Lorsque vous lancez un projet, vous devez garder à l’esprit quelques éléments. Répondez-vous à un besoin ? Fournissez-vous un service ? Et surtout, pouvez-vous le faire dans un délai et à un coût raisonnable qui assurent un retour sur investissement ? Cette dernière considération est sans doute le facteur le plus important pour décider de la viabilité de votre projet.
Utilisez notre modèle gratuit d’analyse coûts-avantages pour faire les calculs et déterminer si les dépenses du projet sont justifiées. Commencez dès maintenant en téléchargeant notre modèle gratuit d’analyse coûts-avantages pour Excel.
Pour télécharger ce modèle gratuit d’analyse coûts-avantages, cliquez sur l’image.
Qu’est-ce que l’analyse coûts-avantages ?
Une analyse coûts-avantages est utilisée pour comparer ce que vous prévoyez de dépenser pour un projet avec les avantages ou opportunités qu’il apportera. C’est un outil permettant de déterminer si un projet est viable ou non d’un point de vue financier.
Elle consiste à attribuer une valeur monétaire à chaque coût et à chaque avantage du projet. Lorsque vous soustrayez les coûts des avantages, vous obtenez une idée des bénéfices, à la fois financiers et en termes d’objectifs et de buts de l’entreprise.
Lorsque vos avantages estimés sont supérieurs aux coûts, il est plus que probable que vous devriez aller de l’avant. Si vos calculs vont dans l’autre sens, vous voudrez probablement éviter de vous lancer dans le projet, c’est pourquoi ce modèle d’analyse coûts-avantages peut être si utile.
Plus vous avez de données, meilleures sont vos décisions. Un logiciel de gestion de projet vous aide à surveiller votre travail et à obtenir les informations dont vous avez besoin pour réussir. ProjectManager est basé sur le cloud et vous fournit des données en temps réel. Il alimente le tableau de bord en direct, qui capture les performances et l’avancement à un niveau élevé, comme le temps, les coûts et plus encore. Vous voulez essayer ProjectManager gratuitement ? Voilà une décision que vous n’avez pas besoin d’analyser, inscrivez-vous dès maintenant.
Pourquoi vous avez besoin d’un modèle d’analyse coûts-avantages
Notre modèle d’analyse coûts-avantages est conçu pour vous aider à décider si vous devez poursuivre votre projet. Lorsque vous vous lancez dans une analyse coûts-avantages, vous n’examinerez probablement pas une seule option. Vous explorerez plutôt plusieurs façons d’avancer.
Notre modèle facilite la réalisation de plusieurs analyses coûts-avantages en même temps. Il suffit de copier autant de modèles que nécessaire. Vous pouvez ainsi tester différentes prévisions, par exemple, de la plus prudente à la plus optimiste, pour obtenir davantage de données et orienter votre prise de décision.
Le modèle donne aux décideurs d’une organisation les informations dont ils ont besoin pour faire des choix éclairés. Les projets peuvent être des entreprises coûteuses, et on ne s’y engage pas à la légère. Utiliser notre modèle gratuit d’analyse coûts-avantages permet de réduire une partie du risque.
Qui devrait utiliser le modèle d’analyse coûts-avantages ?
Le modèle d’analyse coûts-avantages doit être utilisé par toute personne cherchant à déterminer si un investissement ou toute décision liée à la gestion des coûts d’un projet vaut la peine d’être prise. Elle pourra également voir dans quelle mesure les avantages dépassent potentiellement les coûts.
Bien entendu, tout décideur au sein d’une organisation ou le chef de projet d’un projet peut utiliser une analyse coûts-avantages pour déterminer si une proposition mérite d’être poursuivie. Mais l’analyse coûts-avantages peut être utilisée pour toute décision.
- Équipes de direction : Les équipes de direction peuvent utiliser un modèle d’analyse coûts-avantages pour déterminer si un projet ou une initiative proposée sera stratégiquement viable. Il aide à prioriser les projets en fonction de leur retour sur investissement potentiel et à s’assurer qu’ils sont alignés sur les objectifs stratégiques globaux. Ce modèle permet également d’optimiser l’allocation des ressources, car il est plus facile de déterminer le bon budget de projet en fonction des coûts et avantages estimés.
- Équipes de gestion de projet : Les équipes de gestion de projet peuvent également utiliser le modèle pour identifier les coûts et avantages du projet. Il les aide à définir les coûts directs et indirects ainsi que les avantages tangibles et intangibles. Le modèle peut identifier les risques potentiels et les incertitudes qui pourraient influencer les coûts et avantages du projet. Les équipes de gestion de projet peuvent aussi utiliser une analyse coûts-avantages pour obtenir l’adhésion des parties prenantes.
- Organismes gouvernementaux : Un modèle d’ACA est également utile aux organismes gouvernementaux, car il les aide à déterminer l’impact social et la faisabilité économique de différents programmes, politiques et projets. Il permet aux décideurs d’arbitrer entre les coûts et les avantages, ce qui garantit une allocation efficace des ressources. Par exemple, dans un projet d’infrastructure, un ACA peut évaluer le coût de construction de routes ou de ponts par rapport aux avantages en termes de sécurité améliorée ou de réduction du temps de trajet.
- Firms d’investissement : Les firmes d’investissement peuvent utiliser un modèle d’analyse coûts-avantages pour évaluer différentes options d’investissement. Ce modèle aide à évaluer systématiquement les coûts et avantages d’un investissement afin de les aider à prendre des décisions éclairées. Par exemple, elles peuvent attribuer une valeur monétaire aux coûts et avantages tangibles et intangibles tout en tenant compte de la valeur temporelle de l’argent. Elles sont ainsi mieux à même de maximiser les rendements et de minimiser les risques.
Comment utiliser le modèle d’analyse coûts-avantages de ProjectManager
Notre modèle gratuit d’analyse coûts-avantages est conçu pour servir aussi bien les entreprises, les projets que les questions personnelles, et il rend le processus rapide et facile à reproduire. Téléchargez simplement le modèle et commencez à l’utiliser. Ajoutez votre logo d’entreprise et personnalisez-le comme vous le souhaitez. C’est un outil puissant et flexible.
Informations sur le projet
Le haut du modèle est dédié à l’identification du projet pour lequel vous réalisez l’analyse coûts-avantages. Le nom du projet, le chef de projet et la date de compilation ou de révision sont prévus pour être remplis. Si vous travaillez sur autre chose qu’un projet, modifiez simplement l’en-tête pour refléter ce que vous analysez.
Coûts
En haut figurent vos coûts de projet. Six types y sont listés : coûts directs, indirects, ponctuels, d’opportunité, de contingence et de conformité. Il y a ensuite des colonnes pour les coûts associés à chaque année. Nous allons jusqu’à six ans dans le futur, mais vous pouvez aller aussi loin que vous le souhaitez. Chaque colonne est additionnée automatiquement en bas, ainsi qu’un coût total pour ce type de coût particulier.
Types de coûts
Les types de coûts dans ce modèle d’analyse coûts-avantages sont définis comme suit :
- Les coûts directs sont directement liés au projet, tels que la main-d’œuvre ou les matériaux
- Les coûts indirects sont généralement des dépenses fixes, comme le loyer ou les services publics, qui sont indirectement liés au projet
- Les coûts ponctuels sont des coûts engagés une seule fois, par exemple lors de l’achat d’un équipement
- Les coûts d’opportunité sont les avantages perdus lorsqu’une entreprise choisit une stratégie plutôt qu’une autre
- Les coûts de contingence sont ceux liés à l’exécution d’un plan de contingence ou de mesures de gestion des risques
- Les coûts de conformité sont ceux associés aux réglementations
Après avoir listé tous vos coûts, une ligne additionne automatiquement le coût total pour chaque colonne.
Avantages quantitatifs et qualitatifs
La section suivante recueille vos avantages quantitatifs. Ceux-ci sont répartis en quatre sections : les avantages tangibles ou quantitatifs, qui peuvent être mesurés en termes monétaires, et les avantages intangibles ou qualitatifs, qui sont tous les autres avantages générés par le projet mais qui ne peuvent pas être mesurés en termes monétaires.
Quand utiliser un modèle d’analyse coûts-avantages ?
L’utilisation la plus évidente d’une analyse coûts-avantages se situe avant le lancement d’un projet. Elle est généralement utilisée lorsque vous évaluez le périmètre, définissez les critères de réussite, identifiez les risques, etc.
Utiliser un modèle d’analyse coûts-avantages pour réaliser une étude de faisabilité
Une étude de faisabilité aide à évaluer la praticabilité et la viabilité d’un projet proposé. Elle examine les facteurs techniques, financiers et opérationnels pour déterminer si le projet peut être mis en œuvre avec succès. Une étude de faisabilité inclut généralement une évaluation des coûts, des avantages prévus, des risques potentiels et des solutions alternatives. Elle aide les décideurs à déterminer si les avantages attendus dépasseront l’investissement requis.
Prioriser les projets avec une analyse coûts-avantages
Le processus de réception des projets est une approche standardisée qui aide à évaluer, prioriser et approuver les propositions de projets entrantes. Il permet de recueillir les détails du projet, d’évaluer la disponibilité des ressources et d’aligner les initiatives sur les objectifs organisationnels. Une analyse coûts-avantages compare les coûts estimés aux retours potentiels afin de garantir que seuls les projets à forte valeur ajoutée sont sélectionnés.
Évaluer les changements de projet avec le modèle d’ACA
Même lorsque vous êtes certain que le projet repose sur des bases solides, l’analyse coûts-avantages ne doit pas rester inutilisée jusqu’à ce qu’un autre projet soit envisagé. Le modèle peut être utilisé pour comparer l’impact des changements au sein même du projet.
Ainsi, l’analyse coûts-avantages peut être utilisée chaque fois que vous n’êtes pas certain qu’il soit dans votre intérêt de continuer comme prévu. Par exemple, vous pourriez recevoir un ordre de modification et vouloir analyser si les avantages dépasseront les coûts impliqués.
Utiliser le modèle d’analyse coûts-avantages pour décider de la résiliation d’un projet
Il s’agit du processus qui consiste à mettre fin à un projet avant qu’il ne soit terminé. Cela peut être parce que le projet a atteint ses objectifs, n’est plus viable ou n’a pas répondu aux attentes. On évalue la performance du projet et on détermine si un investissement continu est aligné sur les priorités de l’organisation. Dans certains cas, la résiliation peut être plus bénéfique que la poursuite, surtout si un projet est peu performant ou particulièrement risqué.
Communiquer avec les parties prenantes grâce au modèle d’ACA
La communication avec les parties prenantes désigne les outils et processus utilisés pour impliquer les parties prenantes afin qu’elles soient informées et soutiennent les initiatives du projet. Cela signifie partager des mises à jour, répondre aux préoccupations et fournir des informations fondées sur des données pour guider leurs décisions. Une analyse coûts-avantages fournit une base chiffrée pour discuter de la valeur et de la justification du projet. Une communication ouverte et honnête contribue à instaurer la confiance et à aligner les parties prenantes sur le succès du projet.
Avantages de l’utilisation de ce modèle d’analyse coûts-avantages
Un cadre structuré pour évaluer les coûts et avantages potentiels d’un projet présente de nombreux atouts. Nous en avons listé quelques-uns ci-dessous.
Estimation précise des coûts du projet
Un aspect essentiel de la réussite de la gestion de projet est l’estimation des coûts du projet. Cela offre une base solide pour l’allocation des ressources, la budgétisation et la prise de décision. La transparence sur les coûts potentiels et le retour sur investissement peut aider à prioriser les projets et offrir de la clarté aux parties prenantes quant à la situation financière du projet.
Aide à garantir la rentabilité du projet
La dernière chose qu’une entreprise souhaite, c’est investir une quantité importante de ressources dans un projet qui finira par échouer ou entraîner des pertes. Lorsqu’on comprend clairement quels projets ont le plus fort potentiel de retour sur investissement, il est plus facile d’avancer avec confiance. La rentabilité d’un projet est l’un des aspects les plus importants pour atteindre les objectifs organisationnels.
Facilite l’optimisation des ressources
Plutôt que de se lancer dans un projet sans savoir combien de ressources seront nécessaires et à quel moment, une analyse coûts-avantages apporte un aperçu des ressources potentielles qu’un projet utilisera. Les ressources sont la partie la plus importante d’un projet, donc avoir une visibilité sur ces détails permet de mieux prévoir et d’optimiser les ressources et de s’assurer qu’elles restent équilibrées à tout moment du projet.
Comment ProjectManager vous aide à agir sur votre analyse coûts-avantages
Si l’analyse coûts-avantages indique qu’il faut aller de l’avant avec votre initiative, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de projet pour rester organisé et productif. ProjectManager est une solution basée sur le cloud pour planifier, surveiller et produire des rapports, le tout avec des données en temps réel pour des informations plus précises.
Ce n’est pas parce que le projet est bénéfique qu’il se gérera tout seul. Vous devez identifier toutes les tâches qui mènent à votre livrable final. Pour organiser ce travail, le prioriser et le découper en jalons, il vous faut un diagramme de Gantt en ligne. Nous calculons automatiquement le chemin critique, puis vous pouvez définir une référence de base pour comparer votre plan à l’avancement réel et savoir si vous respectez votre planning.
Surveiller l’avancement et la performance est essentiel pour respecter les délais et rester dans le budget. Notre tableau de bord en direct vous offre une vue d’ensemble du projet. Contrairement à d’autres outils, vous n’avez pas besoin de configurer le tableau de bord. Nos widgets sont déjà en place et calculent automatiquement les écarts du projet, les coûts, le temps et plus encore. Vous pouvez détecter les problèmes avant qu’ils ne deviennent critiques.
Gérer un projet ne se résume pas au temps, aux coûts et au périmètre. Il faut aussi prendre en compte les attentes des parties prenantes. Elles veulent être rassurées sur le bon déroulement du projet. Tenez-les informées grâce à nos rapports en un clic. Filtrez-les pour ne montrer que les données qu’elles souhaitent voir. Partagez-les facilement en PDF ou invitez-les directement dans l’outil. Vous définissez les droits pour qu’elles n’aient qu’un accès en lecture seule. Informez vos parties prenantes tout en préservant l’intégrité de votre projet.
Être capable de déterminer à l’avance la viabilité d’un projet est important. Mais une fois le travail commencé, disposer d’un outil de gestion de projet dynamique est souvent ce qui distingue l’échec du succès. ProjectManager est un logiciel primé qui organise votre travail pour une meilleure productivité. Rejoignez les dizaines de milliers d’équipes qui utilisent notre outil pour des projets de la NASA, du service postal américain et de la Bank of America. Essayez le logiciel gratuitement dès aujourd’hui !