fim.
Múltiplas visualizações de planejamento e cronograma do projeto
As equipes precisam ter uma direção clara para que os gerentes de projeto possam se concentrar em alcançar os objetivos de longo prazo. Nosso software oferece várias ferramentas de planejamento, como nosso gráfico de Gantt premiado, para planejar e programar projetos com detalhes. Adicione tarefas, defina uma linha de base e acompanhe marcos para evitar gargalos. Outras visualizações incluem quadros kanban ou uma visualização de calendário para acompanhar facilmente os prazos importantes.
Ferramentas e recursos robustos de gerenciamento de recursos
Outro aspecto importante de um projeto bem-sucedido é o gerenciamento de recursos. Ferramentas e funcionalidades avançadas de gerenciamento de recursos permitem que os gerentes acompanhem melhor as horas e a disponibilidade das equipes. A página da equipe é o local ideal para visualizar a carga de trabalho atual, onde ajustes podem ser feitos em tempo real. O resultado é uma carga de trabalho equilibrada, na qual a equipe se mantém produtiva sem sobrecarga. As planilhas de horas seguras são outro recurso útil para acompanhar os recursos em tempo real.
Painéis de projeto em tempo real
Embora o termo de abertura do projeto esteja focado na fase de planejamento, é importante contar com ferramentas de acompanhamento para monitorar o progresso do projeto. O painel do projeto e o dashboard de portfólio são algumas das ferramentas mais eficazes, pois capturam automaticamente dados de métricas essenciais. Com uma visão rápida, os gerentes de projeto conseguem identificar gargalos e áreas em que as equipes estão tendo bom desempenho.
