En gestion de projet, un diagramme de flux du projet est une aide visuelle qui permet de comprendre la méthodologie utilisée pour gérer un projet. Ce diagramme illustre les processus interdépendants et parallèles tout au long du cycle de vie du projet.

Les chefs de projet utilisent un diagramme de flux pour obtenir une vision claire des processus et identifier des leviers d’amélioration de l’efficacité du projet. Un diagramme de flux représente graphiquement l’objectif du projet et vise à organiser plus logiquement les activités qui le composent. Il peut également servir au suivi de l’avancement et même au reporting d’état.

Un diagramme de flux fait partie des nombreux graphiques et outils de gestion de projet dont un chef de projet a besoin pour piloter un projet. Avec un logiciel de gestion de projet adapté, la gestion devient encore plus productive et efficace. ProjectManager propose des tableaux kanban pour les flux de travail, des listes de tâches pour une exécution fluide et des diagrammes de Gantt en ligne pour une planification détaillée du projet. Définissez des références de base, suivez les coûts, établissez les dépendances et filtrez même le chemin critique. Commencez dès aujourd’hui gratuitement.

Que décrit un diagramme de flux du projet ?

Un diagramme de flux de gestion de projet peut décrire tout élément que vous souhaitez modéliser. Il peut, par exemple, représenter le processus de lancement, en commençant par l’initialisation et en menant jusqu’à la charte de projet.

Ce flux se divise ensuite en deux chemins distincts : si la charte de projet n’est pas approuvée, il est nécessaire soit d’ajuster le projet, soit de l’annuler, ce qui ramène au processus d’initialisation ou conduit à l’abandon du projet. Si la charte de projet est approuvée, il est alors possible de poursuivre avec le processus de planification.

Le plan de projet

Le processus de planification est complexe. Il débute par la planification, la collecte des exigences et la définition de la portée du projet. Ces éléments peuvent conduire soit à des indicateurs de performance au niveau du projet, soit à un tableau de bord de projet, lesquels alimentent ensuite le plan de projet.

Ce plan conduit ensuite à la définition des ressources, des budgets, des calendriers, etc. Chacun de ces sous-ensembles mène à un autre point du diagramme de flux du projet, comme le plan de communication ou le plan de gestion des risques, qui s’enchaînent ensuite vers le contrôle des changements et la gestion de la qualité. Le processus aboutit finalement à une approbation, qui permet de passer à l’exécution, ou à un refus, renvoyant alors au début du cycle.

L’exécution du plan

L’exécution peut constituer un diagramme de flux du projet distinct, menant au développement de l’équipe projet, à l’obtention des ressources nécessaires à l’assurance qualité et à la définition des modalités de diffusion de la communication. Une fois encore, selon la décision prise — ajuster, annuler ou poursuivre — le flux renvoie soit au début, soit à l’annulation de cette phase, soit au passage à la procédure suivante.

Le suivi et le contrôle du projet

Il existe naturellement un diagramme de flux pour représenter les processus de suivi et de contrôle du projet. Celui-ci commence par le suivi et le contrôle et mène à un processus intégré de maîtrise des changements. Celui-ci conduit ensuite au contrôle qualité, qui se prolonge par le reporting des risques et des problèmes, et ainsi de suite.

La clôture du projet

Même la clôture d’un projet est un processus et peut donc être représentée dans un diagramme de flux. Le flux commence par la clôture du projet, puis enchaîne avec les activités associées, notamment la vérification et l’acceptation des livrables et des opérations du projet, avant de passer à la capitalisation des leçons apprises. Le projet peut alors être officiellement validé.

L’ensemble du processus projet

Si vous le souhaitez, l’ensemble du processus projet peut être représenté dans un diagramme de flux du projet global, utilisable conjointement avec les autres ou comme support visuel autonome. Ce diagramme macro démarre avec le projet dans son ensemble et enchaîne avec la création du projet, la documentation, l’affectation des tâches, les réunions, les ordres du jour, les rapports, etc. Chacun de ces éléments peut donner lieu à son propre flux, par exemple la création du projet menant au suivi de l’état du projet, tandis que la documentation alimente le budget, le calendrier, etc.

Pourquoi un diagramme visuel pour représenter un processus est-il important ?

Les diagrammes visuels sont importants car ils facilitent la compréhension de systèmes complexes, ce qui aide à mener les projets plus facilement vers la réussite. Comme indiqué précédemment, un diagramme de flux est flexible et peut s’adapter à vos besoins, quels qu’ils soient. De la même manière qu’un diagramme de Gantt, il permet de créer une représentation visuelle qui offre une lecture plus rapide et plus intuitive de l’avancement qu’un ensemble de documents.

Un diagramme de flux peut soutenir de nombreux processus de projet, tels que la planification d’un nouveau produit, la documentation de ce processus et la modélisation des processus métier du projet. Il peut également aider à gérer les flux de travail, les données, les audits et toute autre activité reposant sur des processus.

Exemple de diagramme de flux du projet

Pour mieux comprendre le fonctionnement d’un diagramme de flux du projet, analysons un exemple. Dans cet exemple de diagramme de flux du projet, nous allons créer un schéma pour un projet de fabrication. Imaginons qu’une entreprise de production d’appareils électroménagers réalise une commande pour l’un de ses clients.

Le projet débute par la phase d’initialisation, au cours de laquelle les objectifs généraux sont définis et les exigences du client sont recueillies. Une fois ces informations obtenues, l’équipe évalue si les exigences sont suffisamment claires. Si ce n’est pas le cas, la communication avec le client est reprise jusqu’à obtenir une définition précise.

Lorsque les exigences sont clairement établies, l’équipe passe à la conception du produit en élaborant des plans et des spécifications techniques. Cette conception doit ensuite être soumise à une revue pour approbation. En cas de refus, le design est ajusté en fonction des retours reçus.

Après l’approbation du design, le projet entre dans la phase de planification de la production, au cours de laquelle un plan de production détaillé est élaboré. Vient ensuite l’approvisionnement en matériaux nécessaires à la fabrication. Si les matériaux ne sont pas disponibles, leur achat est organisé ou des fournisseurs alternatifs sont recherchés.

Une fois les intrants sécurisés, la phase de fabrication et d’assemblage commence, suivie du contrôle qualité. Si le produit ne respecte pas les normes établies, des retouches ou un rebut sont effectués selon le cas.

Lorsque le produit réussit l’inspection, un rapport de contrôle qualité est établi, puis le processus d’emballage et d’expédition est lancé. Enfin, la documentation de livraison, telle que le bon de livraison ou la facture, est générée. Le projet se termine après confirmation de la satisfaction du client ; en cas d’observations, celles-ci sont traitées par des retours ou des ajustements, clôturant ainsi le cycle du projet.

Types de diagrammes de flux du projet

Il existe différents types de diagrammes de flux que vous pouvez utiliser pour représenter vos processus. Un diagramme de flux de base est un schéma simple qui illustre une série ou une séquence d’étapes impliquant une décision. Voici quelques variantes courantes.

Diagramme de flux de processus

Il est utilisé pour analyser le flux des activités lors de la création d’un produit ou d’un service. Il montre la relation entre les principaux composants nécessaires à la réalisation du projet.

Diagramme de flux de travail

Il sert à illustrer et à gérer les flux de travail. Vous pouvez vous concentrer sur l’intégration des processus, les tâches de l’équipe ou les deux. L’objectif est de garantir une qualité constante en standardisant le processus.

Diagramme de flux en couloirs (swimlane)

Ce type de diagramme divise le flux en colonnes, ce qui facilite l’organisation des activités en catégories visuelles distinctes illustrant différentes responsabilités ou rôles.

Cartographie de la chaîne de valeur

Il s’agit d’un diagramme de flux issu du lean management, utilisé pour analyser et concevoir le flux des matériaux et des informations au niveau du système. Il est principalement utilisé dans les secteurs de la fabrication et du développement de produits.

Diagramme de flux de données

C’est un outil particulièrement utile pour réaliser une analyse structurelle. Il montre la manière dont les données sont traitées et peut être utilisé pour la gestion des données, la modélisation et d’autres applications.

Éléments communs des diagrammes de flux

Il existe de nombreux types de diagrammes de flux, mais ils partagent tous certains éléments communs, notamment la visualisation d’un processus afin de le comprendre en un coup d’œil. Les diagrammes de flux offrent la clarté visuelle nécessaire pour rendre plusieurs processus compréhensibles et faciles à communiquer. Ils peuvent, dans de nombreux cas, remplacer des réunions en clarifiant les processus. Un diagramme de flux du projet permet également d’ordonner les événements afin de réduire le risque de surcharge de l’équipe, ce qui permet de gagner du temps et d’économiser des ressources. Cela se traduit par une efficacité accrue et une analyse plus pertinente, favorisant une meilleure résolution des problèmes.

Bonnes pratiques pour créer un diagramme de flux de gestion de projet

L’objectif d’un diagramme de flux est de simplifier le processus et de rendre clairement visible la manière dont chaque élément du projet s’enchaîne avec le suivant. Pour y parvenir, il est important de préparer le travail en amont, en détaillant précisément les activités et en découpant le projet en phases.

Du point de vue de la conception, la cohérence est essentielle. Les formes, les lignes et même les zones de texte ne doivent pas détourner l’attention du design global. Utilisez des formes de taille identique, des espacements réguliers et une police unique. Le design ne doit pas être mis en avant : c’est le processus qui doit retenir l’attention.

Enfin, puisque la clarté est l’objectif principal, évitez autant que possible qu’un diagramme de flux du projet s’étende sur plusieurs pages. Cela n’est pas toujours réalisable, et il ne faut surtout pas réduire le diagramme au détriment de la lisibilité, mais il est recommandé de viser une présentation sur une seule page.

Outils gratuits pour créer un diagramme de flux

Si vous souhaitez vous lancer dans la création d’un diagramme de flux, de nombreux outils gratuits peuvent vous aider à démarrer. Voici quelques-uns des plus populaires.

Google Drawings

Google Drawings est une extension pour Chrome qui permet de créer des formes et des diagrammes de toutes couleurs. Vous pouvez concevoir vos diagrammes en ligne de manière collaborative, puis les intégrer dans des documents ou des sites web.

Pencil Project

Pencil Project est un autre outil de prototypage open source, compatible avec toutes les plateformes. La version la plus récente date de 2019 et convient parfaitement à la création rapide de diagrammes de flux simples. Il propose de nombreuses options intégrées, avec la possibilité de créer vos propres formes.

Quelle est la différence entre un diagramme de flux du projet et une structure de découpage du projet ?

Une structure de découpage du projet (SDP) présente les tâches d’un projet. En revanche, elle n’est pas adaptée à la représentation des processus, contrairement à un diagramme de flux du projet. Les logiciels de structure de découpage du projet affichent les tâches sous la forme d’une décomposition hiérarchique de la portée du projet, correspondant au travail à réaliser par l’équipe pour produire les livrables requis.

Un diagramme de flux du projet est mieux adapté à la représentation des processus du projet. Il permet de mieux communiquer le déroulement du projet à l’ensemble des parties prenantes et s’avère souvent plus efficace pour analyser les problèmes. Il constitue également une source précieuse de documentation et un guide tout au long du processus du projet. Les diagrammes de flux peuvent même faciliter le débogage et la maintenance en concentrant les efforts là où ils sont le plus nécessaires, de manière plus efficace.

Les structures de découpage du projet ont toute leur place dans un plan de projet, mais elles répondent à un besoin plus spécifique. Le diagramme de flux est un outil plus flexible, orienté vers le processus global du projet, plutôt que vers les tâches individuelles qui le composent.

ProjectManager peut aider à optimiser le flux de travail du projet

Votre diagramme de flux du projet est essentiellement une feuille de route, un guide qui indique comment avancer tout au long du projet. Pour l’appliquer efficacement, vous avez besoin de ProjectManager. Grâce aux fonctionnalités de notre logiciel de gestion de projet, vous pouvez mieux planifier, exécuter, suivre et clôturer votre projet tout en respectant le diagramme de flux. Par exemple, avec notre tableau de bord en temps réel, vous pouvez suivre l’avancement du projet à mesure qu’il progresse selon le flux prévu.

Gestion des tâches pour rester productif

Votre flux de travail peut également être optimisé grâce à l’outil primé de gestion des tâches de ProjectManager, qui permet à votre équipe de visualiser les tâches à effectuer et leurs échéances sur une liste de tâches personnelle. Ces tâches peuvent être assignées sur plusieurs projets et suivies afin de vérifier que le travail progresse conformément au diagramme de flux.

Kanban pour visualiser les tâches

ProjectManager propose également des tableaux kanban pour visualiser les tâches sous forme de cartes sur un tableau. Les tâches avancent d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de leur réalisation. C’est un excellent moyen d’identifier rapidement les tâches non commencées, en cours ou terminées. Il s’agit d’une méthode classique pour suivre le flux de travail d’un projet.

Les diagrammes de flux vous aident à visualiser le projet, tandis que les logiciels de gestion de projet vous fournissent les outils nécessaires pour transformer ces visualisations en actions concrètes. Utilisez notre exemple de diagramme de flux du projet comme modèle pour commencer à intégrer les diagrammes de flux dans vos propres projets.

Si vous recherchez un logiciel de gestion de projet pour mettre en œuvre vos diagrammes de flux et maintenir vos projets sur la bonne voie, ne cherchez pas plus loin que ProjectManager. Notre outil en ligne dispose de fonctionnalités conçues pour guider chaque phase du projet vers une réussite complète. Faites-en l’expérience avec cet essai gratuit de 30 jours.