O Microsoft Teams se esforça para melhorar o coração de todo projeto bem-sucedido: boa comunicação e colaboração em equipe. Partes interessadas, gerentes e equipes devem definir expectativas, fornecer orientações e colaborar para maior produtividade. Seja com pessoas sob o mesmo teto ou distribuídas pelo mundo, uma plataforma compartilhada como o Microsoft Teams com um canal aberto de comunicação é o que mantém os projetos unidos.
O mercado está saturado de aplicativos de colaboração em equipe que prometem muito, mas muitas vezes entregam muito menos. O Microsoft Teams é um player dominante no setor, e com razão. A Microsoft oferece um conjunto de produtos projetados para manter as empresas trabalhando com mais eficiência.
O que é o Microsoft Teams?
O Microsoft Teams é uma plataforma colaborativa baseada em nuvem para reuniões online e outras necessidades de comunicação empresarial. Ele oferece padrões de cibersegurança de alto nível e autenticação multifator para manter as equipes conectadas e organizadas.
O Microsoft Teams faz parte do Microsoft 365, que inclui seus aplicativos do Office, serviço de nuvem e segurança, e está disponível em dispositivos Linux, Mac, iOS, Android e Windows. Embora tenha sido lançado apenas em 2017, tornou-se uma ferramenta indispensável para equipes de projeto de todos os tamanhos.
Além de gerenciar equipes, a maioria das organizações gerencia projetos. Embora o Microsoft Teams seja uma excelente ferramenta de comunicação de equipe, não é um software de gerenciamento de projetos. Além do MS Teams, você deve usar um software como o ProjectManager. O ProjectManager permite que os líderes de equipe planejem, agendem, acompanhem e entreguem projetos com sucesso. Use gráficos de Gantt, quadros kanban, listas de tarefas e painéis de controle em tempo real e ferramentas de comunicação. Comece gratuitamente hoje mesmo.
Como funciona o Microsoft Teams?
As equipes são primeiro divididas em canais que permitem aos participantes conversar, compartilhar arquivos, agendar reuniões e participar de videoconferências. Pode haver canais que envolvam toda a organização, mas se cada conversa fosse publicada em um único lugar, tornaria as coisas muito distrativas.
Se você quiser trazer alguém para um canal para responder a uma pergunta ou apenas atualizá-lo, pode marcá-lo e convidá-lo para o canal. Os chats também podem acontecer individualmente, para conversas que precisam ser privadas.
Além da conversa, todos que usam o MS Teams têm um site no SharePoint Online, que é a plataforma colaborativa da Microsoft para compartilhar arquivos e trabalhar juntos. Ele fornece armazenamento de documentos e se integra totalmente ao Office 365.
Ferramentas e recursos do Microsoft Teams
Aqui está uma visão geral rápida das principais ferramentas que o Microsoft Teams oferece. No entanto, a disponibilidade desses recursos depende do plano de assinatura.
- Videoconferência: O Microsoft Teams é uma robusta ferramenta de videoconferência que permite às organizações realizar reuniões virtuais com recursos como compartilhamento de arquivos, compartilhamento de tela, anotações colaborativas, modos de galeria e juntos, efeitos de fundo, gravação e criptografia de ponta a ponta.
- Eventos virtuais e webinars: O Teams suporta webinars e eventos estruturados: suporte a webinars para até 1.000 participantes totalmente interativos, com capacidade adicional somente de visualização para mais participantes.
- Colaboração em tempo real: O Teams permite que os usuários cocriem e editem arquivos do Word, Excel, PowerPoint e outros arquivos do Microsoft 365 em tempo real. Ele também se integra ao Microsoft Whiteboard, permitindo brainstorming visual compartilhado e mapeamento de ideias durante reuniões ou sessões.
- Sistema telefônico (Teams Phone): O Teams inclui um sistema telefônico baseado em nuvem que oferece chamadas VoIP e PSTN, atendedores automáticos, filas de chamadas, correio de voz (com transcrição), transferência de chamadas, roteamento de chamadas e integração com teclado de discagem.
- Mensagens instantâneas e chat: O Teams fornece chat persistente com texto rico, emojis, GIFs, compartilhamento de arquivos dentro do chat, agendamento de mensagens, recursos de tradução de chat, chats em grupo e respostas encadeadas para manter os fluxos de conversa organizados.
- Integrações: O Teams se integra estreitamente com produtos da Microsoft como Planner, SharePoint, OneDrive, Forms, Power Automate, e também suporta aplicativos de terceiros como Adobe Creative Cloud, GitHub, Trello e muito mais através do marketplace de aplicativos do Teams.
- Gravação de reuniões e transcrição: Muitos planos do Teams permitem que os usuários gravem chamadas e reuniões com armazenamento em nuvem das gravações, além de transcrição automática e legendas, permitindo revisão posterior e pesquisa dentro do conteúdo falado.
- Salas de grupos e funções de reunião: O Teams suporta salas de grupos em sessões (para discussões em grupos menores), controles de função (apresentadores, participantes), controle de lobby de reunião e recursos de moderação para gerenciar reuniões grandes de forma eficaz.
- Análises e relatórios de uso: Os administradores podem acessar painéis de qualidade de chamadas, relatórios de reuniões, registros de presença e análises de uso para monitorar o desempenho, detectar problemas e otimizar o uso do Teams em toda a organização.
Vamos revisar os principais planos e preços oferecidos pelo Microsoft Teams para entender como ele pode ser usado por diferentes tipos de usuários.
Planos e preços do Microsoft Teams
Aqui está uma visão geral dos planos de assinatura do Microsoft Teams para empresas. Esses planos oferecem um teste gratuito de 1 mês.
- Microsoft Teams Essentials: US$ 4,00 por usuário por mês, cobrado anualmente. Ideal para equipes menores que precisam se comunicar por videochamadas e compartilhar arquivos.
- Microsoft 365 Business Basic: US$ 6,00 por usuário por mês, cobrado anualmente. Ótimo para empresas que precisam de uma ferramenta de colaboração robusta. Permite que os usuários colaborem online nos aplicativos do Microsoft 365 e inclui recursos como Microsoft Whiteboard, e-mail empresarial e legendas ao vivo, mas não é adequado para hospedagem de webinars.
- Microsoft 365 Business Standard: US$ 12,50 por usuário por mês, cobrado anualmente. A melhor escolha para organizações que precisam de todos os recursos do Microsoft Teams para empresas e ferramentas de hospedagem de webinars.
Saiba mais sobre os planos de preços do Microsoft Teams para empresas
O Microsoft Teams também pode ser usado para uso pessoal ou familiar. No entanto, as edições domésticas do MS Teams diferem consideravelmente das edições empresariais.
- Microsoft Teams (gratuito): Uma versão gratuita e limitada do Microsoft Teams com apenas 5 GB de armazenamento online.
- Microsoft 365 Personal: Este plano de assinatura custa US$ 99,99 por ano (ou US$ 9,99 mensais). Oferece aos usuários acesso a 1 TB de armazenamento em nuvem, aplicativos do Microsoft 365, Outlook e alguns recursos do Microsoft Teams.
- Microsoft 365 Family: Este plano de assinatura custa US$ 129,99 por ano (ou US$ 12,99 mensais). Suporta até 6 usuários, inclui recursos do Microsoft Teams para uso doméstico e fornece até 6 TB de armazenamento total em nuvem (1 TB por pessoa).
Saiba mais sobre os planos de preços do Microsoft Teams para uso doméstico
Benefícios do Microsoft Teams
A popularidade do MS Teams é facilmente explicada. À medida que o trabalho se torna cada vez mais digital e as equipes trabalham remotamente, elas precisam de uma plataforma de colaboração que possa manter as pessoas conectadas em tempo real, e trabalhar de forma produtiva juntos torna-se uma preocupação primordial para as empresas.
Existem muitos aplicativos de chat e videoconferência. Então, por que escolher o Microsoft Teams em vez do Slack, Zoom, Google Drive ou GoToMeeting? Certamente, como parte da família maior de produtos da Microsoft, é uma opção atraente. Ele já está perfeitamente integrado com aplicativos onipresentes como Excel e Word.
Além disso, o Teams tem um design simples, é baseado em nuvem e é fácil de configurar. As notificações podem ser configuradas para aparecer na tela, o que ajuda a manter todos alinhados. Além disso, o Microsoft Teams oferece funções de gerenciamento de tarefas, como listas de tarefas pendentes através do Microsoft Planner.
Outro benefício é que tudo está em um só lugar. Como o aplicativo Microsoft Teams está integrado ao Microsoft 365, as equipes podem passar de mensagens instantâneas para e-mail e colaboração em documentos. Além disso, o aplicativo MS Teams está sempre melhorando. Devido à evolução e integração, o Microsoft Teams pode ser muito popular. Até mesmo com usuários de Mac, pois pode ser executado em sistemas operacionais Mac, ao contrário do Microsoft Project, que não é compatível com produtos Apple.
Prós e contras do Microsoft Teams
É importante entender que o MS Teams não é perfeito. Ele faz algumas coisas bem e em outras áreas fica aquém. Vamos ver onde estão os pontos fortes e fracos do programa.
Vantagens do Microsoft Teams
O Microsoft Teams se apresenta como uma forma de aumentar a produtividade e fortalecer as comunicações, e se destaca em ambos. A maior vantagem do MS Teams é que ele proporciona uma transição perfeita para o local de trabalho digital.
- Ele conecta equipes individualmente e em reuniões online. Você pode compartilhar arquivos e tarefas, tudo em um único aplicativo.
- Ele se integra com muitos aplicativos de terceiros que melhoram ainda mais a experiência, especialmente se você trabalha em casa.
- Como você usa apenas um aplicativo, pode focar melhor sua atenção no trabalho essencial. Há menos necessidade de vasculhar e-mails antigos e localizar arquivos para realizar seu trabalho.
- O aplicativo oferece transparência e mantém todos na mesma página e atualizados. Isso significa que a equipe sempre sabe o que precisa fazer.
- Você não precisa se preocupar com a disseminação de materiais, pois há um repositório onde armazená-los.
- É fácil notificar as pessoas e marcá-las para trazê-las a um canal para ajudar com o trabalho.
- À medida que o trabalho continua migrando para o ambiente online, as equipes precisam de uma ferramenta que possa conectá-las. Ter um portal para conversar e compartilhar arquivos torna o trabalho remoto possível.
Desvantagens do Microsoft Teams
Um dos desafios de usar o Teams é se afastar do Outlook. Fazer essa transição pode ser um ponto de fricção. Mas para que o MS Teams cumpra todas as suas promessas, os usuários precisam migrar para o Microsoft Teams.
- Se você estiver editando um documento no Word e quiser compartilhá-lo, pode fazer isso diretamente no Teams, mas o processo pode parecer menos intuitivo do que o e-mail para alguns usuários.
- O Microsoft Teams não tem uma visualização de calendário de grupo nativa dentro do aplicativo; os usuários frequentemente dependem dos calendários do Outlook ou do SharePoint para essa função.
- Se você estiver procurando arquivos, pode ser um problema. Embora sejam acessíveis com uma pesquisa, localizar onde residem nas pastas do SharePoint pode ser complexo.
- O MS Teams pode criar uma estrutura de pastas complicada no SharePoint. Se você tentar mover arquivos para novas pastas fora do Teams, links e permissões podem ser quebrados.
- As reuniões online melhoraram significativamente com recursos como salas de grupos, legendas ao vivo e gravação, mas algumas funções avançadas de webinar ainda exigem planos de nível superior.
- O acesso de convidados é suportado, mas a configuração e as permissões podem ser restritivas, o que às vezes causa frustração ao colaborar com usuários externos.
Perguntas frequentes sobre o Microsoft Teams
O Microsoft Teams é gratuito?
Sim, o Microsoft Teams para uso doméstico tem um plano gratuito. No entanto, se você deseja usar o Microsoft Teams para empresas, os planos começam em US$ 4,00 por usuário por mês para o Microsoft Teams Essentials.
O Microsoft Teams está incluído no Microsoft 365?
Sim, o MS Teams está incluído em várias assinaturas do Microsoft 365, como Microsoft 365 Personal, Family, Business Basic e Business Standard. O Microsoft Teams Essentials é um plano pago independente e não está incluído no Microsoft 365.
O Microsoft Teams funciona no Mac?
Sim, o Microsoft Teams pode ser baixado e instalado em PCs e Macs. A versão online do Teams também pode ser usada no Mac.
O Microsoft Teams se integra ao ProjectManager para gerenciamento de projetos
As vantagens do Microsoft Teams superam as desvantagens, mas embora conecte equipes e ofereça uma plataforma para dialogar, ele não tem recursos de gerenciamento de projetos. Se você está gerenciando um projeto, o aplicativo Microsoft Teams não consegue fazer isso sozinho. Ele precisa das robustas ferramentas de gerenciamento de projetos do ProjectManager.
O ProjectManager é um software premiado que pode gerenciar projetos e tarefas ilimitados com armazenamento ilimitado de arquivos para atuar como um hub central para toda a sua documentação. Ao contrário do Microsoft Project, nossa ferramenta funciona com produtos Apple e PC. Também é muito mais fácil compartilhar trabalho em nosso software do que com o SharePoint, tornando-o uma excelente alternativa ao Microsoft Project. Apresentamos abaixo alguns dos nossos principais recursos de gerenciamento de projetos.
Planeje com gráficos de Gantt
Nosso gráfico de Gantt online facilita o planejamento de seus projetos com recursos poderosos que controlam cada aspecto do seu cronograma. Basta carregar uma lista de tarefas, listá-las manualmente ou usar um de nossos modelos específicos do setor para começar. Os gerentes também podem importar, visualizar e editar arquivos Excel e Project (.mpp) existentes, fornecendo mais recursos do que um visualizador básico do Microsoft Project.
Colabore com sua equipe
O Microsoft Teams dá apenas pequenos passos em direção à colaboração. Com nosso software, você pode facilmente convidar membros da equipe, contratados e outros, e criar tarefas para eles de forma rápida e fácil. Como a ferramenta é baseada em nuvem, funciona em qualquer navegador web. Você pode criar e atualizar projetos em tempo real.
Comentários podem ser adicionados no nível da tarefa para promover a colaboração. Arquivos de imagem e documentos podem ser adicionados às tarefas para ajudar as equipes a trabalhar juntas ou fornecer instruções detalhadas sobre como executar a tarefa. À medida que as tarefas são atualizadas, os membros da equipe atribuídos recebem alertas por e-mail e notificações no aplicativo para manter todos informados.
Trabalhe com flexibilidade com quadros kanban
Além de criar planos de projeto dinâmicos e colaborar em tempo real, o ProjectManager tem múltiplas visualizações de projeto. Você pode criar uma lista de tarefas para agendar seu trabalho ou usar quadros kanban para visualizar seu fluxo de trabalho, gerenciar backlogs e planejar sprints. Os calendários salvam datas importantes e muito mais.
Gerencie recursos
Manter suas equipes produtivas é a razão pela qual temos ferramentas de gerenciamento de recursos, como um gráfico de carga de trabalho com código de cores que mostra quem está superalocado. Você pode realocar recursos diretamente da página de gerenciamento de carga de trabalho e equilibrar a carga de trabalho para maior produtividade.
Acompanhe e relate
Use nossa ferramenta para gerenciar seu orçamento e custos de recursos. Além disso, relatórios com um clique fornecem dados detalhados que ajudam você a tomar melhores decisões. Os relatórios podem ser filtrados e compartilhados com as partes interessadas para mantê-las atualizadas. Os painéis de controle em tempo real calculam automaticamente várias métricas do projeto e as exibem em gráficos e tabelas fáceis de ler. Essa visão de alto nível do projeto ajuda você a monitorar o progresso e o desempenho.
Você pode gerenciar projetos, programas e portfólios com nossa ferramenta, com painéis de portfólio e roteiros. Também temos folhas de ponto para simplificar a folha de pagamento e rastrear as horas que sua equipe registra em suas tarefas. Você não consegue fazer isso com o aplicativo Microsoft Teams. Ao contrário da Microsoft, temos um plano de preços em três níveis. Escolha a assinatura que funciona melhor para você e sua organização.
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O MS Teams não tem backups online, compartilhamento de arquivos ou mesmo um teste gratuito para ver se o software é adequado para você. O ProjectManager tem armazenamento ilimitado de arquivos, compartilhamento fácil e gerencia cada fase do seu projeto. Além disso, você pode experimentá-lo gratuitamente com nosso teste de 30 dias. Faça isso hoje e veja como o MS Teams e o ProjectManager podem trabalhar juntos para tornar seu projeto bem-sucedido.